Thư xin việc của bạn nên làm nổi bật lý do bạn rất phù hợp với vị trí này và thúc đẩy nhà tuyển dụng xem xét sơ yếu lý lịch của bạn và liên hệ với bạn để phỏng vấn. Nhà tuyển dụng mong đợi bạn hoàn thành các mục tiêu này trong khoảng ba đoạn văn. Viết một thư xin việc hiệu quả yêu cầu sự hiểu biết về cách sử dụng khoảng trống bạn có sẵn một cách thông minh và biết cách nên hay không nên bao gồm điều gì. Bài viết này thảo luận về cách để tránh mắc các lỗi phổ biến khi viết thư xin việc để giúp bạn tạo thư xin việc thúc đẩy nhà tuyển dụng chọn bạn cho vị trí bạn mong muốn.
BẠN NÊN VIẾT GÌ TRONG THƯ XIN VIỆC?
Có thông tin cụ thể mà người quản lý tuyển dụng đang tìm kiếm khi đọc thư xin việc. Luôn đảm bảo rằng thư xin việc của bạn bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin liên lạc
- Lời mở đầu chuyên nghiệp
- Lời giới thiệu với nhà tuyển dụng
- Bằng cấp quan trọng nhất
- Lời kết thúc mạnh mẽ thúc đẩy họ hành động
- Chữ ký của bạn
Ngoài thông tin được liệt kê ở trên, thư xin việc chỉ nên bao gồm những chi tiết bạn cần để đưa ra lập luận thuyết phục nhất về lý do tại sao bạn là ứng viên tốt nhất cho vị trí này
NHỮNG ĐIỀU CẦN TRÁNH KHI VIẾT THƯ XIN VIỆC
Dưới đây là 15 điều cần tránh khi viết thư xin việc với các tips và gợi ý về những việc bạn có thể làm thay vào đó:
- Không làm theo hướng dẫn
- Sử dụng sai định dạng
- Bàn về tại sao bạn đang tìm kiếm vị trí mới
- Sử dụng cùng một thư xin việc trong mọi lần ứng tuyển
- Viết mà không nghiên cứu trước về công ty và vị trí
- Đề cập đến kinh nghiệm làm việc không liên quan hoặc thiếu kinh nghiệm
- Không làm nổi bật kỹ năng mạnh nhất hoặc kỹ năng phù hợp nhất
- Tập trung vào trách nhiệm công việc thay vì thành tích
- Nói về mức lương kỳ vọng
- Không cung cấp sự xác nhận cho các yêu cầu
- Không điều chỉnh thư xin việc với từ khóa
- Lặp lại thông tin từ sơ yếu lý lịch
- Sử dụng giọng điệu hoặc phong cách sai
- Không đưa ra lời kêu gọi hành động mạnh mẽ trong phần kết thúc
- Quên đọc lại trước khi nộp thư xin việc
1. Không làm theo hướng dẫn
Điều quan trọng là làm theo bất kỳ hướng dẫn nào của nhà tuyển dụng cung cấp. Nhà tuyển dụng thường xuyên cung cấp hướng dẫn cụ thể thư xin việc nên bao gồm những gì và cách họ mong chờ bạn nộp nó. Thư xin việc của bạn phải giúp nhà tuyển dụng dễ tìm bất kỳ thông tin nào họ đang tìm kiếm. Sử dụng điều này như là một cơ hội để thể hiện với họ là bạn có thể làm theo các hướng dẫn và nhận ra các chi tiết quan trọng.
Việc cần làm: Đọc kỹ tin tuyển dụng và tìm kiếm hướng dẫn từ nhà tuyển dụng về thư xin việc. Hãy đảm bảo bạn bao gồm các thông tin mà tin tuyển dụng yêu cầu cụ thể và làm theo hướng dẫn để nộp thư xin việc. Ví dụ, nếu tin tuyển dụng yêu cầu bản PDF, hãy đảm bảo bạn lưu file của bạn dưới dạng PDF. Nếu hướng dẫn trả lời một câu hỏi cụ thể, hãy đảm bảo thư của bạn làm được điều đó một cách hiệu quả.
2. Sử dụng định dạng sai
Chọn định dạng đúng cho thư của bạn làm nhà tuyển dụng dễ đọc. Mặc dù bạn muốn thư xin việc của bạn độc đáo nhưng hãy tránh quá nghệ thuật hoặc dài dòng. Việc chia nhỏ các khối văn bản lớn thành các đoạn văn ngắn, xúc tích giúp họ dễ dàng đọc lướt qua thư của bạn và tìm thấy thông tin quan trọng nhất. Hạn chế sử dụng đồ họa và màu sắc giúp họ đảm bảo duy trì tập trung vào các điểm quan trọng nhất.
