Điều Phối Viên Tài Khoản Cần Những Kỹ Năng Gì?

💥Điều phối viên tài khoản làm gì?

Điều phối viên tài khoản cung cấp sự hỗ trợ về quản trị hàng ngày cho những người quản lý tài khoản. Vị trí này thường bao gồm nghiên cứu và quản lý ngân sách cũng như cung cấp sự hỗ trợ dự án cho các nhóm marketing. Điều phối viên tài khoản duy trì các mối quan hệ với khách hàng bằng cách tiến hành dịch vụ khách hàng trước và sau khi bán hàng, giải quyết các vấn đề và bắt đầu việc giao tiếp thường xuyên với khách hàng.

Các nhiệm vụ khác của điều phối viên tài khoản gồm:

• Chuẩn bị và nộp các hợp đồng mua bán và báo cáo
• Viết các mẫu đề xuất bán hàng
• Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng và cập nhật hồ sơ tài khoản của khách hàng
• Điều phối các cuộc họp và lên lịch các cuộc gọi cho đội ngũ quản lý tài khoản
• Nghiên cứu những khách hàng có tiềm năng
• Truyền đạt phản hồi của khách hàng cho đội ngũ quản lý tài khoản
• Thực hiện nghiên cứu thị trường và sự cạnh tranh
• Hỗ trợ trong việc tạo các tài liệu quảng cáo như thuyết trình, video, bản trình diễn và hơn thế nữa

💥Yêu cầu dành cho điều phối viên tài khoản

Vị trí điều phối viên tài khoản có thể yêu cầu một số trình độ nhất định, tùy thuộc vào mức độ và ngành nghề của các vị trí mà bạn ứng tuyển. Các yêu cầu này thường bao gồm:

Học vấn

Điều phối viên tài khoản trình độ đầu vào thường được yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, nhưng một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bằng cấp trên trung học về quảng cáo, truyền thông, tiếp thị hoặc quan hệ công chúng.

Hầu hết các trường cao đẳng và đại học cung cấp các chương trình cấp bằng về tiếp thị, quan hệ công chúng hoặc quảng cáo. Các chương trình này thường bao gồm các khóa học về viết quảng cáo, truyền thông kỹ thuật số, quảng cáo, đạo đức và truyền thông.

Việc thăng tiến lên vai trò giám sát hoặc quản lý thường yêu cầu ít nhất là có bằng cử nhân. Và bạn có thể thấy bằng thạc sĩ có lợi trong một số ngành.

Đào tạo

Mặc dù các kỹ năng khó cho điều phối viên tài khoản thường được dạy trong lớp, thì nhiều khía cạnh của vị trí này được học bằng cách đào tạo về công việc. Ví dụ như nhiều điều phối viên tài khoản đã có kinh nghiệm trước đây trong các vai trò hỗ trợ truyền thông, viết bài quảng cáo hoặc dịch vụ khách hàng và nhiều người tích lũy được kinh nghiệm thông qua thực tập.

Chứng chỉ

Các chứng chỉ nghề nghiệp dùng để thể hiện các bằng cấp bạn đã đạt được đối với các nhà tuyển dụng hiện tại và trong tương lai. Điều phối viên tài khoản có thể tìm kiếm chứng chỉ để họ có kiến ​​thức sâu hơn về công việc hàng ngày, kiểm tra kỹ năng và thăng tiến trong sự nghiệp của họ. Đây là một số chứng chỉ phổ biến nhất cho nghề này:

• Chuyên gia hành chính được chứng nhận (CAP)

Được quản lý bởi Hiệp hội các chuyên gia hành chính quốc tế (IAAP), chứng nhận này cung cấp một số lợi ích nghề nghiệp, chẳng hạn như tăng tiềm năng thu nhập, khả năng tiếp thị tốt hơn và nâng cao kiến ​​thức. Tùy thuộc vào trình độ giáo dục sau trung học, bạn sẽ được yêu cầu hoàn thành từ 3.500 đến 7.000 giờ cho công việc sử dụng các kỹ năng như giao tiếp, viết và chỉnh sửa, quản lý dự án và lập ngân sách. Kỳ thi cho chứng chỉ này bao gồm toàn bộ phần kiến ​​thức – được chia thành sáu loại – và phải được vượt qua trước khi nhận chứng chỉ.

