📌 Bất cứ ai đã từng cộng tác với đồng nghiệp trong một dự án nhóm đều biết rằng việc chia sẻ và tiếp nhận ý kiến có thể gặp nhiều khó khăn. Để một dự án hiệu quả hơn, điều quan trọng là mọi người phải giao tiếp với nhau. Điều này đúng ngay cả khi bạn gửi email cho đồng nghiệp: nói điều gì đó sai có thể làm hỏng hoặc thậm chí gây nguy hiểm cho một mối quan hệ chuyên nghiệp quan trọng.
Ở bài viết này giới thiệu những kỹ năng tương tác với đồng nghiệp hoặc với những người ở nơi làm việc:
💡 Hiểu các phong cách giao tiếp
Bạn có thể tự suy ngẫm về cách mà bạn giao tiếp với người khác như thế nào. Ví dụ, bạn là một người hướng nội và cần thời gian để xử lý và phản ánh hay là một người hướng ngoại muốn được nói ra suy nghĩ của mình và nhận được ý kiến phản hồi ngay lập tức?
Các bài kiểm tra tính cách như Myer-Briggs Type Indicator (MBTI) có thể giúp ích trong việc đánh giá phong cách của bạn và hiểu được phong cách của những người xung quanh bạn. Ví dụ, bạn sẽ cần áp dụng những cách tiếp cận khác nhau với những người được mô tả là “ Người suy nghĩ “ hay “ Người cảm nhận “ trong MBTI.
Người suy nghĩ được dẫn dắt bởi lý luận nguyên nhân và kết quả. Khi giao tiếp với người suy nghĩ, bạn sẽ tập trung vào sự thật và logic. Người cảm nhận, ngược lại, lại được dẫn dắt nhiều hơn bởi các giá trị cá nhân. Khi tương tác với những người cảm nhận, bạn sẽ muốn thu hút những giá trị đó và nhấn mạnh sự ảnh hưởng của chúng lên những người khác.
💡 Giải quyết vấn đề nhóm:
Ngay cả khi bạn hiểu được phong cách giao tiếp của mình và đồng nghiệp, bạn vẫn sẽ có lúc gặp những xung đột và hiểu lầm, đặc biệt là khi làm việc nhóm. Khi vấn đề xuất hiện trong nhóm, bạn có thể cần nhờ đến sự trợ giúp của nhóm để tìm ra giải pháp.
Hãy thử tổ chức một cuộc thảo luận nhóm. Điều này đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt. Gửi chương trình nghị sự sớm, trình bày mục đích của cuộc họp, đóng khung việc đưa ra quyết định với các câu hỏi chính và làm rõ sự lãnh đạo. Hãy theo bốn bước dưới đây:
- 💦 Xác định vấn đề: Bạn sẽ không thể giải quyết vấn đề nếu mọi người không nghĩ rằng có vấn đề cần giải quyết.
- 💦Thông thoáng cảm xúc: Tất cả chúng ta đều cần được lắng nghe. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người có cơ hội để chia sẻ những cảm nhận về một vấn đề cụ thể ở hiện tại.
- 💦Mô tả vấn đề: Liệu mọi người có hiểu những điều phức tạp liên quan không?
- 💦 Phát triển giải pháp: Đề xuất một số giải pháp khả thi. Thảo luận về tất cả các lựa chọn và sau đó thu hẹp chúng xuống lựa chọn tốt nhất.
Kết quả mong muốn nhất của việc thảo luận nhóm là sự đồng thuận, mọi người đều đồng ý về giải pháp. Nhưng không phải lúc nào điều này cũng khả thi. Có những tình huống có thể yêu cầu bình chọn số đông, hòa giải của bên thứ ba hay người phân xử, hay thậm chí tạm dừng cuộc thảo luận.
💡 Sự chỉ trích:
Một loại xung đột khác thường phát sinh ở nơi làm việc là việc đưa ra – và nhận – chỉ trích. Mặc dù những lời chỉ trích là bình thường, nhưng nó thường gây khó chịu cho tất cả các bên liên quan. Thay vì né tránh nó, sao bạn không học cách tốt hơn để đưa ra và nhận lại lời bình phẩm?
Nếu bạn là một nhóm trưởng hoặc quản lý, bạn có thể được xem như là người đưa ra lời phê bình đến một nhân viên nào đó. Để giúp cuộc thảo luận thoải mái hơn, hãy chọn một bầu không gian riêng tư và không mang tính đe dọa. Trình bày quan điểm của bạn chi tiết cụ thể và cung cấp dữ liệu khách quan nhất có thể. Cuối cùng, hãy vạch ra kế hoạch thay đổi để cả hai bên có những kỳ vọng thực tế. Nếu bạn nhận thấy mình đang bị chỉ trích, hãy yêu cầu ví dụ về hành vi đó và tránh việc che giấu vì điều đó chỉ tăng thêm những cảm xúc tiêu cực. Cố gắng diễn giải câu trả lời của bạn để cả hai đều đồng ý về vấn đề này. Thừa nhận khi bạn sai và hỏi cách để cải thiện nó.
Bằng cách giữ cuộc trò chuyện mang tính hợp tác và tập trung vào giải pháp, bạn sẽ duy trì được sự kiểm soát cảm xúc. Chúng ta đều mắc sai lầm, điều khiến bạn khác biệt là cách bạn học hỏi từ những sai lầm một cách hiệu quả.
______________________________________________
Nguồn:
- Bài viết được tham khảo từ bài viết gốc: https://bit.ly/3B4Bx2G
- Tác giả: Marjorie North
- Dịch giả: Nguyễn Thị Phương Thảo – CTV ban Nội dung
- Khi chia sẻ cần trích dẫn đầy đủ tên tác giả và nguồn là “Dịch giả: Nguyễn Thị Phương Thảo – Nguồn: iVolunteer Vietnam”
—————————————————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích. Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn đọc phần nào cải thiện kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc.
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/4046
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
