Giao Tiếp Giữa Các Cá Nhân Là Gì Và Tại Sao Điều Đó Lại Quan Trọng?

Đừng bao giờ đánh giá thấp tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong việc giúp bạn vượt qua những thử thách trong cuộc sống. Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cần thiết nhất, có ích trong mọi lĩnh vực của cuộc sống bao gồm các mối quan hệ, sự nghiệp cũng như các cuộc đàm phán.

Bài viết này tập trung sâu vào giao tiếp giữa các cá nhân, một kĩ năng rất quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Chúng ta sẽ thảo luận về 4 nguyên tắc của giao tiếp giữa các cá nhân, các loại chính, một số rào cản tiềm ẩn và sự khác biệt giữa giao tiếp giữa các cá nhân và giao tiếp nội tâm. Cuối cùng là đưa ra một số mẹo hàng đầu về cách giao tiếp hiệu quả hơn với người khác.

💥Giao tiếp giữa các cá nhân là gì?

Ngay cả khi bạn chưa nghe nói về giao tiếp giữa các cá nhân, bạn vẫn làm điều đó hàng ngày mà không nhất thiết phải nghĩ về nó. Về cơ bản, đó là quá trình mọi người trao đổi ý tưởng, thông tin, cảm xúc và ý định thông qua các thông điệp và tín hiệu.

Giao tiếp giữa các cá nhân bao gồm bất kỳ sự trao đổi nào giữa mọi người – điều này có thể diễn ra trực tiếp nhưng cũng có thể diễn ra qua phương thức trực tuyến hoặc qua điện thoại. Thông điệp mà mọi người trao đổi cho nhau có thể bằng lời và không lời – chúng ta giao tiếp không chỉ thông qua những gì chúng ta nói mà còn thông qua những thứ như ngôn ngữ cơ thể, giọng nói, nét mặt và cử chỉ.

💥Sự khác biệt giữa giao tiếp giữa các cá nhân và giao tiếp nội tâm

Có thể dễ dàng nhầm lẫn bởi các thuật ngữ như giao tiếp giữa các cá nhân và giao tiếp nội tâm, nhưng sự thật là chúng hoàn toàn trái ngược nhau. Trong khi “inter” đề cập đến sự giao tiếp giữa mọi người hoặc các nhóm, thì “intra” chỉ sự giao tiếp bên trong một người hoặc một nhóm.

Nói chung, khi chúng ta nói về giao tiếp nội tâm, chúng ta nói đến cách chúng ta giao tiếp với chính mình. Một số ví dụ về giao tiếp nội tâm độc đáo bao gồm niềm tin bản thân, nhận thức và kỳ vọng của chúng ta.

Mặc dù cả hai loại giao tiếp đều hữu ích trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống, nhưng không loại nào quan trọng hơn loại nào. Cũng không vấn đề gì khi giỏi kiểu này hơn kiểu kia – xét cho cùng thì tất cả chúng ta đều khác nhau. Nếu bạn gặp khó khăn với giao tiếp giữa các cá nhân, hy vọng, bài viết này sẽ làm rõ một số điều cho bạn.

💥Bốn nguyên tắc giao tiếp giữa các cá nhân

Có bốn nguyên tắc chính cần lưu ý khi nói đến giao tiếp giữa các cá nhân. Những nguyên tắc này giúp chứng minh bản chất mối quan hệ giữa các cá nhân và cung cấp cho bạn sự hiểu biết sâu sắc hơn.

• Không thể tránh được. Rất khó để tránh khỏi việc phải tương tác với người khác. Ngay cả khi thích dành thời gian ở một mình, thì bạn có thể sẽ phải thường xuyên giao tiếp trực tuyến với những người khác.
• Không thể thay đổi được. Chúng ta không thể rút lại những điều chúng ta nói hoặc đã làm trong quá trình tương tác với người khác. Ngay cả khi chúng ta xin lỗi hoặc đưa ra lời giải thích cho những gì đã làm hoặc đã nói, lời nói ban đầu phát ra cũng không thể thay đổi được.
• Phức tạp. Bởi vì có rất nhiều khía cạnh của giao tiếp giữa các cá nhân với nhau ngoài những gì đã được đề cập, nên bản chất của nó là rất phức tạp. Thông thường, mọi thứ có thể được giải thích theo nhiều cách khác nhau – và nó đặc biệt khó khăn đối với những người dị tật thần kinh để có thể nhận ra các dấu hiệu tinh tế. Tương tự, nhiều người tự kỷ không nhận thức được các phong cách giao tiếp khác nhau, và nó cũng gây ra các cách hiểu khác nhau.
• Theo ngữ cảnh. Thật khó để kiểm soát cách thông tin giao tiếp của chúng ta được hiểu bởi các yếu tố liên quan khác . Ai đang nhận thông tin giao tiếp, họ đang ở đâu và tại sao họ hiểu nó theo một cách nhất định? Hầu hết điều này phụ thuộc vào ngữ cảnh.

