Với tư cách là một ứng viên trợ lý hành chính, viết sơ yếu lý lịch trình bày chi tiết chính xác về thành tích, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của bạn có thể tăng cơ hội cho bạn đảm bảo một vai trò nào đó. Với các bằng cấp hiển thị đầy đủ, nhà quản lý nhân công và nhà tuyển dụng tiềm năng có thể hiểu rõ hơn về khả năng của bạn và đánh giá đơn ứng tuyển của bạn. Có một số bước cơ bản bạn có thể thực hiện để viết một bản sơ yếu lý lịch thành công và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ trình bày sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính là gì, cần bao gồm những gì khi viết và cách viết, bao gồm mẫu và ví dụ cho sơ yếu lý lịch để sử dụng làm tài liệu tham khảo.
✍️ Sơ yếu lý lịch cho trợ lý hành chính là gì?
Sơ yếu lý lịch cho trợ lý hành chính là một văn bản chuyên nghiệp mà các ứng viên nộp khi ứng tuyển vào các vai trò trợ lý hành chính. Các tài văn bản này thường đi kèm với các tài liệu ứng tuyển khác, chẳng hạn như đơn xin việc hoặc danh sách người giới thiệu. Mục đích của sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính là cung cấp cho các nhà quản lý nhân công và nhà tuyển dụng thông tin chi tiết về lý lịch, trình độ học vấn, kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên.
Từ đây, những người ra quyết định quan trọng này sử dụng sơ yếu lý lịch của ứng viên để đánh giá trình độ và khả năng đáp ứng các yêu cầu của vai trò trợ lý hành chính. Do đó, sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính cung cấp cho ứng viên cơ hội để giới thiệu thành tích, năng lực và kinh nghiệm trong quá khứ của họ theo cách vừa hấp dẫn với nhà tuyển dụng tiềm năng vừa phù hợp với kỳ vọng của họ.
✍️ Cần bao gồm những gì trong một sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính?
Có nhiều yếu tố cần kết hợp khi viết sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính. Dưới đây là một số ý cơ bản cần xem xét đưa vào bố cục sơ yếu lý lịch của bạn:
- Tiêu đề: Ở đầu văn bản sơ yếu lý lịch của bạn, sẽ hữu ích khi bao gồm tiêu đề liệt kê tên và thông tin liên hệ của bạn như địa chi, số điện thoại và email để nhà quản lý tuyển dụng biết bạn là ai và cách liên hệ với bạn.
- Bản tóm tắt chuyên môn: Các trợ lý hành chính thường đưa bản tóm tắt chuyên môn vào đầu hồ sơ xin việc của họ. Những bản tóm tắt này thường bao gồm hai đến ba câu mô tả kinh nghiệm của một chuyên gia, các kỹ năng liên quan và mục tiêu nghề nghiệp.
- Trình độ học vấn: Các trợ lý hành chính thường có bằng cấp và bao gồm thông tin về nền tảng giáo dục của họ, bao gồm tiêu đề bằng cấp, cơ sở giáo dục họ đã theo học và thời gian đi học của họ, ở một phần được chỉ định trong sơ yếu lý lịch của họ.
- Kinh nghiệm: Hầu hết các ứng cử viên cho các vị trí trợ lý hành chính đều tập trung vào hồ sơ của họ ở phần kinh nghiệm chuyên môn. Phần này thường bao gồm mô tả về các nhiệm vụ và thành tích của ứng viên từ các vai trò trước đây của họ.
- Kỹ năng: Trợ lý hành chính có thể có nhiều kỹ năng đa dạng trong các lĩnh vực như giao tiếp, tổ chức hoặc lưu trữ hồ sơ, vì vậy nhiều ứng viên bao gồm cả phần trong sơ yếu lý lịch liệt kê các năng lực liên quan của họ.
