Cách Để Trở Thành Một Người Quản Lý Thực Hành

💥Người quản lý thực hành phải làm công việc gì?

Người quản lý thực hành chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh văn phòng, kinh doanh và nhân sự trong hoạt động hành nghề của bác sĩ. Họ giám sát việc lập hóa đơn, thanh toán, hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên và lưu trữ hồ sơ. Các nhà quản lý thực hành đảm bảo rằng doanh nghiệp mở và đóng cửa đúng giờ và các cuộc hẹn được thực hiện và lưu giữ. Các nhiệm vụ của người quản lý thực hành bao gồm:

• Đảm bảo rằng văn phòng được mở và đóng cửa đúng giờ và việc nghỉ trưa được thực hiện
• Giám sát hoạt động hàng ngày của các nhân viên văn phòng khác và đảm bảo sử dụng tối ưu thời gian và kỹ năng của mọi người
• Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, kỷ luật và sa thải nhân viên nếu cần thiết
• Đặt lịch cho nhân viên
• Đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn chứng nhận cho việc thực hành và tất cả nhân viên, bao gồm OSHA, HIPAA và FMLA
• Giải quyết xung đột giữa nhân viên và giữa nhân viên với bệnh nhân
• Viết và giải thích các chính sách và thủ tục của văn phòng
• Đàm phán với nhà cung cấp, nhà tư vấn và nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo chi phí thấp nhất có thể cho các dịch vụ bổ sung như loại bỏ chất thải, dịch vụ trả lời sau giờ làm việc, tiện ích và đồ dùng văn phòng
• Tổ chức đào tạo nhân viên, lễ kỷ niệm và các sự kiện toàn văn phòng
• Tương tác với đại diện bán hàng từ các công ty y tế và dược phẩm
• Quản lý tài chính, bao gồm thanh toán và bồi hoàn bảo hiểm

💥Yêu cầu đối với người quản lý thực hành

Trở thành người quản lý hành nghề có một số yêu cầu, bao gồm:

Học vấn

Hầu hết các vị trí trong lĩnh vực này yêu cầu ít nhất bằng cử nhân. Các bằng cử nhân hữu ích bao gồm quản lý sức khỏe, quản lý sức khỏe, điều dưỡng, quản lý sức khỏe cộng đồng, quản trị kinh doanh hoặc quản lý thông tin y tế. Những bằng cấp này sẽ cung cấp cho các nhà quản lý hành nghề tham vọng hiểu biết về cả các phương pháp kinh doanh tốt nhất cũng như các khía cạnh liên quan của ngành y tế. Các khóa học về nguồn nhân lực, kế toán, lưu trữ hồ sơ điện tử, đạo đức và thuật ngữ y tế trong các chương trình cấp bằng này sẽ cung cấp cho sinh viên cơ sở vững chắc về các yêu cầu đa dạng của nghề này.

Nhiều hoạt động thực hành yêu cầu bằng cấp cao và sau đại học, vì vậy việc lấy bằng thạc sĩ có thể giúp ứng viên trở nên cạnh tranh hơn trong lĩnh vực này. Các bằng thạc sĩ hữu ích bao gồm quản lý sức khỏe, khoa học sức khỏe hoặc hành chính công. Bạn cũng có thể lấy bằng thạc sĩ trong một lĩnh vực không liên quan đến sức khỏe và thêm sức khỏe tập trung. Ví dụ: bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh tập trung vào Quản lý Y tế sẽ chuẩn bị đầy đủ cho một nhà quản lý thực hành  đầy tham vọng.

Đào tạo

Phần lớn khóa đào tạo của người quản lý thực hành sẽ diễn ra trong công việc. Một số chương trình cấp bằng sẽ có đào tạo tại chỗ, nơi sinh viên hoàn thành một số giờ nhất định làm việc trong bệnh viện hoặc cơ sở y tế để hiểu những điều cơ bản về công việc. Sau khi được thuê, người quản lý thực hành rất có thể sẽ được chủ cơ sở hoặc người tiền nhiệm của người quản lý đào tạo về các hệ thống và yêu cầu cụ thể của cơ sở thực hành

Chứng chỉ

Các nhà quản lý thực hành không bắt buộc phải có bằng, nhưng các chứng chỉ cụ thể có thể làm cho người nộp đơn hấp dẫn hơn vì nó có thể chứng minh độ sâu kiến ​​thức và cam kết của họ. Dưới đây là một số ví dụ về chứng chỉ hữu ích dành cho người quản lý thực hành :