💥Các loại hình khác nhau của giao tiếp giữa các cá nhân

Giao tiếp giữa các cá nhân có thể được phân loại thành bốn loại chính. Chúng tôi sẽ giải thích ngắn gọn ý nghĩa của từng loại đó dưới đây:

1. Giao tiếp bằng lời. Đây là kiểu giao tiếp tất cả các lời bạn nói ra kết hợp với những thứ như ngôn ngữ lựa chọn, cách nói thuyết phục và việc sử dụng âm thanh khẳng định như “uh-huh” và “tôi hiểu rồi”.
2. Giao tiếp bằng việc lắng nghe. Chú ý lắng nghe là một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất, cho dù bạn đang nghe bằng tai hay đang chú ý theo những cách khác. Lắng nghe có thể liên quan đến các kỹ thuật như tường trình và phản ánh.
3. Giao tiếp bằng văn bản. Việc có kĩ năng giao tiếp bằng văn bản tốt ngày càng trở nên cần thiết, cho dù bạn đang sử dụng nó ở nơi làm việc hay trên phương tiện truyền thông xã hội. Giao tiếp văn bản thường kết hợp những thứ như độ rõ ràng, giọng điệu, ngữ pháp và thậm chí những thứ như dấu câu và biểu tượng cảm xúc.
4. Giao tiếp phi ngôn ngữ. Như đã đề cập trước đó, loại giao tiếp này bao gồm tất cả những điều không được nói trong một cuộc trò chuyện trực tiếp. Đó là cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giọng nói. Có thể sử dụng những dấu hiệu không lời này và nhận biết được chúng ở người khác có thể hữu ích với bạn.

💥Ví dụ về giao tiếp giữa các cá nhân

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về bốn loại giao tiếp giữa các cá nhân khác nhau này, chúng tôi đã liệt kê một số ví dụ bên dưới và tiết lộ chúng thuộc loại nào:

• Các cuộc điện thoại. Vì bạn chỉ có thể nghe thấy giọng nói trong khi gọi điện thoại, nên bạn phải dựa vào kỹ năng giao tiếp bằng lời trôi chảy.
• Các bài thuyết trình. Bạn sử dụng cả bốn kiểu giao tiếp giữa các cá nhân khi trình bày thông tin. Bạn phải nói rõ ràng, sử dụng các dấu hiệu không lời, lắng nghe khán giả của bạn và tham khảo các văn bản viết.
• E-mail. Bạn cần có kĩ năng giao tiếp văn bản tốt khi viết email, đặc biệt là ở nơi làm việc.
• Biểu diễn kịch. Người biểu diễn cần sử dụng kết hợp giao tiếp bằng lời và không lời để thu hút khán giả và truyền tải thông điệp của họ một cách hiệu quả.
• Nhắn tin. Loại này dựa vào giao tiếp bằng văn bản nhưng ít trang trọng hơn email hoặc thư và yêu cầu một cách tiếp cận cá nhân hóa hơn.

💥Tại sao giao tiếp giữa các cá nhân lại quan trọng?

Nếu chúng tôi chưa làm rõ điều này, chúng tôi sẽ nhấn mạnh một lần nữa rằng có kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân tốt có thể tạo ra sự khác biệt tích cực về nhiều mặt trong cuộc sống. Ví dụ, một nghiên cứu trên Tạp chí Nghiên cứu Giáo dục Á-Âu chỉ ra rằng những sinh viên nhận được dạy về kỹ năng giao tiếp có xu hướng đồng cảm và khả năng thể hiện cảm xúc cao. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp tuyệt vời thường đi đôi với khả năng lãnh đạo và khả năng làm việc nhóm tài tình, những điều này sẽ khiến bạn trở nên ấn tượng hơn đối với nhà tuyển dụng.

Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân có thể cải thiện các mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp bằng cách giúp bạn bày tỏ suy nghĩ và truyền đạt ý định của mình một cách rõ ràng. Ngoài ra, bạn sẽ có thể thấu hiểu và thông cảm với người khác hơn nhờ kỹ năng lắng nghe của mình.