• Chứng nhận hành chính chuyên nghiệp về sự xuất sắc (PACE)

Được cấp bởi Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Hoa Kỳ, chứng chỉ PACE được công nhận rộng rãi như một thành tựu nghề nghiệp và ghi nhận năng lực cao cấp. Việc sở hữu thông tin xác thực này có thể giúp bạn mở rộng các lựa chọn nghề nghiệp và tăng khả năng kiếm tiền của mình.

Kỹ năng

Điều phối viên tài khoản phải có một số kỹ năng cứng và mềm nhất định để thành công trong vị trí này. Những kỹ năng đó gồm:

• Tổ chức: Họ sử dụng các kỹ năng tổ chức để quản lý dữ liệu tài khoản khách hàng, lên lịch các cuộc họp và cuộc gọi điện thoại và duy trì một số lịch trình.
• Giao tiếp: Điều phối viên tài khoản phải tương tác hiệu quả với các chuyên gia bán hàng và tiếp thị, khách hàng và khách hàng có tiềm năng trực tiếp qua điện thoại hoặc qua email để thu thập và chia sẻ thông tin, giải quyết các đơn thanh toán và đặt câu hỏi để giải quyết vấn đề.
• Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân: Các chuyên gia phải duy trì giao tiếp rõ ràng và thể hiện sự tôn trọng với người khác. Điều phối viên tài khoản sử dụng các kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân để giải quyết vấn đề, trả lời câu hỏi và hợp tác để đưa ra giải pháp.
• Kỹ năng về kỹ thuật: Người điều phối tài khoản tạo hóa đơn, in tài liệu và giao tiếp với khách hàng và người quản lý tài khoản. Các kỹ năng văn phòng cơ bản và các kỹ năng liên quan đến xử lý văn bản, bảng tính và phần mềm thanh toán là điều cần thiết để hoàn thành các công việc này.

💥Môi trường làm việc 

Những chuyên gia này làm việc trong môi trường văn phòng với các đặc điểm sau:

• Ngồi vào bàn trong thời gian dài
• Một tuần làm việc bình thường là 40 giờ, với thỉnh thoảng làm tăng ca để làm kịp nhiệm vụ
• Sử dụng máy tính, máy in, máy fax và điện thoại văn phòng
• Giao tiếp với khách hàng, nhân viên bán hàng và quản lý cấp trên
• Tạo điều kiện giao tiếp giữa khách hàng và đại diện tài khoản
• Xem lại và nộp các tài liệu bán hàng
• Giáo dục, kỹ năng và kinh nghiệm của điều phối viên tài khoản có thể được chuyển giao trong nhiều ngành. Người điều phối tài khoản thường làm việc trong các lĩnh vực sau:
• Quan hệ công chúng
• Quảng cáo
• Giáo dục
• Tập đoàn
• Chăm sóc sức khỏe

💥Cách để trở thành điều phối viên tài khoản

Trong khi một số vai trò điều phối viên tài khoản là các vị trí cấp đầu vào, hầu hết các ứng viên cần phải có kinh nghiệm làm việc hoặc chứng chỉ liên quan. Bạn có thể làm theo các bước sau để trở thành điều phối viên tài khoản:

1. Làm quen với các yêu cầu của ngành nghề

Để đủ điều kiện cho các vị trí điều phối viên tài khoản, ứng viên phải có hiểu biết về quan hệ công chúng, quảng cáo và kinh doanh. Ứng viên cũng nên nghiên cứu các ngành cụ thể mà họ quan tâm để tạo một danh sách về các kỹ năng, chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc và trình độ học vấn được yêu cầu.

