💥Công việc của người lập kế hoạch sự kiện
Người lập kế hoạch sự kiện, còn được gọi là điều phối viên sự kiện hoặc chuyên gia tổ chức sự kiện, là người chuyên trách tổ chức và điều phối các cuộc họp và các sự kiện đặc biệt, chẳng hạn như buổi lễ, tiệc, đám cưới, họp mặt công ty và gây quỹ. Họ quản lý ngân sách, chọn ngày, tìm địa điểm và sắp xếp chỗ ở, phương tiện đi lại cho khách tham dự sự kiện. Các nhiệm vụ cụ thể của người lập kế hoạch sự kiện khác nhau tùy thuộc vào một số yếu tố, chẳng hạn như quy mô và loại sự kiện cũng như trình độ học vấn và kinh nghiệm của họ. Các nhiệm vụ khác mà người lập kế hoạch sự kiện thực hiện bao gồm:
- Gặp gỡ khách hàng để hiểu mục đích của sự kiện
- Lập kế hoạch phạm vi sự kiện, bao gồm chi phí, thời gian, địa điểm và chương trình
- Kiểm tra các địa điểm để đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng
- Trao đổi với nhân viên tại chỗ để điều phối chi tiết
- Giám sát các hoạt động sự kiện để đảm bảo khách hàng và khách tham dự sự kiện hài lòng
- Xem xét các hóa đơn sự kiện và phê duyệt thanh toán
💥Yêu cầu về người lập kế hoạch sự kiện
Con đường sự nghiệp cho các nhà tổ chức sự kiện bao gồm sự kết hợp của những điều sau:
Giáo dục
Để trở thành một nhà lập kế hoạch sự kiện, bạn thường sẽ cần có Bằng Cử nhân về Kinh doanh, Truyền thông, Quan hệ Công chúng, Tiếp thị hoặc Quản lý Khách sạn. Những cá nhân không có bằng cấp có thể đủ điều kiện cho một vị trí đầu vào, nhưng họ phải có ít nhất một đến hai năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Tập huấn
Nhiều công ty thích những ứng viên đã hoàn thành khóa đào tạo chính thức. Một người lập kế hoạch sự kiện thường sẽ được đào tạo về công việc ở một vị trí liên quan trước đó. Đào tạo có thể bao gồm việc theo dõi một nhà lập kế hoạch sự kiện lớn tuổi hơn và thực hiện nhiệm vụ của họ dưới sự giám sát cho đến khi họ cảm thấy thoải mái khi tự mình thực hiện nhiệm vụ.
Nhiều trường cao đẳng và đại học cũng cung cấp các chương trình đào tạo về tổ chức sự kiện. Các chương trình đào tạo này có thể kéo dài từ hai đến bốn năm học và thường bao gồm cả bài giảng và công việc tổ chức sự kiện thực tế.
Chứng chỉ
Nhiều nhà tổ chức sự kiện chuyên về một loại sự kiện cụ thể, chẳng hạn như hội nghị, đám cưới hoặc tiệc. Bất kể chuyên môn của họ là gì, các nhà tổ chức sự kiện có thể phân biệt được bằng cách đạt được chứng chỉ chuyên nghiệp. Dưới đây là một số chứng chỉ phổ biến nhất cho nghề này:
- Chuyên gia sự kiện đặc biệt được chứng nhận (CSEP)
Được cung cấp bởi Hiệp hội Sự kiện Trực tiếp Quốc tế (ILEA), CSEP công nhận các chuyên gia tổ chức sự kiện đã thể hiện thành công khả năng, kiến thức và kỹ năng cần thiết để đáp ứng tất cả các yếu tố của một sự kiện đặc biệt. Để có được chứng chỉ này, ứng viên phải có ít nhất ba năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện và vượt qua kỳ thi CSEP.
- Chuyên gia tổ chức cuộc họp được chứng nhận (CMP)
Được cung cấp bởi Hội đồng Công nghiệp Sự kiện (EIC), quyết định này được trao cho các nhà lập kế hoạch sự kiện, những người chuyên tổ chức các cuộc họp và hội nghị. Các ứng cử viên cho CMP phải vượt qua kỳ thi viết về quản lý cuộc họp.
- Chuyên gia được chứng nhận về Dịch vụ ăn uống và Sự kiện (CPCE)
Được tổ chức bởi Hiệp hội Quốc gia về Dịch vụ Ăn uống và Sự kiện (NACE), chứng chỉ CPCE là một chương trình được công nhận trên toàn quốc để cung cấp cho các nhà tổ chức sự kiện cơ hội trở thành chuyên gia trong ngành khách sạn, ăn uống và sự kiện. Để được chứng nhận CPCE, các ứng viên phải hoàn thành một chương trình đào tạo và vượt qua một kỳ thi.
