Có bài thơ lãng mạn rất hay.
Cuốn tiểu thuyết văn học khoa học viễn tưởng ly kỳ.
Lời thoại dí dỏm trên sân khấu.
Và rồi… các bản ghi nhớ.
Các bản ghi nhớ không hẳn là hình thức viết tiếng Anh hấp dẫn nhất. Chúng thường được dùng để giao tiếp trong công sở vì thế chúng thường khô khan và trực tiếp.
Nhưng nó không có nghĩa là bạn nên bỏ qua chúng trong khi học tiếng Anh kinh doanh.
Trên thực tế, viết các bản ghi nhớ rõ ràng theo đúng chuẩn định dạng là vô cùng cần thiết để giao tiếp hiệu quả với sếp và đồng nghiệp. Những bản ghi nhớ tốt có thể giúp bạn lên kế hoạch hiệu quả, giải quyết vấn đề, hỗ trợ một nơi làm việc minh bạch và thúc đẩy sự nghiệp của bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa cho bạn các công cụ bạn cần để viết ghi nhớ bằng tiếng Anh kinh doanh gây ấn tượng với mọi đồng nghiệp ở chỗ làm.
📌 Bản ghi nhớ là gì?
Memo (từ viết tắt của memorandum- bản ghi nhớ) là một ghi chú hoặc tài liệu thường được một người gửi cho một hoặc nhiều người người khác trong cùng một công ty.
Có thể là một ghi chú được đính trên bàn của bạn, một bản tin ở bảng thông báo của công ty hoặc một email gửi cho toàn bộ nhân viên. Bản ghi nhớ có thể ghi lại chi tiết một buổi họp nhân viên, một thay đổi chính sách hay thậm chí là một bản hiệu suất của nhân viên.
Mặc dù nó có thể được thể hiện ở các dạng khác nhau, các bản ghi nhớ thường được viết dưới một dạng cụ thể và theo phong cách trang trọng (chúng tôi sẽ trình bày ở dưới). Một điều cần nhớ nữa là các bản ghi nhớ có thể được gửi dưới dạng email, nhưng không phải mọi email đều là bản ghi nhớ.
📌 Bạn cần làm gì trước khi bắt đầu viết một bản ghi nhớ
Chuẩn bị kỹ trước khi nhảy
Bạn đã từng nghe câu tục ngữ này bao giờ chưa? Nó có nghĩa là bạn cần lên kế hoạch trước khi thực hiện, và điều đó đúng với cuộc sống cũng như việc viết ghi nhớ.
Bước đầu tiên bạn nên làm trước khi bắt đầu viết là học từ vựng kinh doanh phù hợp.
Tiếp theo, bạn hãy ngồi xuống với một cây bút, một tờ giấy (vâng, theo cách cũ) và làm theo các bước lập kế hoạch:
- Viết bản nháp: Điều đầu tiên là làm một bản ghi chú nháp liệt kê toàn bộ những luận điểm bạn có thể nghĩ đến
- Thiết lập mục đích của bản ghi nhớ: Xác định mục đích chính hoặc điểm cần làm của bản ghi nhớ. Theo cách khác, lý do bạn viết nó là gì? Đây sẽ là chủ đề và câu mở đầu cho bạn.
- Quyết định đối tượng cho bản ghi nhớ: Hãy tự hỏi bản thân, bạn có thực sự cần phải gửi nó cho tất cả các nhân viên trong một bộ phận cụ thể, hay chỉ các giám đốc điều hành?
- Chỉnh sửa bản nháp: Giờ hãy xem lại bản nháp đầu tiên. Thu hẹp các luận điểm quan trọng và cần thiết nhất.
📌 Những gì nên và không nên làm khi viết bản ghi nhớ
Hãy ghi nhớ những quy tắc này trong đầu khi bạn đang viết bản ghi nhớ, để an toàn.
- Không sử dụng ngôn từ thân mật/ tình cảm: Hãy giữ ngôn từ trang trọng. Không dùng từ lóng hay ngôn ngữ thông dụng
Ngay cả khi bạn viết về hiệu suất làm việc không hiệu quả của nhân viên, đừng mắng mỏ hay sử dụng các từ ngữ sắc bén. Hãy khách quan nhưng lịch sử trong lời phê bình.
- Sử dụng gạch đầu dòng: Nếu bạn đang có hàng tá vấn đề cần giải quyết trong nội dung, hãy chia nhỏ nó bằng cách sử dụng gạch đầu dòng. Điều này sẽ giúp bản ghi chú của bạn dễ đọc và hiểu nhanh hơn.
