Nếu bạn là người lập kế hoạch sự kiện và đang chuẩn bị tổ chức sự kiện tiếp theo, việc có khả năng lập kế hoạch sự kiện xuất sắc có thể hữu ích khi tổ chức sự kiện đó. Khách hàng có thể có những kỳ vọng khác nhau đối với mỗi sự kiện, vì vậy điều quan trọng là phải xác định các kỹ thuật giúp bạn điều hướng trong quá trình lập kế hoạch. Xác định các mẹo hoặc kỹ thuật hữu ích có thể cải thiện kỹ năng lập kế hoạch sự kiện của bạn để đảm bảo sự kiện của bạn thành công. Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến việc lập kế hoạch sự kiện là gì, giải thích người tổ chức sự kiện là gì và cung cấp 16 mẹo để lập kế hoạch sự kiện một cách hiệu quả.
📌LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN LÀ GÌ?
- Lập kế hoạch sự kiện là hành động tổ chức và quản lý một sự kiện, hoạt động hoặc dịp.
- Một số ví dụ về các loại sự kiện bao gồm các cuộc tụ họp xã hội, hội thảo, lễ cưới, cuộc họp công ty, sự kiện từ thiện và các lễ kỷ niệm khác nhau.
📌NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN LÀ GÌ?
- Người lập kế hoạch sự kiện là một chuyên gia trong ngành sự kiện, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý các cuộc họp và sự kiện đặc biệt.
- Họ giám sát tất cả các khía cạnh của sự kiện để đảm bảo nó diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Người tổ chức sự kiện thường quản lý ngân sách, ấn định ngày diễn ra sự kiện, chọn địa điểm và sắp xếp chỗ ở cho khách.
- Nhiệm vụ cụ thể của người lập kế hoạch sự kiện phụ thuộc vào nhiều khía cạnh, bao gồm quy mô và thể loại sự kiện, trình độ học vấn của người lập kế hoạch và kinh nghiệm lập kế hoạch sự kiện của họ.
📌 CÁCH NÂNG CAO KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN?
- Chú ý đến từng chi tiết: Lập kế hoạch trang trí bàn ăn, tán lá và ánh sáng, phục vụ khách và tuân theo các mốc thời gian đều đòi hỏi sự chú ý cao độ đến từng chi tiết.
- Giao tiếp giữa các cá nhân: Giám sát nhân viên, giao tiếp với các chuyên gia trong ngành và tương tác với khách trong suốt sự kiện đều liên quan đến kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân.
- Đa nhiệm: Kỹ năng quản lý thời gian, ưu tiên, tập trung và đối phó đều là những khả năng đa nhiệm giúp người lập kế hoạch sự kiện trở nên xuất sắc trong nghề nghiệp của họ.
- Tổ chức: Kỹ năng tổ chức xuất sắc liên quan đến việc sử dụng quản lý thời gian và phối hợp để cung cấp hỗ trợ trong suốt quá trình tổ chức lập kế hoạch cho một sự kiện.
📌16 MẸO LẬP KẾ HOẠCH SỰ KIỆN?
- Bắt đầu lập kế hoạch sớm: Đầu tiên, bạn cần đặt mục tiêu cụ thể cho sự kiện. Xác định mục tiêu cuối cùng của sự kiện là gì. Đó có thể là một buổi gây quỹ, sự kiện xã hội hoặc hoạt động rút lui của công ty.
- Bám sát ngân sách: Xác định số tiền bạn có thể chi cho địa điểm, ăn uống, giải trí và các chi phí linh tinh. Hãy nhớ xem xét tất cả các chi phí tiềm ẩn ngay từ đầu để tránh kết thúc với một con số nhiều hơn ước tính ban đầu của bạn.
- Nhận nó bằng văn bản: Khi bạn đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp của mình, hãy đảm bảo bạn bao gồm các quy tắc về điều gì sẽ xảy ra khi có những thay đổi đáng kể xảy ra sau một đến ba tháng, từ một đến bốn tuần và ngày diễn ra sự kiện.
- Chọn địa điểm cẩn thận: Biết khán giả của bạn khi bạn đang tìm kiếm địa điểm phù hợp cho sự kiện của mình. Chọn một môi trường mà khách hàng của bạn sẽ cảm thấy thoải mái.
- Lập kế hoạch cho chương trình: Hãy xem xét những gì bạn muốn đưa vào chương trình của sự kiện. Ví dụ: bạn có thể muốn có một diễn giả chính, hội thảo hoặc triển lãm thương mại.
- Có kế hoạch dự phòng cho nhà cung cấp: Hãy nhớ liên lạc với các nhà cung cấp và địa điểm một tháng trước sự kiện để đảm bảo mọi người đã sẵn sàng cho sự kiện của bạn.
- Tạo dòng thời gian và danh sách kiểm tra: Thời hạn có xu hướng hoạt động tốt hơn danh sách việc cần làm đang mở, vì vậy, càng sớm càng tốt, hãy bắt đầu hoàn thiện khi cần đưa ra các quyết định cụ thể và một số công việc nhất định cần được thực hiện để giúp bạn đi đúng hướng.
- Cân nhắc thuê nhiếp ảnh gia: Bạn có thể dành tiền để trả cho một nhiếp ảnh gia hoặc nhà quay phim chuyên nghiệp để kỷ niệm sự kiện của bạn.
- Kết nối với những người khác trong ngành: Những người tổ chức sự kiện thường phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp sự kiện và địa điểm tổ chức sự kiện để họ có thể có nhiều lựa chọn khác nhau để cân nhắc khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Giao tiếp: Cung cấp các kênh liên lạc rõ ràng với nhà cung cấp, nhà tài trợ, khách hàng và nhân viên công ty có thể giúp bạn điều phối sự kiện hiệu quả hơn.
- Lập kế hoạch cho thử thách: Bạn có thể phải đối mặt với những thách thức hoặc trở ngại trong quá trình lập kế hoạch hoặc trong sự kiện, vì vậy điều cần thiết là phải chuẩn bị sớm cho những thách thức đó trong quá trình lập kế hoạch.
- Chia sẻ kế hoạch dự phòng: Điều quan trọng là phải chuẩn bị để thực hiện một sự kiện thành công, ngay cả khi xảy ra rủi ro. Chia sẻ kế hoạch dự phòng của bạn với nhân viên, nhà cung cấp và địa điểm để được phê duyệt và giải thích những chính sách và thủ tục cần tuân theo trong trường hợp xảy ra trở ngại.
- Triển khai chiến lược quảng bá: Sẽ rất hữu ích nếu bạn bắt đầu quảng cáo sự kiện của mình trước một vài tháng để tạo sự mong chờ cho lễ hội và cho những người tham dự tiềm năng thời gian để lên kế hoạch cho sự kiện và hồi đáp của bạn.
- Sử dụng tiếp thị truyền thông xã hội: Tiếp thị truyền thông xã hội là một công cụ trực tuyến tuyệt vời để tiếp cận khách hàng và thuyết phục họ tham dự sự kiện của bạn.
- Có kế hoạch dọn dẹp: Sự kiện của bạn không kết thúc khi khách hàng rời đi. Hãy xem xét từng chi tiết nhỏ từ thiết lập đến sao lưu.
- Yêu cầu phản hồi: Để đánh giá thành công chung của sự kiện và xác định các cơ hội cải tiến, hãy thu thập phản hồi từ nhân viên, nhà cung cấp, người tham dự và khách hàng của bạn.
___________________________
- Nguồn: Indeed
- Người dịch: Phương Mai
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/23683
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
Lượt xem: 24
