Là một trợ lý văn phòng đảm nhận các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính để duy trì một văn phòng hoạt động hiệu quả. Khi viết sơ yếu lý lịch, bạn có thể cẩn thận nhấn mạnh những nhiệm vụ này để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và gắn trách nhiệm trong quá khứ với nguyện vọng nghề nghiệp tương lai của bạn. Trước khi nộp đơn xin việc, hãy đảm bảo rằng sơ yếu lý lịch của bạn có sức ảnh hưởng nhất có thể bằng cách mô tả một cách cẩn thận các nhiệm vụ của bạn với tư cách là một trợ lý văn phòng. Trong bài viết này, chúng tôi chỉ rõ các nhiệm vụ của một trợ lý văn phòng và cách đưa chúng vào sơ yếu lý lịch qua cách xem xét ngắn gọn từng trách nhiệm.
Các nhiệm vụ của một trợ lý văn phòng
Bạn có thể thể hiện khả năng quản trị văn phòng của mình bằng cách lựa chọn cẩn thận các nhiệm vụ trợ lý văn phòng chính để đưa vào sơ yếu lý lịch của mình. Nhiệm vụ của một trợ lý văn phòng tập trung vào việc duy trì hiệu quả, thông tin liên lạc kịp thời trong toàn văn phòng. Điều này bao gồm tiếp quản các yêu cầu từ khách hàng, điều phối lịch trình, lưu trữ và theo dõi các tài liệu chính, chuẩn bị báo cáo và hỗ trợ các dự án đang thực hiện. Các trợ lý văn phòng hỗ trợ trực tiếp cho hầu hết các đồng nghiệp của họ làm việc trong môi trường văn phòng, đảm bảo họ có trang thiết bị cần thiết để hoàn thành vai trò của mình trong nhóm.
Ví dụ về các nhiệm vụ trợ lý văn phòng mà bạn có thể nhấn mạnh trong sơ yếu lý lịch bao gồm:
Thực hiện nghiên cứu
Quản lý hồ sơ
Trả lời cuộc gọi và nhận tin nhắn
Quản lý bảng lương
Nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu
Đặt hàng và theo dõi hàng tồn kho văn phòng
Chào đón khách
Gửi và nhận thư
Soạn biên nhận, đơn đặt hàng và thông tin ngân sách
Viết ghi nhớ
Cách viết bản mô tả nhiệm vụ trợ lý văn phòng
Khi bạn hiểu các loại nhiệm vụ và kỹ năng cần nhắm đến trong sơ yếu lý lịch của mình, bạn có thể bắt đầu với những lời khẳng định đầy thuyết phục về kinh nghiệm của mình với tư cách là một trợ lý văn phòng. Phần nội dung này trong sơ yếu lý lịch của bạn nên nêu bật các trách nhiệm chính ở từng vị trí liên quan. Liệt kê các nhiệm vụ trợ lý văn phòng của bạn theo cách có thể thu hút sự quan tâm từ nhà tuyển dụng, hãy thử sử dụng các bước sau:
1. Ghi lại nhật ký thói quen hằng ngày của bạn
Để mô tả chính xác về nhiệm vụ của bạn với tư cách là trợ lý văn phòng, hãy bắt đầu bằng cách suy nghĩ về tất cả các nhiệm vụ hàng ngày bạn đã thực hiện khi làm trợ lý văn phòng hoặc vai trò liên quan. Suy nghĩ về tất cả các nhiệm vụ bạn đảm nhận, tạo ra một danh sách các nhiệm vụ như thói quen hằng ngày của bạn. Bao gồm cả các dự án ưu tiên hàng đầu và các nhiệm vụ văn thư nhỏ để cung cấp cái nhìn tổng quan sâu sắc về vai trò của bạn tại một công ty. Mô tả tương tự cho từng vị trí mà bạn muốn đưa vào mà qua đó bạn có một ngân hàng kinh nghiệm làm việc mà bạn có thể tinh chỉnh thành một bản sơ yếu lý lịch ấn tượng.