✍️ Cách viết sơ yếu lý lịch cho trợ lý hành chính
Các bước bạn thực hiện để viết sơ yếu lý lịch của mình có thể khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố tình huống như mức độ kinh nghiệm, nền tảng ngành và nguyện vọng nghề nghiệp của bạn. Tuy nhiên, với những mục này, bạn có thể thực hiện một số bước cơ bản để đảm bảo sơ yếu lý lịch của mình hiệu quả nhất có thể. Dưới đây là sáu bước cần làm khi viết sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính:
1. Tạo một dàn ý cho tất cả các ý cần thiết và định dạng lại trang
Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy tạo một dàn ý bao gồm các phần cho tất cả các ý thiết yếu được đề cập ở trên. Một dàn ý có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tổ chức thông tin bạn muốn đưa vào về thành tích, kinh nghiệm và năng lực của mình theo một định dạng hợp lý.
Có thể hữu ích khi sử dụng mẫu bên dưới làm hướng dẫn khi tạo dàn ý, nhưng bạn cũng có thể tạo bố cục của riêng mình bằng cách sử dụng các yếu tố văn phong như tiêu đề, tiêu đề phụ và kiểu chữ in đậm. Khi làm như vậy, hãy nhớ duy trì các tiêu chuẩn chung về định dạng sơ yếu lý lịch để hồ sơ của bạn dễ đọc, bao gồm cả việc sử dụng lề một inch và phông chữ cỡ 12 dễ đọc.
2. Soạn thảo một bản tóm tắt ngắn gọn về chuyên môn
Trong phần được chỉ định cho bản tóm tắt chuyên môn của bạn, hãy viết một đoạn mô tả từ hai đến ba câu về nền tảng công việc, mức độ kinh nghiệm và thế mạnh có liên quan của bạn. Bạn cũng có thể chọn đưa vào thông tin chi tiết về mục tiêu nghề nghiệp của mình hoặc dữ liệu để chứng minh những thành tựu quan trọng nhất của bạn. Bất kể thông tin chính xác nào mà bạn ưu tiên, phương pháp tiêu chuẩn là viết phần này bằng giọng của ngôi thứ ba bằng cách sử dụng các động từ hành động.
Phần này cung cấp cho các nhà quản lý tuyển dụng một phác thảo ngắn gọn về khả năng của bạn, điều này có thể giúp họ nhanh chóng đánh giá khả năng ứng tuyển của bạn khi đọc sơ yếu lý lịch của bạn. Do đó, hãy cố gắng rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể khi soạn thảo bản tóm tắt chuyên môn của bạn.
3. Liệt kê chi tiết học vấn của bạn
Nếu bạn đã theo học một trường cao đẳng hoặc đại học và đã nhận được bằng cấp, bạn có thể bao gồm thông tin về trình độ học vấn của mình trong một phần được chỉ định. Liệt kê các thông tin chi tiết như tên cơ sở giáo dục bạn đã theo học, thời điểm đi học của bạn và chức danh của bằng cấp bạn có, bao gồm cả chuyên ngành chính của bạn. Nếu bạn đã nhận được bất kỳ giải thưởng hoặc danh hiệu nào trong quá trình học của mình, bạn cũng có thể chọn liệt kê những giải thưởng đó trong phần này, bao gồm cả năm bạn đã nhận được chúng.
Nếu bạn không theo học đại học, bạn có thể chọn loại trừ phần này khỏi sơ yếu lý lịch của mình hoặc liệt kê chi tiết về bằng tốt nghiệp trung học hoặc bằng cấp tương đương của bạn. Khi thiết kế phần này của sơ yếu lý lịch, hãy chú ý đến các yêu cầu về trình độ học vấn được nhà tuyển dụng nêu ra trong mô tả công việc về vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Điều quan trọng là phải cho thấy bạn đáp ứng các yêu cầu tối thiểu này trong sơ yếu lý lịch của bạn.
4. Chi tiết phần kinh nghiệm của bạn và bao gồm các kết quả có thể đo lường
Phần kinh nghiệm trong sơ yếu lý lịch của bạn rất quan trọng vì nhiều ứng viên cho các vị trí trợ lý hành chính phát triển các kỹ năng của họ trong công việc. Do đó, phần này có thể chiếm nhiều dung lượng của văn bản. Viết mô tả về hai hoặc ba vai trò trong quá khứ của bạn có liên quan đến vị trí bạn đang ứng tuyển, bao gồm chi tiết về nhiệm vụ hàng ngày của bạn, nhiệm vụ bạn chịu trách nhiệm và những thành tích quan trọng nhất của bạn. Sẽ rất hữu ích khi bao gồm các dữ liệu như số liệu thống kê đo lường sự thành công của bạn để những nhà quản lý tuyển dụng có thể dễ dàng hiểu được chúng khi đọc sơ yếu lý lịch của bạn.
