Sự hiểu biết cơ bản các tính năng trong Excel là tiêu chí đánh giá sơ bộ của nhiều vị trí tuyển dụng. Có thể sử dụng các tính năng Excel nâng cao hơn sẽ tạo điều kiện để phát triển trong công việc và ứng tuyển vào các vị trí cấp cao hơn. Ngoài việc phát huy vai trò sơ yếu lý lịch của bạn, việc nắm vững những kỹ năng này có thể giúp bạn nâng cao năng suất và làm việc hiệu quả hơn hàng ngày. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các kỹ năng Excel nâng cao, các bí quyết để cải thiện kỹ năng Excel của bạn và phát huy chức năng của nó ở nơi làm việc hay trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn.
Các kỹ năng nâng cao trong Excel là gì?
Các kỹ năng Excel nâng cao là những kỹ năng được sử dụng để phân tích và thao tác xử lý dữ liệu cấp cao hơn. Ngoài khả năng nhập dữ liệu, các kỹ năng này cho phép người dùng quản lý dữ liệu với các mục đích riêng, chẳng hạn như báo cáo và trình bày. Cụ thể, những kỹ năng này liên quan đến các công thức và định dạng phức tạp hơn cũng như kiến thức chuyên sâu về các công cụ và hàm Excel.
Một số kỹ năng nâng cao trong Excel
Các kỹ năng nâng cao trong Excel giúp nhân viên cấp dưới trong nhiều lĩnh vực nghề nghiệp, phân tích, thống kê các dữ liệu phức tạp, các nhà lãnh đạo căn cứ vào đó để đưa ra các quyết định sáng suốt trong kinh doanh. Ví dụ, những kỹ năng này giúp bộ phận marketing nhắm đến các nhóm nhân khẩu học cụ thể và bộ phận bán hàng xác định được đâu là sản phẩm bán chạy nhất.
Power Query
Power Query là một công cụ cho phép người dùng kết nối với dữ liệu bên ngoài Excel, xoá hay xử lý dữ liệu. Công cụ này giúp bạn đưa dữ liệu từ các nguồn khác nhau vào Excel, kết hợp với các công cụ trong Excel khác để làm việc. Power Query là công cụ nâng cao với lượng dữ liệu mà nó có thể xử lý. Muốn sử sụng công cụ này, bạn phải hiểu được các nguồn dữ liệu ở bên ngoài Excel.
Conditional formatting.
Conditional formatting liên quan đến việc ghi chú dữ liệu quan trọng qua việc tô sáng hay thêm màu nền, phù hợp với các tiêu chí cụ thể. Ví dụ, người dùng có thể làm nổi bật số âm hay số có giá trị cao hơn một ngưỡng xác định nào đó. Công cụ này bao gồm kiểu định dạng theo cột hay kiểu định dạng có điều kiện.
Advanced charting
Các công cụ biểu đồ của Excel bao gồm đa dạng tùy chọn chức năng và định dạng. Người dùng công cụ này cần phải có kiến thức chuyên sâu về nó, chẳng hạn như biểu đồ trong ô, biểu đồ tương tác và biểu đồ định dạng có điều kiện.
PivotTables
PivotTables trích xuất dữ liệu có liên quan từ một trang tính hay cửa sổ làm việc lớn hơn sang bảng nhỏ hơn. Dữ liệu này cũng có thể được sắp xếp lại. Kỹ năng này giúp người dùng làm việc với bảng dữ liệu dễ quản lý hơn, các nhiệm vụ yêu cầu được sắp xếp một cách cẩn thận giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Flash Fill
Người dùng chỉ cần thực hiện thao tác xử lý dữ liệu trên một hàng duy nhất, và công cụ Flash Fill sẽ tạo ra các thao tác tương tự cho phần dữ liệu còn lại. Kỹ năng này tiết kiệm thời gian với các thao tác lặp đi lặp lại, đặc biệt khi bạn làm việc với lượng dữ liệu lớn. Ví dụ, bạn muốn một danh sách tên sẽ bắt đầu bằng Dr. Sử dụng Flash Fill cho phép bạn thay đổi một tên đầu tiên sau đó chương trình sẽ tự động thêm “Dr” vào tất cả các tên còn lại.
Filters
Filters sẽ hiển thị với người dùng dữ liệu được chọn để xử lý và ẩn đi phần còn lại ở trong trang tính. Người dùng chuyên nghiệp có thể sử dụng đa dạng filters để trích xuất phần dữ liệu cụ thể, ví dụ, danh sách nhân viên được nhận vào làm trong tháng 5 của bộ phận pháp lý.
