Viết kỹ thuật là một kỹ năng có giá trị, hữu ích cho bất kỳ ai trong lĩnh vực kỹ thuật vì nó liên quan đến việc thu thập thông tin phức tạp và giúp bạn dễ dàng theo dõi và hiểu. Đó là một kỹ năng được các công ty săn đón và dự kiến sẽ tiếp tục tăng nhu cầu. Cho dù bạn đang làm việc với tư cách là người viết kỹ thuật hay chỉ đơn giản là được giao nhiệm vụ thực hiện bài viết kỹ thuật cho bộ phận của mình, việc xem lại danh sách các mẹo viết kỹ thuật có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng của mình.
📍VIẾT NỘI DUNG KỸ THUẬT LÀ GÌ?
- Viết nội dung kỹ thuật là một phong cách viết bao gồm việc lấy các chi tiết cấp cao và giải thích chúng theo cách rõ ràng và dễ hiểu. Phong cách viết này thường được tìm thấy trong các lĩnh vực nghề nghiệp và kỹ thuật.
- Viết kỹ thuật thường liên quan đến việc giao tiếp về các chủ đề kỹ thuật, giao tiếp bằng cách sử dụng công nghệ như phương tiện truyền thông xã hội hoặc trang web hoặc cung cấp hướng dẫn cách thực hiện điều gì đó.
📍16 MẸO ĐỂ CẢI THIỆN KHẢ NĂNG VIẾT NỘI DUNG KỸ THUẬT:
- Xác định dự án của bạn
- Một trong những bước đầu tiên bạn cần thực hiện khi tạo bất kỳ loại tài liệu kỹ thuật nào là xác định dự án của mình.
- Ví dụ: bạn cần xác định mục tiêu chính của mình với tài liệu và hiểu các yêu cầu về văn phong. Bước này rất quan trọng vì nó sẽ xác định ngôn ngữ bạn sử dụng, loại thông tin bạn đưa vào và thậm chí cả cách bạn sắp xếp nội dung.
- Phân tích khán giả của bạn
- Một thành phần quan trọng của bài viết kỹ thuật tốt là đảm bảo bạn đang viết cho một đối tượng cụ thể.
- Bắt đầu quá trình viết bằng cách phân tích đối tượng của bạn và hiểu biết chung về ai sẽ đọc tài liệu.
- Tạo cá tính cho người đọc của bạn
- Sau khi xác định chính xác đối tượng đó là ai, bạn có thể tinh chỉnh thêm bằng cách tạo cá tính cho người đọc. Tạo cá tính là một nhiệm vụ đơn giản nếu bạn đang viết tài liệu cho một cá nhân cụ thể trong công ty của mình, chẳng hạn như người quản lý của bạn.
- Tuy nhiên, nếu không, bạn có thể tạo một người hư cấu, chỉ định cho họ giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn và câu chuyện cụ thể vì lý do họ cần và đọc tài liệu. Bạn cũng nên tự hỏi người đọc đang tìm kiếm điều gì khi đọc tài liệu của bạn, họ mong đợi tìm thấy thông tin gì.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản
- Viết kỹ thuật có nghĩa là đơn giản và dễ hiểu.
- Khi bạn viết một tài liệu kỹ thuật, hãy sử dụng ngôn ngữ trực tiếp, đơn giản để có thể truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng và chính xác nhất có thể.
- Hiểu nội dung
- Để truyền tải rõ ràng thông điệp của bạn, điều quan trọng là phải hiểu sâu sắc về chủ đề bạn đang viết.
- Bạn cần có khả năng đoán trước những câu hỏi mà khán giả có thể đặt ra về chủ đề này và đưa ra lời giải thích kỹ lưỡng để trả lời chúng.
- Tạo dàn ý
- Trước khi bắt đầu quá trình viết tài liệu, bạn nên bắt đầu bằng việc tạo dàn ý.
- Điều này giúp bạn suy nghĩ thấu đáo về nội dung và những gì bạn muốn đưa vào, đồng thời đảm bảo nội dung được trình bày theo cách hữu ích và hợp lý.
- Xem xét cấu trúc
- Điều quan trọng là cấu trúc thông tin trong tài liệu của bạn theo chủ đề và logic.
- Chúng cũng nên được nhóm lại với nhau theo chủ đề để nếu một nhiệm vụ không hiệu quả, chúng có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo một cách tự nhiên. Ngoài ra, toàn bộ tài liệu phải có một dòng chảy tự nhiên, vì một số độc giả của bạn có thể sẽ đọc toàn bộ tài liệu, từ đầu đến cuối.
- Kết hợp các ví dụ
- Mặc dù bạn phải luôn sử dụng chi tiết khi giải thích chủ đề của mình nhưng bạn cũng nên kết hợp các ví dụ để giúp làm rõ những gì bạn đang thảo luận.
- Lý tưởng nhất là các ví dụ bạn đưa ra phải trình bày một tình huống thực tế mà người đọc có thể gặp phải.