Tuy nhiên, gặp vấn đề với các khía cạnh của giao tiếp giữa các cá nhân không làm cho bạn mất khả năng hoặc kém giá trị hơn bất kỳ ai khác. Có nhiều lý do khiến bạn cảm thấy khó khăn trong giao tiếp, bao gồm cả mắc chứng tự kỷ, lo âu xã hội và đối mặt với những khác biệt khác trong thần kinh hoặc các vấn đề về sức khỏe tâm thần.

Không ai cần phải thay đổi bản thân để làm vừa lòng người khác – nhưng hiểu rõ hơn về các loại giao tiếp giữa các cá nhân khác nhau có thể hữu ích và thậm chí giúp bạn thoải mái hơn.

💥Rào cản tiềm ẩn trong giao tiếp giữa các cá nhân

Rào cản đối với giao tiếp giữa các cá nhân là điều cản trở việc nhận thông điệp. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm, không quan tâm và thậm chí là xúc phạm.

Để giúp bạn hiểu được tại sao đôi khi chúng ta lại gặp phải vấn đề khi giao tiếp với người khác, chúng tôi đã tạo một danh sách các rào cản tiềm ẩn trong giao tiếp giữa các cá nhân. Các rào cản phát sinh sẽ phụ thuộc vào tình huống và những người có liên quan, nhưng đây đều là những rào cản tiềm ẩn đáng lưu ý.

1. Quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành

Trừ khi bạn đang nói chuyện với các chuyên gia về chủ được bàn, nếu không như vậy thì bạn nên tránh những thuật ngữ không cần thiết. Kĩ thuật này áp dụng cho giao tiếp bằng lời và bằng văn bản. Việc sử dụng quá nhiều ngôn ngữ chuyên ngành không cần thiết có thể làm cho thông điệp của bạn khó hiểu hoặc thậm chí không thể hiểu được, và thông điệp bạn đang đưa ra có thể bị hiểu lầm trong lúc chuyển tải. Thay vào đó, hãy trình bày rõ ràng và ngắn gọn, chú ý đến người bạn đang nói chuyện.

2. Các dấu hiệu không đồng nhất

Đôi khi, bạn có thể đang nói điều gì đó bằng lời, nhưng lại truyền tải điều gì đó hoàn toàn khác với lời nói bằng ngôn ngữ cơ thể. Đây được gọi là dấu hiệu không đồng nhất vì bạn đang gửi đồng thời hai tín hiệu trái ngược nhau. Ví dụ, nếu bạn mỉm cười khi thực sự tức giận, người nhận có thể sẽ hiểu nhầm thông điệp mà bạn đang cố gắng truyền tải.

3. Chọn sai phương thức

Một số phương thức nhất định phù hợp hơn những phương thức khác cho một số cuộc trò chuyện nhất định. Ví dụ, các cuộc trò chuyện tình cảm tốt hơn hết là nên gặp mặt trực tiếp, vì bạn có thể sử dụng các dấu hiệu bằng lời và không lời để thể hiện thông điệp của mình. Email rất hữu ích để truyền tải thông tin hàng ngày, trong khi các tin nhắn văn bản hoặc tin nhắn tức thì chỉ phù hợp với các cuộc trò chuyện thông thường và các câu hỏi nhanh.

4. Mối quan hệ kém

Khi thiếu sự tin tưởng với nhau, đặc biệt là trong môi trường làm việc, các vấn đề giao tiếp thường nảy sinh. Đó là do những định kiến ​​về mối quan hệ cái có thể ảnh hưởng đến một số thông điệp được gửi đi một cách hiệu quả – có thể do người nhận không chú ý đúng mức hoặc vì họ không tin hoặc không tôn trọng những gì người nói đang nói. Điều này có thể trở nên nghiêm trọng hơn bởi những điều như sự khác biệt về văn hóa hoặc thế hệ, đặc biệt là khi mọi người đang tồn tại những định kiến.

Ngoài ra, vị trí thứ bậc ở nơi làm việc cũng có thể là nguyên nhân cản trở giao tiếp giữa các cá nhân, vì nhân viên cấp dưới có thể cảm thấy khó khăn trong việc giao tiếp đúng cách và trình bày ý kiến ​​của họ với cấp trên.

