Quản lý dự án tuyệt vời như thế nào, tại sao nó lại quan trọng?
Ở đây, chúng ta sẽ khám phá các phong cách quản lý dự án khác nhau.
Có một số phong cách quản lý dự án tiềm năng để bạn lựa chọn. Bạn sẽ muốn chọn người phù hợp nhất với mục tiêu của mình và bộ kỹ năng của những người thực sự sẽ làm việc trong dự án.
Chúng tôi đã viết về chủ đề này trước đây, trong bài viết “Giới thiệu về quản lý dự án”. Ở đây, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào các phong cách quản lý dự án.
✨ Quản lý dự án là gì?
Bạn có thể cho rằng ý nghĩa của từ “dự án” quá rõ ràng – nhưng việc xác định cụ thể là rất quan trọng. Đó là lý do tại sao đây là điều đầu tiên được dạy trong khóa học “Những điều cơ bản về lên kế hoạch và quản lý dự án” của chúng tôi.
Cuộc sống tràn ngập những dự án mà chúng ta có thể định nghĩa đơn giản là một doanh nghiệp với mục tiêu cụ thể. Khi đi siêu thị, ta có thể viết ra danh sách các mặt hàng cần mua, đến cửa hàng trực tiếp (hoặc cửa hàng trực tuyến tương đương) và thêm vào giỏ hàng. Trong thế giới kinh doanh, các dự án thường phức tạp hơn một chút và liên quan đến việc tổ chức một nhóm người – nhưng nguyên tắc thì giống nhau.
Quản lý một dự án là những gì chúng ta làm để vượt qua trở ngại trên con đường đạt được mục tiêu. Nếu chúng ta đến cửa hàng và nhận thấy rằng một mặt hàng cần mua đã hết, ta có thể phản ứng bằng cách tìm một mặt hàng thay thế hoặc sắp xếp quay lại cửa hàng vào một ngày khác. Chúng ta có thể hỏi khi nào mặt hàng đó sẽ có lại và sử dụng thông tin ấy để tạo ra một kế hoạch thay thế. Tất cả những điều này là một hình thức quản lý dự án.
Khi hầu hết chúng ta sử dụng thuật ngữ này, chúng ta đang phân biệt nó với sự quản lý tiếp diễn. Bạn hoàn thành một dự án, chuyển sang dự án tiếp theo, đảm bảo rằng không có gì chưa hoàn thành và tất cả các đoạn lỏng lẻo đều được buộc chặt.
Vì vậy, “dự án” là một doanh nghiệp đơn lẻ với các mục tiêu cụ thể. Các mục tiêu này thường đạt được với những nguồn lực hạn chế (như thời gian, năng lượng và nhân lực).
✨ Tại sao quản lý dự án lại quan trọng?
Quản lý dự án tốt có nghĩa là hiệu quả cao hơn. Một nhà quản lý thành công thường sẽ chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ đơn lẻ. Sau đó, người phù hợp nhất với công việc có thể hoàn thành những nhiệm vụ này theo thứ tự yêu cầu.
Quản lý dự án trở nên đặc biệt quan trọng trong các công việc lớn, phức tạp. Độ phức tạp càng lớn thì khả năng kém hiệu quả càng cao. Ví dụ, nếu bạn đang sửa sang lại nhà bếp, bạn có thể chia toàn bộ công việc thành phá dỡ, sửa ống nước, điện, trát và làm mộc.
Một số nhiệm vụ cần được thực hiện trước khi dự án có thể tiến hành, nghĩa là phải đưa đúng người vào đúng thời điểm. Nếu thợ thạch cao đến trước khi hệ thống cáp được lắp đặt, bạn sẽ phải tốn thêm thời gian và tiền bạc để đưa mọi người trở lại nhằm khắc phục sự cố. Hoặc có thể xảy ra sự chậm trễ tốn kém.
