Cách Để Trở Thành Một Điều Phối Viên Các Hoạt Động Xuất Nhập Khẩu

💥Điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu phải làm công việc gì?

Điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu lập kế hoạch và quản lý con người, dự án và quy trình, với các nhiệm vụ cụ thể khác nhau tùy theo ngành mà họ làm việc. Họ có thể làm việc trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, giáo dục hoặc sản xuất. Bất kể ngành nào, điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm phân tích và điều phối chuỗi cung ứng của tổ chức để chuyển sản phẩm từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng nhanh nhất và hiệu quả nhất có thể. Một số công việc cụ thể cho vị trí này gồm:

• Quản lý việc bảo trì, trang bị và định tuyến các đơn đặt hàng
• Chuẩn bị và đáp ứng vận đơn đường biển cũng như đường hàng không đúng thời hạn
• Xem lại các đơn đặt hàng và nội dung lô hàng trước khi đưa chúng ra khỏi cơ sở
• Trả lời các câu hỏi của khách hàng và giới thiệu khách hàng đến các kênh thích hợp
• Liên lạc với các hãng xe van và hãng hàng không để đảm bảo chở và giao hàng nhanh chóng
• Đảm bảo chất lượng của tất cả các quy trình và dịch vụ trong một cơ sở

💥Yêu cầu của điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu

Chúng ta cần có một số bằng cấp để được làm ở vị trí điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu. Chúng bao gồm:

Học vấn

Mặc dù điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu có thể đủ điều kiện cho một vai trò chỉ với bằng cấp cao, nhưng họ thường được yêu cầu phải có bằng cử nhân trong một lĩnh vực chuyên ngành nhất định, chẳng hạn như logistics, phân tích vận trù hay kỹ thuật vận hành. Quản trị kinh doanh là một mức độ phổ biến khác.

Các môn học thông thường điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu hoàn thành bao gồm các chủ đề như vận hành và quản lý cơ sở dữ liệu và động lực hệ thống. Nhiều chương trình được thiết kế đặc biệt cho các nhà logistic bao gồm các khóa học đào tạo sinh viên về phần mềm mà họ sẽ sử dụng khi ở vị trí của mình, chẳng hạn như nhận dạng tần số vô tuyến.

Đào tạo

Phần lớn quá trình đào tạo cho vị trí này là giáo dục chính quy trong một lĩnh vực chuyên biệt như logistics hay thông qua kinh nghiệm làm việc thực tế trong các ngành nghề liên quan. Bạn có thể được đào tạo qua vị trí hỗ trợ hậu cần, chẳng hạn như nhân viên vận chuyển hoặc nhận hàng.

Chứng chỉ

Mặc dù không bắt buộc phải có các chứng chỉ thì mới có thể làm điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu, nhưng chứng chỉ có thể chứng minh năng lực của mình trong lĩnh vực này. Các chứng nhận phổ biến nhất được cấp thông qua Hiệp hội Quản lý Chuỗi Cung ứng (ASCM) hoặc Hiệp hội Logistics Quốc tế (SOLE). Các chứng nhận phổ biến nhất là:

• Chứng chỉ Quốc tế về Quản lý Sản xuất và Tồn kho (Certified in Production and Inventory Management)

Chứng nhận ASCM này cho thấy sự tăng lên của lượng kiến thức về chức năng của việc quản lý sản xuất và quản lý hàng tồn kho, cải thiện hoạt động nội bộ và tăng sự hài lòng của khách hàng.

• Chứng chỉ quản lý chuỗi cung ứng chuyên nghiệp (Certified Supply Chain Professional)

Được cung cấp bởi ASCM, chứng chỉ này thể hiện kiến thức chuyên sâu và kỹ năng tổ chức để phát triển các hoạt động hợp lý hơn.

• Chứng chỉ trong Logistics, Vận tải và phân phối (Certified in Logistics, Transportation and Distribution)

Chương trình chứng nhận ASCM này cho thấy kiến thức chuyên sâu về một loạt các chủ đề liên quan đến hậu cần chuỗi cung ứng.

• Chương trình quản lý chuỗi cung ứng mô phỏng (Demonstrated Logistician Program)

Có ba cấp độ cho chương trình này do SOLE cung cấp: Thực tập quản lý chuỗi cung ứng, Thực tập quản lý chuỗi cung ứng Cấp cao và Chuyên gia Thực tập quản lý chuỗi cung ứng. Tất cả các cấp độ đều yêu cầu được đào tạo trong lĩnh vực này cũng như các khóa học giáo dục chuyên nghiệp.

Kỹ năng

Có một số kỹ năng cần thiết để thành công trong vai trò điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu. Số nhiều các kỹ năng là cụ thể cho ngành mà nhà logistic đang làm việc, đây là một số kỹ năng chung hơn bao gồm:

• Kĩ năng giao tiếp

Bao gồm các kỹ năng giao tiếp bằng lời và văn bản, cũng như kĩ năng hiểu những gợi ý không qua lời nói và chủ động lắng nghe những gợi ý khác. Nhân viên logistics phải có kỹ năng giao tiếp giỏi để hợp tác với đồng nghiệp và tiến hành kinh doanh với khách hàng và nhà cung cấp.

• Kỹ năng xã hội

Đây là những ‘kỹ năng con người’ bao gồm hợp tác và kiểm soát xung động. Điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu cần có khả năng trình diện kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm hiệu quả và làm việc như một người lãnh đạo trong một nhóm đồng nghiệp. Họ cần thực hành kiểm soát xung động để tiếp tục thực hiện công việc bằng cách sử dụng các kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, hoàn thành nhiệm vụ theo trình tự đã định và thể hiện khả năng tự chủ trong trường hợp bị sao nhãng.

