Lễ tân thường là người đầu tiên mà khách hàng gặp khi liên hệ hoặc đến công ty. Một sơ yếu lý lịch được soạn thảo cẩn thận sẽ nêu bật các kỹ năng và kinh nghiệm bạn cần để thành công dưới vai trò của một lễ tân. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu nhiệm vụ của một lễ tân, những kỹ năng quan trọng nhất mà một lễ tân cần có và cách liệt kê kinh nghiệm vào sơ yếu lý lịch của bạn.
💼 Một nhân viên lễ tân sẽ làm những gì?
Nhân viên lễ tân đóng vai trò là bộ mặt, trợ lý của công ty và chịu trách nhiệm về một số nhiệm vụ hỗ trợ hành chính để giữ cho văn phòng hoạt động hiệu quả. Nhân viên lễ tân có thể chào đón khách hàng, xử lý thư từ đến và đi, lưu trữ các tệp và hồ sơ, thực hiện nhập dữ liệu, duy trì lịch và lịch làm việc của văn phòng, giữ cho văn phòng sạch sẽ, an toàn và có tổ chức và giữ cho kho cung ứng văn phòng luôn đầy đủ.
💼 Nhiệm vụ lễ tân thông thường
Một số nhiệm vụ phổ biến nhất đối với lễ tân bao gồm:
- Điện thoại và trực quầy
- Kho cơ sở dữ liệu và quản lý hồ sơ
- Dịch vụ khách hàng
- Hỗ trợ điều hành và quản trị
- Quản lý lịch
- Văn phòng và đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa
💼 Điện thoại và trực quầy
Nhân viên lễ tân là những người đầu tiên chào hỏi khách hàng qua các cuốc điện thoại và khi đến trực tiếp công ty. Trách nhiệm của họ bao gồm trả lời cuộc gọi đến, nhận tin nhắn, chuyển cuộc gọi đến đúng bên, kiểm tra thư thoại và gọi lại cuộc gọi nhỡ. Nhân viên lễ tân cũng có thể trả lời các câu hỏi chung mà khách hàng và đại lý bán lẻ muốn hỏi về doanh nghiệp.
Khi khách hàng hoặc đại lý bán lẻ trực tiếp đến doanh nghiệp, nhân viên lễ tân sẽ chào đón khách và hướng dẫn họ đến vị trí thích hợp. Nhân viên lễ tân cũng có thể yêu cầu khách đợi ở sảnh trong khi họ liên hệ với ban chuyên để hộ tống khách. Nhân viên lễ tân cũng có thể ghi lại nhật ký khách.
💼 Kho cơ sở dữ liệu và quản lý hồ sơ
Nhân viên lễ tân có thể hoàn thành hồ sơ văn phòng chung và quản lý dữ liệu bằng cách duy trì hệ thống lưu trữ của văn phòng, ghi lại thông tin nhận được khi liên lạc với các đại lý bán lẻ và khách hàng, đồng thời nhận và chuyển tiếp thư đến, thư đi.
Một nhân viên lễ tân có thể chịu trách nhiệm về cả các bức thư và thư điện tử của doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân cũng có thể thu thập thông tin cá nhân từ khách hàng mới, xác minh và ghi lại thông tin này khi cần thiết. Ví dụ, một nhân viên lễ tân trong một văn phòng y tế thường thu thập thông tin bệnh nhân mới và xác minh phạm vi chi trả bảo hiểm của họ.
💼 Dịch vụ khách hàng
Vai trò của lễ tân rất quan trọng đối với tiêu chí chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp vì lễ tân thường là người mà khách hàng hoặc đại lý bán lẻ giao tiếp nhiều nhất và là người đầu tiên họ tương tác khi liên hệ hoặc ghé qua doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân cần phải có kỹ năng phục vụ khách hàng xuất sắc, bao gồm khả năng giữ bình tĩnh và thân thiện khi giải quyết các mối quan ngại.