2. Xác định sức ảnh hưởng của mỗi nhiệm vụ
Bên cạnh mỗi trách nhiệm của bạn, hãy viết ra tầm quan trọng của nhiệm vụ đó đối với bạn, nhóm của bạn, nhà tuyển dụng, hay khách hàng. Kết nối từng nhiệm vụ với tầm quan trọng của ở nơi làm việc là một cách tuyệt vời để chủ động chứng minh với nhà tuyển dụng rằng bạn sẽ là một trợ lý văn phòng thành công. Liệt kê những bằng chứng mà chứng minh rằng bạn đã hoàn thành công việc của mình một cách xuất sắc, chẳng hạn như số liệu thống kê về năng suất hoặc khối lượng nhiệm vụ bạn đã hoàn thành. Xem xét từng nhiệm vụ từ góc độ lợi ích mà nó có thể mang lại cho nhà tuyển dụng sẽ giúp bạn viết đơn xin việc thuyết phục hơn.
3. Xem lại các tin tuyển dụng trợ lý văn phòng
Tìm kiếm danh sách công việc trợ lý văn phòng và xem các nhiệm vụ mà họ liệt kê như một phần của mô tả công việc. So sánh nhiệm vụ ở những bài đăng này với kinh nghiệm chuyên môn của mình với tư cách là một trợ lý văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn bắt đầu chỉnh đốn sơ yếu lý lịch của mình bằng cách chọn những trách nhiệm phù hợp nhất để đề cập đến trong sơ yếu lý lịch của bạn.
Chọn làm nổi bật các nhiệm vụ thường xuất hiện trên các tin tuyển dụng có thể giúp làm cho sơ yếu lý lịch của bạn phù hợp hơn với các vị trí đang tuyển dụng. Ghi chú các từ khóa phổ biến xuất hiện trong các tin tuyển dụng trợ lý văn phòng để bạn biết những ngôn ngữ và cụm từ cần sử dụng khi đề cập đến nhiệm vụ của mình.
4. Nhắm đến các kỹ năng quản trị
Mô tả nhiệm vụ của bạn theo cách làm nổi bật các kỹ năng bạn đã sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ thay vì chỉ nói về bản thân nhiệm vụ. Bằng cách nhắm mục tiêu các kỹ năng, thư ký và dịch vụ khách hàng trong mỗi mục trong sơ yếu lý lịch của mình, nó chứng minh rằng cách bạn sẽ chuyển kinh nghiệm làm việc của mình sang một vị trí mới. Ví dụ, khi nói về cách bạn trả lời điện thoại cho văn phòng, bạn có thể đề cập đến kỹ năng giao tiếp, tổ chức và sự tỉ mỉ của bạn đến từng chi tiết. Xem xét lại nhiệm vụ của bạn theo cách này làm nổi bật khả năng của bạn không chỉ trả lời điện thoại trong văn phòng mới mà còn hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào khác liên quan đến các kỹ năng đó
5. Sắp xếp các nhiệm vụ theo tầm quan trọng
Khi bạn đã quyết định những nhiệm vụ nào cần đưa vào sơ yếu lý lịch của mình, hãy tóm tắt chúng bằng một gạch đầu dòng và sắp xếp theo mức độ quan trọng, phù hợp với vị trí đang tuyển dụng bạn. Đầu tiên nhà tuyển dụng sẽ dành ra một khoảng thời gian ngắn để lướt qua sơ yếu lý lịch của bạn, vì vậy điều quan trọng là phải thu hút sự chú ý của họ, chọn những nội dung hấp dẫn nhất trong kinh nghiệm làm việc của bạn. Đặt các nhiệm vụ phù hợp nhất ở đầu mỗi phần nhằm nhấn mạnh với nhà tuyển dụng rằng kinh nghiệm của bạn thích hợp với vị trí trợ lý văn phòng của họ.
6. Lựa chọn từ ngữ mạnh mẽ
Sau khi chọn các nhiệm vụ bạn muốn thêm vào cho mỗi công việc và sắp xếp chúng thành một dàn ý, hãy bắt đầu biến mỗi gạch đầu dòng thành một lời khẳng định mạnh mẽ về nhiệm vụ của bạn. Sử dụng những từ hành động mạnh mẽ mô tả ngắn gọn sự thể hiện của bạn trong công việc và kết quả nỗ lực của bạn. Vì khoảng trống trên sơ yếu lý lịch có giới hạn nên để trình bày về kinh nghiệm của mình, hãy cẩn thận chọn lọc những từ vựng, thể hiện tầm quan trọng của vai trò của bạn trong một câu duy nhất.
