Điều phối viên tổ chức sự kiện là những người chịu trách nhiệm cho việc lập kế hoạch tổng quát, phát triển và tổ chức các hoạt động, tiệc tùng và các sự kiện khác và có thể làm việc với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Theo đó, những chuyên viên này phải dựa vào một bộ kỹ năng vững chắc để đảm nhận các nhiệm vụ hàng ngày của họ.
Nếu bạn đang có dự định bắt đầu sự nghiệp của mình với vai trò như là một điều phối viên sự kiện, có một số kỹ năng chính bạn sẽ muốn xem xét phát triển thêm để giúp bạn thành công trong công việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về định nghĩa kỹ năng điều phối viên sự kiện là gì, cách cải thiện và áp dụng chúng tại nơi làm việc và cách bạn có thể làm nổi bật chúng trong sơ yếu lý lịch, trong thư xin việc và trong một cuộc phỏng vấn xin việc.
📌Kỹ năng điều phối viên sự kiện là gì?
Điều phối viên tổ chức sự kiện sẽ phải lên kế hoạch, chuẩn bị và giúp tổ chức các sự kiện cho nhiều khách hàng và doanh nghiệp khác nhau. Những chuyên viên này dựa vào sự kết hợp chặt chẽ giữa các kỹ năng mềm và cứng để thực hiện trong vai trò là người lãnh đạo chính của các sự kiện xây dựng thương hiệu, đào tạo và giải trí. Các kỹ năng như giao tiếp bằng văn bản, khả năng thích ứng và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân chỉ là một số kỹ năng mềm mà bạn sẽ cần để thành công với tư cách là một nhà tổ chức sự kiện.
📌Ví dụ về kỹ năng điều phối viên sự kiện
Điều phối viên sự kiện thường thực hiện các công việc đòi hỏi kỹ năng cứng như viết và ứng dụng công nghệ như quản lý mạng xã hội và họ cũng phụ thuộc vào chuyên môn trong việc áp dụng một loạt các kỹ năng mềm, bao gồm:
1. Lập kế hoạch và tổ chức
Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của điều phối viên sự kiện thành công là khả năng lập kế hoạch và tổ chức tất cả các khía cạnh của một sự kiện. Ví dụ: điều phối viên sự kiện cho một sự kiện đào tạo lớn của công ty sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết về sự kiện, chẳng hạn như địa điểm, ngân sách, số lượng người đứng đầu và các chi tiết khác cho thấy họ sẽ cần nguồn lực nào cho sự kiện. Sau đó, công việc của họ là sắp xếp đội ngũ nhân viên, tài liệu đào tạo và những thứ cần thiết khác mà người hướng dẫn đào tạo sẽ cần cho sự kiện.
2. Kỹ năng đưa ra quyết định
Khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng dưới áp lực hoặc phân tích tất cả các khía cạnh của một quyết định là hai kỹ năng quan trọng mà điều phối viên sự kiện cần phải có để thành công trong sự nghiệp của họ. Ví dụ: nếu có sự cố xảy ra đối với một sự kiện, chẳng hạn như diễn giả khách mời không xuất hiện, điều phối viên sự kiện cần có khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng về cách tiến hành sự kiện. Ngoài ra, khả năng thích ứng khi đưa ra lựa chọn là một phẩm chất sáng khác mà các điều phối viên sự kiện thường có.
3. Suy nghĩ sáng tạo
Trong quá trình lập kế hoạch, điều phối viên sự kiện dựa vào khả năng sáng tạo của họ để giúp các thương hiệu, doanh nghiệp và các khách hàng khác thành công trong việc tổ chức một sự kiện. Khả năng tạo chủ đề, thu thập tài liệu hoặc tìm kiếm tài năng cho sự kiện phụ thuộc vào tư duy sáng tạo. Ví dụ, một điều phối viên sự kiện, người điều phối các đám cưới sẽ dựa vào sự sáng tạo của họ để giúp cô dâu và chú rể chọn chủ đề, bối cảnh và các chi tiết khác của sự kiện.