Quản lý dự án tốt sẽ giúp bạn tránh được những vấn đề này, thúc đẩy năng suất và loại bỏ căng thẳng cho mọi người. Nhưng làm đúng cách đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý dự án và những đặc tính cơ bản phù hợp. Tất cả mọi người đều có thể hưởng lợi từ việc học các kỹ năng – nhưng điều đó sẽ đến tự nhiên nếu bạn có kiến thức và nền tảng chuyên môn phù hợp.
✨ Các phong cách quản lý dự án
Hãy xem xét sự tương đồng đối với chuyến đi mua sắm một lần nữa. Bạn có thể thực hiện nhiều cách tiếp cận khác nhau đối với dự án cụ thể này. Bạn có di chuyển từ lối đi này sang lối đi khác, chọn các mặt hàng trong danh sách của mình khi đi không? Hay bạn duyệt xuôi danh sách, gạch bỏ từng mặt hàng một? Bạn sẽ tự cho phép mình đi chệch khỏi danh sách mua sắm hay viết lại nó?
Cách tiếp cận bạn thực hiện có thể mang lại nhiều hậu quả. Nó sẽ thay đổi kết quả bạn nhận được cũng như thời gian và năng lượng bạn cần bỏ ra để đạt được chúng. Điều này đặc biệt xảy ra đối với doanh nghiệp lớn và phức tạp, vì nó thường diễn ra trong giới kinh doanh.
Có nhiều phương pháp khác nhau dành cho những nhà quản lý dự án. Bạn sẽ muốn hiểu được tất cả chúng để có thể chọn phương pháp phù hợp nhất với mục đích của mình.
1. Quản lý dự án theo mô hình thác nước
“Thác nước” là một phong cách quản lý dự án theo thứ tự. Bạn làm một việc và sau đó chuyển sang việc tiếp theo. Bạn không bắt đầu công việc ở giai đoạn ba cho đến khi hoàn thành giai đoạn hai.
Cách tiếp cận tuyến tính này có ưu điểm là đơn giản. Rất khó để nhầm lẫn vì bạn chỉ cần lo lắng về giai đoạn mà bạn đang thực hiện. Hoặc, nếu bạn muốn có được zen, bạn chỉ cần chặt củi và gánh nước cho đến khi hết rừng và hồ.
Cách làm này tập trung sự chú ý vào nhiệm vụ trước mắt để bạn thực hiện nó tốt nhất có thể. Nó cũng rất dễ thích ứng – bất kỳ dự án nào cũng có thể được hoàn thành bằng việc sử dụng phong cách quản lý dự án theo mô hình thác nước, cho dù đó là lập kế hoạch tổ chức tiệc hay xây dựng một cây cầu treo. Bạn cũng có thể dễ dàng xem bạn đã tiến bộ bao nhiêu tại bất kỳ thời điểm nào.
Tuy nhiên, có những lý do chính đáng khiến các dự án lớn hơn có xu hướng tránh mô hình thác nước: nó thường thiếu một chút linh hoạt. Điều gì sẽ xảy ra nếu kế hoạch của bạn thay đổi giữa chừng? Có thể bạn phải quay lại và thay đổi mọi thứ, nghĩa là làm lại tất cả các bước tiếp theo mà bạn đã thực hiện lúc đó.
2. Quản lý dự án theo phương pháp Agile
Ngược lại với cách tiếp cận thác nước, quản lý dự án theo phương pháp agile là lặp đi lặp lại. Bạn hoàn thành dự án rất nhanh chóng, sau đó quay lại và sửa đổi nó. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ chia nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để có thể liên tục cải thiện.
Agile là cách tiếp cận phổ biến giữa các nhà phát triển phần mềm. Một khi phiên bản 1.0 của chương trình được thiết lập và chạy, có thể kiểm tra nó và thực hiện các điều chỉnh – không chỉ đối với những chi tiết nhỏ mà còn theo hướng rộng hơn của dự án.
Agile lấy tên từ sự linh hoạt và khả năng thích ứng mà nó đòi hỏi. Phương pháp này thường thích hợp hơn phương pháp thác nước nếu dự án cần số lượng lớn công nhân để có thể làm việc cùng nhau. Các thành viên của nhóm không phải đợi tới lượt họ đến và làm việc – thay vào đó, họ có thể đóng góp thường xuyên khi các phiên bản kế tiếp của dự án được ghép lại với nhau.