7. Cân nhắc các thông tin lặp lại
Là một trợ lý văn phòng, bạn có thể đã từng trải nghiệm nhiệm vụ giống nhau qua các vị trí trước đây của mình. Bạn nên đặt mục tiêu thêm sự đa dạng và tăng giá trị vào sơ yếu lý lịch của mình bằng cách bao gồm các nhiệm vụ duy nhất trong mỗi phần. Đọc qua tất cả các vị trí và nhiệm vụ liên quan, xem xét liệu có nhiệm vụ nào mà bạn đã đề cập đến. Nếu bạn phải lặp lại một nhiệm vụ nào đó, hãy sử dụng các từ đồng nghĩa và mở rộng ra các khía cạnh khác nhau của nhiệm vụ thay vì sử dụng ngôn từ trùng hợp trong cả hai mục.
8. Chỉnh sửa cho rõ ràng
Bởi vì trợ lý văn phòng có vai trò quan trọng trong việc thay mặt đồng nghiệp trao đổi thông tin liên lạc rõ ràng, điều đặc biệt quan trọng là lý lịch của trợ lý văn phòng phải rõ ràng và không có sai sót. Đọc qua từng nhiệm vụ và chỉnh sửa các lỗi ngữ pháp, chính tả và độ mạch lạc. Đảm bảo rằng ở mỗi vị trí có cùng một định dạng của danh sách các nhiệm vụ được đánh dấu đầu dòng theo sau chức danh trước đây của bạn. Phân định rõ đâu là vai trò trong quá khứ, đâu là vai trò đang ở hiện tại khi mô tả đến từng nhiệm vụ chính của bạn.
Ví dụ về sơ yếu lý lịch trợ lý văn phòng
Dưới đây là một ví dụ về sơ yếu lý lịch trợ lý văn phòng, các mô tả mẫu về nhiệm vụ sơ yếu lý lịch mà bạn có thể xem xét:
Nicholas Morelli nicholas.morelli@email.com
555-555-5555
*Mục tiêu
Quản trị viên văn phòng chuyên nghiệp với kỹ năng tổ chức xuất sắc đang tìm kiếm vị trí trợ lý văn phòng. Phát huy hiệu quả của các hoạt động văn phòng bằng cách áp dụng kinh nghiệm với các chiến lược trong giao tiếp và tài liệu hiệu quả. *
* Kinh nghiệm chuyên môn Trợ lý văn phòng Giải pháp công nghệ
Tháng 7 năm 2018 – Hiện tại *
Quản lý các thông tin đến từ khách hàng bằng cách trả lời điện thoại, trả lời các câu hỏi qua email và phản hồi tin nhắn trực tiếp kịp thời để cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng lên 10%.
Điều phối việc quản lý tài liệu và chạy deadline bằng cách luân chuyển các biểu mẫu trong toàn văn phòng, sử dụng các kỹ năng quản lý thời gian và lưu trữ hồ sơ trong việc chỉnh sửa, sắp xếp tệp và theo dõi lưu trữ của từng phiên bản tài liệu.
Lên lịch các cuộc họp, đặt trước phòng họp và đề xuất trang thiết bị để cần thiết cho các dự án của nhân viên, tạo không gian làm việc chung hiệu quả cho 50 đồng nghiệp.
Xử lý các tài liệu tài chính như hóa đơn, đơn đặt hàng, thông tin bảng lương và các giao dịch nhằm nâng cao việc ghi chép sổ sách và tuân theo các quy tắc chú ý đến chi tiết của tổ chức.
Trợ lý Văn phòng Thư tín Dịch vụ Phúc lợi Đô thị
Tháng 12 năm 2016 – tháng 5 năm 2018
Chuẩn bị Thư từ gửi đi và mã bưu phí được ghi lại cẩn thận từ từng bộ phận để theo dõi nhu cầu cung cấp thư và dự đoán nhu cầu của dự án trong tương lai.
Thư đến được sắp xếp dựa trên người nhận và mức độ khẩn cấp, giúp nhân viên ưu tiên thông tin liên lạc của họ và tuân theo nguyên tắc quy trình làm việc và thời gian phản hồi.
Ghi nhận những nổ lực trong việc liên hệ với khách hàng để xác định bất kỳ địa chỉ không chính xác hoặc trống nào trên danh sách gửi thư, hạn chế lãng phí thư và tạo tài khoản chi tiết về các tương tác của khách hàng.
Theo dõi các lô hàng tồn kho, xác nhận nội dung của từng đơn đặt hàng và phân phối hàng tồn kho nhằm hỗ trợ trong công tác quản lý hàng tồn kho, đúng thời hạn và dự đoán hoặc tránh tình trạng thiếu hụt nguồn cung.
———————————————————————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: indeed.com
- Người dịch: Hoàng Phương Thảo
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Hoàng Phương Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9312
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 25
