Mô tả công việc cho các ứng viên biết về các vị trí được mở tại công ty và cung cấp thông tin khuyến khích họ nộp đơn. Biết cách viết mô tả công việc hoàn chỉnh và chính xác đảm bảo các ứng viên có hứng thú hiểu được cần làm việc gì trước khi nộp đơn. Trong bài báo này, chúng tôi sẽ giải thích mô tả công việc là gì, trao đổi gồm có những gì bên trong và đưa ra các bí quyết để viết một bản mô tả công việc tốt.
Mô tả công việc là gì?
Mô tả công việc là thông tin tường thuật dưới dạng văn bản giải thích nhiệm vụ và trách nhiệm của một vị trí mở. Một khi thể hiện thông tin phù hợp, ứng viên sẽ xác định liệu kỹ năng và trình độ của họ có hợp với vai trò ứng tuyển hay không.
Từ góc nhìn của công ty, mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng thu nhận các ứng viên đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Về cơ bản, bộ phận nhân sự hoặc các nhà tuyển dụng phụ trách mảng ngoài đơn giản hóa quá trình lựa chọn việc làm. Dưới đây là một số lợi ích và cách sử dụng chính của mô tả công việc:
- Cung cấp nhân viên kỳ vọng và yêu cầu về công việc
- Giúp các ứng viên xác định liệu họ có phù hợp với vị trí ứng tuyển
- Hỗ trợ bộ phận tuyển dụng trong quá trình lựa chọn ứng viên
- Tạo câu hỏi cho quá trình phỏng vấn
- Giúp các ứng viên hiểu rõ hơn về vai trò của công ty
- Hình thành hợp đồng lao động về mặt pháp lý
- Tạo mục tiêu cho người lao động được thuê
- Hỗ trợ đánh giá năng lực làm việc của nhân viên
- Tạo kế hoạch đào tạo và phát triển
Mô tả công việc bao gồm gì?
Mặc dù mô tả công việc giải thích vai trò được mở ra cho những ứng viên tiềm năng, song nó cũng cung cấp những thông tin hữu ích khác. Chẳng hạn như, mô tả công việc thường bao gồm các yếu tố sau:
- Chức vụ và bản tóm tắt công việc
- Danh sách trách nhiệm đối với công việc
- Kinh nghiệm chuyên môn nổi bật
- Các yêu cầu hoặc ưu tiên về trình độ học vấn
- Kỹ năng cốt lõi cần thiết
- Giấy chứng nhận và giấy phép cần thiết
- Tên của người giám sát trực tiếp
- Loại vị trí (toàn thời gian, bán thời gian, hợp đồng, tự do)
Một số mô tả công việc cũng có thể kèm theo phạm vi tiền lương và phúc lợi dành cho nhân viên, danh sách các nhân viên tiềm năng, giải thích về các yêu cầu thể chất đặc biệt, thông tin công ty và vị trí công việc.
Bí quyết viết mô tả công việc hoàn chỉnh
Nếu bạn ở vai trò quản lý hoặc bộ phận nhân sự, điều quan trọng là phải biết cách viết mô tả công việc toàn diện cho vị trí được mở trong công ty của bạn. Hãy sử dụng 11 bí quyết này để viết một bản mô tả công việc hiệu quả:
1. Dùng ngôn ngữ rõ ràng
Soạn một bản mô tả công việc bằng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn. Thay vì dùng thuật ngữ chuyên môn và các cụm từ khó hiểu, hãy sử dụng những từ đơn giản và trực tiếp mà ứng cử viên có thể hiểu được. Xem lại mô tả công việc của bạn trước khi xuất bản để đảm bảo việc dễ dàng đọc được và rõ ràng.
2. Duy trì một giọng điệu tích cực
Mô tả công việc có thể phản ánh một công ty và văn hóa của công ty đó. Vì vậy, hãy duy trì một giọng điệu tích cực suốt bản mô tả công việc. Mặc dù việc duy trì sự chuyên nghiệp là quan trọng, nhưng hãy sử dụng ngôn ngữ thân thiện và lịch sự để giúp tất cả các ứng cử viên cảm thấy được hoan nghênh chào đón khi ứng tuyển.
3. Viết các nhiệm vụ công việc thật ngắn gọn và chi tiết
Hãy cho ứng viên thấy viễn cảnh hàng ngày ở vị trí này. Viết các nhiệm vụ công việc ngắn gọn và minh bạch giúp họ hiểu được vai trò của mình. Thay vì nói một cách mơ hồ, hãy cụ thể nhất có thể để rõ ràng hơn. Ví dụ, thay vì nói rằng ứng cử viên có trách nhiệm quản lý bộ phận tiếp thị, hãy đưa ra cụ thể bằng cách nói rằng họ có trách nhiệm quản lý tài khoản mạng xã hội, tài khoản tiếp thị số của công ty và lường trước sự tham gia của mọi kênh truyền thông xã hội.