💼 Hỗ trợ điều hành và quản trị
Nhân viên lễ tân có thể hỗ trợ điều hành và quản trị như chuẩn bị và trình bày báo cáo, bảng tính cho giám đốc điều hành, chuẩn bị phòng họp, phòng đào tạo và lập biên bản cuộc họp.
💼 Quản lý lịch
Nhân viên lễ tân thường chịu trách nhiệm duy trì lịch và lịch làm việc tại văn phòng. Họ có thể lên lịch cho khách hàng và đại lý bán lẻ cho các lịch hẹn gặp hoặc trò chuyện điện thoại, xác nhận các cuộc hẹn với khách hàng và đại lý bán lẻ, lên lịch cho nhân viên văn phòng về các nhiệm vụ bên ngoài công ty và lên lịch các sự kiện của công ty. Nhân viên lễ tân cũng có thể lên lịch và điều phối việc sắp xếp di chuyển cho nhân viên văn phòng.
💼 Văn phòng và đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa
Nhân viên lễ tân thực hiện các nhiệm vụ nhằm duy trì trật tự văn phòng chung như giữ cho văn phòng sạch sẽ, an toàn và có tổ chức. Họ cũng kiểm tra hàng tồn trong kho cung ứng văn phòng, đặt hàng mới và phân phối hàng đi nếu cần.
💼 Kỹ năng cần làm nổi bật trong sơ yếu lý lịch lễ tân
Các kỹ năng sau đây rất quan trọng đối với thành công của một lễ tân:
💼 Kĩ năng giao tiếp
Nhân viên lễ tân cần có kỹ năng giao tiếp và kỹ năng viết xuất sắc khi họ chào hỏi khách hàng, trả lời điện thoại và trả lời email. Nhân viên lễ tân cũng cần giao tiếp hiệu quả với các giám đốc điều hành và tất cả nhân sự trong công ty.
💼 Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng của một cá nhân để thực hiện nhiều nhiệm vụ hay hoàn thành các dự án và nhiệm vụ đúng hạn. Nhân viên lễ tân thường làm nhiều nhiệm vụ trong một ngày. Họ cần ưu tiên các công việc khẩn cấp để hoàn thành các nhiệm vụ một cách kịp thời.
💼 Kỹ năng công nghệ
Kỹ năng công nghệ được đề cập đến là khả năng gõ và sử dụng các thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại, máy photocopy, máy fax và máy in. Nhân viên lễ tân thường có một điện thoại kết nối đường dây mà họ cần để quản lý và cũng thực hiện các công việc quản lý văn phòng như nộp đơn, sao chép, in ấn, fax và gửi thư. Nhân viên lễ tân cũng phải đạt ít nhất trung cấp sử dụng Microsoft Office.
💼 Kỹ năng phục vụ khách hàng
Nhân viên lễ tân thường là những người đầu tiên mà khách hàng và đại lý bán lẻ tiếp cận khi họ có vấn đề hoặc thắc mắc. Họ cần giữ bình tĩnh, tiếp nhận, nghiên cứu các thắc mắc và giải quyết các vấn đề hoặc hướng họ đến bên chuyên chính xác để giải quyết mà vẫn duy trì phong thái chuyên nghiệp và thân thiện.
💼 Bảo mật
Nhân viên lễ tân có thể có quyền truy cập vào thông tin cá nhân và bí mật của khách hàng và đại lý bán lẻ như tiền sử bệnh, thông tin việc làm, lịch sử gia đình, thông tin liên hệ và hơn thế nữa. Điều quan trọng đối với một lễ tân là thể hiện tính chuyên nghiệp và duy trì tính bảo mật của khách hàng và đại lý.
💼 Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức là khả năng lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý trách nhiệm văn phòng. Nhân viên lễ tân cần có kỹ năng tổ chức xuất sắc vì họ lên lịch và xác nhận các cuộc hẹn, hướng dẫn thông tin liên lạc của khách hàng và khách đến đúng bên, đúng địa điểm, ghi chú trong các cuộc họp và duy trì tổ chức văn phòng.