Việc cần làm: Bắt đầu với các mẫu thư xin việc để giúp bạn đảm bảo sử dụng đúng định dạng. Sau đó điều chỉnh mẫu nếu cần để làm thư của bạn độc đáo và giúp bạn nổi bật hơn tất cả các ứng cử viên khác. Thư xin việc của bạn phải dài tối đa một trang cách lề một inch và có khoảng cách giữa mỗi phần. Sử dụng phông chữ đơn giản và chuyên nghiệp, chọn cỡ chữ giúp bạn dễ đọc.
3. Bàn về tại sao bạn đang tìm kiếm vị trí mới
Trong thư xin việc không cần thiết giải thích tại sao bạn đang tìm kiếm vị trí mới. Điều đặc biệt quan trọng là lý do tại sao bạn đang tìm kiếm vị trí mới bởi vì mối quan hệ hoặc quá trình làm việc bất hòa với vị trí trước đó
Việc cần làm: Tập trung bàn về lý do tại sao bạn đặc biệt quan tâm vị trí và công ty cụ thể bạn đang ứng tuyển và bạn sẽ trở thành sáng giá như thế nào nếu được chọn vào vị trí này. Viết mọi thứ trong thư xin việc của bạn tích cực và tập trung vào tương lai của bạn. Chỉ bàn về quá khứ của bạn khi cần thiết để mô tả các kỹ năng, điểm mạnh, tài năng và thành tích của bạn.
4. Sử dụng cùng một thư xin việc cho mọi lần ứng tuyển
Ngay cả khi bạn sử dụng mẫu định dạng chính xác nhưng nội dung thư xin việc của bạn cần phải là bản gốc và liên quan với người đọc. Viết một thư xin việc tốt đòi hỏi bạn phải điều chỉnh nội dung để phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của vị trí và công ty mà bạn quan tâm.
Việc cần làm: Lá thư bắt đầu bằng cách gọi tên nhà tuyển dụng. Đảm bảo rằng thư xin việc của bạn nêu rõ chức danh cụ thể của vị trí bạn đang ứng tuyển. Bàn về các kỹ năng và tài năng của bạn là tài sản của công ty và cách các giá trị của bạn phù hợp với văn hóa, sứ mệnh và tầm nhìn của công ty.
5. Viết mà không nghiên cứu trước về công ty và vị trí
Viết một thư xin việc điều chỉnh theo nhu cầu của vị trí và yêu cầu của công ty. Nghiên cứu công ty giúp bạn xác định những điều quan trọng nhất đối với họ và có thể giúp bạn xác định những thông tin cần đưa vào. Nghiên cứu thường là nhân tố quan trọng nhất trong viết thư xin việc để kết nối với nhà tuyển dụng và cho thấy bạn là ứng viên tốt nhất cho công ty của họ như thế nào.
Việc cần làm: Đọc mô tả về công việc và tìm kiếm thông tin nổi bật về công ty là quan trọng đối với vai trò cụ thể hoặc về bản thân họ. Sau đó, xem lại sứ mệnh và tuyên bố tầm nhìn của công ty và xem qua trang web của họ để biết thông tin về lịch sử, mục tiêu và văn hóa của họ. Cuối cùng, sử dụng các nguồn bên ngoài như tin tức, bảng sự nghiệp và các bài đánh giá về công ty để thu nhập thông tin bổ sung.
6. Thảo luận về kinh nghiệm làm việc không liên quan hoặc thiếu kinh nghiệm
Một sai lầm phổ biến khác là cố gắng sử dụng thư xin việc của bạn để giải thích lý do tại sao bạn thiếu kinh nghiệm liên quan. Mặc dù bạn có thể muốn giảm bớt bất kỳ mối quan tâm nào của người quản lý tuyển dụng về kinh nghiệm của bạn hoặc việc thiếu kinh nghiệm của bạn, nhưng bạn muốn tránh làm rõ rằng kinh nghiệm của bạn là không liên quan.
Việc cần làm: Tập trung nhấn mạnh những kinh nghiệm bạn đã có đã giúp chuẩn bị cho bạn như thế nào để trở thành ứng viên tốt nhất cho vị trí. Thảo luận về những điều mà kinh nghiệm của bạn đã dạy bạn và cách nó đã dẫn bạn đến vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Đảm bảo rằng bạn mô tả cách bạn dự định chuyển giao các kỹ năng và kiến thức bạn đã học được từ kinh nghiệm để gia tăng giá trị cho công ty và thành công trong vai trò mới của bạn.
