Để có thể thu hút và giữ chân các thành viên trong nhóm làm việc từ xa tốt nhất, quan điểm của ban quản lý cần phải thay đổi.
Có một sự thay đổi đáng kể trong cách chúng tôi kinh doanh kể từ sau đại dịch, một cuộc đại dịch đã thách thức nhiều doanh nhân. Theo truyền thống, chúng tôi đi đến một nơi làm việc – một địa điểm văn phòng đã định sẵn. Với một vài trường hợp ngoại lệ (chẳng hạn như thương mại điện tử hoặc công ty khởi nghiệp), điều này đã xảy ra trong hơn 100 năm qua, trong đó nhiều công ty đã cố gắng giảm bớt dấu ấn của họ khỏi không gian văn phòng truyền thống, thường không thành công nhiều.
Việc đóng cửa bắt buộc và cách ly xã hội đã thay đổi hoàn toàn mô hình này. Đồng thời, nhiều nhân viên bắt đầu hiểu lợi ích thực sự của sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Sự thay đổi tư duy này không nhất thiết là do số giờ họ dành cho công việc của mình, mà là do những trách nhiệm phụ trợ xung quanh công việc.
Trong nhiều trường hợp, nhân viên dành một giờ hoặc hơn mỗi ngày để đi lại, phải chịu chi phí đậu xe và các dịch vụ bên ngoài khác, đồng thời gặp phải nhiều phiền nhiễu tại văn phòng. Cũng giống như rất nhiều điều khác trong cuộc sống, khi chúng ta thấy điều gì đó tốt đẹp đến mức nào, chúng ta sẽ không muốn quay ngược lại. Ngoài ra, việc di chuyển từ xa đã giúp chúng ta có thể sống và làm việc ở những khu vực ít dân cư và / hoặc tốn kém.
Sự tự do này đã tạo ra một thách thức mới, bởi vì ngày nay có sự đánh giá cao đối với tài năng đến mức nhiều người có thể ra lệnh cho các điều khoản mà họ sẽ làm việc. Ngày của đòn bẩy có lợi cho người sử dụng lao động không còn nữa, theo cấu trúc đòn bẩy tương hỗ. Để thu hút nhân tài hàng đầu, một lời đề nghị bao gồm làm việc từ xa – ít nhất là một phần – có thể là chìa khóa trong tương lai. Điều này không nhất thiết là mới đối với một số chức năng nhất định, nhưng đối với quản trị, tài chính và nhân sự cũng như một loạt các lĩnh vực khác, nó có thể là một sự thay đổi địa chấn.
Để thích ứng với những diễn biến này đòi hỏi phải có sự thay đổi trong các mô hình quản lý hiện tại. Nhiều công ty đã quản lý thành công lực lượng làm việc từ xa trong nhiều năm (ví dụ, thường có các chuyên gia bán hàng bên ngoài làm việc tại nhà của họ), nhưng điều cần thay đổi là cách chúng ta quản lý các mục tiêu và hiệu suất của nhiều nhóm, cũng như giao tiếp của họ trên kênh truyền hình.
Để thực sự thành công khi quản lý lực lượng lao động từ xa, chúng ta phải tạo ra sự rõ ràng trong năm lĩnh vực chính.
1. Tính rõ ràng của các kỳ vọng
Chúng ta thường thấy có sự khác biệt giữa những gì một người quản lý tin rằng các thành viên trong nhóm nên tập trung vào và những gì nhóm tin tưởng. Điều này đòi hỏi lập kế hoạch tầm xa tốt hơn và giao tiếp đặc biệt, cũng như sự hiểu biết giữa các nhân viên về định hướng và sứ mệnh chiến lược (hay còn gọi là “lý do tại sao” của các doanh nghiệp). Điều này không chỉ liên quan đến việc trình bày chi tiết những gì phải hoàn thành mà còn cả tác động của từng lĩnh vực trách nhiệm đối với sự thành công của tổ chức và các thành viên trong nhóm.
2. Tính rõ ràng của các hệ thống
Vì nhân viên từ xa vốn dĩ sẽ bị cô lập hơn, nên việc biết các hệ thống liên lạc, theo dõi mục tiêu và các hệ thống hoạt động khác có sẵn và cách sử dụng chúng tối đa là điều cần thiết. Những điều này giúp tạo ra đòn bẩy cho hiệu suất và thời gian. Để mỗi người có thể tối đa hóa sản lượng và hiệu quả của mình, họ phải sử dụng các hệ thống đó một cách thành thạo và nhất quán.
3. Tính rõ ràng của trách nhiệm giải trình
Khả năng xem thời gian thực và đo lường chính xác các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sẽ cho phép các thành viên trong nhóm liên tục điều chỉnh để đáp ứng các mục tiêu. Nó cũng sẽ cho phép nhóm quản lý xem các khu vực mà một nhân viên có thể cần được đào tạo thêm các kỹ năng để thực hiện các nhiệm vụ cần thiết.
4. Tính rõ ràng trong đào tạo
Với việc triển khai các hệ thống, công cụ giao tiếp và trách nhiệm mới, một chương trình đào tạo liên tục và được xác định rõ là điều cần thiết. Việc sử dụng các phương thức đào tạo khác nhau (chẳng hạn như video) cũng sẽ rất quan trọng. Ví dụ, lực lượng lao động từ xa có thể làm việc sớm hơn và muộn hơn giờ làm việc truyền thống, vì vậy, việc có quyền truy cập vào video phác thảo một báo cáo không thường xuyên được sử dụng, chẳng hạn, có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và hoàn toàn thất vọng.
5. Tính rõ ràng trong văn hóa
Tôi định nghĩa văn hóa là cách một công ty suy nghĩ, cách nó hoạt động và cách nó tương tác và nó thực sự là nền tảng dẫn đến thành công hay thất bại. Vì hiện nay chúng ta đang bị cô lập hơn, nên việc mất kết nối với công ty và đồng nghiệp có thể dễ dàng hơn nhiều. Đối với những người không ở trong môi trường văn phòng truyền thống, việc nuôi dưỡng một nền văn hóa tốt có nghĩa là tạo ra những cách thức làm việc tích hợp và thận trọng hơn trong giao tiếp nói chung, nhấn mạnh những kỳ vọng rõ ràng ở mỗi bước.
Những lĩnh vực rõ ràng này rất quan trọng nếu toàn bộ nhóm làm việc dưới một mái nhà, chứ đừng nói đến nếu nó trải rộng trên toàn quốc. Trong môi trường văn phòng truyền thống, nhân viên có thể thu thập các kỹ năng ít nhất một phần thông qua sự thẩm thấu, nhưng một nhân viên ở xa sẽ không có những cơ hội đó và sẽ phải được hỗ trợ thêm. Đạt được sự rõ ràng trong các lĩnh vực này sẽ tạo ra một cấu trúc giữ chân nhân viên lâu hơn và nâng cao hiệu suất cũng như lợi nhuận.
———————————————
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: Entrepreneur.com
- Người dịch: Lê Trần Thanh Ngân
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Lê Trần Thanh Ngân – Nguồn iVolunteer Vietnam
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10897
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
