Trong 100 ngày đầu trở thành giám đốc, việc gây ấn tượng mạnh với nhân viên, cấp trên và cả khách hàng của bạn rất quan trọng. Cho dù là bạn định thực hiện bất cứ thay đổi nào, bạn nên cân nhắc xây dựng kế hoạch từ sớm để tập trung vào những mục tiêu có thể góp phần xây dựng thành công của công ty. Điều này có thể giúp các doanh nghiệp tiếp tục hoạt động tiếp tục làm việc trơn tru hay thậm chí được cải thiện. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 14 điều bạn cần đạt được trong 100 ngày đầu tiên khi trở thành giám đốc.
14 Điều Bạn Cần Đạt Được Trong 100 Ngày Đầu Tiên Làm Giám Đốc
Có rất nhiều nhiệm vụ trở thành giám đốc, nhưng đây là 14 điều bạn cần cân nhắc hoàn thành trong 100 ngày đầu tiên của mình:
Hiểu rõ các giá trị của công ty bạn vô cùng quan trọng đối với tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh bởi vì là một giám đốc, bạn sẽ đại diện cho công ty và sứ mệnh của nó. Điều này có nghĩa là bạn sẽ trở thành bộ mặt của công ty và phải nâng cao nhận thức về những giá trị đó. Một vài chiến lược để nắm bắt giá trị của công ty có thể là:
- Xem xét sứ mệnh và tuyên bố giá trị cốt lõi của công ty
- Phân tích cách các giá trị đó trong các hoạt động hiện tại
- Hiểu những lợi ích mà công ty mang lại cho chính mình và người tiêu dùng
Một lợi ích khác của việc này đó là với tư cách một giám đốc bạn có thể nâng cao khả năng tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn tốt hơn, điều này có thể giúp tăng mức độ tương tác, doanh số bán hàng hay lòng trung thành. Bạn có thể điều chỉnh lại quy trình vận hành tốt hơn phù hợp với những giá trị sẵn có này, làm cho thương hiệu gắn kết hơn. Điều này thường được thấy ở các những công ty tôn trọng giá trị ảnh hưởng và chiến lược kinh doanh.
Một khía cạnh để hiểu công ty hiện tại của bạn đó là đánh giá mức độ tinh thần. Mức độ tinh thần ở đây chính là thái độ, sự hài lòng và nhận thức của nhân viên dành cho công ty với công việc của họ. Nếu như mức độ hài lòng cao, nhân viên sẽ nhiệt tình hơn khi làm việc hay đặt ra một mục tiêu mới. Bên cạnh đó, nếu mức độ hài lòng thấp, có thể dẫn đến chán nản hay giảm năng suất. Thông thường, công việc có ý nghĩa và sự hài lòng tổng thể về công việc có thể ảnh hưởng đến mức độ tinh thần này.
Để đánh giá mức độ tinh thần, bạn có thể khuyến khích các phòng ban đưa ra ý kiến phản hồi về chính sách cho nhân viên, văn hóa công sở hay môi trường làm việc. Những phản hồi này có thể cung cấp thêm các thông tin chi tiết cảm nhận của họ về công việc và giúp bạn định hình rõ các vấn đề cần sửa đổi là gì. Nếu bạn làm như vậy, bạn có thể nên cân nhắc việc đánh giá ẩn danh cho các nhân viên để nhận được phản hồi trung thực nhất.
Nhận dạng rõ vai trò và nhiệm vụ của các phòng ban có thể dễ dàng hơn trong việc ủy quyền công việc hợp lý và như thế sẽ có ít sự nhầm lẫn hơn trong việc xác định phòng ban nào phù hợp để xử lý các nhiệm vụ cụ thể nào trong công ty. Nếu bạn hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty, bạn sẽ hiểu rõ nơi nào phù hợp để giao nhiệm vụ.