• Bằng Người quản lý thực hành Vật lý (Certified Physician Practice Manager): Giấy chứng nhận này được cấp bởi Học viện Mã hóa Chuyên nghiệp Hoa Kỳ và cho phép người quản lý thể hiện kiến ​​thức chuyên môn trong một số lĩnh vực, bao gồm hiểu các kế hoạch bảo hiểm, tuân thủ công ty, quản lý nguồn nhân lực, chi phí cho bác sĩ và tiếp thị.
• Chuyên gia Microsoft Office (Microsoft Office Specialist): Thông qua chương trình này, bạn có thể được chứng nhận ở hai cấp độ – liên kết hoặc chuyên gia – bằng cách tham gia các khóa học và vượt qua các kỳ thi trong các chương trình khác nhau liên quan đến quản trị, bao gồm MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Publisher.
• Bằng Chuyên gia Hồ sơ Y tế Điện tử (Certified Electronic Health Records Specialist): Các chứng chỉ này chứng minh sự thành thạo trong việc quản lý và nhập hồ sơ y tế điện tử.
• Bằng Quản lý Y tế (Certified Medical Manager): Chứng nhận này được cung cấp bởi Hiệp hội Quản lý Văn phòng Chăm sóc Sức khỏe Chuyên nghiệp.
• Điều hành viên Thực hành Y tế được Chứng nhận (Certified Medical Practice Executive): Chứng nhận này do Trường Cao đẳng Y tế Thực hành Hoa Kỳ cung cấp.

Kỹ năng

Các nhà quản lý thực hành cần có một số kỹ năng mềm và cứng để giúp họ làm tốt công việc của mình, bao gồm:

• Kĩ năng giao tiếp

Các nhà quản lý thực hành phải tiếp xúc với nhiều loại người vào văn phòng y tế hàng ngày. Điều này bao gồm bác sĩ, y tá, kỹ thuật viên, bệnh nhân, người nhà bệnh nhân, nhân viên bán hàng, nhà cung cấp và nhân viên. Giao tiếp rõ ràng và cởi mở sẽ đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau về các kỳ vọng sẽ giúp thực hành diễn ra suôn sẻ.

• Kỹ năng giải quyết xung đột

Người quản lý thực hành sẽ đứng đầu giải quyết trong các mâu thuẫn giữa bệnh nhân và bác sĩ, hoặc bệnh nhân và nhà cung cấp bảo hiểm của họ. Họ phải có khả năng hòa giải và giải quyết những vấn đề này một cách nhanh chóng trong một môi trường mà bệnh nhân ở vị trí dễ bị tổn thương và bị kích động.

• Kỹ năng quản lý thời gian và đa nhiệm

Người quản lý hành nghề phải đồng thời giám sát nhiều khía cạnh của hoạt động thực hành, từ quản lý tài chính đến nhân sự. Họ phải thành thạo trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, thực hiện và tuân thủ thời hạn cũng như hỗ trợ các nhân viên khác trong công việc của họ.

• Kỹ năng lãnh đạo

Các nhà quản lý thực hành phải có khả năng động viên nhân viên và khuyến khích họ làm việc tốt nhất hàng ngày thông qua việc đi đầu bằng gương và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Họ thường được phái đến để giảng hòa các tranh chấp giữa các nhân viên và phải thể hiện sự không thiên vị và dựa trên thực tế đối với xung đột tại nơi làm việc.

• Kỹ năng tổ chức

Người quản lý thực hành lý tưởng quan tâm đến mọi chi tiết của doanh nghiệp để các nhà cung cấp dịch vụ y tế – y tá và bác sĩ – được chăm sóc thoải mái cho bệnh nhân. Họ phải có khả năng tổ chức văn phòng về mặt nhân sự và hệ thống theo cách tối ưu hóa kỹ năng và thời gian của mọi người.

