💥Một thư ký thì làm những gì?
Một thư ký là một người trợ lý cung cấp hỗ trợ văn thư cho lãnh đạo của tổ chức hoặc quản trị viên cấp cao khác. Vị trí này thường xuyên đóng vai trò là đầu mối liên hệ đầu tiên cho các bên nội bộ và bên ngoài liên hệ với giám đốc điều hành hoặc quản trị viên. Một thư ký quản lý hỗ trợ hành chính, ví dụ như:
- Quản lý một lịch trình phức tạp của các cuộc họp chuyên môn, các hội thảo, những lịch hẹn các nhân và lịch trình di chuyển.
- Trả lời và chuyển các cuộc gọi, chuyển tiếp các tin nhắn một cách phù hợp và theo dõi các yêu cầu
- Quản lý các thư từ sắp đến, bao gồm các thư điện tử, các thư báo, các bản fax và thư từ, đôi khi được yêu cầu cẩn trọng ở mức cao nhất
- Thực hiện nghiên cứu theo lĩnh vực cụ thể và sắp xếp các tệp quan trọng, thường soạn thảo tài liệu hỗ trợ cho các buổi thuyết trình, các hội nghị và các cuộc họp.
- Chuẩn bị, đọc và sửa bản in thử của báo cáo và các tài liệu của lĩnh vực khác có liên quan đến vai trò của người lãnh đạo, thỉnh thoảng bao gồm cả phân tích dữ liệu.
- Thực hiện ghi sổ kế toán của công ty, tạo hóa đơn và theo dõi hàng tồn kho văn phòng.
💥Những yêu cầu dành cho vị trí thư ký
Để được nhận một vị trí công việc như là một thư ký có thể đòi hỏi một số yêu cầu nhất định tùy thuộc vào cấp độ công việc mà bạn đang ứng tuyển, bao gồm:
Học vấn
Các thư ký đầu vào được yêu cầu có ít nhất có một bằng tốt nghiệp cấp ba hoặc một chứng chỉ Phát triển Giáo dục Tổng quát (GED) ngoài các chứng chỉ kỹ năng. Một số vị trí ưu tiên tối thiểu một bằng cao đẳng liên kết, và, phụ thuộc vào ngành, một số vị trí thậm chí yêu cầu bằng cử nhân.
Các cá nhân có thể nhận các bằng cấp ở nhiều ngành kiến thức, bao gồm kinh doanh, truyền thông và nghệ thuật tự do. Những nhà tuyển dụng hay các công ty nào đó có thể ưu tiên học vấn đại học ở ngành kiến thức đặc thù, điều đó chuẩn bị tốt hơn cho những thư ký này trước những thách thức đặc thù của ngành. Một số khối kiến thức này bao gồm tài chính, chính sách công và chăm sóc sức khỏe.
Những người không có các bằng cấp có thể tìm kiếm những khóa học chuyên môn mà cung cấp những kĩ năng cứng để cần trở thành một thư ký, bao gồm viết văn bản trong kinh doanh, tài liệu, sắp xếp và tổ chức, xử lý dữ liệu và ghi sổ kế toán.
Một số vai trò có thể chấp nhận kinh nghiệm tương xứng với thay thế cho những yêu cầu về học vấn.
Tập huấn
Về tập huấn, rất nhiều thư ký học những phương pháp và công nghệ đặc thù liên quan đến vai trò của họ khi làm việc. Sự tập huấn này có thể là một phần của quá trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới với một công ty mới và có thể diễn ra một vài tuần hoặc cả tháng. Khóa tập huấn bao gồm theo dõi các thư ký hiện có và thực hiện các công việc dưới sự giám sát cho đến khi họ thấy đủ thoải mái để tự họ hoàn thành công việc. Sau giai đoạn tập huấn chung, họ có thể tìm người phụ trách giám sát đề hỏi những câu hỏi cụ thể.
Các thư ký với những kỹ năng liên quan trước đó có thể chuyển thành các kỹ năng hành chính, như là chăm sóc khách hàng và quản lý thời gian để làm việc với một nhà tuyển dụng mới.
