Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc tuyển dụng nhân viên là khiến họ cảm thấy bản thân được chào đón với công việc và ở công ty. Một email chào mừng đến từ cấp trên hay quản lý của họ có thể sẽ giúp nhân viên mới có được ấn tượng tốt với công việc và đồng nghiệp sắp tới cùng họ đồng hành. Nếu bạn cũng đang tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân sự nơi công ty mình, bạn chắc chắn sẽ cần biết cách để viết một email chào mừng có đủ sức ảnh hưởng với nhân sự của mình. Ở bài viết này, chúng ta sẽ cùng thảo luận xem tại sao một email chào mừng nhân viên mới lại quan trọng, cách để viết một email và cùng xem qua một số những email chào mừng nhân viên mới tiêu biểu sẽ như thế nào.
💁Tại sao một email chào mừng nhân viên mới lại quan trọng?
Những email chào mừng chắc chắn sẽ mang lại sự tự tin và niềm hứng khởi vào công việc cho nhân viên mới ở công ty bạn. Những email như vậy thường được xem là cuộc trò chuyện chính thức đầu tiên ngay sau khi họ chấp thuận vị trí công việc, vì vậy kiểu email này thường cũng sẽ tạo ra niềm hứng khởi cho những trải nghiệm công việc sắp tới của nhân viên. Một email chào mừng xuất sắc sẽ khiến nhân viên cảm thấy bản thân có giá trị và được đánh giá cao. Nó còn cung cấp thông tin quan trọng về điều mà họ có thể kỳ vọng trong ngày làm việc đầu tiên của mình.
💁Một email chào mừng nhân viên sẽ bao gồm những gì?
Có một số yếu tố quan trọng để làm nên một email chào mừng thành công. Một email thì không nên quá dài và phức tạp, nhưng có một số điều cần thiết bạn sẽ cần phải chắc chắn bao gồm trong email của mình, đó là:
Lời chào hỏi
Ngày bắt đầu dự kiến
Một lịch trình ngắn gọn cho ngày làm việc đầu tiên của nhân viên
Một số mong muốn về trang phục (cà vạt, chân váy, giày thoải mái,…)
Những gì nên mang theo (tài liệu công việc, đồ ăn trưa, dụng cụ, thiết bị bảo vệ cá nhân,..)
Một số chỉ dẫn cho con đường đến nơi làm việc (đường, hướng đi tới chỗ làm, nên hỏi đường ai, nên đỗ xe ở đâu,..)
Thông tin liên lạc với quản lý mới
Thông tin về các sự kiện trong ngày đầu làm việc (đào tạo nhập môn, đào tạo chuyên môn, tham quan chỗ làm, bữa ăn chào mừng,..)
Tóm tắt về chỗ nghỉ (chỗ uống cà phê, đồ ăn vặt hay nước lọc và một số quy tắc cần biết)
Một lời mời đặt câu hỏi nếu họ có bất cứ thắc mắc nào cần giải đáp
Bạn có thể sẽ chọn những cuộc thảo luận chuyên sâu liên quan tới các thứ như tiêu chuẩn về hành vi, lối cư xử, những yêu cầu về giờ nghỉ có trả lương hoặc những đánh giá hiệu suất khi nhân viên mới bắt đầu nhận đào tạo từ văn phòng. Tuy nhiên, nó sẽ hữu ích nếu họ có một bản sao về những thông tin trên để tham khảo trong quá trình nhận đào tạo của mình. Đảm bảo rằng nhân viên mới có phương thức liên lạc trực tiếp với người mà họ có thể tin twongr nếu có thêm bất cứ thắc mắc nào.