4. Giao tiếp bằng văn bản
Giao tiếp bằng văn bản là điều bạn có thể mong đợi thường xuyên dựa vào với tư cách là người điều phối sự kiện. Lên lịch, viết hướng dẫn, giao tiếp qua email hoặc bản ghi nhớ và các hình thức giao tiếp bằng văn bản khác là những khía cạnh cực kỳ quan trọng của công việc. Nhiều điều phối viên sự kiện sử dụng kỹ năng viết của họ để lập danh sách cung ứng, viết ra thông tin và giao tiếp với khách hàng và đồng nghiệp.
5. Diễn thuyết trước công chúng
Một khía cạnh khác của giao tiếp, khả năng thông báo rõ ràng và chào hỏi và nói chuyện trước đám đông lớn là điều mà các điều phối viên sự kiện cũng nên trang bị cho mình. Mặc dù việc tiếp xúc với khán giả tại một sự kiện không phải lúc nào cũng nằm trong vai trò của họ, nhưng những người điều phối sự kiện có thể sử dụng phương pháp diễn thuyết trước công chúng để thu hút khách hàng hoặc khách hàng doanh nghiệp như một hình thức xây dựng thương hiệu. Ví dụ: điều phối viên sự kiện cho một công ty tiếp thị lớn, người tổ chức và điều phối một sự kiện kết nối có thể chào hỏi và ngỏ lời với các chuyên gia hoặc khách hàng tham dự. Ngoài ra, khả năng áp dụng ngữ dụng vào các tình huống khác nhau khi tương tác với người khác là một bộ kỹ năng khác mà điều phối viên sự kiện cần phát triển.
6. Kỹ năng lãnh đạo
Vì điều phối viên sự kiện làm việc với những người khác để lập kế hoạch, tổ chức và tổ chức một sự kiện, họ phải có kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ. Nhiều nhà lập kế hoạch sự kiện và các chuyên gia chỉ đạo nhân viên, người tham dự và các cá nhân khác khi tổ chức sự kiện, vì vậy họ thường áp dụng các kỹ năng quản lý như ủy quyền nhiệm vụ, cung cấp phản hồi và quản lý nhóm công nhân để thực hiện một sự kiện.
7. Quản lý thời gian
Lên lịch công việc, đặt lịch hẹn và hoàn thành dự án cần có kỹ năng quản lý thời gian vững chắc và điều phối viên sự kiện phụ thuộc vào đặc điểm này để thành công. Ví dụ: trong quá trình lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần theo dõi thời hạn, lịch trình và các nhiệm vụ khác nhau mà bạn phải hoàn thành theo thời hạn tương ứng. Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc và giữ đúng lịch trình của bạn là yếu tố quan trọng để thăng tiến trong sự nghiệp của bạn với tư cách là một điều phối viên sự kiện.
8. Kỹ năng kết nối mạng
Điều phối viên sự kiện còn là các chuyên gia mạng. Từ việc thu hút khách hàng mới đến việc gửi lời mời đến thị trường khách hàng, những chuyên gia này luôn tìm cách thu hút mọi người tham dự các sự kiện. Truyền thông xã hội, tiếp cận kỹ thuật số và tương tác là hai cách tiếp cận chính mà điều phối viên sự kiện có thể sử dụng để tương tác với cộng đồng của họ, xây dựng mối quan hệ với các chuyên gia và khách hàng và thúc đẩy mọi người tham dự các sự kiện mà họ lên kế hoạch và tổ chức.
9. Kỹ năng tin học
Các kỹ năng máy tính bạn sẽ cần với tư cách là điều phối viên sự kiện phụ thuộc vào ứng dụng công nghệ của bạn. Vì nhiều chuyên gia sử dụng mạng trực tuyến để tăng lượng khán giả và tiếp cận các thị trường mới, nên kiến thức về tương tác với mạng xã hội, email và nhắn tin trò chuyện cũng như các ứng dụng máy tính cơ bản khác có thể là một đặc điểm quan trọng cần có với tư cách là người điều phối sự kiện.
