Trong một cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện dài, điều quan trọng là bạn phải tìm cách hướng sự chú ý của mình đến người đang nói. Bằng cách cho thấy bạn hiểu những gì người nói đang nói, bạn đang nhấn mạnh rằng bạn coi trọng và tôn trọng ý tưởng và hiểu biết của họ. Tìm hiểu về khái niệm thiết yếu này có thể giúp ích khi tạo điều kiện cho hoạt động nhóm hiệu quả và giao tiếp cởi mở.
🔎 Tại sao lắng nghe tích cực tại nơi làm việc lại quan trọng
- Lắng nghe tích cực tại nơi làm việc rất quan trọng vì đó là cách thể hiện với các thành viên trong nhóm rằng bạn coi trọng những gì họ nói. Trong các cuộc họp hoặc buổi động não, lắng nghe tích cực có thể giúp bạn tiếp thu hoàn toàn những gì người khác chia sẻ và nghĩ ra những cách có ý nghĩa để bổ sung vào cuộc trò chuyện. Khi bạn thể hiện với người khác rằng bạn đang lắng nghe họ, họ có thể cảm thấy bạn tôn trọng họ. Đây là một phần quan trọng trong việc thiết lập sự giao tiếp cởi mở và tình đồng chí tại nơi làm việc.
🔎 Cách sử dụng lắng nghe tích cực trong công việc
1. Hạn chế sự xao nhãng
- Trong khi trò chuyện, hãy hạn chế tối đa sự xao nhãng. Điều này có thể bao gồm việc tắt máy tính, chuyển điện thoại sang chế độ im lặng và đóng cửa phòng làm việc. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp, hãy cố gắng đặt một phòng họp kín. Bằng cách hạn chế tiếng ồn hoặc sự gián đoạn quá mức, bạn có thể tập trung vào người nói.
2. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp
- Trong khi ai đó đang nói chuyện với bạn, hãy cho họ thấy bạn đang lắng nghe bằng cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp. Gật đầu nhẹ và mỉm cười là những cách tuyệt vời để cho thấy bạn đang tham gia vào cuộc trò chuyện. Cùng với những tín hiệu phi ngôn ngữ này, bạn cũng có thể sử dụng lời khẳng định bằng lời để cho thấy bạn đang lắng nghe. Những hành động này có thể khiến người nói cảm thấy thoải mái hơn và có xu hướng tiếp tục chia sẻ suy nghĩ và ý kiến của họ.
3. Tập trung vào hiện tại
- Thay vì nghĩ về câu trả lời, hãy thực sự lắng nghe những gì người nói đang nói. Cố gắng làm dịu suy nghĩ của bạn và sống trong khoảnh khắc hiện tại. Khi họ kết thúc suy nghĩ của mình, sau đó bạn có thể cố gắng nghĩ xem nên thêm gì. Trong một cuộc họp, bạn có thể mang theo một cuốn sổ tay để ghi lại bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có để bạn có thể tập trung vào cuộc họp và nhớ những gì cần hỏi sau. Bạn có thể thấy rằng khi người đó tiếp tục nói, họ trả lời các câu hỏi ban đầu của bạn.
4. Tìm kiếm ý nghĩa sau
- Trước tiên hãy cố gắng hiểu những gì người khác đang nói trước khi tìm kiếm ý nghĩa sâu xa hơn. Khi bạn tiếp thu những gì họ nói, bạn có thể bắt đầu quyết định xem họ có truyền tải bất kỳ thông điệp ẩn ý nào không. Bằng cách hiểu những gì người khác nói theo nghĩa đen, bạn có thể nhớ những gì họ nói tốt hơn. Khi bạn suy ngẫm về cuộc trò chuyện, hãy nghĩ về giọng điệu, thái độ và ngôn ngữ cơ thể của họ.
