Khi cơ hội làm việc tại nhà tiếp tục tăng lên, nhiều người tìm đến các vai trò dựa trên kỹ thuật số như trợ lý ảo. Trợ lý ảo là thành viên quan trọng của lực lượng lao động, giúp chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành và các chuyên gia khác thực hiện một số nhiệm vụ tốn thời gian một cách hiệu quả. Bài viết này đề cập đến các kỹ năng hàng đầu của trợ lý ảo và lý do tại sao chúng lại quan trọng.
Tại sao các kỹ năng trợ lý ảo lại quan trọng?
Có các kỹ năng của một trợ lý ảo chứng tỏ mức độ thành thạo kỹ thuật số của bạn và tăng cơ hội được tuyển dụng cho các cơ hội làm việc tại nhà. Trợ lý ảo làm việc trong nhiều ngành và sở hữu nhiều kỹ năng có thể chuyển giao được mà các nhà tuyển dụng đánh giá cao trong thế giới kỹ thuật số ngày nay. Nhiều trợ lý ảo tiếp tục đảm nhận các vị trí tiếp thị và bán hàng với các công ty hàng đầu.
Kỹ năng trợ lý ảo hàng đầu
Dưới đây là các kỹ năng chính của trợ lý ảo:
- Độ tin cậy: Nhà tuyển dụng cần biết rằng những người mà họ thuê là đáng tin cậy, đặc biệt là những trợ lý ảo chỉ có thể truy cập trực tuyến. Trợ lý ảo phải đáng tin cậy khi họ được giao nhiệm vụ và phải trả lời các câu hỏi từ khách hàng cũng như bất kỳ mối quan tâm nào từ khách hàng. Điều này không chỉ tạo dựng niềm tin giữa khách hàng và khách hàng mà còn củng cố thương hiệu không ngừng phát triển về phía trước.
- Giao tiếp: Có kỹ năng nói và viết tuyệt vời là điều quan trọng khi làm trợ lý ảo. Bởi vì không có hình thức liên lạc thực, khách hàng phải dựa vào email, cuộc gọi điện thoại, nền tảng nhắn tin và cuộc gọi video để liên lạc. Khả năng viết và nói rõ ràng sẽ giúp mang lại trải nghiệm tích cực cho tất cả những người giao tiếp với trợ lý ảo, điều này dẫn đến phản hồi tích cực cho thương hiệu.
- Quản lý thời gian: Trợ lý ảo phải biết cách quản lý thời gian của họ một cách khôn ngoan vì họ thường có nhiều khách hàng và lịch trình. Để thực hiện đa nhiệm hiệu quả nhất có thể, trợ lý ảo thường sử dụng lịch trực tuyến và ưu tiên các tác vụ theo một cách nhất định để họ không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Một số chuyên gia sắp xếp các cuộc họp của họ vào những thời điểm cụ thể trong ngày khi họ cảm thấy ít áp lực hơn để thực hiện một số nhiệm vụ nhất định. Phong cách quản lý thời gian cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu riêng của công ty và trợ lý đang quản lý khách hàng.
- Tháo vát: Điều quan trọng đối với trợ lý ảo là phải tháo vát, có thể liên quan đến việc nghiên cứu tài liệu và tìm ra giải pháp cho các vấn đề mà khách hàng gặp phải. Thông thường đối với những khách hàng bị ép buộc về thời gian để trợ lý ảo làm những việc như kiểm tra sự thật, trả lời email và quản lý tài khoản mạng xã hội. Biết để thực hiện những công việc này cần thông tin mà đôi khi rất khó tìm. Các trợ lý ảo luôn sẵn sàng và sẵn sàng làm công việc này được các nhà tuyển dụng coi trọng.
- Động lực bản thân: Vì trợ lý ảo thường làm việc một mình trong môi trường gia đình, họ phải có kỷ luật và động lực cần thiết để duy trì sự tập trung. Họ phải hiểu cách ưu tiên các yêu cầu nhạy cảm về thời gian và thực hiện theo các yêu cầu khác trong khi hoàn thành công việc đúng hạn. Khi trợ lý ảo luôn có tổ chức và tuân theo một thói quen làm việc thường xuyên, họ có thời gian dễ dàng hơn để duy trì động lực suốt cả ngày.