COUNTIF
Trong phần mềm Excel, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lần xuất hiện trên danh sách data được chọn của từ hay cụm từ nhất định nào đó, như tên một bộ phận cụ thể hoặc đặc điểm nhận dạng khác. Thông thường người ta sử dụng chức năng này thay cho việc đếm thông tin liên quan theo cách thủ công.
Sparklines
Sparklines biểu thị trực quan xu hướng các điểm dữ liệu đại diện dưới dạng đường hoặc cột nằm trong một ô. Kỹ năng nâng cao này cho phép người dùng hiển thị các xu hướng vào vùng tuỳ chọn nhỏ trong sổ làm việc lớn hơn.
Data validation
Các công cụ xác thực dữ liệu có thể giúp người dùng xác định và khắc phục sai xót trong dữ liệu. Các chức năng xác thực dữ liệu bao gồm:
Xác minh địa chỉ email
Tạo danh sách dạng xổ xuống
Thông báo nhập thông tin trùng lặp
Xác thực chính tả thông qua tính năng tự động sửa lỗi
Data manipulation
Data manipulation là một kỹ năng nâng cao mà bạn có thể sử dụng để tổng hợp dữ liệu và tạo ra sự đồng nhất. Người dùng có thể kết hợp nhiều công thức phức tạp để thay đổi tập dữ liệu. Ví dụ về thao tác dữ liệu bao gồm:
Kết hợp các cột hoặc xuất dữ liệu thành nhiều cột
Hợp nhất hai danh sách thành một
Loại bỏ dữ liệu trùng lặp
Macros
Người dùng Excel có thể tạo macro trong VBA (ứng dụng cơ bản trực quan) để tự động hóa một thao tác lặp đi lặp lại. Kỹ năng này liên quan đến việc làm việc với các tính năng lập trình Excel để ghi lại một số tổ hợp phím nhất định tạo nên macro. Thay vì nhập lại hoặc thao tác cùng một thông tin, người dùng có thể khởi chạy macro để lặp lại cùng một chức năng trong toàn bộ trang tính hoặc sổ làm việc.
Cách để nâng cao kỹ năng Excel của bạn
Với nhiều nguồn kiến thức có sẵn, bạn có thể trở nên thành thạo các kỹ năng phức tạp trong Excel. Dưới đây là một vài bước bạn có thể nâng cao kỹ năng Excel của mình:
Nguồn kiến thức trực tuyến miễn phí. Dạy các kỹ năng cụ thể, xem xét các bài nghiên cứu, video hướng dẫn. Những phương pháp này hữu ích khi bạn học các kỹ năng không đòi hỏi phải có công thức thuật toán phức tạp.
Đăng ký các khoá học hoặc hội thảo trực tuyến, tham gia khoá học trực tuyến tạo điều kiện cho sự linh hoạt của việc học ở nhà và học với tốc độ phù hợp với bạn. Các nguồn học tập như thế này cung cấp nhiều kiến thức nền tảng cho các kỹ năng hơn là các bài đăng hay video có sẵn.
Tham gia khoá học trực tiếp. Tìm kiếm khoá học Excel từ cơ bản đến nâng cao tại các trung tâm, trường đại học, thư viện ở nơi bạn sống. Khoá học trực tiếp cung cấp sự đào tạo trực tiếp và phản hồi sự tiến bộ của bạn. Bạn có thể đặt các câu hỏi cụ thể liên quan đến những gì bạn tiếp thu, trau dồi được hay khi bạn có khó khăn.
Học gia sư. Các gia sư sẽ có phương pháp giảng dạy một cách cá nhân hoá, bạn có thể sắp xếp lịch học phù hợp vs thời gian biểu của bạn.
Thực hành. Tìm mọi cách thực hành các kỹ năng Excel bạn học được, xử lý dữ liệu thực tế trong cuộc sống của bạn. Ví dụ, bạn có thể làm tình nguyện thống kê ngân sách hoặc theo dõi các số liệu thống kê đội giải đấu nhỏ của con bạn. Thực hành các kỹ năng của bạn với các thao tác xử lý, phân tích, và định dạng dữ liệu này.
Các kỹ năng Excel nâng cao ở nơi làm việc
Việc áp dụng kỹ năng Excel nâng cao ở nơi làm việc giúp các chuyên gia chuyển dữ liệu thô sang thông tin rõ ràng, hữu ích của một công ty. Thông tin này được dùng để đưa ra quyết định ở các cấp. Từ mảng kiểm kê, nhân sự đến chiến dịch quảng cáo.
Data consolidation: Việc kết hợp các bộ dữ liệu lớn là một điều kiện chung để hợp lý hoá thông tin. Ví dụ, một cửa hàng bán lẻ muốn hợp nhất danh sách người tiêu dùng trực tiếp với danh sách khách hàng trực tuyến.