Khi viết phần này, hãy cố gắng điều chỉnh kinh nghiệm của bạn với kỳ vọng của nhà tuyển dụng cho một ứng viên đủ tiêu chuẩn. Ví dụ: nếu mô tả công việc cho vai trò bạn đang ứng tuyển nêu một ứng viên đủ tiêu chuẩn có kinh nghiệm trong quản lý cơ sở dữ liệu và lưu trữ hồ sơ, bạn có thể chọn giới thiệu nền tảng của mình trong lĩnh vực này trong phần kinh nghiệm của bạn. Điều này có thể giúp bạn tạo ra những kết nối quan trọng giữa các kỹ năng hiện có của bạn và những gì nhà tuyển dụng đang tìm kiếm khi đánh giá ứng viên.
5. Phác thảo những kỹ năng bạn sở hữu
Ở cuối sơ yếu lý lịch, bạn có thể bao gồm một phần liệt kê các kỹ năng mềm và cứng mà bạn có. Ví dụ, bạn có thể chọn phác thảo trình độ thông thạo của mình trong các chương trình máy tính cụ thể, khả năng thông thạo ngôn ngữ hoặc khả năng giao tiếp hiệu quả với người khác. Một lần nữa, khi viết phần này, hãy cố gắng tập trung vào việc kết hợp các kỹ năng mà nhà tuyển dụng mong muốn ở một ứng viên đủ tiêu chuẩn. Bạn có thể làm điều này bằng cách so sánh năng lực của mình với các kỹ năng được liệt kê trong mô tả công việc và ưu tiên những kỹ năng phù hợp.
6. Đọc lại và sửa đổi bài viết của bạn
Sau khi bạn viết xong sơ yếu lý lịch của mình, hãy nhớ đọc lại và đảm bảo rằng bản viết có chất lượng cao và chuyên nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các trợ lý hành chính tương lai, những người cần phải có cách tiếp cận chi tiết và thấu đáo khi hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cố gắng kiểm tra bản nháp đầu tiên của bạn để tìm lỗi ngữ pháp, các sai sót và lỗi các mục câu. Từ đây, bạn có thể sửa lại cho phù hợp và tự tin nộp hồ sơ.
✍️ Mẫu sơ yếu lý lịch cho trợ lý hành chính
Dưới đây là một mẫu bạn có thể sử dụng khi viết sơ yếu lý lịch của mình để ứng tuyển vào các vị trí trợ lý hành chính:
[Tên của bạn] [Thành phố, tiểu bang] [Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Tóm tắt chuyên môn
[Hai đến ba câu trình bày chi tiết mức độ kinh nghiệm, kỹ năng chính và mục tiêu nghề nghiệp của bạn với tư cách là trợ lý hành chính]
Giáo dục [Tên cơ sở giáo dục]|[Thời gian đi học]
[Tiêu đề bằng cấp và bất kỳ danh hiệu nào bạn đã giành được]
Kinh nghiệm [Chức vụ trước đây] | [Tên tổ chức] | [Thành bang]
[Ngày tháng làm việc]
Nhiệm vụ và thành tích
Nhiệm vụ và thành tích
Nhiệm vụ và thành tích
[Chức vụ trước đây] | [Tên tổ chức] | [Thành phố, tiểu bang]
[Ngày tháng làm việc]
Nhiệm vụ và thành tích
Nhiệm vụ và thành tích
Nhiệm vụ và thành tích
[Chức vụ trước đây] | [Tên tổ chức] | [Thành phố, tiểu bang]
[Ngày tháng làm việc]
Nhiệm vụ và thành tích
Nhiệm vụ và thành tích
Nhiệm vụ và thành tích
Các kỹ năng
Kỹ năng
Kỹ năng
Kỹ năng
Kỹ năng
✍️ Ví dụ cho sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính
Sử dụng mẫu và cách thực hiện các bước ở trên làm hướng dẫn, đây là một bản sơ yếu lý lịch trợ lý hành chính mẫu mà bạn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo khi viết cho riêng mình:
Carlos GlennonOakland, CA555-321-4030
cglennon@email.com
Tóm tắt chuyên môn
Trợ lý hành chính chú trọng chi tiết và hiệu quả với năm năm kinh nghiệm cung cấp hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo tổ chức và giám đốc điều hành trong cả môi trường doanh nghiệp và giáo dục. Cung cấp năng lực trong quản lý văn phòng, lưu trữ hồ sơ, tổ chức, lập kế hoạch và truyền thông nội bộ. Mong muốn học hỏi và phát triển một cách chuyên nghiệp.