7. Không làm nổi bật kỹ năng mạnh nhất hoặc phù hợp nhất
Bạn có thể cũng muốn sử dụng thư xin việc để giải thích tại sao sơ yếu lý lịch của bạn không liệt kê các kỹ năng nhất định mà nhà tuyển dụng đưa vào mô tả công việc của họ. Đối với kinh nghiệm không liên quan, bạn muốn tránh làm cho điểm yếu và sự thiếu kỹ năng trở nên rõ ràng. Điều quan trọng là đảm bảo thư xin việc của bạn làm nổi bật các kỹ năng là điểm mạnh nhất của bạn và phù hợp nhất với vị trí bạn đang ứng tuyển.
Việc cần làm: Bắt đầu xem lại mô tả công việc và tìm các kỹ năng được yêu cầu phù hợp với điểm mạnh nhất của bạn. Sau đó, hãy nghĩ về những kinh nghiệm và thành tích bạn có được mà bạn có thể sử dụng để chứng minh những kỹ năng này là thế mạnh của bạn. Tránh đề cập đến những kỹ năng không liên quan sẽ không giúp bạn thành công, thậm chí chúng là điểm mạnh của bạn.
8. Tập trung vào trách nhiệm công việc thay vì thành tích
Sơ yếu lý lịch của bạn sẽ liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm bạn đã có ở các vị trí trước đó. Thư xin việc của bạn nên nói thêm về các nhiệm vụ đó bằng cách đề cập đến thành tựu nghề nghiệp hoặc cách bạn vượt ra ngoài mong đợi trong vai trò của mình.
Việc cần làm: Nói về bất kỳ thành tựu nghề nghiệp nào bạn có như là giải thưởng hoặc sự công nhận đặc biệt. Nếu bạn đã có một vài thành tựu nghề nghiệp trong suốt sự nghiệp của mình thì hãy chọn các thành tựu phù hợp nhất với vị trí bạn đang ứng tuyển và thành tựu ấn tượng nhất
9. Nói về mức lương kỳ vọng
Thư xin việc không phải nơi thích hợp để đề cập đến mức lương hiện tại hoặc mức lương kỳ vọng trừ khi nhà tuyển dụng nhà tuyển dụng yêu cầu bạn làm như vậy. Nói về mức lương kỳ vọng quá sớm có thể giống như bạn quan tâm nhiều đến lợi ích mà công việc có thể đem lại cho bạn hơn là cách bạn có thể đem lại lợi ích cho công ty.
Việc cần làm: Sử dụng thư xin việc để giải thích giá trị và vai trò bạn có thể đem đến cho công ty. Nếu hướng dẫn của nhà tuyển dụng yêu cầu bạn bao gồm mức lương kỳ vọng thì hãy sử dụng sự mập mờ phạm vị mà bạn cảm thấy thoải mái hơn là chọn một con số cụ thể.
10. Không cung cấp xác nhận lời tuyên bố
Điều quan trọng là phải xác nhận bất kỳ các tuyên bố nào mà bạn đưa ra về kỹ năng, khả năng và thành tích của mình bằng các dữ kiện và dữ liệu. Làm điều này chứng minh lời tuyên bố của bạn là đúng và thể hiện với nhà tuyển dụng tại sao lời tuyên bố đó khiến bạn là ứng cử viên sáng giá.
Việc cần làm: Sử dụng các con số, dữ liệu và thống kê để xác nhận lời khẳng định khi có thể. Ví dụ, “giúp công ty của tôi tiết kiệm hơn 5.000$ mỗi năm và tăng 10% năng suất cơ quan bằng cách chuyển đổi sang hệ thống nộp hồ sơ điện tử” là một tuyên bố mạnh mẽ hơn “đã giúp công ty của tôi tiết kiệm tiền và tăng năng suất văn phòng với hệ thống nộp hồ sơ điện tử”. Tuyên bố “luôn đạt được xếp hạng đảm bảo chất lượng từ 98% trở lên” cho nhà tuyển dụng biết giá trị các kỹ năng của bạn và thể hiện cam kết của bạn đối với chất lượng.
11. Không tối ưu hóa thư xin việc bằng các từ khóa
Các từ khóa là công cụ cần thiết khác để tối đa hóa các tác động của thư xin việc. Hệ thống theo dõi các ứng viên duyệt qua các tài liệu của ứng viên, bao gồm thư xin việc, để tìm ứng viên đủ tiêu chuẩn cho nhà tuyển dụng xem xét. Thư xin việc có nhiều khả năng nổi bật hơn đối với nhà tuyển dụng nếu họ thấy các từ khóa và cụm từ có liên quan đến vị trí và công ty.
