Khả năng giao tiếp một cách rõ ràng và hiệu quả với nhân viên, trong các nhóm và toàn bộ tổ chức là một trong những nền tảng của một doanh nghiệp thành công mà các nhà lãnh đạo cần quan tâm đến.
📌 Tầm quan trọng của kĩ năng giao tiếp trong bối cảnh hiện nay
Trong môi trường kinh doanh phức tạp và phát triển nhanh chóng như ngày nay với hàng trăm công cụ giao tiếp khác nhau, các nhóm làm việc hoàn toàn hoặc một phần là hình thức làm việc từ xa, và thậm chí là các nhóm đa văn hóa, kéo dài qua nhiều múi giờ khác nhau, việc giao tiếp hiệu quả vô cùng quan trọng và cũng hết sức phức tạp và khó khăn.
Do đó, khả năng giao tiếp có thể là kỹ năng quan trọng nhất của một nhà quản lý.
Tin vui cho bạn là những kỹ năng này có thể được học và thậm chí làm chủ được nó.
📌 8 Cách giúp bạn cải thiện kĩ năng giao tiếp của mình
- Rõ ràng và ngắn gọn
- Giao tiếp chủ yếu liên quan đến lựa chọn từ ngữ. Và khi nói đến lựa chọn từ ngữ, không nên quá dài dòng mà cần ngắn gọn, súc tích. Thật vậy, chìa khóa để việc giao tiếp trở nên mạnh mẽ và tăng tính thuyết phục hơn — dù là bằng văn bản hay lời nói — là sự rõ ràng và sự ngắn gọn.
- Trước khi tham gia vào bất kỳ hình thức giao tiếp nào, đặt ra mục tiêu và đối tượng người nghe của bạn.
- Tránh từ ngữ không cần thiết và ngôn ngữ quá hoa mỹ, có thể làm mất tập trung khỏi thông điệp của bạn.
- Chuẩn bị trước
- Biết trước những gì bạn sẽ nói và cách bạn sẽ nói trước khi bắt đầu bất kỳ loại giao tiếp nào.
- Chuẩn bị không chỉ liên quan đến việc luyện tập một bài thuyết trình.
- Nghiên cứu thông tin bạn có thể cần để hỗ trợ làm rõ thông điệp của mình và xem xét cách bạn sẽ đối phó với câu hỏi và chỉ trích.
- Ví dụ, trước khi thực hiện buổi đánh giá hiệu suất, hãy chuẩn bị một danh sách các ví dụ cụ thể về hành vi của nhân viên để hỗ trợ cho việc đánh giá của bạn. Trước khi tham gia vào cuộc đàm phán về lương hoặc thăng chức, hãy biết chính xác bạn muốn gì. Sẵn sàng thảo luận về phạm vi và những thỏa hiệp tiềm ẩn; biết những gì bạn sẵn sàng chấp nhận và những gì bạn không. Và có sẵn các chi tiết cụ thể để hỗ trợ cho trường hợp của bạn, chẳng hạn như mức lương phù hợp cho vị trí và vị trí của bạn (nhưng hãy chắc chắn rằng nghiên cứu của bạn dựa trên thông tin có sẵn công khai, không phải tin đồn hoặc bằng chứng giai thoại của công ty). Trước khi bước vào bất kỳ cuộc trò chuyện nào, hãy suy nghĩ về các câu hỏi có thể có, yêu cầu cung cấp thêm thông tin hoặc làm rõ cũng như những bất đồng để bạn sẵn sàng giải quyết chúng một cách bình tĩnh và rõ ràng.
- Chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ
- Biểu hiện khuôn mặt, cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể của chúng ta có thể đem lại nhiều ý hơn, và thường như vậy, so với lời nói của chúng ta.
- Tín hiệu phi ngôn ngữ có thể có tác động giữa 65% và 93% nhiều hơn so với từ ngữ nói.
