Cách Để Trở Thành Nhân Viên Hành Chính

📌Nhân viên hành chính thực hiện những công việc gì?

Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm hỗ trợ nhân viên văn phòng và thực hiện các công việc hành chính. Nhiệm vụ của họ bao gồm giao tiếp trực tiếp với khách hàng hoặc qua điện thoại, thư điện tử và giải quyết các nhu cầu của khách hàng. Đôi lúc, họ cũng cần sao chép các tài liệu hoặc gửi fax đến các thành viên trong nhóm. Các nhân viên hành chính sẽ lên lịch các cuộc họp và các buổi gặp mặt nhân viên cũng như mời những người tham gia thích hợp. Các nhiệm vụ khác mà nhân viên hành chính có thể đảm nhiệm bao gồm:

• Sắp xếp và bảo quản các hồ sơ lưu trữ sẵn sàng cho nhân viên sử dụng.
• Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên và liên hệ các nhà cung cấp để đặt hàng mới.
• Thỉnh thoảng có những chuyến công tác đột xuất để thực hiện những việc nhỏ, lặt vặt, ví dụ như giao nộp tài liệu, hồ sơ.
• Thực hiện các công việc kế toán chung.
• Nghiên cứu và chuẩn bị các báo cáo và bài thuyết trình.

📌Điều kiện để trở thành một nhân viên hành chính

Nhân viên hành chính phải được đào tạo bài bản và có những kỹ năng cần thiết trước khi ứng tuyển.

1. Học vấn

Hầu hết các nhà tuyển dụng đều yêu cầu ít nhất một bằng tốt nghiệp trung cấp đối với nhân viên hành chính. Tuy nhiên, một số nhà tuyển dụng sẽ có ấn tượng hơn đối với ứng cử viên sở hữu bằng cử nhân hoặc cao đẳng trong các lĩnh vực liên quan như truyền thông hoặc kinh doanh. Việc tham gia các khóa học phần mềm máy tính sẽ mang lại nhiều lợi thế khi cạnh tranh cho công việc ở cấp độ đầu vào không đòi hỏi kinh nghiệm. Ứng cử viên có thể tham gia các lớp học này tại trường trung học hoặc các trường cao đẳng để trau dồi kiến thức về chương trình máy tính. Nếu ứng tuyển vào một ngành nghề đặc thù, có thể sẽ rất hữu ích khi theo học các khóa học về thuật ngữ được sử dụng nhiều trong nghề.

2. Đào tạo

Nhiều nhà tuyển dụng cung cấp chương trình đào tạo tại chỗ cho nhân viên hành chính. Quá trình đào tạo có thể kéo dài từ vài tuần đến một tháng, tùy thuộc vào số lượng kỹ năng cần học. Nhân viên mới có thể học hỏi thêm từ các nhân viên cấp cao đã quen với những kỹ năng và công việc cho đến khi có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách độc lập.

3. Bằng cấp chứng nhận

Một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu nhân viên đạt được các chứng chỉ đặc thù của ngành để chứng minh sự hiểu biết chung về lĩnh vực đó. Một vài bằng chứng nhận sau có thể cần thiết:

• Chứng chỉ kế toán viên được cấp phép của hiệp hội quốc gia (NACPB)

Có hàng loạt những chứng chỉ có thể đạt được qua tổ chức này, cụ thể là chứng chỉ Excel, chứng nhận biên chế, chứng chỉ kế toán viên và chứng chỉ phân tích kế toán. Tài liệu học tập được cung cấp khi đăng ký làm bài kiểm tra (bài kiểm tra được tổ chức trực tuyến).

• Chứng nhận chuyên gia ủy quyền (CAP)

Chứng chỉ này cung cấp kiến thức về ủy quyền bảo mật và quản lý rủi ro liên quan đến hoạt động của công ty. Bài kiểm tra cần được thực hiện tại những trung tâm dạy học đã được chứng nhận.

• Chứng nhận chuyên gia Microsoft Office (MOS)

Có một số chứng chỉ để lựa chọn, bao gồm các kỹ năng cần thiết như sử dụng Excel, PowerPoint và Word. Bài kiểm tra sẽ được tổ chức tại một trung tâm kiểm tra cụ thể.