Các tín chỉ
Chứng chỉ cho phép các chuyên gia chứng minh trình độ của họ với các nhà tuyển dụng hiện tại và tương lai. Các thư ký có thể nhận những tín chỉ để có thêm kiến thức lý thuyết về trách nhiệm của họ, kiểm tra kỹ năng chuyên môn của họ và thăng tiến hơn nữa trong sự nghiệp của họ. Đây là hai trong số các chứng chỉ phổ biến nhất cho nghề này:
- Chứng nhận Chuyên môn Hành chính (CAP)
Được sáng lập bởi Hiệp hội Quốc tế của các Chuyên gia Hành chính, CAP là một bài kiểm tra bao phủ sáu chủ đề liên quan đến các trách nhiệm của một chuyên gia hành chính, bao gồm giao tiếp tổ chức, tài liệu kinh doanh và văn bản, công nghệ và thông tin, lưu trữ hồ sơ, quản lý sự kiện và dự án và các chức năng của kinh doanh. Kỳ thi này là một bài kiểm tra trắc nghiệm kỹ thuật số với 200-225 câu hỏi, mất khoảng ba giờ để hoàn thành và có thể được thực hiện tại các trung tâm khảo thí được IAAP chấp thuận trên khắp thế giới. IAAP cung cấp những tài liệu kiểm tra thử trên trang web của họ cung cấp bài kiểm tra cho những người đã có kinh nghiệm làm việc và trình độ học vấn phù hợp.
- Chuyên viên Microsoft Office (MOS)
Chứng chỉ này đánh giá các kĩ năng kỹ thuật sử dụng các ứng dụng của Microsoft thường được sử dụng bởi các chuyên gia hành chính. Microsoft hiện cung cấp các chứng chỉ cấp Hội viên cho từng ứng dụng cụ thể, bao gồm Word, Excel và PowerPoint. Để trở thành một Cộng tác viên Chuyên viên Microsoft Office, những người dự thi phải hoàn thành mỗi bài kiểm tra Hội viên. Để nhận chức danh Chuyên gia nâng cao của Microsoft Office, nhận chức danh Cộng tác viên Chuyên gia Microsoft Office, và rồi hoàn thành thêm hai bài kiểm tra ở trình độ Nâng cao. Ngoài các ứng dụng này , Microsoft cung cấp các chứng chỉ cho các ứng dụng từ năm 2016, như Microsoft Office 365 và Skype cho Kinh doanh. Các chứng chỉ MOS có hiệu lực với bất kỳ cá nhân nào quan tâm tới việc kiểm tra kiến thức thực tế của họ về các ứng dụng của Microsoft.
Các kỹ năng
Các thư ký cần đến rất nhiều kỹ năng cứng và mềm để thành công trong cơ quan. Một vài kỹ năng bao gồm:
- Tổ chức
Kỹ năng này gồm nghĩ ra những phương pháp đơn giản để giải quyết những vấn đề phức tạp và tạo ra trật tự nơi làm việc. Những thư ký sử dụng các kỹ năng tổ chức để lập hồ sơ các tài liệu, lọc thông tin liên lạc đến và đi một cách chính xác và thiết lập các quy trình để hoàn thành các trách nhiệm hàng ngày.
- Quản lý thời gian
Kỹ năng này gồm xếp lịch cho một loạt công việc hàng ngày và ưu tiên các trách nhiệm nhất định dựa trên mức độ quan trọng, độ dài thời gian hoàn thành công việc và thời hạn hoàn thành. Các thư ký sử dụng kỹ năng quản lý thời gian để lên kế hoạch cho các ngày, các tuần, các tháng và các quý để hoàn thành những công việc theo trình tự và đúng thời hạn. Họ cũng sử dụng kỹ năng này khi thực hiện quản lý lịch cho lãnh đạo hoặc nhà quản lý mà họ hỗ trợ để lên lịch tốt nhất cho các cuộc họp, lịch trình di chuyển và các cuộc hẹn khác mỗi ngày.