💁Cách để tạo một email chào mừng
Dưới đây là một số những bước chính bạn cần nhớ khi viết email chào mừng:
- Cá nhân hóa email
Sử dụng tên của nhân viên mới trong suốt cả email để cho họ thấy bạn là con người thật đang viết chính email này. Cho họ thấy rằng bạn đang cảm thông cho họ, vì họ rất dễ có những cảm xúc lo lắng hay bồn chồn trong ngày đầu làm việc. Nếu họ phải di chuyển từ địa điểm khác tới để làm công việc này, đảm bảo rằng họ sẽ biết để hỏi xin bạn lời khuyên hay gợi ý về vấn đề trường học hay hàng xóm. Trên tất cả, làm những gì bạn có thể để khiến email trở nên phù hợp với nhân viên và nhu cầu của họ
- Để ý về tông giọng
Hãy duy trì một tông giọng tích cực xuyên suốt email của mình, vì nhân viên có thể chọn thái độ từ những dấu hiệu của bạn. Bắt đầu email bằng câu chuyện thật lòng về việc bạn đã hứng khởi như thế nào khi có được họ là một thành viên mới làm việc ở công ty mình. Thể hiện lý do bạn tin rằng họ là một nhân tố quan trọng trong công ty và đồng nghiệp đang rất háo hức để được gặp gỡ họ. Cố gắng để cân bằng giữa sự chuyên nghiệp và thân thiện, đảm bảo hãy sử dụng tông giọng chân thành nhất từ tổ chức của bạn.
- Giao tiếp hiệu quả
Một bài luận năm trang thường sẽ không phải là lựa chọn tốt nhất khi nói tới việc chào mừng nhân viên mới tới công ty mình. Lý tưởng nhất, bạn có thể muốn liên hệ với nhân viên mới để thân thiện, súc tích và nhiều thông tin. Để làm được điều này, giữ cho email của bạn ngắn gọn nhưng chứa đựng đủ thông tin cần thiết. Để đảm bảo rằng email của bạn dễ đọc, bạn nên sử dụng gạch đầu dòng hoặc số thứ tự khi chỉ ra những bước quan trọng. Giữ tính các nhân nhưng tập trung vào nhiệm vụ. Sẽ có rất nhiều thời gian để bạn làm quen với nhân viên mới khi họ tới chỗ làm sau đó.
💁Bản mẫu cho email chào mừng
Khi viết một email chào mừng, bạn có thể sẽ điều chỉnh nội dung của email cho phù hợp với người nhận. Tuy nhiên, nó có thể sẽ hữu ích nếu bạn làm theo những bản mẫu có sẵn. Và đây là một vài gợi ý chúng tôi đưa ra:
Xin chào và chào mừng [Tên công ty]
Chúng tôi rất háo hức được chào đón bạn vào đội của công ty. Tôi mong rằng bạn cũng đang mong đợi để bắt đầu một công việc hoàn toàn mới của mình và gặp gỡ những đồng nghiệp trong công ty. Chúng tôi thấy rằng bạn đã lên kế hoạch làm việc bắt đầu từ ngày [viết ngày]. Chúng tôi mong rằng bạn sẽ có mặt lúc [viết giờ cụ thể] tại [viết địa điểm cụ thể]. Bạn được thoải mái đỗ xe ở bất kỳ nơi phù hợp nào trong công ty vào ngày đầu làm việc. Chúng tôi sẽ sắp xếp cho bạn một chỗ đậu xe cố định trong thời gian sớm nhất.
Chúng tôi đã quyết định một lịch trình có sẵn để hỗ trợ bạn ổn định công việc một cách nhanh gọn. Đầu tiên, chúng ta sẽ có trạm dừng nghỉ ở một quán cà phê nhỏ để lấy thức uống hoặc đồ ăn vặt và sẽ giới thiệu bạn những dụng cụ, đồ vật trong nhà bếp giúp bạn thích nghi để sử dụng. Sau đó, cùng chuyển tới văn phòng tổng giám đốc để nộp một số thủ tục giấy tờ. Vui lòng mang theo:
Thẻ căn cước công dân
Một bản sao hợp đồng công việc (có chữ ký)
Thẻ an sinh xã hội
Sau khi hoàn thành những bước trên, chúng tôi sẽ dẫn bạn tới văn phòng làm việc, đăng nhập vào máy tính và hệ thống liên lạc của công ty.
Khi bạn đã hoàn thành, chúng ta sẽ sắp xếp một cuộc gặp với tổng quản lý [tên quản lý], người sẽ giúp bạn làm quen với những chính sách, văn hóa và tầm nhìn của công ty. Sau đó bạn sẽ có cơ để gặp mặt quản lý văn phòng – người sẽ chịu trách nhiệm đào tạo cho vị trí công việc mới của bạn ở công ty chúng ta.