💼 Cách liệt kê các nhiệm vụ của lễ tân trong sơ yếu lý lịch của bạn
Làm theo các bước sau để liệt kê kinh nghiệm của bạn khi thực hiện nhiệm vụ lễ tân vào sơ yếu lý lịch của bạn:
1. Đọc mô tả công việc
Bắt đầu bằng cách đọc mô tả công việc để tìm các từ khóa nhắm mục tiêu đến các kỹ năng, phẩm chất và kinh nghiệm cụ thể mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm. Bản mô tả công việc cũng có thể sẽ liệt kê yêu cầu cơ bản mà ứng viên sẽ thực hiện khi được nhận.
2. Lập danh sách kinh nghiệm của bạn
Viết ra danh sách tất cả những kinh nghiệm bạn có được khi làm việc hoặc tình nguyện. Bạn cũng có thể bao gồm các giải thưởng và thành tích bạn đã đạt được chứng minh kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
3. Tìm điểm mạnh của bạn
Xem lại danh sách kinh nghiệm và thành tích của bạn và tìm những kinh nghiệm thể hiện điểm mạnh nhất của bạn và phù hợp nhất với mô tả công việc lễ tân.
4. Liệt kê kinh nghiệm của bạn vào sơ yếu lý lịch của bạn
Viết kinh nghiệm của bạn vào sơ yếu lý lịch của bạn một cách chi tiết. Sử dụng các con số, tỷ lệ phần trăm và giá trị để định lượng kinh nghiệm nhiều nhất có thể. Cố gắng thể hiện sự trưởng thành và sự phát triển của bạn theo thời gian trong phần kinh nghiệm của bạn.
5. Chuẩn bị để trả lời các câu hỏi về trải nghiệm của bạn
Người phỏng vấn hoặc người quản lý tuyển dụng có thể hỏi bạn những câu hỏi về kinh nghiệm mà bạn đưa vào sơ yếu lý lịch của mình. Chuẩn bị để trả lời những câu hỏi này với những giải thích chi tiết và ví dụ về hiệu suất của bạn trong các vai trò trước đây.
Ví dụ về CV của lễ tân
Dưới đây là một ví dụ về phần kinh nghiệm từ sơ yếu lý lịch nhân viên lễ tân:
Công ty luật của Kevin James, Sarasota, Florida
Tháng 8 năm 2018 – tháng 8 năm 2019
- Chào hỏi và chào đón khách hàng và tạo ấn tượng đầu tiên tích cực về công ty
- Thu thập thông tin khách hàng mới trong cuộc gọi, cuộc gặp đầu tiên và duy trì tính bảo mật
- Hướng dẫn khách đến đợi ở sảnh trong khi thông báo cho luật sư và nhân viên pháp lý về việc khách đến
- Chuẩn bị phòng họp và tham dự các cuộc hẹn khách hàng ban đầu và nghe lời khai thông tin để ghi chép
- Trả lời các cuộc gọi đến và gọi lại các cuộc gọi nhỡ, trả lời thư thoại và email cũng như phân loại thư đến
- Lên lịch các cuộc hẹn và duy trì lịch cho đội ngũ nhân viên gồm bốn luật sư và sáu trợ lý
- Chuẩn bị sắp xếp việc đi lại và chỗ ở cho luật sư, khách hàng và nhân chứng khi cần thiết
- Duy trì hệ thống nộp hồ sơ cả hiện vật và kỹ thuật số, đồng thời tạo ra một quy trình nộp hồ sơ hiệu quả hơn
- Duy trì tổ chức văn phòng bằng cách dọn dẹp và sắp xếp văn phòng hàng ngày và kiểm tra hàng tồn kho cung ứng cho văn phòng hàng tuần và đặt hàng khi cần thiết
—————————————————————————————————
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích.
– Bài viết gốc: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/listing-receptionist-duties-on-resume
– Người dịch: Nguyễn Hồng Thảo
– Khi chia sẻ cần trích dẫn nguồn là ”Người dịch: Nguyễn Hồng Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9214
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
