📌Trợ lý quản lý bất động sản thực hiện những công việc gì?
Trợ lý quản lý bất động sản là người chuyên về mảng dịch vụ khách hàng bất động sản, thường làm việc tại sảnh của căn hộ, khu chung cư phức hợp hoặc tại văn phòng cho thuê khu vực lân cận. Một số nhiệm vụ thường thấy của một trợ lý quản lý bất động sản là:
- Nhận các cuộc gọi từ khách hàng nói chung và khách hàng tiềm năng nói riêng
- Quản lý và sắp xếp lịch hẹn với khách hàng và cư dân tiềm năng
- Quản lý nhân viên bảo trì và trông coi tài sản
- Liên lạc với khách đang thuê nhà để xử lý những vấn đề cấp bách như thu tiền thuê nhà quá hạn
- Quản lý lịch bảo trì của các bộ phận
- Cung cấp thông tin cho người thuê và trả lời các đánh giá cũng như khiếu nại một cách hữu ích nhất có thể
- Giám sát việc ký kết và gia hạn hợp đồng cũng như thông báo các điều khoản của hợp đồng để đảm bảo tất cả các bên đều hiểu và đồng thuận với các điều kiện
📌Điều kiện để trở thành một trợ lý quản lý bất động sản
Sau đây là một số yêu cầu cần đáp ứng để ứng tuyển cho vị trí trợ lý quản lý bất động sản:
1. Học vấn
Các vị trí trợ lý quản lý bất động sản thường yêu cầu ít nhất một bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc chứng chỉ GED (General Education Diploma). Sở hữu bằng cử nhân đại học không bắt buộc đối với nghề trợ lý quản lý bất động sản, tuy nhiên có thể cung cấp nền tảng kiến thức cơ bản. Một số cá nhân khác sở hữu bằng kinh doanh, tài chính, bất động sản hoặc các lĩnh vực liên quan có thể nhận được nhiều lợi ích.
2. Đào tạo
Trợ lý quản lý bất động sản thường trải qua một quá trình huấn luyện thực tế trước khi được tuyển dụng để quen thuộc hơn với môi trường mà họ sẽ làm việc. Trong khoảng thời gian đào tạo này, nhân viên sẽ theo sát một trong những người quản lý chính của bất động sản đang giám sát và học hỏi các quy trình làm việc thường nhật cũng như quan hệ với người thuê và nhân viên bảo trì.
3. Chứng chỉ
Trợ lý quản lý bất động sản không cần thiết sở hữu các chứng chỉ trong công việc. Tuy nhiên, có những chương trình chứng nhận luôn sẵn sàng cho các cá nhân muốn tăng tỉ lệ thành công ứng tuyển vào các vị trí cấp cao trong ngành. Viện Quản lý Bất động sản (The Institute of Real Estate Management – IREM) cung cấp các chương trình cấp chứng chỉ toàn diện cho các trợ lý quản lý bất động sản có năng lực được công nhận. Để trở thành một CPM (Certified Property Manager), các trợ lý quản lý bất động sản được yêu cầu gia nhập vào một chi nhánh IREM ở địa phương và vượt qua 10 khóa học trực tuyến hoặc trực tiếp của IREM.
4. Kỹ năng
Một số kỹ năng giúp các trợ lý quản lý bất động sản làm quen với công việc bao gồm:
- Kiến thức tin học
Nhiều mảng công việc mà một trợ lý quản lý bất động sản đảm nhiệm yêu cầu khả năng sử dụng các phần mềm máy tính đặc thù, dùng để quản lý hồ sơ người thuê nhà, kiểm tra trạng thái tài khoản, giám sát tiến độ bảo trì cũng như sắp xếp các thủ tục giấy tờ cho người thuê và cư dân mới. Nhiều vị trí trong ngành cung cấp khóa huấn luyện về các phần mềm mà nhân viên sẽ sử dụng hàng ngày. Nền tảng kinh nghiệm làm việc với máy tính vững chắc sẽ rất hữu ích khi giúp các nhân viên dễ dàng làm quen với các bộ phần mềm.
- Khả năng thích nghi
Trợ lý quản lý bất động sản cần có khả năng cân bằng và điều chỉnh công việc sao cho có thể đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách thuê. Một nhân viên linh hoạt sẽ có khả năng đảm nhiệm hiệu quả cả hai nhiệm vụ bao gồm quản lý công việc thường ngày và chăm sóc khách hàng.
- Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Trợ lý quản lý bất động sản là một trong những vị trí đảm nhận vai trò kết nối người thuê bất động sản với các quản lý cấp cao và đội ngũ nhân viên bảo trì. Sở hữu kỹ năng giao thiệp tốt sẽ giúp các nhân viên giao tiếp qua email, điện thoại và trong các cuộc họp hiệu quả hơn. Khả năng chủ động lắng nghe tích cực sẽ giúp giải quyết các vấn đề của khách thuê và cư dân tiềm năng một cách triệt để và kịp thời. Các trợ lý quản lý bất động sản cũng là người kết nối những người thuê nhà trong cùng một khu. Một trợ lý quản lý bất động sản có kỹ năng tốt có thể trở nên linh hoạt và luôn giữ thái độ tích cực khi đối mặt với các tình huống khó khăn cũng như có các hành động kịp thời khiến khách hàng cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu.
- Kỹ năng tổ chức và sắp xếp
Một trợ lý quản lý bất động sản với khả năng tổ chức tốt có thể sắp xếp một cách chuyên nghiệp và có hiệu quả hồ sơ khách hàng cũng như hệ thống phần mềm quản lý khách cư trú. Họ có thể ghi lại nhanh chóng các thông tin về yêu cầu bảo trì, chỉnh sửa hợp đồng cho thuê và kiểm tra trạng thái các tài khoản thanh toán của người thuê.
📌Môi trường làm việc của trợ lý quản lý bất động sản
Trợ lý quản lý bất động sản thường làm việc tại các quầy lễ tân của mọi loại tài sản nhà ở. Hầu hết các nhân viên hành nghề đều làm việc toàn thời gian. Nhìn chung, các trợ lý quản lý bất động sản thường làm việc vào ban ngày vì hầu hết các khu dân cư không có dịch vụ lễ tân qua đêm. Các trợ lý quản lý bất động sản dành phần lớn thời gian bên bàn làm việc để sử dụng máy tính nhưng cũng thường dành nhiều thời gian hỗ trợ khách hàng và người dân về các vấn đề cho thuê hoặc lưu trú đối với các tour du lịch.
📌Làm cách nào để trở thành một trợ lý quản lý bất động sản?
Có thể thực hiện các bước sau để trở thành một trợ lý quản lý bất động sản:
- Có bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương. Tìm kiếm các vị trí trợ lý quản lý bất động sản yêu cầu ít nhất một bằng tốt nghiệp trung học. Nếu chưa có, bạn có thể làm bài kiểm tra GED để được cấp chứng nhận tương đương với bằng tốt nghiệp trung học được quốc tế công nhận.
- Bắt đầu làm việc tại các khu dân cư. Tìm kiếm và làm việc ở những vị trí đầu vào không yêu cầu kinh nghiệm như nhân viên lễ tân hoặc bảo dưỡng có thể dạy bạn những kiến thức cơ bản về bất động sản và quản lý tài sản và tạo nền tảng cho sự nghiệp tương lai của bạn.
- Tiếp tục theo học các cấp học sau Trung học cơ sở để nhận các bằng cấp. Bằng cử nhân tài chính, quản trị kinh doanh hoặc bất động sản sẽ khiến bạn trở thành một ứng viên có tính cạnh tranh hơn khi tìm kiếm việc làm liên quan đến trợ lý quản lý bất động sản.
- Trở thành một CPM. Ghi danh vào Viện Quản lý Bất động sản và tham gia các khóa học để được công nhận là trợ lý quản lý bất động sản có năng lực – lợi thế để tìm kiếm công việc dễ dàng hơn.
📌Ví dụ mô tả công việc trợ lý quản lý bất động sản
Khu chung cư phức hợp Ambrosia Acres tại Hilton Head hiện đang tìm kiếm một trợ lý quản lý bất động sản gia nhập cùng chúng tôi. Công việc cơ bản bao gồm hỗ trợ giải quyết các câu hỏi cùng yêu cầu của khách hàng và cư dân, đồng thời hướng dẫn khách tham quan các căn hộ mẫu của chúng tôi. Ngoài ra, nhân viên trợ lý bất động sản có nhiệm vụ giám sát tiến độ của đội bảo trì và thảo luận về các điều khoản của hợp đồng cho thuê với khách hàng tiềm năng. Vị trí này yêu cầu làm việc toàn thời gian, không có ngày nghỉ cuối tuần và không được hưởng các chế độ ưu đãi đặc biệt. Tất cả các ứng viên phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, ứng viên có bằng cử nhân sẽ được ưu tiên. Các ứng viên là CMP sẽ được ưu tiên tuyển dụng.
________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Trần Nguyễn Phan Minh Anh
- Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Trần Nguyễn Phan Minh Anh – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11429
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