Có rất nhiều biến thể của phương pháp agile, mỗi biến thể đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng.
3. Quản lý dự án Scrum
Cụm từ “scrum” lấy cảm hứng từ một trận bóng bầu dục. Bạn có thể sử dụng nó như một phương tiện để thả mình vào triết lý “agile”. Nó liên quan đến việc thường xuyên tụ họp để xem xét những gì đang xảy ra, đi xa để làm việc chuyên sâu, và sau đó họp lại với nhau để đánh giá những rào cản cần được giải tỏa. Điều này có nghĩa là cần phản hồi liên tục và khối lượng công việc chuyên sâu dựa trên sprint phù hợp với các nguyên tắc của Pomodoro.
4. Quản lý dự án tinh gọn
Phương pháp “tinh gọn” xuất hiện từ Toyota vào những năm 1950, mặc dù nó đã00 tồn tại lâu hơn nhiều. Nó tập trung vào việc loại bỏ phế thải, có ba dạng, tất cả đều bắt nguồn từ các từ tiếng Nhật bắt đầu bằng M.
Đầu tiên là Muda, sự vô dụng hoặc vô ích. Đây là những việc bạn đang làm mà không tạo ra bất kỳ giá trị thực tế nào. Sau đó là Muri, dư thừa do thiếu tiêu chuẩn hóa. Cuối cùng là Mura, sự mâu thuẫn.
Quản lý dự án tinh gọn rất phù hợp khi bạn cần dự án sử dụng các nguồn lực sẵn có một cách tốt nhất và muốn kết quả cuối cùng được sắp xếp hợp lý nhất có thể.
5. Quản lý dự án theo phương pháp Kanban
Kanban là một hình thức quản lý tinh gọn đặc biệt đặt trọng tâm vào trực quan hóa công việc. Điều này được thực hiện thông qua bảng Kanban, cho phép tất cả mọi người đóng góp vào dự án có thể xem chính xác dự án đã đi được bao xa và cần phải làm gì.
Sau đó, mọi người có thể kéo các nhiệm vụ xuống khi họ có đủ năng lực để thực hiện thay vì để các nhiệm vụ đó liên tục bị đẩy từ trên xuống.
Bảng Kanban thường rất dễ sử dụng và đơn giản cho những người làm công việc. Chúng cũng có khả năng thích ứng, điều này khiến chúng mang lại hiệu quả cao trong trường hợp có các dự án lớn và phức tạp hơn. Bản chất trực quan của Kanban cũng giúp những người giám sát dự án dễ dàng phân tích hướng đi và tiến độ của nó.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Agile, Scrum và Kanban, bạn có thể tìm hiểu với sự trợ giúp của Giáo sư Yael Grushka-Cockayne từ Trường Kinh doanh Darden của Đại học Virginia.
6. Quản lý dự án Sáu Sigma
Sáu Sigma (hoặc 6σ nếu bạn muốn thể hiện) là một học thuyết kiểm soát chất lượng do một kỹ sư Motorola đưa ra vào những năm 1980. Giống như quản lý dự án tinh gọn, phương pháp này bị ảnh hưởng nhiều bởi văn hóa kinh doanh của Nhật Bản. Điểm khác biệt chính là 6σ tìm cách giữ cho sự biến đổi và khuyết tật ở mức tối thiểu.
Theo cách suy nghĩ này, một quy trình hiệu quả là một quy trình chỉ thất bại 3,4 lần trong tổng số một triệu quy trình. Nó được thực hiện thông qua một khuôn khổ gọi là DMAIC – một từ viết tắt nhằm xác định, đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát vấn đề. Bất kỳ vấn đề nào mà doanh nghiệp gặp phải đều có thể được giải quyết bằng cách thực hiện các bước trên.
Phương pháp này có xu hướng tạo ra hiệu quả cao hơn và giảm lãng phí theo cùng một cách như nhiều phương pháp khác.