5. Tóm tắt những gì người nói đã nói
- Một cách để cho thấy bạn hiểu những gì người khác vừa nói với bạn là tóm tắt ngắn gọn những gì họ nói. Khi diễn giải lại, bạn có thể bắt đầu câu bằng, “Theo tôi hiểu, bạn đang nói rằng…” Điều này hữu ích đặc biệt nếu bạn hiểu sai những gì họ nói. Nó cho người nói cơ hội làm rõ bất kỳ điểm nào họ đưa ra.
6. Đặt câu hỏi tiếp theo
- Đặt câu hỏi sâu sắc là một cách khác để thể hiện bạn đang đầu tư vào cuộc trò chuyện. Khi nghĩ về những gì cần hỏi, hãy suy nghĩ về những gì người nói vừa nói để bạn chỉ tìm kiếm thông tin mới. Cố gắng nghĩ ra những câu hỏi giúp họ giải thích thêm về những gì họ vừa chia sẻ. Cả câu hỏi cụ thể và câu hỏi mở đều là cách hữu ích để có thêm thông tin từ người nói. Họ có thể đánh giá cao câu hỏi của bạn nếu họ quên đề cập đến một điểm cụ thể.
🔎 Cách sử dụng lắng nghe tích cực trong công việc
Những mẹo sau đây có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng nghe:
- Cho phép những khoảnh khắc im lặng. Trong lúc tạm dừng cuộc trò chuyện, hãy để người nói nghĩ thêm những điều cần nói và cho họ cơ hội suy nghĩ về những gì họ muốn chia sẻ. Thay vì lấp đầy khoảng trống bằng suy nghĩ của riêng bạn, điều này cho cả hai bạn cơ hội suy nghĩ về những gì họ đã nói.
- Ghi chú. Khi ai đó giải thích điều gì đó cho bạn, việc ghi chú tốc ký có thể giúp bạn nhớ thông tin. Khi ghi chú, hãy đảm bảo thường xuyên nhìn lên từ máy tính xách tay hoặc sổ tay để cho người nói biết rằng bạn đang lắng nghe.
- Thể hiện sự đồng cảm. Khi ai đó chia sẻ điều gì đó mang tính cá nhân hoặc cảm xúc, phản ứng và ngôn ngữ cơ thể của bạn có thể. Ví dụ, trả lời bằng câu “Tôi hiểu mối quan tâm của bạn. Hãy để tôi giúp bạn giải quyết vấn đề này” cho họ thấy rằng bạn thực sự quan tâm.
- Tìm sự cân bằng. Nếu ai đó đang chia sẻ vấn đề với bạn,có thể hữu ích ở mức độ nhỏ. Đảm bảo vẫn tập trung vào họ nhưng sử dụng kinh nghiệm của riêng bạn để giúp họ cảm nhận được sự đồng cảm của bạn.
- Cố gắng học hỏi. Khi tham gia một cuộc họp hoặc buổi đào tạo, hãy mong đợi học được điều gì đó. Thái độ này có thể giúp bạn nỗ lực hơn để xử lý những gì người nói đang nói.
- Nạp lại năng lượng cho cơ thể và tâm trí. Khi bạn biết mình sẽ có một cuộc họp dài, hãy di chuyển một chút trước cuộc họp hoặc tập thể dục nhẹ như đi bộ hoặc duỗi người để máu lưu thông và giúp bạn tỉnh táo hơn. Tương tự như vậy, hít thở không khí trong lành có thể tăng mức năng lượng và giúp bạn tập trung.
- Hãy trung thực. Nếu một muốn trò chuyện trong khi bạn đang bận hoặc cảm thấy căng thẳng, hãy trung thực và cho họ biết rằng bây giờ không phải là thời điểm tốt nhất để nói chuyện. Lên kế hoạch cho thời gian nói chuyện với họ sau khi bạn có thể tập trung vào họ chứ không phải thời hạn gấp.
_________________________
Nguồn: Indeed
Người dịch: Thư Trương
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/25283
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 29