Việc nắm bắt này thậm chí sẽ làm quá trình sắp xếp ủy thác lý hơn nếu bạn biết cả việc nhân viên nào ở phòng ban nào phù hợp để nhận nhiệm vụ. Tuy nhiên, tính khả thi để thực hiện điều này trong 100 ngày đầu tiên có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô của công ty. Để thực hiện thành công nhiệm vụ này, bạn nên bắt đầu bằng việc trao đổi trước với các trưởng phòng để xác định xem thế mạnh của họ là gì.
Xây dựng các đội liên ngành có thể khích lệ tinh thần hợp tác giữa các phòng ban khác nhau trong công ty, thậm trí có thể nâng cao khả năng làm việc nhóm trong phạm vi điều hành của công ty. Ví dụ, cân nhắc việc hợp tác giữa phòng tiếp thị và công nghệ thông tin hoặc phòng phát triển sản phẩm cùng với logistics để đạt được nhiều mục tiêu lớn. Sự hợp tác này có thể cũng sẽ tạo cơ hội phát triển nhiều ý tưởng sáng tạo hơn.
Bạn có thể xây dựng mối quan hệ của các phòng ban qua các hoạt động team-building xây dựng đội ngũ, để cho các nhân viên làm việc ở các lĩnh vực khác nhau làm quen. Xây dựng đội ngũ liên ngành có thể giúp cho việc điều hành mượt mà hơn bởi vì khi các nhân viên ở các phòng ban khác nhau có thể liên lạc và nắm bắt các dự án của nhau sẽ giúp gia tăng tiến độ làm việc hiệu quả.
Kiểm toán chi phí công ty có thể cho phép bạn loại bỏ những khoản chi tiêu dư thừa và tiết kiệm tiền để đầu tư cho các đề mục khác trong ngân sách công ty. Ví dụ, công ty có thể đang chi trả cho hai chương trình máy móc cùng thực hiện một công việc, tạo ra hàng hóa dư thừa. Kiểm toán lại có thể sẽ phát hiện ra các thông tin này và tạo cơ hội cho công ty lựa chọn giải pháp hợp lý nhất.
Quá trình này có thể bao gồm cả rà soát báo cáo tài chính và cân nhắc ngân sách của công ty. Rà soát báo cáo tài chính sẽ giúp ích cho việc kiểm toán bởi vì bằng cách đó bạn có thể xác định và loại bỏ các chi phí không cần thiết. Thay đổi quy trình này sẽ giúp ngăn cản cản không lặp lại các vấn đề này nữa. Bên cạnh đó, cân nhắc ngân sách hiện tại sẽ giúp bạn liệt kê rõ các đề mục cần được đầu tư phù hợp với mục tiêu của công ty.
Các công ty có thể có quy mô hoạt động bên trong và ngoài, bao gồm cả sử dụng các nhà cung cấp hay ký hợp đồng với các cá nhân bên ngoài tổ chức. Việc tìm hiểu về các mối quan hệ này rất quan trọng bởi vì chúng có thể ảnh hưởng tới các chi phí khác và quy trình làm việc của công ty. Ví dụ, công ty của bạn có thể làm việc với một nhà mày và nếu quy trình làm việc của họ không hiệu quả thì điều này cũng sẽ ảnh hưởng tới sản phẩm của công ty bạn.
Tìm hiểu về các nhà cung của công ty và duy trì mối quan hệ kinh doanh bền vững với họ có thể đem lại lợi ích cho công ty bạn trước và sau khi bạn đảm nhận chức vụ giám đốc. Chuẩn bị các cuộc gặp trao đổi với nhà cung để họ hiểu rõ hơn về bạn – giám đốc mới và thông báo cho họ về các ưu tiên của bạn đối với doanh nghiệp.
Kiểm tra các dự đoán về bán hàng và hiệu quả rất quan trọng vì chúng có thể ảnh hướng tới thành công của công ty. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ cung cấp cho khách hàng sản phẩm hoặc dịch vụ trước khi khách hàng có nhu cầu, và điều đí có thể dẫn đến lỗ nặng về tài chính. Bạn có thể tự mình kiểm tra các dự đoán để định hình xem thành công mà công ty có thể đạt được trong các năm tới, và dựa trên các con số đó để làm mục tiêu.