📌Cách cải thiện kỹ năng điều phối viên sự kiện
Khi bạn thăng tiến trong sự nghiệp, điều quan trọng là phải tiếp tục phát triển bộ kỹ năng của bạn. Các bước sau đây phác thảo một số cách tiếp cận bạn có thể thực hiện để cải thiện kỹ năng điều phối viên sự kiện của mình:
1. Trở thành chuyên gia về kết nối
Một bước để phát triển kỹ năng của bạn với tư cách là điều phối viên sự kiện là có thêm kinh nghiệm với mạng lưới. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để tiếp cận với những khách hàng tiềm năng có thể quan tâm đến các sự kiện bạn lên kế hoạch. Ví dụ: nếu bạn lên kế hoạch cho các sự kiện đào tạo cho khách hàng là công ty, bạn có thể sử dụng mạng để tìm các khách hàng tiềm năng có thể cần các giải pháp để lập kế hoạch và tổ chức một sự kiện đào tạo cho nhân viên của họ. Bạn càng phát triển các kỹ năng kết nối của mình, bạn càng có thể tiếp cận nhiều người hơn. Điều này có nghĩa là một phạm vi tiếp cận rộng hơn đến các thị trường tiềm năng đang tìm kiếm điều phối viên sự kiện để lập kế hoạch hoạt động của họ.
2. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bạn
Phát triển kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của bạn bằng cách tham gia vào phương tiện truyền thông xã hội, gửi email cho khách hàng tiềm năng của bạn, tạo bản tin và các hình thức giao tiếp bằng văn bản khác. Tương tự như vậy, hãy rèn luyện mức độ tự tin của bạn khi nói trước đám đông nếu đó là điều khiến bạn cảm thấy lo lắng. Tìm hiểu các kỹ thuật thu hút khán giả cũng như tiếp cận và trò chuyện với những người mới.
3. Áp dụng tổ chức và quản lý thời gian
Một cách khác để cải thiện bộ kỹ năng điều phối viên sự kiện tổng thể của bạn là làm việc trên các kỹ thuật quản lý thời gian của bạn. Vì vai trò này phụ thuộc vào việc duy trì và giữ lịch trình, cuộc hẹn và sự kiện, nên điều quan trọng là phải có kỹ năng ưu tiên và quản lý thời gian mạnh mẽ. Hãy thử sử dụng các kỹ thuật khác nhau như nhắc nhở cuộc hẹn hoặc ứng dụng quản lý công việc để giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án và giờ làm việc của mình.
4. Tham dự các sự kiện kết nối
Tham gia vào các sự kiện kết nối dành cho các nhà lập kế hoạch và điều phối sự kiện, các chuyên gia quan hệ công chúng và những người khác trong các lĩnh vực tương tự với vai trò của bạn. Điều này không chỉ có thể giúp bạn gặp gỡ khách hàng tiềm năng mà còn có thể giúp bạn cộng tác và chia sẻ các ý tưởng và kỹ thuật thu hút kinh doanh với những người khác. Ngoài ra, gặp gỡ các chuyên gia cùng chí hướng tại các sự kiện kết nối có thể dẫn đến các đề xuất và giới thiệu trong tương lai.
5. Cải thiện kỹ năng cứng của bạn
Điều phối viên sự kiện dựa vào các kỹ năng cứng như kỹ năng máy tính và phương pháp tiếp cận kỹ thuật số để tiếp cận với khách hàng và đồng nghiệp. Cân nhắc sử dụng và tìm hiểu các chức năng của các ứng dụng quản lý dự án phổ biến, phần mềm lập lịch trình và các chương trình thiết lập cuộc hẹn. Phát triển kiến thức và chuyên môn của bạn bằng cách sử dụng các công cụ công nghệ như thế này có thể giúp bạn sắp xếp hợp lý trách nhiệm công việc và giữ cho các dự án của bạn có tổ chức.
📌Kỹ năng điều phối sự kiện tại nơi làm việc
Sử dụng các mẹo sau để áp dụng các kỹ năng điều phối viên sự kiện của bạn tại nơi làm việc để thăng tiến sự nghiệp của bạn:
- Tiếp cận với mạng của mạng lưới quan hệ của bạn. Hãy giữ liên lạc thường xuyên với mạng lưới quan hệ của bạn, bao gồm cả đồng nghiệp và khách hàng. Liên lạc qua điện thoại, email, phương tiện truyền thông xã hội và các cách khác khi bạn có thông tin cập nhật về các sự kiện, dịch vụ theo mùa hoặc dưới dạng ghi chú cảm ơn và theo dõi sau khi họ đã tham dự các sự kiện của bạn.