2. Có được sự giáo dục cần thiết.

Vai trò này thường yêu cầu ít nhất bằng cử nhân về kinh doanh, tiếp thị hoặc một lĩnh vực liên quan. Mặc dù nhà tuyển dụng có thể không yêu cầu các chứng chỉ cụ thể trước khi tuyển dụng, nhưng chứng minh sự thành thuộc với các nền tảng quảng cáo và công cụ đồ họa phổ biến thường được khuyến khích. Các ứng viên mới vào nghề hoặc những người mới bắt đầu sự nghiệp có thể sử dụng các chứng chỉ và các chương trình đào tạo bổ sung thay cho kinh nghiệm làm việc.

3. Học các kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng mềm có liên quan.

Điều phối viên tài khoản phải có kỹ năng tổ chức và giao tiếp với mọi người tốt để làm xuất sắc trong vị trò này. Hầu hết các công việc hàng ngày liên quan đến việc giao tiếp với các cá nhân trong các cấp quản lý khác nhau, đảm bảo rằng thời hạn của dự án đang được đáp ứng và giải quyết các vấn đề và câu hỏi của khách hàng. Kỹ năng kết nối trên mạng cũng rất quan trọng đối với các vị trí trong đại lý quảng cáo với khách hàng bên ngoài.

4. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của bạn.

Các ứng viên phải luôn chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn bằng cách nghiên cứu về công ty và các câu hỏi phỏng vấn phổ biến và những điểm nói chuyện. Điều quan trọng nữa là xem lại mô tả công việc cụ thể của công ty, cũng như thư xin việc và sơ yếu lý lịch của bạn. Hãy chuẩn bị để nói về các kỹ năng liên quan mạnh nhất của bạn.

💥Ví dụ về mô tả công việc 

Blue Ridge Marketing đang tìm kiếm một điều phối viên tài khoản để cung cấp hỗ trợ quản trị hàng ngày cho những đội ngũ bán hàng và tiếp thị của chúng tôi nhằm đảm bảo hoạt động hàng ngày được diễn ra trôi chảy và hỗ trợ khách hàng. Ứng viên thành công sẽ có tính tổ chức cao và hiệu quả trong việc làm nhiều công việc. Kinh nghiệm với các chiến dịch tiếp thị và hiểu biết sâu sắc về dịch vụ khách hàng là điều cần thiết. Vai trò này góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty và duy trì các mối quan hệ với khách hàng.

Trách nhiệm:

• Chuẩn bị và nộp các tài liệu bán hàng, bao gồm hợp đồng và tài liệu bổ sung
• Viết và/ hoặc sửa đổi các đề xuất bán hàng
• Cập nhật cơ sở dữ liệu về khách hàng
• Tổ chức các cuộc họp, lên lịch các cuộc gọi hội nghị và thiết lập các bài thuyết trình và chứng minh cho đội ngũ bán hàng
• Thực hiện nghiên cứu về khách hàng có tiềm năng, xu hướng thị trường và tin tức ngành nghề
• Chuyển tiếp phản hồi của khách hàng cho nhóm bán hàng và nhóm quản lý tài khoản
• Tạo báo cáo chi tiết nếu cần
• Hỗ trợ tạo các tài liệu quảng cáo và bán hàng (bản thuyết trình, tờ bán hàng và video)
• Các nhiệm vụ hành chính khác theo sự phân công

Yêu cầu:

• Đã thể hiện kinh nghiệm với tư cách là điều phối viên tài khoản, trợ lý bán hàng hoặc các vai trò tương tự
• Kỹ năng phần mềm về máy tính xuất sắc
• Có nhiều kinh nghiệm với phần mềm CRM
• Có kinh nghiệm làm việc với nhóm tiếp thị/ quảng cáo để thực hiện các chiến dịch
• Phải có tổ chức và có kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng tư duy phản biện mạnh mẽ và giải quyết vấn đề
• Bằng cử nhân về quản trị kinh doanh, tiếp thị hoặc lĩnh vực có liên quan

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

• Theo: indeed
• Người dịch: Lê Phương Thảo
• Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Lê Phương Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”

 

 

Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11331

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.