- Giao tiếp bằng văn bản
Kỹ năng quan trọng này liên quan đến việc hiểu các tin nhắn bằng văn bản và viết các câu trả lời một cách phù hợp. Những chuyên gia sử dụng giao tiếp bằng văn bản để sắp xếp các sự kiện, các cuộc họp, giao phó các trách nhiệm và gửi các yêu cầu. Giao tiếp bằng văn bản bao gồm tổng hợp thông tin và sử dụng văn bản kinh doanh và các quy ước chuyên nghiệp khi viết những tin nhắn, các bản báo cáo và những tài liệu quan trọng khác.
- Giao tiếp bằng lời nói
Kỹ năng mềm này yêu cầu một sự hiểu biết các quy tắc của nơi làm việc để nói và chia sẻ thông điệp rõ ràng. Điều đó cũng liên quan đến việc lắng nghe chủ động để hiểu lời người nói muốn truyền đạt để phản hồi một cách chính xác và thích hợp hoặc hành động. Các thư ký sử dụng giao tiếp bằng lời nói khi nói chuyện qua điện thoại và cả khi nói chuyện trực tiếp. Họ sử dụng những ám hiệu, như là ngôn ngữ hình thể và giọng điệu, để đánh giá sự tương tác và phản hồi một cách có hiệu quả.
- Kỹ năng giao tiếp
Những kỹ năng này nhằm hướng dẫn các chuyên gia duy trì giao tiếp tôn trọng với người khác. Chúng bao gồm các kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói một cách hiệu quả cũng như các đức tính như sự đồng cảm và trí tuệ cảm xúc để hiểu rõ nhất người khác cần gì và tại sao. Các thư ký thường sử dụng kỹ năng giao tiếp để giúp đỡ người khác giải quyết vấn đề, trả lời câu hỏi và hoàn thành nhiệm vụ một cách vị tha.
- Kỹ năng kỹ thuật
Những kỹ năng này cho phép các chuyên gia sử dụng công nghệ đúng cách khi hoàn thành các trách nhiệm hàng ngày. Thư ký điều hành thu nhận các kỹ năng kỹ thuật để sử dụng máy tính và các ứng dụng kỹ thuật số để tiến hành công việc của họ. Một số các kỹ năng kỹ thuật bao gồm làm khảo sát trực tuyến, khắc phục sự cố phần mềm, xử lý văn bản và dữ liệu và quản lý tài chính kỹ thuật số.
💥Môi trường làm việc của thư ký
Những người chuyên nghiệp làm việc trong nhiều môi trường văn phòng khác nhau với các đặc điểm sau:
- Ngồi trước bàn làm việc trong thời gian dài
- Sử dụng máy tính, máy in, máy fax và các thiết bị văn phòng khác
- Giao tiếp thường xuyên với các nhân viên hành chính nội bộ khác và lãnh đạo hoặc các nhà quản lý mà họ trợ giúp
- Thuận tiện giao tiếp giữa các tổ chức bên ngoài với lãnh đạo hoặc các nhà quản lý quản lý họ trợ giúp
- Giám sát việc vận chuyển và đến nơi giao hàng của nhà cung cấp
Những kỹ năng, phẩm chất và kinh nghiệm của thư ký thường có thể được chuyển giao sang nhiều ngành lĩnh vực khác. Các chuyên viên hành chính thường cung cấp hỗ trợ của họ cho các lãnh đạo và quản trị viên trong các ngành sau:
- Công ty và các tập đoàn
- Chính phủ
- Giáo dục, bao gồm các trường tiểu học và giáo dục đại học
- Tổ chức phi lợi nhuận
- Nghiên cứu khoa học và chăm sóc sức khỏe
💥Cách để trở thành một thư ký
Đây là những bước thông thường cần làm theo để trở thành một thư ký điều hành đủ năng lực sẵn sàng cho nơi làm việc:
1. Theo đuổi con đường học vấn
Bạn nên xem xét danh sách việc làm trong ngành bạn dự định làm hoặc khu vực địa lý của mình để xác định trình độ học vấn thường được yêu cầu. Đạt được trình độ học vấn thông thường cho những vị trí này trong ngành hoặc địa điểm của bạn. Bạn cũng có thể theo đuổi các ngành cụ thể nếu ngành dự định của bạn ưu tiên chúng.