- Yêu cầu phản hồi từ những người tham dự sự kiện. Yêu cầu các chuyên gia và khách hàng tham dự các sự kiện mà bạn phối hợp để lại phản hồi về cảm nhận của họ về sự kiện này. Ví dụ: tìm hiểu những gì người tham gia cảm thấy là khía cạnh thành công nhất của sự kiện và những gì có thể được cải thiện, đồng thời sử dụng phản hồi này để phát triển và điều phối các sự kiện trong tương lai.
- Thực hiện các cuộc khảo sát để giúp bạn phát triển các hoạt động hấp dẫn. Khảo sát là một cách tiếp cận tuyệt vời để yêu cầu phản hồi từ những người tham gia cho các sự kiện của bạn. Tạo các cuộc khảo sát hỏi về các đặc điểm khác nhau của các sự kiện của bạn, chẳng hạn như địa điểm, chủ đề và các khía cạnh khác có thể giúp bạn cải thiện và phát triển các hoạt động hấp dẫn cho các dự án trong tương lai.
- Cân nhắc sử dụng các công cụ năng suất. Sử dụng các công cụ tổ chức và quản lý thời gian như ứng dụng dành cho thiết bị di động giúp bạn theo dõi dự án, lên lịch cuộc hẹn và đặt báo thức cho thời hạn và sự kiện. Các tài nguyên công nghệ đơn giản như thế này có thể là một cách hiệu quả để luôn đi đúng hướng với các dự án khác nhau mà bạn đảm nhận.
📌Cách làm nổi bật kỹ năng điều phối viên sự kiện của bạn
Thông tin sau đây minh họa cách bạn có thể thể hiện kỹ năng điều phối sự kiện của mình khi ứng tuyển vào các vị trí mở hoặc nói chuyện với các khách hàng tiềm năng đang tìm kiếm dịch vụ điều phối sự kiện:
1. Trên sơ yếu lý lịch
Làm nổi bật các kỹ năng của bạn bằng cách liên hệ kinh nghiệm của bạn với công việc bạn đang ứng tuyển. Ví dụ: nếu mô tả công việc của điều phối viên sự kiện nói rằng kỹ năng máy tính và kỹ năng nói trước đám đông là một yêu cầu cho công việc, hãy đưa ra các ví dụ về chuyên môn của bạn trong các lĩnh vực này. Ngoài ra, điều quan trọng là làm nổi bật những đặc điểm bạn có với các yêu cầu công việc ngay trong sơ yếu lý lịch của bạn.
2. Trong một bức thư xin việc
Hãy nhắc lại sự quan tâm của bạn đối với công việc và nêu bật kỹ năng giao tiếp, mạng lưới, tổ chức và điều phối viên sự kiện khác của bạn sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho tổ chức mà bạn đang ứng tuyển. Điều này cho nhà tuyển dụng thấy sự háo hức của bạn đối với việc đóng góp cho doanh nghiệp của họ và khả năng của bạn để thực hiện hiệu quả vai trò này.
3. Trong suốt một cuộc phỏng vấn
Mô tả kỹ năng điều phối viên sự kiện của bạn đã giúp đạt được mục tiêu như thế nào như tăng doanh thu hoặc mở rộng sang thị trường mới để thể hiện kinh nghiệm và trình độ của bạn cho vai trò mà bạn ứng tuyển. Ngoài ra, câu trả lời của bạn nên bao gồm cách bạn dự định đạt được kết quả tương tự cho tổ chức mà bạn đang phỏng vấn.
————————————————————————————————————
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Bài viết gốc: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/event-coordinator-skills
- Người dịch: Đinh Thị Thanh Loan
- Khi chia sẻ cần phải dẫn nguồn là “Người dịch: Đinh Thị Thanh Loan – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9327
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 33
