Là một quản lý dự án đòi hỏi nhiều trách nhiệm, bao gồm theo dõi khung thời gian, quản lý ngân sách và hỗ trợ các nhóm trong công việc. Điều quan trọng đối với quản lý dự án là phải không ngừng học hỏi và phát triển các kỹ năng để cải thiện kết quả dự án. Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về vai trò và trách nhiệm của một quản lý dự án và đề xuất 13 mẹo quản lý dự án để giúp bạn và công ty của bạn thành công.
🔎 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức và điều hành các dự án cụ thể cho một tổ chức. Họ đảm bảo rằng các nhóm hoàn thành dự án đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách và theo đúng phạm vi công việc. Trách nhiệm cụ thể của một quản lý dự án có thể thay đổi tùy thuộc vào ngành, tổ chức và các dự án mà họ quản lý, nhưng một số nhiệm vụ chung bao gồm:
- Xem xét các yêu cầu của khách hàng
- Xây dựng lịch trình và ngân sách
- Tập hợp các nguồn lực, bao gồm vật liệu và thành viên nhóm
- Giám sát tiến độ và hỗ trợ nhóm khi cần thiết
- Làm việc trực tiếp với khách hàng để thực hiện thay đổi và cập nhật cho dự án
🔎13 MẸO QUẢN LÝ DỰ ÁN
Dưới đây là 13 mẹo quản lý dự án để giúp bạn phát triển sự nghiệp của mình:
- Chọn đội ngũ của bạn
Khi lập kế hoạch cho dự án, điều quan trọng là ưu tiên đội ngũ. Khi bạn phụ trách một dự án, hãy tự hỏi bạn cần những kỹ năng và chuyên môn nào để dự án thành công. Xác định xem bạn có cần tuyển thêm nhân viên mới hay thuê ngoài một số công việc cho freelancer trong giai đoạn đầu phát triển dự án hay không. Để mang lại giá trị và hỗ trợ tối đa, hãy đảm bảo rằng mọi người tham gia đều có đủ thông tin cơ bản về tổ chức của bạn và mục tiêu của dự án.
Liên quan: 8 Bước Để Xây Dựng Một Đội Ngũ Thành Công - Xác định các yêu cầu thiết yếu
Xác định các tiêu chí cần thiết và xác định điều bạn muốn đạt được và lý do tại sao để xây dựng phạm vi và tạo ra các mục tiêu. Điều này có thể đơn giản như việc tăng cường hiệu quả tiếp thị hoặc phức tạp như việc phát minh và ra mắt sản phẩm mới trong công ty của bạn. Xác định tất cả khách hàng và các bên liên quan chính trước khi bắt đầu dự án để hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của họ. Sau đó, bạn có thể phát triển danh sách các nguồn lực bạn cần, bao gồm con người, thời gian, tiền bạc và công cụ. - Tối đa hóa sự hợp tác
Hợp tác hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc đạt được kết quả dự án xuất sắc. Là một quản lý dự án, bạn có thể cải thiện quy trình hợp tác để đạt được kết quả mong đợi, chẳng hạn như ra mắt sản phẩm trong khung thời gian, dưới mức ngân sách và đạt được các chỉ số KPI cao từ dự án đã hoàn thành. Thiết lập các kênh và phương thức liên lạc cho đội ngũ của bạn để họ có thể dễ dàng làm việc với nhau. Hãy cân nhắc tổ chức các cuộc họp nhóm định kỳ, chẳng hạn như hàng ngày hoặc hàng tuần, để cập nhật tiến độ và xem cách các thành viên có thể hỗ trợ lẫn nhau. - Phân chia mục tiêu của bạn
Chia nhỏ các mục tiêu chính của bạn thành các mốc, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân và phát triển vòng đời dự án với các ngày cụ thể để biến chúng thành hành động. Việc thiết lập các mốc và đánh giá chúng thường xuyên có thể giúp mục tiêu của bạn trở nên dễ đạt được hơn. Hãy xem xét đánh giá từng mốc sau khi hoàn thành để xem liệu bạn có thể cải thiện cho mốc tiếp theo không. - Kiểm soát rủi ro tiềm ẩn
Quản lý rủi ro là điều cần thiết để giảm thiểu các trở ngại tiềm ẩn có thể xảy ra trong quá trình dự án. Mỗi dự án đều chứa đựng một mức độ rủi ro mà bạn cần xem xét trong giai đoạn lập kế hoạch. Nếu bạn chuyển ứng dụng và dữ liệu lên đám mây, chẳng hạn, bạn cần tính đến các rủi ro bảo mật đi kèm. Yêu cầu nhóm của bạn hỗ trợ lập kế hoạch rủi ro để xác định tất cả các trở ngại tiềm ẩn. - Giảm thiểu phiền nhiễu
