Trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn, người quản lý tuyển dụng phải có tất cả thông tin họ cần để quyết định xem bạn có phải là ứng viên mà họ muốn đưa đến phỏng vấn hay không. Một trong những cách để làm điều này là có một sơ yếu lý lịch có cấu trúc tốt, trong đó các kỹ năng, học vấn và bằng cấp của bạn được giải thích rõ ràng. Bạn cũng sẽ muốn đảm bảo rằng sơ yếu lý lịch của bạn có định dạng giúp người quản lý tuyển dụng dễ dàng truy cập vào tài liệu của bạn và đọc chi tiết về lịch sử việc làm và mục tiêu nghề nghiệp của bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ cách chọn định dạng tệp tốt nhất để sử dụng khi gửi sơ yếu lý lịch và cung cấp các bước bạn có thể thực hiện để lưu sơ yếu lý lịch của mình dưới dạng nhiều loại tệp.
Cách sử dụng định dạng tệp sơ yếu lý lịch tốt nhất
Thông thường, bạn có thể sử dụng tài liệu qua Microsoft Word hoặc gửi sơ yếu lý lịch của mình dưới dạng tệp PDF cho người quản lý tuyển dụng hoặc chuyên gia nhân sự, nhưng có những điều khác cần suy nghĩ khi bạn đã sẵn sàng gửi sơ yếu lý lịch của mình cho nhà tuyển dụng tiềm năng. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện trước khi chính thức nộp đơn đăng ký:
1. Hãy chú ý đến các hướng dẫn ATS của nhà tuyển dụng.
Hầu hết những người tìm việc đều nộp đơn xin việc thông qua hệ thống theo dõi ứng viên trực tuyến (ATS) của nhà tuyển dụng, nhiều trong số đó quét sơ yếu lý lịch của bạn để tìm các từ khóa nhất định để đánh giá mức độ tương thích và đủ điều kiện của bạn cho vị trí bạn đang ứng tuyển. Các công ty sử dụng ATS cũng có thể chỉ chấp nhận một số định dạng tệp nhất định cho hồ sơ và tài liệu ứng viên khác vì đó là những định dạng duy nhất mà hệ thống theo dõi ứng viên có thể hỗ trợ.
Bởi vì mỗi ATS là khác nhau, hãy nhớ đọc hướng dẫn trong mỗi phần khi bạn đang ứng tuyển một vị trí để xác định cách bạn nên định dạng hồ sơ sơ yếu lý lịch của mình để ATS có thể chấp nhận nó và người quản lý tuyển dụng có thể mở nó và dễ dàng đọc thêm về bạn và trình độ của bạn. Ví dụ: trong khi một hệ thống theo dõi ứng viên có thể yêu cầu bạn cung cấp bản PDF sơ yếu lý lịch của bạn, hệ thống khác có thể liệt kê một số định dạng tệp mà bạn có thể sử dụng khi gửi sơ yếu lý lịch của mình.
Cũng cần biết rằng hầu hết các hệ thống theo dõi người nộp đơn không thể quét các định dạng tệp dựa trên hình ảnh, như .jpeg hoặc những định dạng mà bạn đã tạo bằng bất kỳ phần mềm thiết kế nào. Tốt nhất có thể chuyển đổi các loại tệp này trước khi gửi chúng.
Một số định dạng tệp mà nhà tuyển dụng chấp nhận bao gồm:
- .doc
- .docx
- .Txt đơn giản
- .rtf
- .html
- .odt
Thậm chí có một số hệ thống theo dõi cung cấp cho bạn tùy chọn sao chép sơ yếu lý lịch và dán văn bản vào một trường trong hệ thống.
2. Gửi sơ yếu lý lịch của bạn theo cách mà người quản lý tuyển dụng ưa thích.
Đối với những trường hợp khi người quản lý tuyển dụng yêu cầu bạn gửi hồ sơ xin việc qua email cho họ, họ cũng có thể đã cung cấp cho bạn hướng dẫn về định dạng tệp nên sử dụng, đặc biệt nếu có một số định dạng nhất định mà họ luôn gặp khó khăn khi mở trên máy tính của mình. Việc nhà tuyển dụng yêu cầu bạn sao chép và dán sơ yếu lý lịch vào nội dung email thay vì gửi tệp đính kèm cũng rất phổ biến. Điều này thường được thực hiện để tránh việc vô tình tải xuống vi-rút. Tài liệu PDF không nhiễm vi rút nên đây cũng là một định dạng tệp phổ biến.
