Tuyển chọn và tuyển dụng là ai bước vô cùng quan trọng để tìm được người phù hợp với công ty của bạn. Một khi chọn được ứng cử viên phù hợp, bạn sẽ phải giới thiệu cho họ về vai trò mới của họ cũng như thông tin về công ty qua quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Một quy trình đào tạo rõ ràng và tự chủ có thể giúp cho các nhân viên mới bắt đầu công việc một cách hiệu quả nhất. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ về quy trình đào tạo nhập môn, tại sao nó lại quan trọng và một số phương pháp hay mà bạn có thể sử dụng khi tạo quy trình của mình.
Đào tạo nhập môn cho nhân viên điều hành là quá trình tuyển dụng và hội nhập cho các nhân viên mới đối với văn hóa công ty và giúp họ làm quen với sứ mệnh của tổ chức. Các chương trình đào tạo nhập môn có thể cung cấp cho nhân viên mới thông tin quan trọng mà họ cần để phục vụ cho công việc, bao gồm chính sách, các quyết định được đưa ra và giới thiệu làm quen với văn hóa của công ty.
Đào tạo nhập môn quan trọng vì một vài lý do sau:
- Giúp cho nhân viên mới tập trung vào nghĩa vụ của họ. Với một chương trình đào tạo rõ ràng và hiệu quả, nhân viên mới sẽ được tự do tập trung vào trách nhiệm công việc của họ.
- Giảm tỷ lệ thay thế Tuyển chọn, tuyển dụng và đào tạo một nhân viên mới có thể tốn rất nhiều tài nguyên công ty. Vậy nên đặt ra những mục tiêu rõ ràng và đưa ra quy trình giới thiệu rõ ràng trong đào tạo nhập môn có thể giúp nhân viên bộ phận điều hành điều chỉnh lại công việc của họ tốt hơn và giảm tỉ lệ từ thay thế nhân viên.
- Nâng cao tinh thần của nhân viên. Tinh thần làm việc của nhân viên trong ban lãnh đạo rất quan trọng với toàn thể công ty. Khi các nhân viên đóng vai trò điều hành có nguồn lực để hoàn thành tốt công việc của mình, họ sẽ có khả năng cảm thấy hài lòng với vị trí của mình.
- Gia tăng tốc độ họ có thể tham gia các dự án lớn. Một quy trình đào tạo hiệu quả có thể giúp cho ứng viên chuẩn bị kỹ lưỡng hơn trong công việc. Điều này đồng nghĩa với việc họ có thể đã sẵn sàng nhận những dự án nặng ký và đáp ứng các mục tiêu của công ty nhanh hơn.
Nội dung đào tạo nhập môn thường bao gồm điều lệ công ty và sổ tay nhân viên. Khi đào tạo cho nhân viên điều hành, sẽ rất hữu ích nếu có thêm các thông tin quan trọng khác, ví dụ như:
- Mô tả công việc từ các nhân viên điều hành khác
- Mục đích của công việc
- Các thành tựu trước đó của vị trí này
- Các báo cáo trực tiếp tiểu sử và thông tin của người giám sát
- Lịch trình các sự kiện sắp tới
- Danh sách các nhà cung cấp mà công ty hợp tác
- Hạn của các dự án sắp tới
- Danh sách và thông tin liên lạc của các cổ đông
Cung cấp những thông tin trên trước khi nhân viên điều hành mới bắt đầu công việc có thể đem lại rất nhiều lợi ích. Bạn cũng có thể trao đổi với các nhân viên khác về các nội dung hay chính sách bổ sung để hỗ trợ cho quá trình chuyển giao công việc.
Tạo cơ hội cho nhân viên mới làm quen với không chỉ các nhân viên trong phòng ban mới của họ mà còn ở các phòng ban khác trong công ty. Bạn có thể sắp xếp lịch ăn trưa hay tiệc chào mừng, tạo điều kiện cho họ tiếp xúc với các nhân viên khác. Điều này có thể bao gồm cả các buổi hẹn ở các chi nhánh khác để họ có thể gặp gỡ với quản lý chi nhánh hay giám sát.
Thay vì đưa ra ngày bắt đầu và kết thúc cố định của quá trình đào tạo nhập môn, hãy cân nhắc thời gian thực hiện dựa trên đối tượng hướng tới. Các nhân viên khác nhau sẽ có thời gian thích nghi với công ty khác nhau. Xây dựng kế hoạch đào tạo nhập môn tùy thuộc vào vị trí và phòng ban mà nhân viên mới sẽ làm việc. Ví dụ, nếu nhân viên mới làm trong phòng vận hành thì họ có thể cần thêm thời gian để giao lưu với nhân viên của họ. Đào tạo nhập môn cho nhân viên điều hành thường sẽ bắt đầu ngay từ ngày đầu tiên, nhưng bạn vẫn có thể kéo dài thời gian phù hợp.
Nhiều tổ chức nhận ra tầm quan trọng của quá trình tuyển dụng và tuyển chọn ứng viên điều hành phù hợp. Một điều tốt nên nhớ đó là hãy luôn chú tâm vào đào tạo nhập môn như khi bạn tuyển dụng. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng những điều như:
- Thời gian bắt đầu làm việc
- Cố vấn cho nhân viên mới về sứ mệnh và chính sách công ty
- Khi nào thì nhân viên mới có thể tham gia cuộc học của ban điều hành
- Khi nào thì nhân viên mới gặp mặt đồng nghiệp và các nhân viên khác
Sẽ rất hữu ích nếu bạn xếp lịch của nhân viên mới và người đi trước có cùng vị trí công việc. Nhân viên mới có thể học hỏi về công việc của mình khi làm việc với những người đã có kinh nghiệm trước đó. Điều này cũng có thể giúp họ hiểu rõ tiêu chuẩn làm việc mà công ty và phòng ban yêu cầu. Họ có thể dựa vào đó để vạch ra các mục tiêu.
Ngay kể cả sau khi quy trình đào tạo nhập môn đã kết thúc, việc duy trì mối quan hệ sẽ luôn là một điều tốt. Thường xuyên kiểm tra nhân viên mới xem họ cảm thấy thế nào sau khi bắt đầu làm việc. Tùy thuộc vào vị trí của họ trong công ty mà có thể cần chắc chắn rằng họ có mối quan hệ tốt với các thành viên khác trong ban điều hành hay các bên liên quan. Điều này cũng sẽ tạo tiền lệ giúp nhân viên mới học cách ứng xử với những nhân viên khác.
Tìm hiểu trước những nhu cầu của nhân viên mới để họ có thể bắt đầu làm việc thuận lợi. Trong vài tuần đầu, hãy thiết lập những mục tiêu rõ ràng cùng họ về thời gian mà công ty mong muốn họ có thể sẵn sàng làm việc và bắt đầu với một số nhiệm vụ cụ thể. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về lịch trình và các yêu cầu làm việc.
Lên lịch cho buổi chào mừng có thể là dấu mốc chính thức bắt đầu của quy trình đào tạo nhập môn. Ví dụ, một số tổ chức có thể tổ chức buổi tiệc chào mừng tân nhân viên. Một số khác gửi tặng hộp quà chào mừng cùng với các sản phẩm mang tên thương hiệu.
Cũng sẽ rất hữu ích khi nhận ra rằng một kế hoạch chào mừng không thể áp dụng cho mọi nhân viên mới. Hãy cân nhắc vị trí và sở thích của họ khi chuẩn bị.
————————–
- Bài viết gốc: Indeed.com
- Tên người dịch: Nguyễn Thanh Hiền
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thanh Hiền – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10723
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