- Chuyên gia tổ chức cuộc họp chính phủ được chứng nhận (CGMP)
Là một chương trình hợp tác được phát triển bởi Trường Sau đại học tại USDA và Hiệp hội Chuyên gia Họp Chính phủ (SGMP), chứng chỉ CGMP dành cho các nhà cung cấp và nhà lập kế hoạch có công việc được chính phủ liên bang quy định. Đây được coi là quyết định cao nhất dành cho các chuyên gia tổ chức các cuộc họp của chính phủ.
- Chuyên gia về sự kiện và hội nghị được chứng nhận (CCEP)
Được cung cấp bởi Hiệp hội Hoa Kỳ về điều hành hiệp hội (ASAE), chỉ định CCEP có sẵn cho các chuyên gia muốn có được các kỹ năng cần thiết để quản lý tổ chức của họ hiệu quả hơn. Để có được chứng chỉ này, ứng viên phải có ít nhất hai năm kinh nghiệm làm toàn thời gian, có bằng cử nhân hoặc thạc sĩ trong lĩnh vực liên quan đến các sự kiện hoặc hội nghị của trường đại học, nộp đơn xin việc và sơ yếu lý lịch và hoàn thành chương trình CCEP.
Kỹ năng
Dưới đây là một số kỹ năng có lợi mà một nhà lập kế hoạch sự kiện sẽ cần để thành công trong sự nghiệp của họ:
- Chú ý đến từng chi tiết
Người lập kế hoạch sự kiện phải cần có khả năng xác định và sửa các chi tiết nhỏ, bao gồm cách viết tên phù hợp và sở thích ăn uống của khách.
- Tính tổ chức
Người tổ chức sự kiện phải có tính tổ chức cao. Họ có thể theo dõi nhiều nhiệm vụ, nhà cung cấp và danh sách việc cần làm trong khi vẫn giữ cho khách hàng của họ hài lòng.
- Mạng lưới các mối quan hệ
Bởi vì ngành sự kiện chủ yếu dựa vào con người và dựa trên mối quan hệ, các nhà tổ chức sự kiện cần một mạng lưới rộng lớn gồm các chuyên gia sự kiện đa dạng, chẳng hạn như nhiếp ảnh gia, người phục vụ và ban nhạc. Các nhà lập kế hoạch sẽ thường xuyên kêu gọi mạng lưới này để làm cho các sự kiện của họ trở nên đáng nhớ hơn đối với khách hàng của họ.
- Giao tiếp
Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần có kỹ năng nghe và nói tốt. Họ cần có khả năng hiểu những gì khách hàng của họ đang yêu cầu và chia sẻ những ý tưởng và đề xuất của riêng họ.
- Sáng tạo
Sáng tạo là điều cần thiết khi lập kế hoạch sự kiện vì công việc bao gồm các nhiệm vụ như thiết kế chủ đề độc đáo cho đám cưới và tạo ra giải pháp trang trí hợp lý, đáp ứng ngân sách nhỏ.
- Mối quan hệ giữa các cá nhân
Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện nên cảm thấy thoải mái khi thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp, điều này sẽ giúp hoạt động trơn tru hơn khi họ lên kế hoạch cho các sự kiện trong tương lai.
- Giải quyết vấn đề
Các sự kiện thường diễn ra theo một lịch trình nghiêm ngặt, tuy nhiên không thể tránh khỏi những tình huống bất ngờ. Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện phải tháo vát và linh hoạt để họ có thể đưa ra quyết định nhanh chóng.
💥Môi trường làm việc của nhà lập kế hoạch sự kiện
Để thực hiện các nhiệm vụ hành chính như đặt phòng khách sạn, đặt địa điểm tổ chức sự kiện và lên lịch gặp gỡ khách hàng, những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện thường làm việc tại văn phòng. Ví dụ: người lập kế hoạch sự kiện làm việc tại các khách sạn lớn hoặc trung tâm hội nghị có thể làm việc với một số người lập kế hoạch sự kiện khác trong một không gian làm việc lớn, đăng ký khách tham dự sự kiện và trả lời điện thoại. Khi ngày tổ chức sự kiện đến gần, những người lập kế hoạch sự kiện có thể làm tăng ca, kể cả buổi tối và cuối tuần. Tùy thuộc vào số lượng sự kiện mà chủ của họ chịu trách nhiệm, những người lập kế hoạch sự kiện đôi khi có thể cần làm việc với tốc độ nhanh.