5. Các yếu tố bên ngoài

Thường thì có một số yếu tố bên ngoài không thể kiểm soát được trong quá trình giao tiếp giữa các cá nhân. Đôi khi, điều này có thể là tiếng ồn ảnh hưởng đến thính giác và sự tập trung hoặc có thể là kết nối mạng kém cản trở cuộc trò chuyện. Không may thay, những yếu tố cản trở bên ngoài sẽ không bao giờ mất đi, nhưng điều quan trọng bạn cần nhớ rằng hãy kiên nhẫn và quan tâm đến đối phương hoặc những người mà bạn đang giao tiếp khi gặp khó khăn như vậy nảy sinh.

Các mẹo hàng đầu về cách cải thiện kỹ năng giao tiếp 

Để có được bài viết đầy đủ về cách xây dựng kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả, bạn có thể xem qua bài đăng trên blog trước đó của chúng tôi. Trong bài này, chúng tôi sẽ thảo luận về bất cứ thứ gì, từ việc đặt câu hỏi hiệu quả và duy trì thái độ tích cực, đến việc tham gia các khóa học giao tiếp và nói một cách rõ ràng.

Nếu bạn muốn tham gia trực tiếp vào một khóa học, chúng tôi có một số tùy chọn tuyệt vời dưới đây:

• Giao tiếp đa văn hóa của Đại học Nghiên cứu Quốc tế Thượng Hải
• Học tập trực tuyến: Giao tiếp và cộng tác của Đại học Leeds
• Nghi thức trong kinh doanh: Thành thục kĩ năng Giao tiếp và Kỹ năng mềm của Đại học Central Queensland
• Kỹ năng giao tiếp và giao tiếp giữa các cá nhân tại nơi làm việc của Đại học Leeds và Viện Mã hóa
• Kỹ năng tạo ảnh hưởng và kĩ năng giao tiếp cho cán bộ quản lý của Trường Đại học Luật
• Giao tiếp với nhiều đối tượng của Đại học Surrey
• Truyền thông Khoa học và Tương tác với Công chúng của EIT Food, Đại học Turin, Đại học Autónoma de Madrid và EIT
• Huấn luyện trong giáo dục: Giải quyết nhu cầu giao tiếp sâu sắc của Đại học Khoa học và Công nghệ Na Uy

Tuy nhiên, chúng tôi có một số mẹo về cách xử lý các cuộc trò chuyện gây khó khăn và tận dụng tối đa khả năng để nói chuyện mọi người. Trong bài viết Tại sao những cuộc trò chuyện đầy thách thức lại là bước khởi đầu tốt, các chuyên gia từ Đại học Leeds đưa ra tám mẹo dưới đây. Trong khi những mẹo này chủ yếu áp dụng cho giao tiếp mặt đối mặt, một số mẹo trong số đó có thể áp dụng cho giao tiếp bằng văn bản.

1. Hãy chấp nhận thực tế rằng các cuộc trò chuyện đầy thử thách là cơ hội để phát triển và giải quyết mọi vấn đề ngay khi bạn cảm thấy bình tĩnh và tập trung.
2. Đặt kỳ vọng rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
3. Hãy lắng nghe cẩn thận và dành cho đối phương toàn bộ chú ý.
4. Nhận biết và tôn trọng sự khác biệt cá nhân.
5. Tìm những điểm đồng tình.
6. Làm cho người đối diện cảm thấy được lắng nghe bằng cách phản hồi lại những gì họ đã nói và tăng cường giao tiếp bằng mắt.
7. Sử dụng tuyên bố ‘tôi’ thay vì ‘bạn’ để bạn có thể tập trung vào cảm xúc và niềm tin của chính mình hơn là người đang nói chuyện cùng. Giọng điệu trò chuyện của bạn trở nên nhẹ nhàng hơn và ít buộc tội hơn.
8. Khi đưa ra phản hồi, hãy thử cách tiếp cận này: nêu rõ điều đã diễn ra, sau đó bạn cảm thấy như thế nào và cuối cùng kết luận với giải pháp về cách làm cho nó tốt hơn. Tốt nhất bạn nên chịu trách nhiệm về phản ứng của mình và đưa ra ý tưởng về cách có thể cải thiện mọi thứ.

💥Lời kết

Hy vọng rằng, bài viết này đã giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp giữa các cá nhân. Cho dù bạn đang tìm cách cải thiện các kỹ năng của mình ở nơi làm việc hay trong cuộc sống cá nhân, không bao giờ quá muộn để trang bị các kỹ năng sống cần thiết như giao tiếp, sáng tạo, trí tuệ cảm xúc hoặc tư duy phản biện.

__________________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

• Theo: futurelearn
• Người dịch: Nguyễn Thị Vi
• Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Vi – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9661

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.