Data selection: Để giảm sự phân tâm và khả năng sai xót, hãy xem xét dùng các công cụ chọn lọc dữ liệu như là filters và PivotTables, chỉ hiển thị các dữ liệu bạn cần làm việc. Ví dụ, bộ phận bán hàng làm việc với các sản phẩm có giá trên 50$ hoặc sản phẩm từ các danh mục cụ thể trong trang tính chứa các sản phẩm như sách bài tập và sách tự học.
Quality control: Là các công cụ kiểm soát chất lượng, như tính năng xác thực dữ liệu, giúp người dùng chỉnh sửa và xác minh dữ liệu một cách hiệu quả. Ví dụ: bộ phận tiếp thị có thể sử dụng xác thực dữ liệu để xác thực địa chỉ email trong danh sách phân phối bản tin kỹ thuật số. Người dùng có nhiệm vụ nhập nhiều dữ liệu có thể tạo menu thả xuống để tránh lỗi chính tả. Ví dụ, một nhà sản xuất đồ chơi có thể cần phải dán nhãn màu sản phẩm bằng màu đỏ, xanh lam hoặc xanh lá cây. Tạo Drop- down menu thả xuống và lựa chọn hàng hoặc cột thích hợp có thể tiết kiệm thời gian và tránh mắc lỗi chính tả.
Visual representations: Việc chuyển đổi dữ liệu thành các đồ hoạ hữu ích giúp bạn, đồng nghiệp và người giám sát của bạn hiểu và phân tích thông tin có liên quan. Việc chọn công cụ trực quan thích hợp và tạo một biểu đồ hoặc đồ thị hữu ích sẽ mang lại một ảnh chụp nhanh về lượng lớn dữ liệu gốc. Ví dụ, một công ty tư vấn lớn có thể muốn phân tích doanh thu trong năm năm qua. Dữ liệu này có thể tồn tại trong nhiều sổ làm việc và tệp, nhưng việc tạo biểu đồ thanh có thể hiển thị xu hướng chung theo thời gian theo một định dạng dễ đọc.
Cách làm nổi bật các kỹ năng nâng cao trong Excel của bạn
Thể hiện sự hiểu biết sâu rộng về một ứng dụng cơ bản như Excel sẽ giúp bạn kiếm được nhiều cuộc phỏng vấn và lời mời làm việc hơn. Dưới đây là một số ý tưởng để làm nổi bật các kỹ năng của bạn trong suốt quá trình tìm việc:
Kỹ năng Excel nâng cao cần thiết trong tờ sơ yếu lý lịch
Thê hiện kỹ năng excel nâng cao của bạn trên sơ yếu lý lịch với các câu như “ có kiến thức nâng cao về Excel, bao gồm …” hoặc “rất thành thạo Excel”, và theo sau là danh sách các kỹ năng cụ thể như macro, PivotTables, định dạng có điều kiện và biểu đồ nâng cao.
Bao gồm bất kỳ khóa học đào tạo nào bạn đã hoàn thành. Điều này thể hiện sự đầu tư phát triển con đường sự nghiệp của bạn.
Kỹ năng Excel nâng cao cần thiết trong thư xin việc
Thư xin việc cũng là cơ hội để bạn mô tả chi tiết các kỹ năng, thế mạnh của mình. Ví dụ, bạn có thể đề cập đến việc bạn đã được đào tạo bài bản qua khoá học 6 tháng và đưa ra các kỹ năng cho các lĩnh vực liên quan, như là việc có kiến thức chuyên sâu về Power Pivots và thành thạo PivotTables.
Bạn cũng có thể nhắc đến bất kỳ dự án hay thành tựu nào đó có liên quan đến các kỹ năng Excel của bạn. Ví dụ, bạn có thể trình bày cách tổ chức của bạn sử dụng phân tích dữ liệu hoặc đồ họa trong một bài thuyết trình quan trọng.
Kỹ năng Excel nâng cao cần thiết trong cuộc phỏng vấn xin việc
Một cuộc phỏng vấn sẽ mạng lại nhiều thời gian hơn để thảo luận các kỹ năng Excel của bạn và cái cách mà bạn thể hiện nó trong công việc đang ứng tuyển. Bạn có thể tận dụng cơ hội này để nói về những điều bạn thích khi làm việc với Excel, chẳng hạn như có khả năng giải quyết vấn đề tìm ra phương pháp tốt nhất để trình bày dữ liệu khó. Bạn cũng có thể đi sâu vào chi tiết hơn với sự công nhận trước đây bạn đã đạt được và dự án đáng chú ý nào đó mà bạn đã đóng góp phần lớn với kỹ năng Excel của mình.
———————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: indeed.com
- Người dịch:
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Hoàng Phương Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/8148
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