3. Sử dụng Word hoặc PDF làm mặc định.
Nếu bạn không nhận được hướng dẫn về cách gửi sơ yếu lý lịch của mình, hãy đặt mặc định là tài liệu Word hoặc PDF. Đây là các định dạng tệp tiêu chuẩn mà hầu hết các nhà tuyển dụng có thể mở bằng phần mềm được cài đặt trên máy tính của họ. Nếu bạn gửi một định dạng tệp mà họ không thể mở, có khả năng họ sẽ loại bỏ hoàn toàn đơn đăng ký của bạn và chuyển sang ứng viên tiếp theo. Hãy nhớ rằng nếu bạn gửi một tài liệu Word, nó có thể hiển thị khác nếu nhà tuyển dụng có phiên bản Word cũ hơn hoặc mới hơn nhiều so với phiên bản sơ yếu lý lịch của bạn.
4. Tiêu đề sơ yếu lý lịch của bạn một cách thích hợp.
Một phần của việc gửi một tệp sạch cho người quản lý tuyển dụng là đảm bảo rằng tiêu đề tài liệu của bạn có ý nghĩa. Bởi vì nhà tuyển dụng có thể nhận được nhiều đơn xin việc cho bất kỳ vị trí nào, nên điều quan trọng là họ phải phân biệt được sơ yếu lý lịch của bạn với những người khác. Bất kể bạn sử dụng định dạng nào, hãy đảm bảo rằng bạn đặt tiêu đề tệp bằng tên của mình. Ví dụ: bạn có thể đặt tiêu đề tệp của mình là “JessicaSmithResume.doc” hoặc tương tự.
Cách lưu sơ yếu lý lịch của bạn ở các định dạng khác nhau
Có nhiều cách bạn có thể gửi sơ yếu lý lịch của mình, với những ưu và nhược điểm cho từng cách. Dưới đây là mô tả về một số tùy chọn phổ biến nhất và cách bạn lưu sơ yếu lý lịch của mình ở định dạng đó:
Phần mềm soạn thảo văn bản
Là một trong những định dạng tệp phổ biến nhất, Microsoft Word là một yêu cầu phổ biến từ các nhà tuyển dụng, đặc biệt nếu họ sử dụng ATS để quét sơ yếu lý lịch như một bước đầu tiên. Tài liệu Word được lưu dưới dạng tệp .doc hoặc .docx và định dạng sẽ được giữ nguyên trừ khi người nhận có phiên bản Word khác biệt hoàn toàn với phiên bản của bạn.
Để lưu sơ yếu lý lịch của bạn dưới dạng tài liệu Word trên máy tính Mac hoặc PC, hãy nhấp vào tùy chọn “Tệp” trong menu ở đầu màn hình, sau đó “Lưu dưới dạng” nơi bạn có thể chọn nơi lưu tài liệu trên máy tính của mình và sẽ có thể tạo tên cho tài liệu của bạn.
Lợi ích chính của định dạng PDF hoặc tài liệu di động là nó sẽ hiển thị chính xác như bạn đã tạo mà không gặp bất kỳ vấn đề định dạng nào. Loại tài liệu này cũng khiến người khác khó có thể vô tình chỉnh sửa tài liệu của bạn, vì vậy bạn có thể biết rằng bản sao gốc của bạn sẽ vẫn được giữ nguyên. Các tệp PDF cũng không mang vi rút, làm cho nó trở thành một lựa chọn an toàn cho nhiều nhà tuyển dụng và chúng tương thích với tất cả các máy tính. Một nhược điểm của tùy chọn này là không đảm bảo rằng ATS mà nhà tuyển dụng sử dụng sẽ có thể xem và quét sơ yếu lý lịch của bạn.