4. Sử dụng định dạng rõ ràng
Soạn thảo mô tả công việc rõ ràng, thu hút mà dễ đọc. Chẳng hạn, thay vì viết nhiệm vụ công việc theo định dạng đoạn văn, hãy tạo danh sách gồm các ý chính để dễ dàng đọc lướt qua. Toàn bộ các phần được soạn ra nên có tổ chức. Hãy nhớ rằng các ứng cử viên có thể xem mô tả công việc của bạn trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng. Đảm bảo thông tin dễ đọc trên mọi thiết bị.
5. Quảng bá vị trí ứng tuyển
Hãy đưa ra lý do thu hút các ứng viên tiềm năng nộp đơn xin việc. Về cơ bản, mục tiêu ở đây là cho họ lý do để rời công ty hiện tại hoặc chọn công ty bạn thay vì nơi khác. Ngoài ra, đừng quên nêu những lợi ích và đặc quyền mà họ có thể nhận được khi bắt đầu nhận việc. Ví dụ, có thể bao gồm các ý sau:
- Bữa ăn miễn phí
- Các ngày làm việc từ xa
- Phòng tập thể chất tại công ty
- Máy tính miễn phí
- Các chương trình đào tạo và phát triển
6. Quảng bá công ty
Cho các ứng viên thấy tại sao họ lại muốn làm việc cho công ty bạn cũng quan trọng không kém. Hãy mô tả văn hóa công ty của bạn và lưu ý gộp thêm cả nhận xét và đánh giá của nhân viên. Bạn cũng có thể thêm vào ảnh nhóm và bất kỳ hoạt động nào mà công ty đã hoàn thành. Khi kết hợp với lợi ích của vị trí này, việc quảng bá công ty một cách hiệu quả có thể thu hút các ứng viên nộp đơn.
7. Tạo kỳ vọng thực tế
Chỉ đính kèm những gì cần thiết cho các ứng viên. Xác định các kỹ năng và kinh nghiệm bắt buộc phải có và chỉ đưa thông tin này vào mô tả công việc. Dù bạn có thể đưa vào danh sách các chứng chỉ ưu tiên dành cho ứng viên, nhưng hãy chắc chắn rằng những gì bạn đang yêu cầu vẫn hợp lý khi xét đến vị trí và trình độ công việc.
8. Tập trung vào tăng trưởng và phát triển
Khi bạn viết mô tả công việc, hãy giải thích vị trí này góp phần như thế nào vào các mục tiêu công ty hướng đến. Làm như vậy sẽ giúp họ nhận thấy sự khác biệt mà họ có thể tạo ra khi được chọn vào. Ngoài ra, giải thích mọi cơ hội thăng tiến và thành công trong vai trò của họ đóng góp như thế nào vào sự phát triển tổng thể của công ty.
9. Tạo cảm giác cấp thiết
Cho dù bạn cần nhanh chóng bổ nhiệm một vị trí, hãy thiết lập cảm giác cấp bách trong mô tả công việc của bạn buộc các ứng viên phải nộp đơn. Đăng ngày bắt đầu và thông tin liên lạc cụ thể cho nhân viên công ty thay vì địa chỉ email chung của công ty. Việc cung cấp thông tin liên lạc trực tiếp cũng làm cho quá trình được đơn giản hóa hơn.
10. Xem lại mô tả công việc của bạn
Trước khi đăng tải bản mô tả công việc của bạn, hãy đọc lại và chỉnh sửa bất kỳ lỗi chính tả, ngữ pháp hay lỗi câu nào. Hãy tìm cách để tinh giản ngôn từ của bạn và cân nhắc cách giải thích tốt nhất cho vị trí này với các ứng viên tiềm năng. Bạn cũng có thể nhờ người giám sát trực tiếp của vị trí kiểm điểm nó để đảm bảo độ chính xác.
11. Dùng tựa đề công việc rõ ràng
Sử dụng chức danh chuyên môn và rõ ràng để mô tả công việc của bạn và quảng cáo cho chính xác công việc bạn đang thuê. Ví dụ, nếu bạn muốn thuê một trung tâm tổng đài, hãy nêu rõ chức danh thay vì quảng cáo cho một chuyên gia tiếp thị hoặc một “người tiếp thị rockstar”. Điều này giúp các ứng viên tiềm năng có cái nhìn rõ hơn về vai trò của mình.
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Bài viết gốc: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/how-to-write-good-job-descriptions
- Người dịch: Nguyễn Mai Hân
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Mai Hân – Nguồn Volunteer Vietnam
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9238
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