💥Môi trường làm việc của nhà quản lý thực hành

Bất kể họ làm việc cho bệnh viện lớn hay cơ sở nhỏ, một số khía cạnh trong môi trường làm việc của người quản lý thực hành sẽ nhất quán:

• Người quản lý thực hành sẽ sử dụng máy tính và phần mềm liên tục, bao gồm điện thoại di động, máy tính xách tay và máy tính bảng. Họ sẽ liên tục sử dụng phần mềm hồ sơ điện tử, chương trình Microsoft Office và phần mềm lưu trữ dữ liệu khác.
• Phần lớn công việc của người quản lý thực hành sẽ được thực hiện khi ngồi trên ghế, có thể là trước bàn làm việc.
• Người quản lý thực hành sẽ tương tác với nhiều người trong suốt cả ngày.
• Thời gian dành cho điện thoại là một đặc điểm phổ biến khác trong ngày của người quản lý hành nghề khi họ giao dịch với bệnh nhân, công ty bảo hiểm và hiệu thuốc.
• Họ sẽ thường xuyên sử dụng thuật ngữ y tế và mã thanh toán trong giao tiếp, vì vậy cần phải làm quen với chúng

Các nhà quản lý thực hành được tuyển dụng trong các ngành khác nhau và có thể làm việc với nhiều năng lực, bao gồm:

• Văn phòng bác sĩ tư nhân, cả đa khoa và chuyên khoa
• Văn phòng của một nhóm thực hành
• Văn phòng nha sĩ
• Phòng khám chăm sóc khẩn cấp
• Các khoa bệnh viện
• Trung tâm chẩn đoán hình ảnh
• Trung tâm phẫu thuật cấp cứu hoặc ngoại trú

💥Làm thế nào để trở thành một nhà quản lý thực hành

Hãy làm theo các bước sau để trở thành người quản lý thực hành:

1. Theo đuổi một nền giáo dục.

Bằng cử nhân là yêu cầu đầu vào cơ bản cho công việc quản lý thực hành. Bằng thạc sĩ và tiến sĩ cũng sẽ có giá trị khi ứng tuyển vào các vị trí quản lý trong các hoạt động lớn hơn.

2. Kiếm chứng chỉ.

Các nhà quản lý thực hành có thể học tập và tham gia các kỳ thi từ một số tổ chức chứng nhận khác nhau để chứng minh kiến ​​thức chuyên môn và cam kết của họ. Giấy chứng nhận sẽ cho thấy một ứng viên đã nghiên cứu một số khía cạnh của công việc, bao gồm cách quản lý nhân viên, xử lý các yêu cầu bảo hiểm và giữ các tài khoản để thực hành.

3. Tạo một sơ yếu lý lịch.

Liệt kê trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc của bạn  với kinh nghiệm gần đây và phù hợp nhất được đề cập trước tiên  cùng với tên của các tổ chức và khoảng thời gian bạn đã làm việc tại mỗi công ty. Một sơ yếu lý lịch hiệu quả sẽ được điều chỉnh phù hợp với công việc cụ thể mà bạn đang ứng tuyển.

4. Tìm kiếm các vị trí.

Khi bạn đã tìm thấy các vị trí mở phù hợp với trình độ học vấn và kinh nghiệm của mình, hãy đọc kỹ hướng dẫn đăng ký. Viết thư xin việc tóm tắt lý do tại sao bạn sẽ là người phù hợp với công việc.

💥Ví dụ về mô tả công việc nhà quản lý thực hành

Chúng tôi đang tìm kiếm một người quản lý hành nghề cho tập đoàn nhi khoa gồm nhiều bác sĩ lớn của chúng tôi. Các ứng viên đủ điều kiện sẽ có bằng cử nhân trong lĩnh vực thông tin y tế hoặc quản lý sức khỏe và có kinh nghiệm với Microsoft Office và phần mềm EMR. Chứng nhận người quản lý hành nghề y tế như CPPM sẽ là một lợi thế. Cần phải có tối thiểu năm năm kinh nghiệm quản lý một cơ sở hành nghề hạng trung. Vai trò này sẽ quản lý một cơ sở hành nghề với năm bác sĩ, 12 y tá toàn thời gian và năm nhân viên văn phòng. Bạn sẽ chịu trách nhiệm về các phương pháp kinh doanh tốt nhất và tất cả việc tuân thủ, tuyển dụng và sa thải, quản lý sổ sách của chúng tôi, duy trì mối quan hệ với bệnh nhân và nhà cung cấp cũng như hòa giải tranh chấp với các công ty bảo hiểm.

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

• Theo: indeed
• Người dịch: Thành Hồ Thanh Trúc
• Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Thành Hồ Thanh Trúc – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11491

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.