Nếu có thể, hãy cố gắng giữ cho nhóm của bạn tập trung vào một dự án tại một thời điểm để giảm thiểu phiền nhiễu. Khi bạn và nhóm của mình đang làm việc, hãy khuyến khích mọi người dành thời gian cụ thể để làm việc mà không bị gián đoạn. Bạn có thể đặt các thiết bị và kênh liên lạc ở chế độ “Không làm phiền” trong khoảng một giờ để chỉ tập trung vào dự án. - Sử dụng phần mềm quản lý dự án
Hầu hết các quản lý dự án đều nhận thấy công nghệ hữu ích, đặc biệt là phần mềm và nền tảng quản lý dự án. Các giải pháp quản lý dự án thường cung cấp một khu vực trung tâm cho tất cả dữ liệu dự án, với khả năng chuyển đổi dữ liệu thành biểu đồ Gantt, thời hạn và bảng điều khiển. Phần mềm quản lý dự án cung cấp một nền tảng hợp nhất cho toàn bộ nhóm, cho phép nhân viên đưa ra nhận xét và đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành để dự án tiếp tục tiến triển. - Quản lý thời gian của bạn
Khả năng quản lý thời gian là điều cần thiết để hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào. Bạn có thể sử dụng các chiến lược quản lý thời gian khác nhau để giúp bạn thành công. Một trong những chiến lược quản lý thời gian hiệu quả nhất là có một kế hoạch dự án rõ ràng, ảnh hưởng đến từng giai đoạn của dự án. Nó cũng hữu ích khi bạn thêm thời gian dự phòng vào mỗi mốc như một hình thức quản lý rủi ro.
Liên quan: Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian: Định Nghĩa và Ví Dụ - Chú ý đến một dự án tại một thời điểm
Nếu có thể, hãy cố gắng hoàn thành chỉ một dự án tại một thời điểm để dành toàn bộ nỗ lực và sự tập trung của bạn. Điều này có thể giúp bạn hoàn thành dự án nhanh hơn và hạn chế sự phiền nhiễu và lỗi. Nếu bạn cần quản lý nhiều dự án cùng lúc, hãy dành thời gian cụ thể cho từng dự án trong suốt ngày làm việc của bạn. Tạo lịch trình cho từng dự án, sau đó chỉ làm việc với một dự án trong khoảng thời gian bạn đã sắp xếp cho nó. - Kiểm tra tất cả các sản phẩm bàn giao
Bạn có thể chuyển đổi các mốc mà bạn đã thiết lập thành các sản phẩm bàn giao, sau đó đánh giá kỹ lưỡng trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo của dự án. Nếu bạn đang tạo một ứng dụng di động mới cho khách hàng, chẳng hạn, bước đầu tiên có thể là xây dựng sản phẩm khả dụng tối thiểu, mà bạn có thể kiểm tra trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Thực hiện hành động khắc phục sớm trong vòng đời dự án có thể giúp bạn luôn theo kịp tiến độ và tránh các trì hoãn không lường trước được. - Tự động hóa quy trình
Tự động hóa có thể giúp bạn loại bỏ các nhiệm vụ nhàm chán và tập trung vào các sản phẩm bàn giao của dự án. Hãy xem xét các quy tắc “nếu-thì” đã tồn tại trong quy trình làm việc của bạn để tự động hóa các hoạt động quản lý dự án. Điều này có thể cung cấp cho bạn điểm khởi đầu để tự động hóa hầu hết các quy trình của dự án, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức. - Đánh giá dự án của bạn
Mặc dù đạt được mốc cuối cùng của dự án là một bước tiến lớn, nhưng điều quan trọng là phải xem xét kỹ lưỡng trước khi kết thúc dự án. Mỗi dự án là một trải nghiệm học hỏi quý giá, đó là lý do tại sao bạn nên đánh giá ngay sau khi hoàn thành. Quản lý dự án có thể theo dõi cả thành tựu và những trở ngại. Điều này có thể cải thiện cơ hội thành công cho các dự án trong tương lai và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục. - Làm quen với các phương pháp quản lý dự án
Các phương pháp quản lý dự án thiết yếu có thể hữu ích cho các quản lý dự án và thành viên nhóm. Các công cụ, chiến lược, quy trình và phương pháp tốt nhất dẫn dắt hiệu quả ai đó thông qua một loạt các nhiệm vụ tạo nên các phương pháp quản lý dự án. Những phương pháp này có thể áp dụng cho hầu hết mọi dự án trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Tìm hiểu về một số phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất, chẳng hạn như scrum, có thể giúp bạn xác định phương pháp nào phù hợp với bạn.
Nguồn: Indeed
Người dịch: Thư Trương
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/26177
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 11