- Người lãnh đạo phải đặc biệt tài năng trong việc đọc hiểu tín hiệu phi ngôn ngữ. Ví dụ, những nhân viên không dám bày tỏ sự bất đồng hoặc quan ngại có thể thể hiện sự khó chịu của họ bằng cách khoanh tay hoặc không sẵn sàng giao tiếp bằng mắt. Nếu bạn nhận biết được ngôn ngữ cơ thể của người khác, bạn có thể điều chỉnh chiến thuật giao tiếp của mình một cách thích hợp.
- Đồng thời, người lãnh đạo cũng phải có khả năng kiểm soát thông điệp phi ngôn ngữ của mình để hỗ trợ thông điệp của họ.
- Chú ý đến ngữ điệu
- Cách bạn nói điều gì cũng quan trọng như nói gì. Ngữ điệu của bạn có thể làm tăng sức mạnh và sự nhấn mạnh cho thông điệp của bạn, hoặc nó có thể làm suy giảm nó hoàn toàn.
- Ngữ điệu có thể là yếu tố quan trọng trong các cuộc tranh cãi và xung đột tại nơi làm việc.
- Khi nói, ngữ điệu bao gồm âm lượng, cường độ và ngữ điệu cũng như lựa chọn từ ngữ.
- Thực hành lắng nghe tích cực
- Giao tiếp gần như luôn liên quan đến ít nhất hai hoặc nhiều hơn những người tham gia.
- Do đó, lắng nghe cũng quan trọng như nói khi giao tiếp thành công. Và tất nhiên lắng nghe có thể khó khăn hơn chúng ta nghĩ.
- Trong bài đăng trên Blog “Làm chủ những điều cơ bản về giao tiếp”, chuyên gia giao tiếp Marjorie North lưu ý rằng chúng ta chỉ nghe được khoảng một nửa những gì người khác nói trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào. Mục tiêu của việc lắng nghe tích cực là đảm bảo rằng bạn không chỉ nghe được những lời người đó đang nói mà còn nghe được toàn bộ thông điệp. Một số mẹo để lắng nghe tích cực bao gồm:
- Dành sự chú ý hoàn toàn và trọn vẹn cho người nói
- Loại bỏ những phiền nhiễu, phán xét và lập luận phản bác trong tâm trí bạn.
- Tránh sự cám dỗ để làm gián đoạn những suy nghĩ của riêng bạn.
- Thể hiện ngôn ngữ cơ thể tích cực, cởi mở để giữ cho tâm trí của bạn tập trung và cho người nói thấy rằng bạn đang thực sự lắng nghe
- Diễn đạt lại hoặc diễn giải những gì bạn đã nghe khi trả lời
- Đặt những câu hỏi mở để khơi gợi thêm thông tin
- Phát triển trí tuệ cảm xúc
- Giao tiếp được xây dựng trên nền tảng của trí tuệ cảm xúc.
- Đơn giản như là, bạn không thể giao tiếp một cách hiệu quả với người khác cho đến khi bạn có thể đánh giá và hiểu được cảm xúc của chính mình.
- Xây dựng chiến lược giao tiếp nơi làm việc
- Nơi làm việc ngày nay là nơi có nhiều luồng thông tin theo các hình thức khác nhau.
- Một chiến lược giao tiếp là cấu trúc trong đó doanh nghiệp của bạn truyền đạt và nhận thông tin. Nó có thể mô tả cách thức bạn giao tiếp với khách hàng, đối tác và quản lý nhân viên.
- Tạo ra một văn hóa tổ chức tích cực
- Văn hóa tổ chức nơi bạn giao tiếp cũng đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp hiệu quả.
- Trong một môi trường làm việc tích cực — dựa trên sự minh bạch, tin tưởng, sự đồng cảm và đối thoại cởi mở — việc giao tiếp nói chung sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.
Việc xây dựng và thành thạo các kỹ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Chính vì vậy, việc dành thời gian để xây dựng những kỹ năng này chắc chắn sẽ là đòn bẩy cho sự nghiệp của bạn trong tương lai.
Nguồn: Professional & Executive Development | Harvard DCE
Người dịch: Minh Kiều
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/23662
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
Lượt xem: 45