7. Quản lý dự án PRINCE2
PRINCE là từ viết tắt của Dự án trong Môi trường Được kiểm soát. Trường phái tư tưởng này nhấn mạnh việc phân chia các dự án thành những giai đoạn có thể kiểm soát được. Thực chất nó bắt nguồn từ một kỹ thuật quản lý dự án trước đó có tên là PROMPT (Kỹ thuật lập kế hoạch quản lý tổ chức tài nguyên dự án) đã được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan công nghệ thông tin của chính phủ Vương quốc Anh.
PRINCE2 ra đời vào năm 1996, kể từ đó nó đã trở thành tiêu chuẩn trong các chính phủ trên toàn thế giới. Nó đưa ra bảy nguyên tắc mà các dự án nên được quản lý theo. Chúng bao gồm tập trung vào sản phẩm, học hỏi kinh nghiệm và quản lý trên cơ sở từng giai đoạn.
Những người muốn tìm hiểu sâu hơn về thế giới tuyệt vời của PRINCE2 có thể tham gia khóa học của chúng tôi về chủ đề: “PRINCE2® Phiên bản thứ 6: Chứng chỉ cơ bản”. Tỷ lệ đạt ấn tượng là 98%, khiến nó trở thành một khóa học mà bất cứ ai cũng có thể vượt qua. Đây là một trong số vài chứng chỉ vi mô mà chúng tôi cung cấp.
PRINCE2 có khả năng thích ứng cao và hiện đại, nhưng nó đòi hỏi một chút đường cong học tập. Nỗ lực đó có chính đáng hay không phụ thuộc vào việc bạn muốn quản lý dự án nghiêm túc như thế nào! Lưu ý rằng nó không chỉ có phương pháp mà bạn sử dụng là quan trọng. Cũng cần phải xem xét những phẩm chất mà cá nhân bạn mang lại.
Phần lớn thông tin chúng ta đã xem qua ở đây được lấy từ khoá học “Các loại phương pháp quản lý dự án” từ Đại học Coventry. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, đó là một nơi tuyệt vời để tiếp tục cuộc hành trình của bạn!
✨ Làm thế nào để tham gia quản lý dự án
Là một lĩnh vực, quản lý dự án đã trở nên phức tạp hơn trong vài năm qua, được các doanh nghiệp, chính phủ và cá nhân thực sự coi trọng.
Như vậy, kiến thức về cách quản lý dự án chưa bao giờ quan trọng hơn thế. Điều này đã thúc đẩy sự gia tăng trong giáo dục về chủ đề này. Nếu bạn muốn tìm hiểu về quản lý dự án, chưa bao giờ có thời điểm tốt hơn thế này.
Không chỉ quản lý dự án là những người có thể hưởng lợi từ việc học những gì đã thảo luận. Giống như đọc, viết và số học, quản lý dự án là nền tảng và có lợi cho toàn bộ các chuyên gia.
Quản lý dự án hiệu quả cũng giống như bất kỳ kỹ năng nào khác – để trở nên tốt hơn đòi hỏi sự kiên nhẫn và luyện tập có chủ ý. Nếu bạn muốn đạt được nhanh nhất có thể, thì việc nhận được một số chỉ dẫn có thể vô cùng hữu ích. Có lẽ điểm tốt nhất để bắt đầu hành trình của bạn là khoá học mở “Giới thiệu về quản lý dự án” của chúng tôi.
Nếu bạn nghiêm túc về việc cải thiện kỹ năng của mình với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể áp dụng các nguyên tắc mà chúng tôi đã vạch ra cho sự phát triển cá nhân của chính bạn: vạch ra mục tiêu, viết các bước bạn cần thực hiện để đạt được điều đó và có thể thực hiện đánh giá đều đặn. Bạn có thể quản lý dự án theo cách của mình để trở thành người quản lý dự án tốt hơn!
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Bài viết gốc: futurelearn.com
- Người dịch: Lương Phương Thảo
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Lương Phương Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10816
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