Họ tổ chức các sự kiện lớn như chiếu phim, hội nghị thường niên, hội nghị quốc gia hoặc hội chợ việc làm khu vực có thể đến địa điểm làm việc của khách hàng để thảo luận về các yêu cầu. Ví dụ: những người lập kế hoạch sự kiện có thể đến thăm một khách hàng tại trụ sở chính của ông ấy để lấy danh sách khách mời, ngày và giờ cho sự kiện cũng như tên và thông tin liên hệ của các diễn giả chính.
💥Cách để trở thành một người lập kế hoạch sự kiện
Dưới đây là các bước phổ biến nhất cần làm theo để trở thành một người lập kế hoạch sự kiện thành công:
1. Có được bằng cử nhân
Mặc dù không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng bằng cử nhân có thể giúp một nhà quản lý sự kiện tham vọng có được vị trí cao hơn và thương lượng để có mức lương cao hơn. Các chuyên ngành liên quan bao gồm tiếp thị và quản lý khách sạn.
2. Tích lũy kinh nghiệm làm việc
Các nhà lập kế hoạch sự kiện tiềm năng có thể tham gia vào ngành sự kiện bằng cách bắt đầu ở một vị trí cấp cao trong một lĩnh vực liên quan. Họ cũng có thể tìm kiếm cơ hội tìm kiếm việc làm với một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để biết cảm giác làm việc hậu trường tại các sự kiện.
3. Chọn một chuyên ngành
Các nhà tổ chức sự kiện có thể chuyên về một loại sự kiện nhất định, đặc biệt nếu họ muốn bắt đầu công việc kinh doanh của riêng mình. Bạn có thể chọn một chuyên ngành, chẳng hạn như tổ chức sinh nhật, đám cưới, hội nghị, cuộc họp kinh doanh, sự kiện trung tâm thương mại, gây quỹ và hoạt động rút lui của công ty.
4. Đạt được chứng nhận
Chứng chỉ tổ chức sự kiện có thể giúp họ gây ấn tượng với các nhà tuyển dụng tiềm năng. Nội dung trong các kỳ thi cấp chứng chỉ có thể khác nhau tùy thuộc vào khu vực tổ chức sự kiện. Mỗi chứng chỉ có các yêu cầu khác nhau, nhưng hầu hết sẽ yêu cầu các nhà tổ chức sự kiện phải hoàn thành một chương trình đào tạo, có một số năm kinh nghiệm nhất định và đã vượt qua các kỳ thi chứng chỉ.
5. Tham gia một tổ chức chuyên nghiệp
Tham gia một tổ chức chuyên nghiệp giúp các nhà tổ chức sự kiện mới hình thành các kết nối quan trọng và tăng cơ hội việc làm cho họ. Nó cũng có thể dẫn đến các nguồn hữu ích khác, bao gồm các lựa chọn giáo dục thường xuyên.
6. Tìm kiếm sự thăng tiến trong sự nghiệp
Khi các nhà tổ chức sự kiện tích lũy kinh nghiệm làm việc, họ có thể thăng tiến trong sự nghiệp để trở thành người quản lý cuộc họp, điều phối viên chương trình hoặc giám đốc cuộc họp. Họ cũng có thể quyết định chuyển từ một tổ chức nhỏ hơn sang một công ty lớn hơn với cơ hội nghề nghiệp tốt hơn, hoặc thậm chí họ có thể bắt đầu công việc tổ chức sự kiện của riêng mình.
💥Ví dụ mô tả về công việc của người lập kế hoạch sự kiện
Chúng tôi hiện đang tìm kiếm một người lập kế hoạch sự kiện tài năng và có động lực để quản lý các sự kiện nhỏ của chúng tôi. Người lập kế hoạch sự kiện sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả các phần của việc chuẩn bị sự kiện, chẳng hạn như phê duyệt thực đơn, chọn địa điểm, lập kế hoạch chỗ ngồi và đánh giá thành công sau sự kiện. Ứng viên lý tưởng là người có tính tổ chức tốt và có kiến thức làm việc về quản lý nhà cung cấp. Sự chú ý đến từng chi tiết và kỹ năng giao tiếp xuất sắc là điều cần thiết trong vai trò này, vì sự thành công của công ty chúng tôi phụ thuộc vào việc đáp ứng các yêu cầu phù hợp của khách hàng.
________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Nguyễn Thị Duyên
- Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Duyên – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11122
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
Lượt xem: 11