- Ví dụ: nếu bạn đang viết hướng dẫn sử dụng cho một thiết bị, bạn có thể mô tả cho người đọc xem nó sẽ trông như thế nào nếu một bộ phận ở đúng vị trí hoặc những dấu hiệu cho thấy nó có thể bị trục trặc.
- Thêm hình ảnh
- Hình ảnh có thể cực kỳ hữu ích trong việc giúp người đọc hiểu cách thực hiện một nhiệm vụ đúng cách. Nó cũng hữu ích cho việc giải thích thông tin thống kê.
- Điều đó nói lên rằng, điều quan trọng là bạn vẫn phải sử dụng các mô tả chi tiết trong bài viết của mình và tránh dựa quá nhiều vào hình ảnh để giải thích chủ đề của mình.
- Viết “vượt thời gian”
- Tùy thuộc vào tính chất của tài liệu của bạn, nó có thể cần được cập nhật định kỳ. Tuy nhiên, bạn nên tập trung vào việc làm cho bài viết của mình trường tồn với thời gian nhất có thể. Nếu bạn cần chia sẻ thông tin tạm thời hoặc phụ thuộc vào thời gian, hãy giải thích bối cảnh hiện tại cho những người sẽ đọc nó trong tương lai.
- Lý tưởng nhất là tài liệu này phải chính xác và phù hợp ở thời điểm hiện tại cũng như nhiều năm sau đó.
- Sử dụng số từ làm hướng dẫn chung
- Bởi vì văn bản kỹ thuật được cho là trực tiếp và ngắn gọn, điều quan trọng là truyền tải thông điệp của bạn bằng ít từ nhất có thể, trong khi vẫn mang tính mô tả và kỹ lưỡng. Mặc dù việc theo dõi số từ của bạn có thể hữu ích như một hướng dẫn chung nhưng bạn nên tập trung hơn vào việc đảm bảo các hướng dẫn đó hiệu quả nhất có thể đối với người đọc.
- Điều này có nghĩa là thông tin có thể được truyền tải chỉ trong 500 từ hoặc có thể mất tới 10.000 từ.
- Sử dụng giọng nói phù hợp
- Điều quan trọng là thiết lập tiếng nói phù hợp trong bài viết kỹ thuật của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, giọng nói phải trang trọng và khách quan.
- Tuy nhiên, nó cũng phải dễ đọc. Hãy lưu ý đến đối tượng dự định của bạn khi bạn chọn giọng nói phù hợp nhất cho tài liệu của mình.
- Làm cho tài liệu có thể tìm kiếm được
- Nếu bạn có một tài liệu dài, điều quan trọng là phải đưa vào mục lục để người đọc dễ tìm kiếm hơn. Mục lục về cơ bản phải bao gồm danh sách các nhiệm vụ bạn đưa vào tài liệu hoặc hướng dẫn.
- Bạn cũng có thể cân nhắc việc tạo chỉ mục nếu hướng dẫn đặc biệt dài. Chỉ mục của bạn, nếu bạn bao gồm một chỉ mục, sẽ cung cấp danh sách các từ khóa và thuật ngữ cũng như các trang mà người đọc có thể truy cập để tìm các chủ đề đó.
- Sử dụng “tiếng Anh toàn cầu”
- Tiếng Anh toàn cầu là một phong cách ngôn ngữ tiếng Anh theo nghĩa đen và dễ hiểu. Khi bạn viết, hãy chú ý đến các từ và cụm từ bạn sử dụng. Tránh những thành ngữ có thể gây hiểu lầm và cẩn thận khi sử dụng những từ có thể vừa là động từ vừa là danh từ.
- Ví dụ: từ “guide” có thể vừa là danh từ vừa là động từ.
- Trích dẫn nguồn của bạn
- Bài viết mang tính kỹ thuật mạnh mẽ kết hợp các nguồn bên ngoài như số liệu thống kê và thông tin từ các nghiên cứu.
- Điều quan trọng là trích dẫn tất cả các nguồn của bạn một cách thích hợp và chính xác.
- Rà soát kỹ càng
- Điều quan trọng là phải đọc kỹ và chỉnh sửa bài viết của bạn khi bạn hoàn thành. Sau khi hoàn thành bản thảo đầu tiên, hãy dành chút thời gian trước khi bắt đầu chỉnh sửa và sửa đổi. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng đọc bài viết của mình từ góc độ phê phán hơn.
- Hãy cân nhắc xem có phần nào trong bài viết của bạn có thể được mở rộng hoặc phần nào bạn có thể ngắn gọn hơn hay không.
Như vậy, bài viết đã thảo luận về viết nội dung kỹ thuật và 16 mẹo giúp bạn cải thiện khả năng viết kỹ thuật của mình. Hy vọng sẽ là một công cụ hữu hiệu cho bạn trong việc cải thiện kỹ năng của mình.
___________________________
- Nguồn: Indeed
- Người dịch: Bạch Dương
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/23732
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
Lượt xem: 11