4. Kỹ năng

Nhân viên hành chính nên có nhiều kỹ năng hành chính và văn thư để hoàn thành xuất sắc công việc. Họ có thể phải trả lời các cuộc gọi đến và chuyển chúng cho nhân viên thích hợp. Ngoài ra, nhân viên hành chính cần nhận các tin nhắn điện thoại, gọi lại cho những khách hàng đã để lại thư thoại và trả lời các thông tin công việc chung qua thư điện tử.

Nhân viên hành chính cũng cần thành thạo các kỹ năng sau:

• Kỹ năng tổ chức và sắp xếp

Các nhân viên hành chính chịu trách nhiệm tổ chức văn phòng ngăn nắp bằng cách phân loại tài liệu, giữ không gian văn phòng sạch sẽ và không bừa bộn cho nhân viên hoặc khách đến thăm, và sắp xếp các thư từ được gửi đến. Nhân viên hành chính cần cẩn thận chuyển tiếp email đến đúng người nhận khi đảm nhiệm tài khoản thư điện tử chung của văn phòng. Họ cũng có trách nhiệm về lịch trình của nhân viên khác để có thể tổ chức các buổi họp và gặp mặt theo đúng chương trình.

• Kỹ năng sử dụng máy tính

Hầu hết các nhân viên hành chính phải dùng máy tính để làm việc và cần có các kiến thức cơ bản về chương trình xử lý văn bản. Họ có thể được yêu cầu tạo các tệp, chỉnh sửa tài liệu hoặc thực hiện các ghi chú cuộc họp trên máy tính để sau đó có thể gửi đến các thành viên khác một cách dễ dàng qua email. Các nhân viên hành chính có thể còn cần hiểu biết về việc tạo lập hồ sơ điện tử và cách truy cập chúng.

• Kỹ năng làm chủ thời gian

Nhân viên hành chính thường chịu rất ít giám sát, vì vậy họ cần quản lý tốt thời gian của mình mà không cần phụ thuộc các thành viên khác. Họ nên tổ chức một ngày của mình sao cho hợp lý và hoàn thành mọi công việc được giao trước khi ca làm việc kết thúc.

• Kỹ năng giao tiếp tốt

Nhân viên hành chính thường là người được công chúng tương tác đầu tiên trước những nhân viên khác, vì vậy cần thể hiện bản thân thật chuyên nghiệp. Họ cần biết cách giao thiệp với khách hàng, trả lời các câu hỏi và xử lý tình huống khi cần thiết. Họ cũng cần biết cách làm việc với những khách hàng đang bối rối và bình tĩnh giúp họ tìm ra giải pháp. Các nhân viên hành chính cũng có thể cần giao tiếp với các ban quản trị và chuyển thông tin đến cho họ.

• Kinh nghiệm kế toán

Kinh nghiệm kế toán cơ bản rất hữu ích với nhân viên hành chính vì có thể giúp xử lý các giao dịch tài chính. Họ cần hiểu các thông tin cần nhập trong chương trình kế toán và sáng tạo các phương pháp sắp xếp biên lai cũng như các thủ tục tài chính liên quan khác. Họ cũng cần sao chép các hồ sơ tài chính cho khách hàng hoặc cho mục đích bảo hiểm.

• Chú ý tiểu tiết

Nhân viên hành chính nên cẩn thận để ý đến các chi tiết khi giám sát tài khoản của khách hàng. Họ phải xác nhận các thông tin đều chính xác trước khi giao nộp giấy tờ và đảm bảo mọi thông tin khách hàng được bảo mật. Nhân viên hành chính cần tiếp nhận chính xác các thông tin qua cuộc gọi và tin nhắn từ khách hàng để chuyển tiếp các thông tin một cách đúng đắn.

📌Môi trường làm việc của thư ký hành chính

Các nhân viên hành chính có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau như y tế, pháp lý, giáo dục, kỹ thuật, tôn giáo, chính phủ và khoa học. Phần lớn nhân viên hành chính làm việc toàn thời gian tại văn phòng, tuy nhiên một số có thể làm việc bán thời gian hay toàn thời gian tuỳ theo quy định của công ty. Đối với một số ngành, công việc có thể được hoàn thành trực tuyến hoặc thông qua điện thoại chung của công ty đặt tại nhà riêng của nhân viên.

