Thư xin việc là một văn bản đính kèm quan trọng trong hồ sơ xin việc gửi cho nhà tuyển dụng. Lá thư xin việc sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn và cho họ thấy bạn sẽ là một ứng viên sáng giá cho vị trí mà họ đang tuyển dụng. Một bố cục, dàn ý thư xin việc có sẵn sẽ giúp bạn hoàn thành thư xin việc của mình nhanh chóng, đầy đủ các thông tin cần thiết, dù bạn đang ứng tuyển vào vị trí nào đi nữa.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ tại sao bố cục, dàn ý của thư xin việc lại quan trọng, hướng dẫn bạn cách lập dàn ý thư xin việc hợp lý, ví dụ minh hoạ, và một số đề xuất hữu ích cho bạn.
Tại sao bố cục, dàn ý thư xin việc lại quan trọng?
Dàn ý thư xin việc sẽ giúp bạn thực hiện đúng khi chuẩn bị một bức thư xin việc cho nhà tuyển dụng. Thay vì cứ mỗi lần ứng tuyển vào một vị trí mới, bạn bắt đầu lập ra thứ tự các phần trong thư xin việc thì việc bắt đầu với một dàn ý chung sẽ tiết kiệm thời gian rất nhiều.
Khả năng bỏ xót những thông tin quan trọng, chẳng hạn như bằng cấp của bạn, hay đơn giản chỉ là một lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng sẽ rất nhỏ khi bạn sử dụng dàn ý thư xin việc. Hơn nữa, dàn ý cũng đảm bảo rằng lá thư của bạn dễ đọc, có định dạng phù hợp, không lan man, chỉ bao gồm những thông tin hữu ích và có liên quan cho nhà tuyển dụng.
Cách lập dàn ý thư xin việc
Sau đây là các bước giúp bạn có được một bức thư xin việc ấn tượng và hiệu quả:
1. Mở đầu với thông tin liên hệ của bạn
Dù là thư xin việc hay sơ yếu lý lịch, hay cân nhắc việc bắt đầu với thông tin liên hệ của bạn. Phần này bao gồm họ tên đầy đủ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn, có thể thêm vào địa chỉ nhà riêng của bạn. Việc cung cấp thông tin liên hệ của bạn ở đầu sẽ giúp cho nhà tuyển dụng biết được họ đang xét tuyển ai và dễ dàng liên lạc khi có vấn đề cần liên lạc với bạn.
2. Có khoảng cách giữa các phần
Để nhà tuyển dụng thấy thoải mái khi đọc bức thư xin việc của bạn, hãy đảm bảo rằng bố cục dàn ý của bạn có khoảng cách giữa các phần. Cũng giống như sơ yếu lý lịch, nhà tuyển dụng thường nhận được hàng loạt thư xin việc cho mỗi vị trí trống đang tuyển dụng. Thư xin việc của bạn càng rõ ràng, dễ hiểu và dễ thấy được thông tin nổi bật thì khả năng nhà tuyển dụng quyết định bạn là người họ muốn tiến đến phỏng vấn càng lớn.
Giữa tên và thông tin liên hệ của bạn, tên của người quản lý tuyển dụng và dữ liệu công ty, đoạn mở đầu, đoạn giữa, đoạn kết và chữ ký của bạn, hãy sử dụng các khoảng ngắt đoạn.
3. Bao gồm cả thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng
Nếu bạn biết tên nhà quản lý tuyển dụng, cũng như tên, địa chỉ và số điện thoại của công ty, hãy để trống để thêm vào. Tuy nhiên phần này bạn cũng có thể bỏ qua.
4. Thêm ngày tháng trong thư xin việc của bạn
Yếu tố thời gian nên được bao gồm trong dàn ý thư xin việc của bạn. Hãy điền ngày, tháng, năm mà bạn gửi thư xin việc cho nhà tuyển dụng. Nếu bạn đang gửi thư xin việc cho nhiều nhà tuyển dụng vào cùng một ngày, bạn không cần phải thay đổi ngày gửi thư lần lượt sang ngày khác.
Mặt khác, ngày tháng là một khía cạnh nhỏ nhưng quan trọng trong thư xin việc của bạn và nó phải chính xác dựa trên ngày thư xin việc của bạn được gửi cho doanh nghiệp. Thay vì ngày phỏng vấn hoặc ngày bạn soạn thư xin việc ban đầu, đây thường là ngày bạn gửi đơn đăng ký trực tuyến hoặc gửi thư xin việc qua email cho người quản lý tuyển dụng theo yêu cầu của họ.
