Nhiệm vụ của những người quản lý dự án là giám sát tiến trình các dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Họ đảm nhận nhiều vai trò khác nhau, bao gồm lập kế hoạch, giám sát, gia hạn thời gian thực hiện dự án, các cột mốc quan trọng và thành lập các nhóm, bộ phận để thực hiện các dự án. Hiểu được vai trò và trách nhiệm của một nhà quản lý dự án sẽ mang lại hiệu suất công việc cho nhân viên của mình và tăng thu nhập cho bản thân. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về vai trò của các nhà quản lý dự án trong một tổ chức.
Các vai trò chính của một nhà quản lý dự án
Dưới đây là 10 vai trò quản lý dự án phổ:
1. Lập kế hoạch dự án
Với một kế hoạch được xác định rõ ràng, một dự án phải có các mục tiêu, thời hạn và thông số kỹ thuật được xác định rõ ràng. Kế hoạch là phần đặt ra phạm vi tổng thể cho dự án, bao gồm các mục tiêu lịch trình thực hiện và các mốc quan trọng. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, dẫn dắt dự án từ đầu đến cuối. Họ sẽ phác thảo phân chia dự án thành các phần và xác định các nguồn lực cần thiết tiềm năng để đảm bảo hoàn thành dự án nhanh chóng theo yêu cầu của ban quản lý và khách hàng.
Các nhà quản lý dự án phải chỉ ra các mục tiêu của dự án ảnh hưởng như thế nào đến lợi nhuận của tổ chức. Do đó, người quản lý dự án sẽ liệt kê các sản phẩm bàn giao của dự án được giao trong kế hoạch và gắn kết chúng với các mục tiêu kinh doanh của tổ chức. Điều quan trọng là người quản lý dự án phải có trình độ lập kế hoạch chuyên nghiệp. Kế hoạch dự án rất quan trọng, đặc biệt là vì nó có thể ảnh hưởng đến quyết định phê duyệt hoặc từ chối đầu tư của ban quản lý.
2. Tổ chức và điều phối đội nhóm
Khi dự án nhận được sự chấp thuận, người quản lý dự án phải lập thành các nhóm. Để lập được các nhóm tài năng, người quản lý dự án phải có kỹ năng giao tiếp giỏi và khả năng đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên tham gia vào dự án.
Người quản lý dự án điều phối nhóm nhằm hướng đến một khởi đầu suôn sẻ cho dự án. Họ sẽ phân bổ nhiệm vụ, đưa ra thời hạn, hỗ trợ các nguồn lực cần thiết và tổ chức các cuộc họp thường xuyên với nhóm. Người quản lý dự án cũng tạo điều kiện để tăng sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm và sẵn sàng tiếp nhận các phản hồi từ các thành viên trong nhóm.
3. Ước tính chi phí và lập ngân sách
Nguồn tài chính của các công ty đều có giới hạn và phạm vi nguồn lực khác mà họ có thể cam kết để hỗ trợ cho dự án, đây là lý do tại sao việc ước tính chi phí và lập ngân sách là cần thiết. Thông thường, người quản lý dự án tính toán chi phí ước tính cho các nguồn lực của dự án và sử dụng kết quả đó để tạo ra ngân sách của dự án.
Việc lập ngân sách rất quan trọng vì nó cho những người ra quyết định hình dung về chi phí tài chính của dự án. Quan trọng hơn, nó kiểm soát cách (các) nhóm chi tiền trong khi thực hiện một dự án. Nếu chi phí dự án tăng cao hơn ngân sách ban đầu, thì dự án sẽ thất bại, ngay cả khi nhóm đã hoàn thành trước thời hạn.
4. Tiến hành thực hiện dự án
Người quản lý dự án điều phối việc thực hiện các mốc quan trọng khác nhau trong dự án. Họ phải có một kế hoạch cụ thể để thực hiện dự án theo từng giai đoạn và các thành viên trong nhóm phải hiểu tất cả các chi tiết của kế hoạch. Hơn nữa, họ phải liên lạc thường xuyên với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan để đảm bảo thực hiện đúng nhiệm vụ.
5. Phân tích và quản lý rủi ro
Người quản lý dự án phải chuẩn bị cho các vấn đề rủi ro có thể phát sinh trong khi dự án đang được tiến hành. Trong phần chuẩn bị này, họ thực hiện ‘phân tích rủi ro’ để cân nhắc các vấn đề tiềm ẩn và tiến đến các biện pháp đối phó. Điều này đảm bảo rằng dự án không gặp phải bất kỳ rào cản nào trước khi hoàn thành.
