Việc có cho mình chiếc hồ sơ xin việc thật chỉn chu và chuyên nghiệp sẽ không bao giờ là thừa khi tìm kiếm việc làm. Để gia tăng cơ hội được phỏng vấn, bạn cần nắm rõ những thông tin, chi tiết nào là phù hợp để đưa vào hồ sơ. Thế nên, trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi khám phá xem công việc trợ lý hành chính là gì và làm thế nào để viết một hồ sơ xin việc chỉ vỏn vẹn trong 9 bước, cùng với một bài mẫu có sẵn và ví dụ cụ thể để bạn làm theo.
🤝 Công việc trợ lý hành chính là gì?
Một trợ lý hành chính sẽ là người chịu trách nhiệm trong việc tổ chức và chuẩn bị văn phòng để sản xuất sản phẩm và dịch vụ của công ty, đồng thời hỗ trợ giám đốc điều hành và giúp đỡ các khách hàng. Họ quản lý lịch trình công ty, phát triển và điều khiển các cuộc họp, đảm bảo nguồn cung văn phòng, trả lời điện thoại và chỉnh sửa lại các bản báo cáo.
🤝 Vậy thế nào là hồ sơ xin việc cho công việc trợ lý hành chính?
Hồ sơ xin việc, hay còn được gọi là CV, là bản tài liệu mà nhà tuyển dụng sẽ nhìn vào để đánh giá học vấn, kinh nghiệm làm việc, sở thích và kỹ năng của bạn. Tương tự như sơ yếu lý lịch, thông tin về trình độ học vấn và về bản thân bạn trong CV sẽ dài và chi tiết hơn. Hồ sơ xin việc cho ngành nghề này có thể bao gồm kinh nghiệm làm việc sâu rộng với các kỹ năng quản lý văn phòng cụ thể và danh sách các chứng chỉ liên quan.
🤝 Ta sẽ viết một CV như thế nào?
Dưới đây là 9 bước để viết nên một hồ sơ xin việc cho trợ lý hành chính hoàn hảo:
1. Hãy bắt đầu với tên của bạn
Đừng quên mở đầu chiếc CV của mình bằng cách đặt họ và tên của bạn lên đầu trang để nhà tuyển dụng biết bạn là ai và dễ dàng tìm kiếm khi họ muốn phỏng vấn bạn. Bạn cũng có thể in đậm tên mình để nhà tuyển dụng nhìn rõ hơn.
2. Ghi lại thông tin liên lạc
Phía dưới họ tên, hãy để lại thông tin liên lạc để nhà tuyển dụng có thể liên lạc khi cần. Bạn nên dùng địa chỉ email dành cho công việc vì nó có thể khiến nhà tuyển dụng muốn phỏng vấn bạn. Đồng thời, bạn cũng có thể ghi thêm thị trấn và tiểu bang nơi mình đang sinh sống để họ biết bạn đang ở đâu, nhưng địa chỉ cụ thể thì không cần thiết.
3. Bày tỏ sự quan tâm của bạn
Đề cập đến những quan tâm và mong muốn của bản thân có thể giải thích cho nhà tuyển dụng hiểu về khả năng nổi bật và mục tiêu tương lai của bạn. Bên cạnh đó, nó cũng thể hiện sự phấn khích, mong đợi của bạn về công việc tương lai và những kỹ năng mà bạn sẽ áp dụng vào đó. Bạn cũng có thể thêm vào CV kinh nghiệm làm việc mà bạn có được từ những vị trí tương tự.
4. Kinh nghiệm làm việc sẽ là một điểm cộng lớn
Nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng xem qua các công việc trước đây của bạn, cũng như nhiệm vụ cụ thể cho từng vai trò và thời gian bạn gắn bó với công việc đó. Khi liệt kê kinh nghiệm làm việc, bạn hãy liệt kê từ những kinh nghiệm mới nhất đến cũ dần, vì đó thường là vị trí liên quan đến vị trí bạn đang tìm kiếm.