Việc cần làm: Đọc mô tả công việc và nghiên cứu ngành, công ty để xác định các từ khóa phù hợp nhất để đưa vào thư xin việc của bạn. Sau đó, hãy kết nối những từ khóa đó với những tuyên bố về kỹ năng, điểm mạnh và thành tích của bạn để giúp những tuyên bố về giá trị của bạn trở nên nổi bật.
12. Lặp lại thông tin từ sơ yếu lý lịch
Thông tin trong thư xin việc nên hỗ trợ và viết thêm thông tin mà trong sơ yếu lý lịch của bạn không có. Điều này quan trọng để đảm bảo thư xin việc của bạn cung cấp cho nhà tuyển dụng với thông tin họ không thể tìm thấy trong sơ yếu lý lịch của bạn mà không mâu thuẫn với những tuyên bố sơ yếu lý lịch đã đưa ra.
Việc cần làm: Làm thông tin trong thư xin việc và sơ yếu lý lịch của bạn bổ sung nhưng khác nhau bằng cách sử dụng thư xin việc của bạn để viết thêm thông tin mà sơ yếu lý lịch không có. Ví dụ: sử dụng thư xin việc để đề cập đến thành tích cụ thể làm nổi bật một vài kỹ năng bạn đã viết trong sơ yếu lý lịch.
13. Sử dụng giọng điệu hoặc phong cách sai
Sử dụng giọng điệu và phong cách phù hợp trong thư xin việc đòi hỏi sự cẩn thận giữa hình thức và tính linh hoạt. Nó phải vừa đủ bình thường để thể hiện nội dung nguyên bản và đủ trang trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp. Sử dụng giọng điệu quá trang trọng có thể khiến người đọc không hứng thú nhưng giọng điệu quá bình thường có thể ngụ ý rằng bạn không xem xét quá trình đăng ký một cách nghiêm túc.
Việc cần làm: Sử dụng nghiên cứu của bạn về công ty để phù hợp với giọng điệu và phong cách của họ. Cá nhân hóa bức thư bằng cách xưng hô với người đọc bằng tên của họ thay vì nói “Gửi đến người có thể quan tâm” hoặc “Kính gửi nhà tuyển dụng”. Giữ sự chuyên nghiệp tránh sử dụng tiếng lóng, biệt ngữ không cần thiết và ngôn ngữ thân mật hoặc thô tục.
14. Không đưa ra lời kêu gọi hành động mạnh mẽ trong phần kết thúc
Mục đích của thư xin việc là bán giá trị của bạn với tư cách là một ứng viên cho nhà tuyển dụng. Chi tiết về điểm mạnh và trình độ của bạn chính là chiêu trò bán hàng của bạn, vì vậy, phần kết thúc bạn nên bao gồm yêu cầu nhà tuyển dụng thực hiện hành động.
Việc cần làm: Viết một tuyên bố kết thúc yêu cầu hoặc thúc đẩy nhà tuyển dụng thực hiện một hành động cụ thể. Ví dụ: tuyên bố “tôi mong gặp bạn để phỏng vấn và cùng nhau tạo ra một chương trình đào tạo mới” cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn mong họ liên hệ với bạn để phỏng vấn và bạn đã sẵn sàng giúp công ty đạt được mục tiêu.
15. Quên đọc lại trước khi gửi thư xin việc của bạn
Việc đọc lại là bước cần thiết trong bất kỳ quá trình viết nào. Không dành thời thời để đọc lại thư xin việc trước khi bạn nộp có thể khiến bạn bỏ sót chi tiết nhỏ như là lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, sử dụng dấu câu không đúng cách, thông tin không chính xác và thiếu chi tiết.
Việc cần làm: Đọc to thư xin việc có thể giúp bạn nghe thông điệp bạn đang gửi gắm và nó sẽ phát ra như thế nào đối với nhà tuyển dụng. Chỉnh sửa và thay đổi khi bạn đọc lướt qua bức thư. Sau đó, lặp lại quy trình cho đến khi bạn không cần thực hiện thay đổi nữa. Hãy cân nhắc nhờ bạn bè hoặc người thân đọc lại và hỏi ý kiến của họ. Đôi khi những người hiểu rõ về chúng ta có thể giúp chúng ta xác định những điều chúng ta có thể đã quên.
————————————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Bài viết gốc: https://media.ivolunteervietnam.com/15-cover-letter-mistakes-and-how-to-avoid-them.html
- Người dịch: Nguyễn Thị Ngọc Ánh
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Ngọc Ánh – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/8875
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 24
