Người quản lý văn phòng làm những gì?
Một nhà quản lý văn phòng sử dụng các kỹ năng tổ chức và quản lý để tạo điều kiện và hỗ trợ hoạt động của một văn phòng kinh doanh. Họ hoàn thành các công việc hành chính cần thiết để giữ cho văn phòng hoạt động hiệu quả. Người quản lý văn phòng cũng có các trách nhiệm sau:
- Duy trì các thủ tục văn phòng bao gồm tính lương, lên lịch và xử lý các thủ tục giấy tờ.
- Tổ chức hệ thống lưu trữ hồ sơ bao gồm lưu trữ, bảo vệ, truy cập và hủy tài liệu của nhân viên.
- Tạo và quản lý ngân sách văn phòng và các hoạt động ghi sổ kế toán.
- Tuyển dụng, đào tạo và giám sát các nhân viên hành chính khác.
- Lập kế hoạch và điều phối các cuộc họp của nhân viên và các sự kiện liên quan đến công việc.
Mức lương của quản lý văn phòng
Mức lương có thể khác nhau tùy thuộc vào vị trí, công ty và thâm niên của người quản lý văn phòng, nhưng đây là một số mức lương điển hình:
Mức lương phổ biến ở Mỹ: 41.886 USD mỗi năm
Mức lương điển hình dao động từ 29,971 USD đến 60,611 USD mỗi năm.
Yêu cầu đối với người quản lý văn phòng
Bạn có thể trở thành giám đốc văn phòng bằng cách nhận được sự giáo dục và kinh nghiệm cần thiết để thành công ở vị trí này.
Trình độ học vấn
Yêu cầu tối thiểu bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương để trở thành quản lý văn phòng. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng thích bằng cử nhân đối với các ứng viên. Các bằng cấp liên quan bao gồm quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự hoặc quản lý thông tin.
Đào tạo
Thông thường không cần đào tạo chính thức để trở thành quản lý văn phòng, nhưng những chuyên gia này có xu hướng có kinh nghiệm văn phòng và văn thư trước đó. Bởi vì các nhà quản lý văn phòng chịu trách nhiệm điều hành một văn phòng hiệu quả, các kỹ năng máy tính từ trung cấp đến cao cấp và kinh nghiệm lãnh đạo hoặc quản lý có thể giúp ứng viên trong vai trò này. Nhiều người quản lý văn phòng sẽ có kinh nghiệm trước đây trong vai trò lưu trữ hồ sơ hoặc quản lý văn phòng. Các nhà quản lý văn phòng có thể đến từ nhiều ngành, bao gồm pháp lý, bất động sản hoặc tài chính.
Một số nhà tuyển dụng cũng có thể thích những ứng viên có kinh nghiệm trong ngành cụ thể. Ví dụ, một giám đốc văn phòng ở vị trí xây dựng sẽ được hưởng lợi từ kiến thức về ngành xây dựng trước đó. Kinh nghiệm bán hàng và bất động sản trước đây có thể mang lại lợi ích cho người quản lý văn phòng bất động sản. Các nhà quản lý văn phòng có nguyện vọng có thể được đào tạo theo ngành cụ thể thông qua các vị trí hành chính và văn phòng chung trong ngành mà họ muốn làm việc.
Chứng chỉ
Mặc dù không phải là một yêu cầu bắt buộc, nhưng chứng chỉ có thể giúp ứng viên thể hiện khả năng lãnh đạo hoặc kỹ năng hành chính mạnh mẽ của họ. Dưới đây là một số chứng chỉ có lợi cho các nhà quản lý văn phòng đầy tham vọng:
- Chuyên gia Quản lý Cơ sở và Người quản lý Cơ sở được Chứng nhận
Hiệp hội Quản lý Cơ sở Quốc tế trao các chứng nhận này. Sau khi hoàn thành các yêu cầu về giáo dục và kỳ thi, cần phải học liên tục và phát triển chuyên môn, và người nộp đơn phải gia hạn ba năm một lần.
- Người quản lý hồ sơ được chứng nhận
Viện quản lý hồ sơ được chứng nhận cung cấp chứng nhận này mà người nộp đơn đạt được sau khi làm bài kiểm tra sáu phần. Mỗi phần trong số năm phần đầu gồm 100 câu hỏi trắc nghiệm, và phần thứ sáu là câu hỏi tự luận. Việc có chứng chỉ này chứng tỏ khả năng của bạn trong việc tạo, quản lý, lưu trữ và chuyển hồ sơ.
- Chứng nhận Chuyên gia Quản trị Thông tin
Chứng nhận này, có sẵn thông qua ARMA International, có thể mang lại lợi ích cho các nhà quản lý văn phòng, những người làm việc với quy định và quản lý dữ liệu. Chứng nhận này đảm bảo các nhà quản lý văn phòng có tham vọng hiểu rõ các vấn đề liên quan đến quản lý thông tin và công nghệ, an ninh mạng, lưu trữ và hơn thế nữa.
Kỹ năng
Các nhà quản lý văn phòng phụ trách các quy trình văn phòng hàng ngày. Họ có thể giám sát các nhân viên hành chính khác, theo dõi các tài liệu quan trọng và lập các kế hoạch cần thiết cho một sự kiện sắp tới của nhân viên. Bởi vì một người quản lý văn phòng có liên quan đến tất cả các khía cạnh văn phòng, nên thường cần nhiều kỹ năng. Các kỹ năng hữu ích với tư cách là người quản lý văn phòng bao gồm:
- Tổ chức
Một người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm điều phối nhiều khía cạnh của nơi làm việc. Với vai trò này, bạn có thể sắp xếp nhân sự để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể hoặc biên dịch và quản lý các tệp khách hàng.