Khi những vấn đề này phát sinh, người quản lý dự án phải giảm thiểu ảnh hưởng của chúng đến dự án. Họ sử dụng các biện pháp đối phó được đặt ra trước đó để giải quyết các vấn đề nhằm đưa dự án trở lại đúng hướng.
6. Quản lý thời gian
Sự thất bại hay thành công của một dự án phụ thuộc vào thời điểm hoàn thành của nó. Người quản lý dự án phải đảm bảo dự án hoàn thành đúng hoặc trước thời hạn. Điều này có nghĩa là họ phải giám sát việc quản lý thời gian để đảm bảo dự kiến được thực hiện đúng tiến độ.
Quản lý thời gian bao gồm việc thiết lập một lịch trình cho các hoạt động của dự án và thời hạn để các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ. Người quản lý dự án cũng phải đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm không lãng phí thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ. Thay vào đó, họ phân bổ nhiều nhân viên hơn cho nhiệm vụ để đảm bảo hoàn thành nhanh hơn.
7. Đánh giá tiến độ
Mặc dù việc đặt ra mục tiêu cho một dự án là điều đơn giản, nhưng việc đạt được chúng không hề dễ dàng. Mọi dự án sẽ gặp phải các vấn đề trong quá trình thực hiện chúng. Do đó, một điều cần thiết là người quản lý phải biết giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án.
Đặc biệt, người quản lý dự án sẽ theo dõi tiến độ của dự án để xem nó đã và sẽ hoàn thành đến đâu. Nếu họ phát hiện ra rằng dự án đang tiến triển chậm, họ có thể thực hiện các chiến thuật để cải thiện tiến độ của nó.
Người quản lý dự án cũng sẽ theo dõi chi tiêu để biết liệu dự án có nằm trong ngân sách hay không. Họ có thể thực hiện các chiến lược cắt giảm chi phí để đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách.
Đánh giá tiến độ có thể liên quan đến việc đối chiếu các báo cáo tình trạng từ các nhóm trưởng và nhóm phó trong từng nhóm. Điều này đặc biệt quan trọng nếu đó là một dự án quy mô lớn với các nhóm sẽ xử lý các nhiệm vụ khác nhau của dự án.
8. Kiểm soát chất lượng và sự hài lòng của khách hàng
Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng các sản phẩm dự án được giao đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của khách hàng. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là người quản lý dự án cho phép mọi thứ được quyết định bởi sự mong muốn của khách hàng. Thay vào đó, họ sẽ thông báo tiến độ của dự án cho khách hàng và sử dụng phản hồi của họ để cải thiện.
Người quản lý dự án phải xây dựng mối quan hệ suôn sẻ với khách hàng và luôn cập nhật thông tin cho họ. Điều này sẽ khiến khách hàng hài lòng, giảm thiểu sai sót và hợp tác với công ty nhiều dự án hơn.
9. Tài liệu và báo cáo
Để đưa ra các báo cáo thích hợp cho các bên có liên quan, người quản lý dự án phải ghi lại các hoạt động được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm. Họ phải đảm bảo việc theo dõi và ghi lại tiến độ của các nhiệm vụ đã hoàn thành và các nguồn lực được sử dụng của các thành viên trong nhóm. Người quản lý dự án cũng chịu trách nhiệm ký xác nhận trên tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến dự án.
Ngoài việc tạo báo cáo tiến độ, người quản lý dự án phải tạo một báo cáo cuối cùng ghi lại toàn bộ dự án. Báo cáo cuối cùng này rất quan trọng vì nó cung cấp thông tin chi tiết cho các bên liên quan về cách thức hoàn thành dự án.
Khi chuẩn bị báo cáo cuối cùng, người quản lý dự án phải bao gồm các nhiệm vụ và ai đã thực hiện chúng, các nguồn lực được sử dụng, các thách thức, v.v. Người quản lý dự án cũng có thể đưa ra các khuyến nghị cho các dự án trong tương lai.
10. Khắc phục sự cố và bảo trì
Việc hoàn thành một dự án không có nghĩa là tất cả các công việc liên quan đến dự án đã kết thúc. Sau khi dự án được giao, người quản lý dự án phải lập phương án xử lý sự cố, bảo trì và cải tiến dự án sau khi giao.
———————————————————————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: indeed.com
- Người dịch: Hoàng Phương Thảo
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Hoàng Phương Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9308
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