- Cô đọng: Đừng cho các chi tiết không quan trọng hay sử dụng hàng đống tính từ. Hãy hỏi bản thân xem” Liệu tôi có thể viết câu này rõ ràng và trực tiếp hơn không?”
- Đừng quên xem lại: Ngay cả khi bạn đang vội, hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra cẩn thận và đọc kỹ bản ghi nhớ của mình trước khi gửi đi. Chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết hơn cho kỹ thuật hiệu đính ở trong bài viết này.
📌 7 bước để viết bản ghi nhớ ấn tượng bằng tiếng Anh kinh doanh
Các nguyên tắc giờ đã rõ ràng, hãy bắt tay vào làm nhé.
1. Biết cách định dạng
Về cơ bản, một bản ghi nhớ có hai phần: phần đầu (chúng ta sẽ giải thích ở dưới) và phần thân bài (nội dung của bản ghi nhớ). Giả sử rằng bạn đang gõ gì đấy, hãy chắc chắn rằng các đoạn văn của bạn được định dạng căn lề trái.
Để xem nó trông như thế nào khi hoàn thành, hãy xem các bản ghi nhớ mẫu sau:
- Hướng dẫn viết ghi nhớ của WikiHow cùng với các bản ghi nhớ mẫu để gửi cho khách hàng/đồng nghiệp/sếp
- Các ghi nhớ mẫu của Examples.com về các chủ đề như chính sách công ty, câu hỏi về luật và vân vân.
- Bản ghi nhớ mẫu từ nguồn viết trực tuyến Purdue OWL
2. Dán nhãn bản ghi nhớ
Hãy làm rõ rằng nó là một bản ghi nhớ chứ không phải là một thông báo hay bất kỳ văn bản chính thức nào khác. Chỉ cần viết “Memorandum” hay “Memo” ở đầu trang.
3. Tạo phần mở đầu
Thông thường, cấu trúc bản ghi nhớ sẽ như thế này:
To (Gửi đến): (những người bạn gửi đến – sử dụng tên đầy đủ và chức danh)
From (Từ): ( tên và chức danh của bạn)
Subject (Chủ đề): (Lý do bạn viết bản ghi nhớ)
Date (ngày): (bao gồm ngày, tháng, năm)
Một phần mở đầu bản ghi nhớ mẫu có thể như thế này:
Gửi đến: Alice Arora, Trợ lý nghiên cứu tiếp thị
Từ: Ajay Dugar, Trưởng phòng kinh doanh
Chủ đề: Quảng cáo kinh doanh hàng quý
Ngày: 15 tháng 11 năm 2017
Hãy nhớ chỉ sử dụng tên đầy đủ (không sử dụng tên thân mật hoặc tên rút gọn) và viết chủ đề cụ thể và trực tiếp nhất có thể.
4. Viết một giới thiệu súc tích
Không giống như hầu hết các email hoặc thư, các bản ghi nhớ không yêu cầu lời chào mở đầu. Thay vào đó, chỉ cần lao vào chủ đề ngay lập tức mà không cần bận tâm phải bắt đầu bằng “ Dear Ms.Jones – Thưa bà Jones…”
Không cần phải giới thiệu bản thân hay đưa các tổng quan chi tiết về vấn đề. Trên thực tế, câu đầu tiên nên tóm tắt lý do tại sao bản ghi nhớ được viết.
Ví dụ, đây là một bài mở đầu mẫu:
“ Tôi nhận ra rằng doanh số bán sách trong quý đã giảm 10%, vì thế cần thận trọng suy tính các chiến lược tiếp thị khác để quảng bá các tác giả tiếp theo”
Điều này cho chúng ta biết rằng bản ghi nhớ sẽ nói về sự sụt giảm doanh số bán hàng và cách nó được giải quyết. Có nhiều khả năng kết quả sẽ là một lời kêu gọi hành động – đề xuất hoặc yêu cầu người đọc làm gì đó cụ thể để cái thiện tình hình.
Bạn có thể dành hai hoặc ba dòng để bàn tới vấn đề một cách chi tiết hơn, bằng cách nói về thực trạng và số liệu hay ngày hoặc tên, để nhấn mạnh tính cấp yêu và quan trọng. Nghĩ về phần giới thiệu như lời mở đầu bắt đầu với một câu luận điểm, tiếp đến là các ví dụ minh hoạ cho luận điểm đó.
5. Viết phần thân bài cho bản ghi nhớ
Sau một đoạn mở đầu ngắn gọn, bạn cần sử dụng phần nội dung của bản ghi nhớ để thêm các thông tin. Bạn cần làm nổi bật các bước hành động có thể làm, hoặc những vấn đề đang đe doạ.