5. Kỹ năng
Hãy kể ra toàn bộ những năng lực mà bạn cho rằng liên quan đến công việc trợ lý hành chính. Một trợ lý hành chính tài giỏi thường có cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm, chẳng hạn như:
- Khả năng thuyết trình thu hút
- Chỉnh sửa các bài báo cáo, email, thư và bản nhớ
- Trả lời điện thoại và thư email
- Lên lịch họp cho các giám đốc điều hành cấp cao
- Nhập dữ liệu
- Quản lý thời gian
- Thái độ làm việc tích cực
- Sức sáng tạo
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng
6. Đừng bỏ quên các chứng chỉ
Việc để vào CV các chứng chỉ liên quan không chỉ chứng tỏ với nhà tuyển dụng tri thức của bạn mà còn thể hiện rằng bạn là người cầu thị và ham học hỏi. Một số các chứng chỉ phổ biến có thể kể đến như:
- Giấy chứng nhận chuyên ngành hành chính
- Tổ chức quản lý
- Chứng chỉ quản lý văn phòng
- Sơ cứu
7. Trình độ học vấn
Nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu thí sinh phải có tối thiểu là bằng cấp ba, tuy vậy, cũng có vài người đòi hỏi cao hơn, bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân. Khi xét các chứng chỉ và bằng cấp, bạn có thể cân nhắc trình độ học vấn của mình và xác định xem liệu bạn có phù hợp với vị trí đó hay không. Chẳng hạn như về kinh nghiệm nghề nghiệp, bạn nên liệt kê chúng ra theo thứ tự từ mới đến cũ, nhờ vậy nhà tuyển dụng sẽ biết được kinh nghiệm gần đây nhất bạn là gì.
8. Bạn cũng có thể viết thêm về các sở thích khác
Mặc dù chúng không liên quan đến công việc trợ lý hành chính, nhưng những kinh nghiệm phong phú và đa dạng ấy sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu về bạn hơn. Ví dụ như bạn có sở thích làm đồ nội thất – việc làm đòi hỏi sự cống hiến và công sức bỏ ra lớn, nhà tuyển dụng có thể đang tìm kiếm những ứng cử viên có kỹ năng mềm này, thậm chí nó không hề liên quan đến công việc.
9. Hãy đề cập đến người giới thiệu hay người tham chiếu
Người tham chiếu là những người hiểu rõ phong cách và cách thức làm việc của bạn. Họ có thể là đồng nghiệp, quản lý, giáo sư hay những người biết năng lực của bạn. Việc liệt kê ra những người tham chiếu có thể giúp bạn có được cơ hội nhận được công việc trợ lý hành chính. Bạn cũng có thể ghi thêm mục “những người giới thiệu có thể đến giúp bạn khi có yêu cầu”, bởi vì đôi khi nhà tuyển dụng sẽ cần đối chiếu với họ trong buổi phỏng vấn, thế nên có cho mình một vài người sẵn sàng đến giúp đỡ sẽ khiến bạn trở nên có tổ chức và chuyên nghiệp hơn.
🤝 Mẫu hồ sơ xin việc cho trợ lý tài chính
Dưới đây là một mẫu CV mà bạn có thể dựa vào để tự viết nên cái của riêng mình:
Tên [thị trấn hoặc tiểu bang đang sinh sống][số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mong muốn và quan tâm
[Bạn có thể ghi lại dưới dạng một đoạn văn ngắn trình bày lý do vì sao bạn muốn được chọn cho vị trí này và một ít kỹ năng liên quan đến công việc.]