- Kỹ năng tổ chức: Kỹ năng tổ chức giúp thông tin của khách hàng dễ dàng truy cập, giúp trợ lý ảo luôn đúng tiến độ. Các chủ doanh nghiệp thường tranh thủ sự trợ giúp của trợ lý để quản lý email, mật khẩu, thông tin khách hàng, danh sách sinh nhật, lịch trình ngày nghỉ, cuộc hẹn, lời nhắc và các mục danh sách khác. Họ cũng có thể quản lý các tài khoản mạng xã hội của công ty. Các trợ lý ảo giàu kinh nghiệm có sẵn các hệ thống giúp họ theo dõi bất kỳ thay đổi quan trọng nào.
- Sáng tạo: Các chủ doanh nghiệp bị hạn chế về thời gian thường phải vật lộn với việc tạo ra nội dung nguyên bản. Một số trợ lý ảo, tùy thuộc vào nền tảng và kiến thức của họ về một thị trường ngách cụ thể, có thể giúp động não và tạo ra các sáng kiến mới. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực tiếp thị kỹ thuật số tìm kiếm trợ lý ảo có kiến thức về tạo quảng cáo, xây dựng thương hiệu truyền thông xã hội, viết nội dung, tạo khách hàng tiềm năng và tự động hóa email. Kiến thức về những lĩnh vực này không chỉ làm cho kỹ năng của bạn mạnh hơn mà còn giúp sơ yếu lý lịch của bạn nổi bật hơn so với những ứng viên khác.
- Đánh máy: Gõ văn bản là một kỹ năng kỹ thuật bắt buộc đối với tất cả các trợ lý ảo. Đó là những gì làm cho giao tiếp trực tuyến có thể. Hầu hết khách hàng mong đợi kết quả nhanh chóng khi họ đưa ra yêu cầu và việc nhập nhanh sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả. Hầu hết các công ty đang tìm kiếm trợ lý ảo đều yêu cầu tốc độ đánh máy ít nhất 60 từ mỗi phút với độ chính xác 100%. Có một số công cụ trực tuyến miễn phí để giúp kiểm tra hoặc tăng kỹ năng đánh máy của bạn.
- Định hướng một cách chi tiết: Trợ lý ảo phải được định hướng chi tiết, nắm bắt bất kỳ sai lầm nào trước khi chúng trở thành hiện thực. Điều này liên quan đến giao tiếp trực tuyến và các hình thức viết khác, như nhắn tin tức thời, nơi lỗi chính tả có thể làm ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của công ty. Khi làm việc cho khách hàng, trợ lý ảo phải thực hiện các bước để đảm bảo họ hiểu các hướng dẫn của khách hàng và thực hiện chúng như được mô tả.
- Định lô: Một kỹ năng kỹ thuật quan trọng mà các trợ lý ảo thành công sử dụng được gọi là chia lô. Thay vì đa nhiệm vụ giữa các nhu cầu khác nhau của khách hàng, họ hoàn thành nhiều tác vụ tương tự nhất có thể. Quản lý email là một loại quản lý hàng loạt giúp giải phóng thời gian giữa các tác vụ khác. Thay vì xem và trả lời email của khách hàng khi họ đến, trợ lý ảo chỉ định thời gian trong ngày để xử lý thư từ qua email. Ví dụ: họ chỉ có thể trả lời email lúc 9 giờ sáng và 3 giờ chiều. Bằng cách giảm thời gian chuyển đổi giữa các công việc, bạn đang cải thiện năng suất và sự tập trung của mình.
- Tính toán cơ bản: Trợ lý ảo thường làm việc với tư cách là nhà thầu độc lập, có nghĩa là có kiến thức cơ bản về kỹ năng kế toán là một thực tiễn kinh doanh quan trọng. Điều này giúp bạn hiểu khách hàng và dự án nào sinh lời nhiều nhất và cũng giúp bạn nhận biết khi nào chi phí kinh doanh đang ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn. Nếu bạn cần trợ giúp, hãy xem các tài nguyên trực tuyến được thiết kế để giúp chủ doanh nghiệp hiểu bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập.
———————————————————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: indeed.com
- Người dịch: Nguyễn Thị Quỳnh Trang
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Quỳnh Trang – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9283
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