Một lần nữa, hãy cố gắng cụ thể hết mức có thể, nhưng còn phụ thuộc vào vấn đề là gì, bạn có thể chọn cách chia phần nội dung thành nhiều mảng nhỏ với các tiêu đề phụ.
Ví dụ, nếu một bản ghi nhớ về cơ bản là một thông báo về sự thay đổi chính sách, phần nội dung có thể bao gồm một đoạn mô tả về sự thay đổi và những hậu quả đối với nhân viên.
Tuy nhiên, tốt hơn hết là chia bản ghi nhớ ra thành nhiều đoạn nội dung ngắn hoặc gạch đầu dòng nếu bạn đang thực hiện bất kỳ những việc sau đây:
- Khám phá các giải pháp tiềm năng để giải quyết một vấn đề phức tạp của công ty
- Lên danh sách các chủ đề khác nhau được bàn tới trong một cuộc họp gần đây
- Làm nổi bật ba vấn đề trở lên
6. Kết thúc với câu kết luận
Giờ đây, bạn có thể kết thúc bản ghi nhớ bằng cách viết câu kết luận. Phần kết luận nên dài tầm một đến hai câu (mặc dù nó còn phụ thuộc vào chủ đề bản ghi nhớ của bạn là gì). Bạn có thể tóm tắt lại vấn đề theo cách tích cực hoặc sử dụng một lời kêu gọi hành động tích cực.
Một vài cụm từ và câu mà bạn có thể sử dụng:
- Tôi rất mong chờ sự hỗ trợ của bạn để xử lý vấn đề này.
- Chúng tôi mong rằng sự thay đổi chính sách mới này sẽ đem lại lợi ích lớn hơn cho nhân viên.
- Chúng tôi tự tin rằng các chiến lược này sẽ giúp doanh thu của chúng tôi tăng trưởng
- Tôi rất vui mừng được thảo luận về ý kiến của bạn trong buổi họp tới
- Cảm ơn vì sự hộ trợ không ngừng nghỉ của bạn.
Nếu bạn đang in bản ghi nhớ, bạn có thể chọn cách ký hoặc đóng dấu vào bản ghi nhớ, nhưng chữ ký thì không cần thiết lắm.
7. Proofread – Đọc kiểm
Một khi bạn viết xong, hãy xem lại xem bản ghi nhớ của bạn có lỗi gì không.
Đọc bản ghi nhớ ít nhất hai hoặc ba lần, để ý lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp. Sau đó đọc lại một lần nữa để đảm bảo bạn đã bao quát mọi thứ bạn muốn. Bạn cũng có thể chú ý những thông tin không cần thiết có thể giảm tải.
Khi đọc kiểm, bạn không phải tự hoàn thành một mình. Bạn có thể sử dụng trình kiểm tra chính tả, hoặc tốt hơn hết, kiểm tra bản ghi nhớ của bạn thông qua một công cụ chỉnh sửa thông mình như Grammarly.
Grammarly giống như một trình kiểm chính tả thông minh hơn và nhanh chóng hơn. Nó tìm kiếm các lỗi chính tả và ngữ pháp trong nội dung bài viết của bạn (ví dụ, nó nhận thấy các từ viết đúng chính tả nhưng lại sử dụng sai cách). Nó đưa ra những giải thích cho tất cả các lỗi sai được tìm thấy, và thậm chí theo dõi tiến độ của bạn để bạn trở thành người viết tiếng Anh kinh doanh tốt hơn với việc viết các bản ghi nhớ, thư từ và email.
Có công mài sắt có ngày nên kim! Bạn có thể cải thiện kỹ năng viết bản ghi nhớ của mình bằng các chủ đề ngẫu nhiên hay một vấn đề ở chỗ làm, viết một bản ghi nhớ ngắn gọn về nó và để cho đồng nghiệp hoặc những người học cùng bạn đánh giá nó.
Xem qua những bản ghi nhớ mà người khác viết, đặc biệt là bản ghi nhớ của những người có chức vụ cao trong công ty. Tất nhiên, bản ghi nhớ đầu tiên bạn viết có thể sẽ không hoàn hảo nhưng nếu bạn tiếp tục làm theo hướng dẫn, chắc chắn bạn sẽ viết một bản ghi nhớ ổn áp hơn. Và thân chí nếu bạn không thành công, đừng lo lắng mà hãy học hỏi từ những sai lầm của bản thân.
*******************
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
Bài viết gốc: FluentU
Người dịch: Vũ Thị Thùy Dương
Khi chia sẻ cần phải trích nguồn là “Người dịch: Vũ Thị Thùy Dương – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10973
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