Để lưu sơ yếu lý lịch của bạn dưới dạng PDF, trước tiên hãy viết nó trong Microsoft Word và thực hiện các bước tương tự để lưu tài liệu của bạn như thể bạn sẽ lưu nó dưới dạng .doc hoặc .docx, nhưng sau khi chọn “Lưu dưới dạng”, hãy chọn Tùy chọn PDF từ menu thả xuống định dạng.
Văn bản thô
Sơ yếu lý lịch mà bạn chuyển đổi thành văn bản thuần túy sẽ không hiển thị bất kỳ hiệu ứng đặc biệt nào mà bạn có thể đã sử dụng để tạo cho sơ yếu lý lịch của mình một số thiết kế. Văn bản thuần túy không hiển thị bất kỳ chữ in đậm, nghiêng hoặc thậm chí căn giữa; thay vào đó, nó chỉ hiển thị các ký tự văn bản thuần túy mà bạn có thể nhập trực tiếp từ bàn phím tiêu chuẩn. Nếu nhà tuyển dụng đang sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên cũ hơn, họ có thể thích văn bản thuần túy hoặc .txt để hệ thống có thể đọc sơ yếu lý lịch của bạn tốt hơn.
Nhược điểm của sơ yếu lý lịch văn bản đơn giản là chúng thường không làm hài lòng người quản lý tuyển dụng. Hãy cân nhắc sử dụng sơ yếu lý lịch văn bản đơn giản nếu ATS thích nó và mang đến cho người quản lý tuyển dụng một bản in sơ yếu lý lịch được thiết kế và định dạng tốt hơn để phỏng vấn.
Để lưu sơ yếu lý lịch của bạn dưới dạng tài liệu văn bản thuần túy, hãy tạo nó trong Microsoft Word, sau đó chọn “Tệp”, “Lưu dưới dạng” và chọn “Tài liệu Văn bản” hoặc “Chỉ Văn bản” từ trình đơn định dạng thả xuống.
HTML
Một cách khác để lưu sơ yếu lý lịch của bạn là ở định dạng HTML, viết tắt của HyperText Markup Language. Với định dạng tệp này, bạn có thể đính kèm sơ yếu lý lịch của mình vào email và người quản lý tuyển dụng có thể mở tài liệu của bạn dưới dạng trang web.
Lợi ích của việc sử dụng HTML là sơ yếu lý lịch của bạn hiển thị theo cách bạn dự định, người quản lý tuyển dụng có thể xem xét sơ yếu lý lịch của bạn mà không cần phải tải xuống và bạn thậm chí có thể đăng nó trên trang web cá nhân hoặc danh mục đầu tư trực tuyến. Nhược điểm của việc sử dụng HTML là người quản lý tuyển dụng phải có một số phần mềm nhất định để chuyển đổi tài liệu và họ cũng có thể đang sử dụng trình duyệt không hỗ trợ tài liệu HTML.
Để lưu sơ yếu lý lịch của bạn trong HTML, hãy tạo sơ yếu lý lịch của bạn trong trình xử lý văn bản, sau đó chọn “Tệp”, “Lưu dưới dạng” và “Tài liệu Văn bản” hoặc “Chỉ Văn bản” từ định dạng thả xuống. Với sơ yếu lý lịch của bạn ở định dạng văn bản, bạn sẽ có thể chèn các thẻ định dạng sẽ chuyển đổi nó sang HTML. Tiếp theo, mở sơ yếu lý lịch văn bản của bạn trong một trình soạn thảo. Nhiều máy tính đã được cài đặt trình chỉnh sửa, nhưng bạn sẽ cần xem trình chỉnh sửa của bạn có. Cuối cùng, bạn có thể thêm các thẻ HTML vào tài liệu văn bản của mình.
Sau các bước này, bạn có thể lưu lại sơ yếu lý lịch đã cập nhật của mình dưới dạng văn bản, sau đó mở sơ yếu lý lịch HTML của bạn trong trình duyệt HTML để kiểm tra xem nó trông như thế nào.
………………………………………………………………………..
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
Bài viết gốc: www.indeed.com
Người dịch: Nhan Quỳnh Nhi
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nhan Quỳnh Nhi – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/8731
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 27