Kiểm tra mức độ hiệu quả của doanh số bán hàng và nhân viên trong phòng ban này có thể bao gồm cả kiểm tra lịch sử doanh số hoặc chiến thuật bán hàng. Điều này sẽ giúp bạn xác định xem liệu kế hoạch kinh doanh mới có hiệu quả hay không hoặc các nhân viên mảng bán hàng có thể làm gì để tối ưu hóa năng lực của mình. Không những thế qua đó bạn cũng sẽ có cơ hội bắt đầu triển khai kế hoạch xây dựng các hợp tác liên ngành giữa hai phòng ban tiếp thị và bán hàng.
Giảm thiểu trong kinh doanh đề cập đến việc giảm thiểu rủi ro mất lợi nhuận hoặc tài sản của công ty do các sự kiện bất ngờ. Ví dụ, nếu một công ty dầu gặp sự cố bất ngờ về tràn dầu, có thể sẽ mất đi lợi nhuận. Tuy nhiên công ty phản ứng kịp thời giảm thiểu sự cố tràn dầu, lợi nhuận mất đi sẽ không quá lớn. Nắm rõ các rủi ro tài chính mà công ty bạn có thể gặp phải có thể sẽ giúp bạn kịp thời ứng phó.
Rủi ro về lãi và lỗ của một công ty có thể phụ thuộc vào lĩnh vực hoặc dịch vụ của công ty đó. Ví dụ, một công ty dược có thể sẽ đối mặt với những rủi ro liên quan đến lý do tử vong của bệnh nhân và một công ty xe có thể có rủi ro liên quan đến an toàn của người lái. Các rủi ro này có thể khác nhau, nhưng kế hoạch dự trù vẫn có thể giúp tìm ra các biện pháp giảm thiểu rủi ro.
Để hiểu rõ hơn cảm nhận của khách hàng về công ty của bạn, hãy thu thập các thông tin phản hồi. Bạn có thể thu thập phản hồi bằng cách gửi email cho khách hàng hoặc yêu cầu họ cung cấp phản hồi sau khi họ mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Các phản hồi này sẽ cho bạn thấy độ vững mạnh và tiềm năng phát triển trên lĩnh vực này.
Với phản hồi này, bạn cũng có thể tạo một hình mẫu giả định của khách hàng từ đó bạn có thể tìm ra các cách để cải thiện dịch vụ chăm sóc và tương tác với khách dựa trên nhu cầu họ. Những hồ sơ này có thể hữu ích khi trình bày thông tin cho hội đồng quản trị.
Trong quá trình nhận chức giám đốc mới, hãy cân nhắc sử dụng các loại máy móc khác nhau có thể hữu ích trong việc điều hành hoặc sắp xếp dữ liệu. Các máy móc này có thể bao hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, quản lý chi tiêu hoặc thời gian và lên lịch truyền thông xã hội. Các ưu tiên hàng đầu cho công ty của bạn có thể được tác động với công nghệ mà bạn đang tìm hiểu và cân nhắc.
Nếu bạn đang hy vọng tăng cường các hiệu quả của việc tiếp thị và quảng cáo của công ty, ví dụ như một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng có thể giúp đội tiếp thị liên hệ tới người tiêu dùng bằng tin nhắn tự động đã được cá nhân hóa. Một ví dụ khác có thể là công cụ liên quan đến mạng xã hội có thể lên lịch bài viết hoặc xác định vị trí và cách mà người tiêu dùng nói về thương hiệu của bạn.
Suy xét lại các chính sách, thủ tục và giao thức có thể làm tăng hiệu quả của công ty. Khi cân nhắc những điều quan trọng, sẽ có lợi khi tham chiếu dữ liệu hoạt động và phản hồi của khách hàng để giúp đưa ra các thay đổi đem lại lợi ích tốt nhất.