• Kỹ năng tư duy phản biện

Chúng bao gồm khả năng phân tích, sáng tạo và giải quyết vấn đề. Điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu phải sử dụng những kỹ năng này để tìm cách nâng cao hiệu quả đồng thời giảm chi phí. Họ cũng phải phát triển, điều chỉnh và thực hiện các kế hoạch liên quan đến cung ứng, hậu cần. Ngoài ra, họ cũng phải có khả năng xử lý các vấn đề không lường trước và điều chỉnh kế hoạch của mình khi cần thiết để giải quyết các vấn đề đó.

• Kỹ năng phục vụ khách hàng

Điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu phải lắng nghe và hiểu nhu cầu của khách hàng và áp dụng kiến thức này vào các sản phẩm và hệ thống để điều phối việc vận chuyển của hàng hóa và nguyên vật liệu giữa nhà cung cấp và khách hàng.

• Kĩ năng công nghệ

Những kỹ năng này đề cập đến các kỹ năng về máy tính. Điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu phải am hiểu máy tính với kiến thức chuyên sâu về phần mềm logistics.

💥Môi trường làm việc của điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu

Môi trường làm việc cho một điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu sẽ khác nhau tùy thuộc vào ngành mà người đó đang làm. Một số người có thể làm việc tại văn phòng trong khi những người khác làm việc tại chỗ trong các nhà máy hoặc nhà kho. Nhưng đặc điểm chung về môi trường làm việc của họ bao gồm:

• Ngồi nhiều giờ tại bàn làm việc
• Sử dụng máy tính, máy in và các thiết bị văn phòng khác
• Có thể có thời gian làm việc thất thường, bao gồm làm việc vào buổi tối và vào cuối tuần
• Có thể phải đi du lịch

💥Làm thế nào để trở thành một điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu

Sau đây là những bước điển hình mà bạn nên làm để theo đuổi sự nghiệp của một điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu:

1. Theo đuổi một trình độ học vấn

Tìm kiếm các cơ sở điều phối hậu cần trong khu vực của bạn và xác định trình độ học vấn tối thiểu cần thiết. Trong khi hầu hết các nhà tuyển dụng yêu cầu bằng cử nhân, một số có thể chỉ yêu cầu bằng cao đẳng hoặc thay thế bằng cấp bằng kinh nghiệm làm việc các ngành nghề có liên quan. Hãy đạt được trình độ học vấn cơ bản cần thiết cho vị trí làm việc trong khu vực của bạn.

2. Trao dồi kinh nghiệm

Hầu hết các nhà tuyển dụng ưu tiên có một số kinh nghiệm ở vị trí logistics. Bạn có thể hoàn thành một số khóa đào tạo bắt buộc thông qua một chương trình chuyên— chẳng hạn như Bằng Cử nhân về Logistics. Bạn cũng có thể cân nhắc tìm kiếm kinh nghiệm làm việc có liên quan ở các vị trí như nhân viên vận chuyển hoặc tiếp nhận hay nhân viên kho hàng.

3. Có các chứng nhận

Có một số chứng chỉ dành cho những nhân viên logistics muốn thăng tiến trong sự nghiệp và nhiều chứng chỉ không yêu cầu kinh nghiệm làm việc đáng kể. Những chứng chỉ này thể hiện năng lực cốt lõi, cũng như mong muốn phát triển trong sự nghiệp của bạn.

4. Cập nhật sơ yếu lý lịch

Khi bạn đã có trình độ học vấn, kinh nghiệm và bất kỳ chứng chỉ nào cần thiết có thể chứng minh khả năng của mình, hãy cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn. Bao gồm trình độ học vấn cao nhất của bạn, kinh nghiệm làm việc liên quan, chứng chỉ và kỹ năng có thể chuyển đổi cho vị trí mà bạn muốn ứng tuyển.

5. Xin việc

Tìm kiếm cơ hội cho các điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu. Xác định các vị trí mà bạn có đủ năng lực nhất dựa trên trình độ học vấn và quá trình làm việc của bạn. Ứng tuyển với sơ yếu lý lịch đã cập nhật của mình và thư xin việc được tùy chỉnh cho công ty đang tuyển dụng.

💥Ví dụ về mô tả công việc của một điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu

Allesi Industries đang tìm kiếm một điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu toàn thời gian để làm việc với đội ngũ chuyên gia kỹ sư và đại diện dịch vụ khách hàng của chúng tôi. Là một điều phối viên các hoạt động xuất nhập khẩu, bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý việc duy trì, chuẩn bị và định tuyến các đơn đặt hàng. Bạn cũng sẽ chuẩn bị vận đơn chính xác và liên lạc với các công ty vận chuyển để đảm bảo việc nhận hàng và giao hàng của chúng tôi nhanh chóng. Bạn sẽ có trách nhiệm sắp xếp vận chuyển hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không bị chậm trễ. Bạn cũng sẽ hỗ trợ người quản lý và cả nhóm với các hoạt động hàng ngày. Yêu cầu gồm 2-4 năm kinh nghiệm làm việc có liên quan và Bằng Cử nhân về Kinh doanh, Quản lý Chuỗi Cung ứng hoặc lĩnh vực liên quan.

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

• Theo: indeed
• Người dịch: Thành Hồ Thanh Trúc
• Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Thành Hồ Thanh Trúc – Nguồn iVolunteer Vietnam”

 

 

Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11432

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.