Giáo dục Đại học Singer State | 2013–2017
Cử nhân Khoa học Truyền thông
Kinh nghiệm Trợ lý hành chính | Blue Solutions| Oakland, CA
2018–2020
Hỗ trợ các nhà lãnh đạo tổ chức về mặt hành chính bằng cách quản lý các hoạt động văn phòng, theo dõi tiến độ của các dự án đặc biệt, kiểm tra với các thành viên trong nhóm quản lý và lưu giữ hồ sơ một cách chính xác.
Quản lý lịch trình của các nhà lãnh đạo và thành viên nhóm quản lý để điều phối các chuyến du lịch của công ty, các cuộc hẹn cá nhân, các sự kiện chung và các cuộc họp với các bên liên quan và khách hàng bên ngoài.
Soạn thảo các tài liệu truyền thông nội bộ, bao gồm các bản ghi nhớ, báo cáo, bài thuyết trình, bản tin. Kiểm tra lại tài liệu để đảm bảo truyền đạt thông tin quan trọng rõ ràng và hiệu quả.
Tạo ra hệ thống tổ chức để quản lý các dự án dài hạn, theo dõi các văn bản quy định và sắp xếp hợp lý việc trao đổi thông tin giữa các nhóm.
Bí thư đoàn trường | Trường tiểu học Lynn Cleary | Alameda, CA
2016–2018
Cung cấp hỗ trợ cho ban điều hành trường học, bao gồm cả hiệu trưởng, phó hiệu trưởng và quản lý chương trình đào tạo, thông qua việc lên lịch các cuộc hẹn, lưu giữ hồ sơ, duy trì tổ chức văn phòng và tạo ra một hệ thống lịch trình toàn diện.
Liên hệ với phụ huynh của hơn 500 học sinh trong suốt năm học để đáp ứng các yêu cầu của họ và liệt kê danh mục thông tin về người học, bao gồm các tài liệu về tiến độ học tập và y tế.
Chào hỏi khách đến văn phòng và thực hiện trách nhiệm tiếp nhận để đảm bảo an toàn và an ninh của trường học.
Dẫn dắt chiến lược truyền thông nội bộ bằng cách soạn thảo các văn bản ghi nhớ và bản tin gửi cho phụ huynh, học sinh và các bên liên quan khác định kỳ nửa tháng một lần.
Trợ lý hành chính | Công ty Cổ phần Nghiên cứu McGrath | Berkeley, CA
2017–2018
Phối hợp với các nhà cung cấp bên ngoài để đảm bảo cung cấp kịp thời các tài liệu nghiên cứu quan trọng.
Đã nhận các lô hàng và lập danh mục chúng phù hợp để cung cấp mức độ tổ chức cao cho các nhà nghiên cứu khi họ thực hiện nhiệm vụ của mình.
Là đầu mối liên lạc chính của tất cả các nhà lãnh đạo tổ chức và các thành viên trong nhóm điều hành. Nhận tin nhắn, sắp xếp các lịch hẹn và quản lý lịch trình.
Ghi lại các cuộc họp, soạn bản thảo và phân phối biên bản cho tất cả nhân viên có mặt.
Chuẩn bị sẵn các bản ghi nhớ, bản tin, email và các tài liệu khác theo yêu cầu của từng người giám sát.
Kỹ năng
Thành thạo Microsoft Office, bao gồm Word, Excel, Outlook và PowerPoint
Quản lý cơ sở dữ liệu
Giao tiếp bằng lời nói và văn bản
Tổ chức và lưu trữ hồ sơ
Hỗ trợ khách hàng
Thông thạo tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha
———————————————————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Nguồn: indeed.com
- Người dịch: Phạm Thu Ngân
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Phạm Thu Ngân – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/8503
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