Rà sát qua các phản hồi của nhân viên trong công ty cũng sẽ có thể tìm ra các chính sách thúc đẩy tinh thần làm việc hoặc nâng cao văn hóa công ty. Phát triển một môi trường làm việc tích cực giữa các nhân viên sẽ giúp tạo cho họ động lực tăng năng suất làm việc và nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Phân tích dữ liệu thông tin trong quá khứ và cả hiện tại của công ty có thể giúp bạn xây dựng một kế hoạch kinh doanh toàn diện để đạt được nhiều mục tiêu lớn. Một kế hoạch toàn diện có thể phác thảo các chiến lược tiếp thị cho năm tới, có thể bao gồm:
- Tiến trình mục tiêu
- Công cụ truyền thông
- Kế hoạch mở rộng
Xây dựng một kế hoạch toàn diện mở rộng với các mục tiêu và định hướng cụ thể có thể cung cấp một chỗ dựa đáng tin cậy cho nhân viên của bạn khi họ đưa ra các chiến lược hoạt động của mình. Kế hoạch này cũng có thể đem lại lợi ích khi trình bày cho hội đồng quản trị bởi vì nó cho họ thấy hướng đi mà bạn dự định sẽ lãnh đạo công ty trong tương lai. Bạn luôn có thể thay đổi hay đổi mới kế hoạch của bạn phù hợp với thị trường kinh doanh, nhưng sẽ rất hữu ích nếu có một văn bản hướng dẫn.
Các giám đống mới thường sẽ gặp mặt trao đổi với ban giám đốc trong 100 ngày đầu tiên, ban giám đốc thường sẽ rất quan tâm đến kế hoạch hoặc các đổi mới mà giám đốc mới đề xuất và cách họ định thực hiện chúng. Hãy cân nhắc việc đưa các thông tin chi tiết về phản hồi của khách hàng, dữ liệu hoạt động và dự báo bán hàng hay bất cứ sáng kiến kinh doanh nào vào trong một bài thuyết trình
Với tư cách là một giám đốc mới có được sự tin tưởng từ ban giám đốc và sự nhiệt tình trong công việc sẽ giúp bạn đạt được nhiều thứ hơn trong 100 ngày đầu tiên. Đó là nhờ có kế hoạch, những lời đề nghị đem lại lại sự thay đổi thường cần sự chấp thuận của ban giám đốc. Khi trao đổi với ban giám đốc về kế hoạch kinh doanh, bạn có thể nhấn mạnh những lợi ích của các thay đổi đó đồng thời liệt kê những khó khăn mà quy trình vận hành đang gặp phải hay phản hồi từ khách hàng.
Trong kinh doanh, việc giao tiếp giữa các nhân viên rất quan trọng, giúp họ hợp tác hiệu quả nhưng họ có thể cũng rất cần có mối quan hệ tốt với lãnh đạo công ty để hiểu rõ nhiệm vụ của họ. Trao đổi với các phòng ban trong 100 ngày đầu tiên có thể hỗ trợ họ làm quen với quá trình chuyển đổi này trong vai trò lãnh đạo. Điều này cũng làm cho họ thích nghi dần với phong cách giao tiếp của bạn. Đồng thời, nhờ đó cũng có thể tránh được các hiểu lầm trong giao tiếp về các công việc cụ thể trong tương lai.
Truyền đạt ý định của bạn với khách hàng cũng vô cùng quan trọng vì quá đó sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về bạn – bộ mặt mới đại diện cho công ty. Điều này có thể bao gồm trao đổi về sự thay đổi trong sản phẩm hoặc dịch vụ, những thay đổi về trong chính sách dịch vụ khách hàng hoặc những hình ảnh mới cho thương hiệu. Bạn có thể giải quyết khách hàng thông qua bản tin email, thư hoặc phương tiện truyền thông xã hội.
————————–
- Bài viết gốc: Indeed.com
- Tên người dịch: Nguyễn Thanh Hiền
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thanh Hiền – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10669
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