Nhân viên khi làm việc sẽ phải dành nhiều thời gian ngồi tại chỗ nhập dữ liệu, nhưng cũng có thể phải thường xuyên đứng để sử dụng máy photocopy. Bên cạnh đó, nhiều loại thiết bị sẽ được sử dụng trong quá trình làm việc, bao gồm máy in, máy fax, máy tính, điện thoại, tủ đựng hồ sơ và các vật dụng văn phòng khác.

📌Để trở thành một nhân viên hành chính cần những gì?

Một vài vị trí nhân viên hành chính cho phép ứng viên bắt đầu làm việc với ít kinh nghiệm, tuy nhiên sẽ có lợi hơn nếu ứng viên đã từng có một số kinh nghiệm và có kiến thức liên quan. Ứng cử viên cho vị trí nhân viên hành chính có thể thực hiện các bước sau:

1. Tốt nghiệp với bằng tốt nghiệp trung học

Nhân viên hành chính cần có bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, chẳng hạn như vượt qua bài thi Phát triển Giáo dục Phổ thông (GED). Điều này có thể chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy rằng ứng viên đã có vốn kiến thức căn bản cần thiết cho vị trí này.

2. Tham gia các khóa học cần thiết

Các ứng cử viên nên đảm bảo rằng họ cảm thấy thoải mái khi sử dụng máy tính và có thể tham gia một vài khóa học về phần mềm máy tính để nâng cao kinh nghiệm đối với các phần mềm này.

3. Hoàn thành các chứng nhận liên quan cụ thể đến ngành nghề

Ứng cử viên cần có sự chuẩn bị trước đối với những công việc có yêu cầu kiến thức về thuật ngữ (chẳng hạn như trong lĩnh vực y tế) bằng cách tham gia các lớp học đặc biệt hoặc thi các chứng chỉ liên quan để chứng minh năng lực trước nhà tuyển dụng. Các lớp học này sẽ giúp họ chuẩn bị tốt hơn khi bắt đầu bước chân vào nghề.

4. Chuẩn bị sơ yếu lý lịch

Những ai quan tâm đến công việc nhân viên hành chính cần kiểm tra lại các thông tin trong sơ yếu lý lịch sao cho chính xác. Họ cũng nên liệt kê tất cả hồ sơ học vấn và kinh nghiệm.

📌Ví dụ mô tả công việc thư ký hành chính

Sau đây là ví dụ về một văn bản mô tả công việc thư ký hành chính:

Harmony Holistic Health hiện đang tìm kiếm những ứng cử viên lý tưởng cho vị trí nhân viên hành chính của văn phòng y tế chúng tôi. Nhân viên làm việc tại vị trí này sẽ chịu trách nhiệm trong việc trả lời các thư điện tử cùng điện thoại từ bệnh nhân và bác sĩ đồng thời chuyển tiếp chúng đến với đúng nhân viên phụ trách, hoàn thành các giấy tờ thủ tục, duy trì hệ thống hồ sơ có tổ chức và giữ văn phòng luôn sạch sẽ. Ứng viên cần có kinh nghiệm kế toán cơ bản, có kỹ năng quản lý tốt thời gian, kỹ năng tổ chức và sắp xếp tuyệt vời, đồng thời có khả năng chú ý đến chi tiết nhỏ. Ứng cử viên cũng cần có kinh nghiệm cơ bản về máy tính, cách sử dụng thư điện tử, tạo lập hồ sơ dữ liệu và in ấn.

Ứng viên cần có bằng tốt nghiệp trung học, tuy nhiên bằng cao đẳng hoặc cao hơn sẽ được ưu tiên. Kiến thức về thuật ngữ y tế rất cần thiết cho vị trí này, vì vậy cần có kiến thức nền tảng về y tế. Nhân viên mới sẽ được đào tạo bài bản để làm quen với các thủ tục văn phòng và thuật ngữ đặc thù của công việc.

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

• Theo: indeed
• Người dịch: Trần Nguyễn Phan Minh Anh
• Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Trần Nguyễn Phan Minh Anh – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10912

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.