Kinh nghiệm làm việc
[Tên công việc đã làm][Tên nhà tuyển dụng và vị trí]
[Thời gian làm việc]
[Nhiệm vụ và trách nhiệm]
[Nhiệm vụ và trách nhiệm]
[Nhiệm vụ và trách nhiệm]
[Tên công việc đã làm][Tên nhà tuyển dụng và vị trí]
[Thời gian làm việc]
[Nhiệm vụ và trách nhiệm]
[Nhiệm vụ và trách nhiệm]
[Nhiệm vụ và trách nhiệm]
Kỹ năng
[Kỹ năng liên quan]
[Kỹ năng liên quan]
[Kỹ năng liên quan]
Chứng chỉ
[Tên chứng chỉ], [Tên tổ chức cấp chứng chỉ], [Ngày cấp]
Học vấn
[Trình độ], [Học viện học thuật], [Vị trí], [Ngày vào học hoặc tháng, năm tốt nghiệp]
Sở thích khác
[Sở thích]
[Sở thích]
[Sở thích]
Người giới thiệu
[Tên người giới thiệu cùng với email hoặc số điện thoại]
[Tên người giới thiệu cùng với email hoặc số điện thoại]
🤝 Ví dụ về hồ sơ xin việc cho trợ lý hành chính
Bên dưới là một ví dụ cụ thể cho một CV của công việc trợ lý hành chính:
Kenzie DoeTampa, bang Florida 859-555-1234
k.doe@email.com
**Mong muốn và quan tâm**
Tôi tên là Kenzie Doe và tôi vô cùng hứng thú với công việc của một trợ lý hành chính tại công ty của bạn. Tôi cho rằng bản thân là một ứng cử viên lý tưởng vì tôi đã có 5 năm kinh nghiệm đảm nhiệm những vị trí có liên quan đến ngành nghề này. Tôi có khả năng sử dụng máy tính thông thạo và hiểu rõ cách thức quản lý một văn phòng và phát triển quan hệ kinh doanh với khách hàng. Công việc này cũng hỗ trợ rất nhiều cho mục tiêu tương lai của tôi – đó là trở thành một quản lý văn phòng.
Kinh nghiệm làm việc
Trợ lý hành chính, Văn phòng Roanoke, Roanoke, bang Florida
Từ tháng 8/2016 – hiện tại
- Quản lý lịch trình của hai giám đốc điều hành cấp cao
- Lên kế hoạch cho những chuyến đi công tác cho các nhân viên văn phòng
- Tạo bản sao và tổng hợp các tài liệu quan trọng
- Tổ chức và lên kế hoạch cho các cuộc họp
- Đào tạo nhân viên mới của ban văn phòng
Thu ngân, Argyle, Văn phòng Luật Smithson, bang Florida
Từ tháng 5/2015-tháng 8/2016
- Gặp gỡ, chào mừng khách hàng đến thăm văn phòng
- Tổng hợp giấy tờ
- Trả lời điện thoại
- Quản lý lịch trình cho các nhân viên
Trợ lý văn phòng, John Johns, trường Tiểu học Ryan’s Oak, bang Florida
Từ tháng 8/2011 – tháng 5/2015
- Tạo bản sao cho các tài liệu
- Tổng hợp giấy tờ
Kỹ năng
- Sử dụng thành thạo các chương trình máy tính
- Quan hệ công chúng
- Khả năng quản lý thời gian
- Sắp xếp lộ trình di chuyển
- Quét và sao chép
- Lên kế hoạch lịch trình
- Tổ chức công việc
- Thiết lập mục tiêu
Chứng chỉ
Chứng chỉ chuyên gia quản lý – Roanoke (**năm 2016)
Chứng chỉ sơ cứu – Roanoke (** tháng 5/2021)
Học vấn, Cao đẳng Virginia từ 2011-2016
Cử nhân ngành quan hệ công chúng| Điểm tổng kết: 3.67
Sở thích khác
- Viết sáng tạo
- Vẽ tranh
- Chụp ảnh
- Đi leo núi
Người giới thiệu
Sẵn sàng gặp mặt khi có yêu cầu.
———————————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
Bài viết gốc: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/administrative-assistant-cv
Người dịch: Hứa Tỉnh Như
Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Hứa Tỉnh Như – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/8297
Các khóa học iVolunteer chia sẻ bao gồm 2 hình thức: miễn phí và trả phí. Các nền tảng cung cấp khóa học có thể thay đổi thành miễn phí - trả phí bất cứ lúc nào mà không cần báo trước. Để biết thêm chi tiết, bạn vui lòng truy cập tại link đính kèm trong bài đăng. Cảm ơn các bạn đã quan tâm!
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 28