5. Bắt đầu bằng một lời chào
Lời chào là phần rất quan trọng trong thư xin việc, do đó hãy đưa nó vào dàn ý thư xin việc của bạn để phòng khi bạn bỏ xót bước quan trọng này. Bạn có thể sử dụng cách chào phổ biến để dễ dàng áp dụng cho bất kỳ ai, chẳng hạn như Kính gửi bộ phận tuyển dụng công ty [tên công ty]” hoặc “Kính gửi anh/chị [họ tên], chuyên viên tuyển dụng/trưởng phòng tuyển dụng công ty [tên công ty] , Kính gửi bộ phận tuyển dụng công ty [tên công ty]” trong trường hợp bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng cho vị trí đang ứng tuyển hoặc nhân viên nhân sự sẽ xem xét đơn đăng ký của bạn.
6. Cấu trúc phần nội dung của dàn bài
Mặc dù thông tin liên hệ, ngày tháng và lời chào đều là những phần quan trọng trong thư xin việc của bạn, nhưng phần nội dung thư là phần cốt yếu, là cơ hội để bạn có thể thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn phù hợp với vị trí công việc hơn so với các ứng viên khác. Hãy chia dàn ý của bạn thành ba phần chính, mỗi phần đều có nội dung, gồm các thông tin cơ bản riêng để giúp bạn dễ nhớ những gì cần bổ sung và điều này giúp cho thư xin việc của bạn rõ ràng, dễ đọc.
7. Lưu ý những điểm cần đưa vào đoạn mở đầu
Đoạn đầu tiên trong phần nội dung bạn nên đề cập đến lý do tại sao bạn viết thư xin việc này. Bạn có thể đề cập đến vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển hay là người đã giới thiệu bạn đến với vị trí này, có thể là người trong tổ chức cung cấp cho bạn các nguồn thông tin tham khảo. Bạn nên thể hiện sự nhiệt tình đối với vị trí ứng tuyển ở phần này, qua đó nhà tuyển dụng có thể thấy được tâm huyết bạn đối với công việc.
Mục tiêu của đoạn đầu tiên là thông báo cho nhà tuyển dụng mục đích của bạn, đây có thể xem như là cơ hội để xây dựng mối quan hệ trong một khoảng thời gian ngắn, không có nhiều sự chuẩn bị. Khi viết dàn ý, bạn có thể đưa vào một số tùy chọn mà bạn có thể sử dụng tùy thuộc vào vị trí mà bạn đang ứng tuyển.
8. Phần nội dung thư
Phần nội dung chính thư xin việc sẽ nằm ở đoạn giữa. Trong phần này của thư xin việc, bạn sẽ đề cập đến các kỹ năng, kinh nghiệm nổi bật mà bạn có, mục tiêu nghề nghiệp, qua đó chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí bạn ứng tuyển.
Khi xem xét lại mô tả công việc, bạn sẽ có thể tạo ra các mối tương quan rõ ràng giữa những gì nhà tuyển dụng cần và những gì bạn có thể cống hiến với tư cách là một nhân viên mới tiềm năng. Hãy thể hiện trình độ và kinh nghiệm của bạn liên quan đến công việc bạn đang tìm kiếm một cách thật ấn tượng. Vì mỗi vị trí, cơ hội công việc đều có tính chất, mô tả và có những yêu cầu riêng, cho dù là trong cùng một ngành, vì vậy hãy điều chỉnh thư xin việc của bạn cho phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển.
Cố gắng tránh lặp lại những gì mà bạn đã đề cập đến trong sơ yếu lý lịch, thay vào đó hãy cung cấp cho người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng những thông tin thực tế về thành tích của bạn để chứng minh khả năng thành công của bạn ở vị trí này. Nếu có thể hãy cung cấp các số liệu cụ thể như tỷ lệ phần trăm, qua đó nhà tuyển dụng có thể đo lường thành tích của bạn với những gì họ đang cần.
9. Phần kết thư
Trước khi ký tên kết thúc quá trình chứng tỏ bạn phù hợp với công việc, bạn cần thêm một đoạn kết luận. Hãy dành lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét đơn xin việc của bạn và thể hiện sự quan tâm chân thành đến vị trí ứng tuyển trong đoạn kết luận này. Bạn cũng có thể đề cập đến nguyện vọng, khao khát được thể hiện bản thân mình hơn qua cuộc phỏng vấn phía trước, cho họ thấy sự nhiệt tình của bạn, hào hức chờ đợi hành trình tiếp theo trong quy trình tuyển dụng.
10. Kết thúc thư
Phần kết thúc thư xin việc của bạn cũng cần phải nghiêm trang, chuyên nghiệp giống như lời chào mở đầu. Hãy sử dụng câu kết thúc phổ biến như “Trân trọng”. Nếu bạn đang gửi thư xin việc của mình qua email hoặc thông qua một trang web ứng dụng trực tuyến, bạn có thể đăng nhập bằng họ tên đầy đủ của mình. Nếu bạn đang in thư xin việc và gửi bản sao trên giấy, hãy đảm bảo có đủ chỗ cho phần ký tên của bạn.