Đồng phục công ty là [viết kiểu trang phục phù hợp]. Hãy xem xét việc mặc thêm đồ vì văn phòng công ty thường trở lạnh vào buổi chiều.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại đưa ra câu hỏi nhé. Những câu hỏi nào liên quan tới chính sách công ty bạn đều có thể nhắn trực tiếp cho tôi [địa chỉ email] hoặc qua số điện thoại [số điện thoại]. Còn các thắc mắc liên quan tới trách nhiệm công việc của bạn hãy hỏi quản lý [địa chỉ email] hoặc [số điện thoại].
Chúc mừng bạn một lần nữa đã nhận được vị trí công việc hiện tại! Chúng tôi thực sự háo hức khi bạn là một phần của công ty và mong rằng bạn sẽ có cho mình những khoảng thời gian tốt đẹp ở [tên công ty].
Mong được gặp bạn,
[tên người viết]
💁Ví dụ về email chào mừng nhân viên mới
Đây là ví dụ của một email dựa trên bản mẫu đã có:
Kính gửi Jackson Sneed,
Chào mừng tới Griffith Music Group – chúng tôi rất háo hức được có bạn về với đội của mình và mong đợi được gặp bạn vào ngày bắt đầu công việc, vào thứ Hai, ngày 08/11. Như tôi đã trao đổi từ cuộc phỏng vấn qua điện thoại, giờ làm việc bắt đầu từ 8:30 sáng và kết thúc lúc 5:30 chiều từ thứ Hai tới thứ Năm. Tuy nhiên, bạn nên có mặt ở công ty lúc 8 sáng ngày 08/11 để chúng ta cùng có một chuyến tham quan văn phòng và để mình giới thiệu bạn với công ty trước buổi định hướng nghề nghiệp diễn ra.
Tất cả vị trí để xe đều có sẵn cho bạn, trừ những chỗ có đánh dấu chữ “Phương tiện”. Khi bạn bước vào tòa nhà lần đầu, hãy giới thiệu bản thân với Emily ở bàn lễ tân. Cô ấy sẽ cung cấp cho bạn bảng tên tạm thời. Chúng tôi sẽ ở đó cùng với quản lý tên Lisa Casey chào đón bạn.
Dưới đây là những điều chúng tôi đã lên lịch sẵn cho ngày đầu làm việc của bạn:
8-8:30: Tham quan văn phòng và giới thiệu đồng đội
8:30-10:30: Buổi định hướng công việc với giám đốc nhân sự James Stone hoặc với quản lý Lisa Casey
10:45-12: Giờ nghỉ trưa cùng đồng đội ( địa điểm: Phòng Ăn Olive ở tầng 53)
12:30-1:30: Buổi định hướng về kỹ thuật với quản lý IT Eddie Jones
1:30-5:30: Buổi đào tạo thực hành với quản lý Kieth Lane
Một số thông tin quan trọng cần lưu ý:
Nhà bếp và phòng nghỉ tọa lạc ở bên phải thang máy ngay tầng đầu tiên. Chúng tôi sẽ luôn chuẩn bị đồ ăn vặt và nhiều loại thức uống. Máy pha cà phê sẽ luôn luôn hoạt động và bạn được thoải mái cất chiếc ly cà phê yêu thích của mình trong tủ.
Hãy mang theo một bản sao căn cước công dân và thẻ an sinh xã hội của bạn khi bắt đầu công việc mới để chúng tôi hỗ trợ việc làm hồ sơ nhé.
Đồng phục của công ty là những bộ thường phục đi làm.
Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào trước thứ Hai tuần tới, hãy gửi mail cho tôi hoặc liên lạc với tôi qua số điện thoại 826-499-0000.
Chào mừng bạn một lần nữa! Chúng tôi rất mong chờ được gặp bạn vào ngày 08/11, và thật vui mừng khi được cùng làm việc với bạn.
Trân trọng,
James Stone.
—————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: indeed.com
- Người dịch: Phan Thảo Nguyên
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Phan Thảo Nguyên – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9436
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