- Giao tiếp
Vì các nhà quản lý văn phòng làm việc với nhân viên ở tất cả các cấp nên cần có các kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản mạnh mẽ. Ví dụ, một người quản lý văn phòng có thể cần chuyển tiếp thông tin quan trọng giữa các bộ phận để đảm bảo công ty đáp ứng thời hạn quan trọng.
- Phân tích
Ngoài việc giữ cho văn phòng có tổ chức, các nhà quản lý văn phòng phải đánh giá và thực hiện các cải tiến đối với các hệ thống hiện tại để nâng cao hiệu quả tổng thể. Phân tích có thể bao gồm đánh giá thiết bị công nghệ để đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu của công ty.
- Khả năng lãnh đạo
Các nhà quản lý văn phòng thường phụ trách các chuyên gia hành chính khác. Kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ có thể giúp một người quản lý văn phòng thúc đẩy và quản lý một nhóm. Một người quản lý văn phòng có thể giám sát một số nhóm, bao gồm cả dịch vụ khách hàng và công nghệ thông tin.
- Lập ngân sách
Các nhà quản lý văn phòng chịu trách nhiệm về ngân sách văn phòng. Kỹ năng lập ngân sách có thể giúp bạn dự đoán nhu cầu tài chính và phân tích thu nhập và chi tiêu. Là một người quản lý văn phòng, bạn có thể xem xét các báo cáo bán hàng hoặc hóa đơn từ các nhà cung cấp.
Môi trường làm việc của nhà quản lý văn phòng
Ngày làm việc và môi trường làm việc điển hình của một người quản lý văn phòng sẽ thay đổi theo từng ngày, tùy thuộc vào nhu cầu văn phòng. Một ngày nào đó, bạn có thể xem qua hồ sơ để thuê một trợ lý hành chính mới. Một ngày khác, bạn có thể kiểm kê vật tư văn phòng hiện tại và đặt hàng vật liệu cần thiết.
Người quản lý văn phòng sẽ làm việc chặt chẽ với cả nhân viên hành chính và các thành viên trong nhóm điều hành. Họ có thể hỗ trợ giám đốc, phó chủ tịch hoặc những người điều hành khác với các công việc liên quan đến văn phòng.
Làm thế nào để trở thành một người quản lý văn phòng
Một người quản lý văn phòng thường bắt đầu với vai trò hỗ trợ hành chính. Họ có thể làm việc như một trợ lý hành chính, phát triển các kỹ năng cần thiết liên quan đến văn phòng. Hãy làm theo các bước sau để trở thành người quản lý văn phòng:
1. Hoàn thành chương trình giáo dục
Mặc dù bằng cử nhân không phải là một yêu cầu bắt buộc, nhưng nó có thể hữu ích để củng cố hồ sơ của bạn khi ứng tuyển vào vị trí quản lý văn phòng. Nếu bạn theo đuổi một bằng cấp, hãy chọn một ngành phù hợp với mục tiêu của bạn. Các chương trình giáo dục liên quan bao gồm quản lý cơ sở và quản trị kinh doanh.
2. Hoàn thành chương trình chứng nhận
Một số nhà tuyển dụng có thể thích chứng nhận dịch vụ hành chính. Bạn có thể chọn hoàn thành một chương trình chứng nhận thay vì lấy bằng cử nhân hoặc bạn có thể muốn đạt được cả hai, củng cố hồ sơ của bạn hơn nữa. Bạn có thể nhận được chứng nhận thông qua Hiệp hội Quản lý Cơ sở Quốc tế hoặc Viện Quản lý Hồ sơ được Chứng nhận. Trước tiên, hãy kiểm tra các yêu cầu chứng nhận, sau đó bắt đầu làm việc để đạt được chứng nhận.
3. Ứng tuyển vị trí hành chính
Làm việc như một trợ lý hành chính cung cấp cho bạn những kinh nghiệm cần thiết để trở thành một người quản lý văn phòng. Thông thường sẽ có lợi khi làm một công việc mới bắt đầu trong cùng ngành mà bạn muốn làm quản lý văn phòng.
4. Phát triển và thể hiện phẩm chất lãnh đạo của bạn
Sử dụng vị trí hành chính của bạn để trau dồi kỹ năng lãnh đạo và quản lý. Đảm nhận các trách nhiệm bổ sung theo yêu cầu và sử dụng cơ hội này để làm nổi bật các kỹ năng tổ chức của bạn.
5. Ứng tuyển vị trí quản lý văn phòng
Sau khi bạn đã hoàn thành chương trình học và chứng chỉ và đã có đủ kinh nghiệm, hãy bắt đầu ứng tuyển vào các vị trí quản lý văn phòng. Đảm bảo bạn nêu bật các kỹ năng thể hiện khả năng quản lý của mình trong thư xin việc và sơ yếu lý lịch.
Ví dụ về mô tả công việc của người quản lý văn phòng
Chúng tôi đang tìm kiếm một người quản lý văn phòng để giám sát và điều phối các công việc hành chính của chúng tôi. Ứng viên lý tưởng sẽ có kinh nghiệm về hệ thống dữ liệu, tính lương và kiểm soát hàng tồn kho. Người quản lý văn phòng sẽ lãnh đạo một nhóm nhỏ không chỉ điều phối các nhiệm vụ văn phòng mà còn xác định cách để cải thiện chúng một cách hiệu quả. Tốt nghiệp cử nhân được ưu tiên.
Nghề nghiệp liên quan
——————————————————————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Bài viết gốc: indeed.com
- Người dịch: Bùi Lê Khánh Huyền
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Bùi Lê Khánh Huyền – Nguồn iVonlunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10993
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 11