2. Thu nhận những kinh nghiệm làm việc có liên quan
Bạn có thể nhận được những kinh nghiệm làm việc có liên quan thông qua làm việc ở các vị trí hành chính tạm thời hoặc bán thời gian. Bạn cũng có thể tìm vị trí tình nguyện viên hỗ trợ thư ký hoặc các chuyên gia hành chính khác có trách nhiệm giám sát nhiều hơn và học hỏi trong công việc. Cân nhắc phục vụ trong bất kỳ vai trò nào trong số những vai trò này với tư cách là sinh viên trong khi bạn lấy bằng tốt nghiệp hoặc bằng cấp của mình.
3. Nhận những chứng chỉ kỹ thuật
Phụ thuộc vào học vấn và lịch sử làm việc của bạn, bạn có thể cân chắc nhận những chứng chỉ kỹ thuật trong văn bản kinh doanh, quản lý văn phòng hoặc các ứng dụng phần mềm để chuẩn bị cho những trách nhiệm hàng ngày của một thư ký.
4. Chuẩn bị cho đơn xin việc của bạn
Bạn có thể có bao gồm trình độ học vấn cao nhất của bạn, kỹ thuật hoặc những chứng chỉ có liên quan khác và lịch sử làm những công việc liên quan của bạn vào đơn xin việc. Phần kinh nghiệm làm việc của bạn nên bao gồm tên công ty hoặc tên tổ chức, ngày mà bạn làm ở đó và một bản tổng kết những trách nhiệm, những đóng góp và những thành tựu của bạn. Một đơn xin việc hiệu quả có thể giúp bạn tìm được công việc thư ký mà bạn muốn.
5. Xin việc trợ giúp cho lãnh đạo cấp cao
Sau khi thu nhận học vấn, những bằng cấp và kinh nghiệm, xem xét thị trường việc làm hiện tại của ngành bạn mong muốn và vị trí địa lý. Chọn các vị trí mà bạn đủ tiêu chuẩn dựa trên số năm kinh nghiệm cần thiết cũng như trình độ và loại hình giáo dục. Bước này có thể đảm bảo tối ưu hóa tìm kiếm việc làm và tăng khả năng nhà tuyển dụng liên hệ với bạn để phỏng vấn. Sử dụng sơ yếu lý lịch bạn đã soạn thảo cũng như thư xin việc tóm tắt sự phù hợp của bạn với vai trò và công ty cụ thể đó.
💥Ví dụ về mô tả công việc thư ký
Văn phòng CEO hiện tại đang tìm kiếm một thư ký với ba đến năm năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ hành chính cho một công ty có tốc độ phát triển nhanh, tốt nhất là trong lĩnh vực tài chính. Thư ký giải quyết tất cả các thông tin liên lạc đến, bao gồm các cuộc gọi điện thoại, các thư điện tử và thư, và quản lý một lịch phức tạp chuyên nghiệp bao gồm các chuyến đi quốc tế. Vai trò này cũng phối hợp với bộ phận tiếp thị, quan hệ công chúng, bộ phận tài chính cho các nhiệm vụ đặc biệt. Những trách nhiệm thường ngày được giao khi cần. Một ứng cử viên lý tưởng là người có một bằng cử nhân hoặc kinh nghiệm làm việc tương ứng, điều đó quen thuộc với mục đích của các nhà quản lý tài chính cá nhân và cảm thấy thoải mái khi thực hiện đa nhiệm trên nhiều trách nhiệm phức tạp.
________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Nguyễn Thùy Linh
- Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thùy Linh – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10964
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