Một dàn ý mẫu cho bạn
Sau đây là một dàn ý mẫu bạn có thể dựa vào:
[Tên của bạn] [Địa chỉ của bạn] [Số điện thoại của bạn]
[Địa chỉ email của bạn]
[Tháng, ngày và năm]
[Tên người quản lý tuyển dụng, nếu bạn có] [Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
Kính gửi Mr./Ms. [họ của người quản lý tuyển dụng] hoặc bộ phận liên quan:
Đoạn mở đầu: đề cập mục đích của việc gửi thư xin việc này và vị trí ứng tuyển là vị trí nào. Cơ hội này đến với bạn như thế nào, người đã liên hệ, giới thiệu bạn vị trí tuyển dụng này. Nếu vị trí bạn đang ứng tuyển khá khái quát, không cụ thể, hãy thể hiện nhiệt huyết, tin thần cống hiến của bạn đối với công ty.
Đoạn giữa: Chia sẻ những bằng cấp liên quan đến vị trí cụ thể mà bạn đang ứng tuyển. Mô tả những gì bạn có thể đóng góp cho công ty và nỗ lực của bạn sẽ mang sự thành công đến với công ty như thế nào. Chứng minh những lời bạn nói với các câu chuyện và bằng cấp về kỹ năng của bạn. Bao gồm bất kỳ khóa đào tạo chuyên môn nào hoặc sở thích riêng có thể mang lại lợi ích cho nhà tuyển dụng.
Có thể sử dụng nhiều đoạn nếu bạn thấy cần thiết trong phần này, điều này cũng góp phần giúp nhà tuyển dụng thấy thoải mái, tiếp cận thông tin một cách dễ dàng .
Đoạn cuối: Hãy đề cập lại sự quan tâm, hào hứng của bạn đối với vị trí đang tuyển dụng. Thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với mọi đánh giá, xem xét của nhà tuyển dụng. Bày tỏ sự háo hức chờ đợi của bạn với cuộc phỏng vấn, cho họ biết bạn sẽ thể hiện bản thân mình hơn nữa, chứng minh mình là ứng viên sáng giá trong cuộc phỏng vấn sắp tới ấy. Và đừng quên giới thiệu cho nhà tuyển dụng xem sơ yếu lý lịch đính kèm của bạn, hãy để họ đọc hai thông tin này song song với nhau.
Trân trọng,
[Chữ ký của bạn hoặc họ tên đã nhập]
Một số mẹo viết thư xin việc bạn nên biết
Các bí quyết sau đây sẽ giúp thư xin việc của bạn có ấn tượng hơn với các nhà tuyển dụng
Chỉ gói gọn trong một trang giấy. Ngay cả khi có nhiều kinh nghiệm liên quan, bạn vẫn nên cô đọng mọi thứ, đề cập đến các kỹ năng cứng và mềm cũng như kinh nghiệm giúp bạn phù hợp với vị trí cụ thể mà bạn đang ứng tuyển.
Hiệu đính. Nếu có thể, hãy nhờ người khác đọc lại thư xin việc của bạn. Tốt nhất bạn nên cân nhắc những lời góp ý thư xin việc của mình để đảm bảo rằng thư xin việc của bạn đã hoàn hảo, đạt tiêu chuẩn, đặc biệt không có lỗi chính tả và ngữ pháp, hoàn toàn chuyên nghiệp.
In thư xin việc của bạn trên giấy chất lượng cao. Trong trường hợp bạn muốn gửi các bản sao của thư xin việc của mình cho người quản lý tuyển dụng hoặc một nhân viên khác tại tổ chức, hãy in ra các bản sao của thư xin việc và mang theo đến các cuộc phỏng vấn.
Không dùng biệt ngữ. Thư xin việc phải dễ hiểu và sử dụng ngôn ngữ phổ thông. Bất cứ điều gì phức tạp có thể gây ra trở ngại cho việc bạn có được vị trí, cơ hội phía trước.
Chia đoạn nội dung ở giữa của bạn thành các đoạn nhỏ. Phần lớn những nội dung quan trọng nhất bạn chia sẻ với người quản lý tuyển dụng sẽ nằm các đoạn giữa. Bạn nên chia thành các đoạn nhỏ hơn thay vì một đoạn văn dài đối với phần này. Khi bạn kết hợp các đoạn nhỏ tương ứng với các ý chính, thư xin việc của bạn sẽ dễ đọc hơn rất nhiều.
Sử dụng gạch đầu dòng. Các gạch đầu dòng ở phần giữa giúp bạn chia nhỏ nội dung, hơn nữa bằng cấp và các thành tích quan trọng nhất của bạn sẽ nổi bật hơn.
———————————————————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: indeed.com
- Người dịch: Hoàng Phương Thảo
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Hoàng Phương Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/7851
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
