Khi bạn quyết định rời khỏi vị trí đối mặt với khách hàng, điều quan trọng là phải cho khách hàng của bạn biết điều đó. Phải hiểu rằng cách đúng đắn là thông báo cho khách hàng biết bạn đang giúp họ chuyển đổi sang 1 quản lý quan hệ khách hàng dễ dàng hơn, mà vẫn duy trì được danh tiếng chuyên nghiệp của mình và đảm bảo rằng bạn vẫn ghi nhớ khách hàng của mình như 1 mối liên hệ hữu ích cho sự nỗ lực trong tương lai. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về lý do tại sao điều quan trọng là phải nói với khách hàng của bạn rằng bạn đang rời bỏ công việc của mình, giải thích cách nói với họ và cung cấp một mẫu và ví dụ để bạn sử dụng làm hướng dẫn.
⛳Tại sao điều quan trọng là phải nói khách hàng là bạn đang rời đi?
Khi bạn quyết định từ chức, điều cần thiết là phải cho khách hàng của bạn biết trước. Nhiều người coi đó là quy tắc chuẩn mực và phép xã giao, đặc biệt là khi kết thúc mối quan hệ với khách hàng lâu dài. Bằng cách cho phép một khoảng thời gian chuyển tiếp, bạn cũng có thể:
- Cung cấp cho khách hàng của bạn thông tin cá nhân của mình để có thể giữ liên lạc
- Kết thúc mối quan hệ nghề nghiệp của bạn với một thái độ tích cực
- Kết nối họ với một đầu mối liên hệ mới tại công ty
Thêm vào đó, nếu bạn có kế hoạch làm một công việc mới trong cùng một ngành, khách hàng cũ của bạn có thể sẽ thích làm việc với bạn tại một công ty khác, mời bạn làm việc, làm việc chung với bạn với tư cách là một freelancer hoặc giới thiệu khách hàng cho bạn.
️⛳Làm như thế nào để nói với khách hàng rằng mình sắp nghỉ việc
Bạn có thể theo các bước dưới đây để cho khách hàng biết bạn sắp nghỉ việc:
1. Nói chuyện với quản lý của bạn
Một vài công ty có một cách thức cụ thể về việc cho khách hàng biết rằng một đầu mối liên hệ sẽ rời đi, vì vậy điều quan trọng là phải kiểm tra với người quản lý của bạn để xác nhận rằng bạn hiểu quy trình. Ví dụ: người quản lý của bạn có thể đóng vai trò trung gian bằng cách thông báo cho khách hàng rằng bạn rời đi và giới thiệu người tiếp theo. Trong khi đó, nếu vị trí mới của bạn là với một đối thủ cạnh tranh, công ty của bạn có thể cho phép bạn liên hệ với khách hàng nhưng yêu cầu bạn không thảo luận về công việc mới của mình. Khi bạn đã xác nhận các thông lệ tiêu chuẩn của công ty mình, bạn có thể hỏi người quản lý của mình về cách thức hoạt động của quá trình chuyển đổi.
2. Bắt đầu viết email nói lời tạm biệt
Mặc dù bạn có thể nói cho khách hàng của bạn biết rằng bạn sắp nghỉ việc bằng một bức thư thương mại, nhưng hầu hết các công ty hiện đại thích sử dụng email hơn. Bắt đầu email của bạn với một tiêu đề rõ ràng và phù hợp, chẳng hạn như:
Nghỉ việc
Cảm ơn
Cách thức liên lạc mới
Giữ liên lạc
Sau khi bạn chào hỏi khách hàng của mình, hãy thông báo ngắn gọn rằng bạn sắp từ chức và cho họ biết ngày cuối cùng bạn xử lý công việc. Bạn có thể xác định phong cách ngôn ngữ sẽ sử dụng dựa trên mối quan hệ bạn đã phát triển với khách hàng và bản chất của công ty bạn. Nếu như mối quan hệ của bạn với khách hàng bình thường và thân thiện, khách hàng của bạn có thể đánh giá cao một giọng điệu thân thiện. Ngược lại, nếu liên hệ của bạn với khách hàng là trang trọng và kín đáo, họ có thể thích một email được viết bằng định dạng kinh doanh truyền thống.
Thời điểm lý tưởng để cho họ biết về việc từ chức của bạn là sau khi bạn thông báo trước hai tuần và hiểu chi tiết về quá trình chuyển đổi. Bằng cách này, bạn có thể trả lời bất kì câu hỏi nào của khách hàng có thể đặt ra và cho phép công ty của bạn có thời gian để bắt đầu tìm kiếm người tiếp theo.
3. Kết nối khách hàng của bạn với người tiếp theo
Bạn có thể giới thiệu người thay thế bạn với khách hàng cũ của mình bằng cách cung cấp tên, thông tin liên lạc và một đề xuất. Ví dụ, bạn có thể đảm bảo với họ rằng người tiếp theo có khả năng quản lý tài khoản tốt, có kỹ năng đối mặt với khách hàng xuất sắc và có nhiều kinh nghiệm trong ngành.
Để có quá trình chuyển đổi liền mạch, hãy cân nhắc để người tiếp theo tiếp quản tài khoản một cách từ từ trong khi khách hàng quen với việc làm việc với một người mới. Bạn cũng có thể đề nghị trả lời bất kỳ câu hỏi nào hoặc hỗ trợ nhân viên mới khi họ trải qua khóa đào tạo. Nếu công ty vẫn đang trong quá trình tuyển dụng người mới, bạn có thể giới thiệu một đồng nghiệp làm đầu mối liên hệ trong công ty cho đến khi người thay thế bạn đảm nhận vai trò này.
4. Thể hiện sự biết ơn của bạn
Đoạn tiếp theo trong email của bạn, hãy nhấn mạnh cách bạn thích làm việc với khách hàng của mình. Tùy thuộc vào khách hàng, bạn có thể:
Chia sẻ một câu chuyện hài hước
Đưa ra lời khen ngợi
Liệt kê những điều cụ thể mà bạn muốn cảm ơn khách hàng
Đề cập đến mong muốn được gặp lại
Bao gồm những chi tiết này trong email của bạn có thể giúp chứng minh rằng mối quan hệ khách hàng có ý nghĩa đối với bạn và đảm bảo khách hàng cũ của bạn nhận được một thông điệp tích cực.
5. Cân nhắc giải thích lý do tại sao bạn nghỉ việc
Những khách hàng mà bạn đã phát triển mối quan hệ chuyên nghiệp thân thiện có thể muốn biết lý do tại sao bạn từ chức. Mặc dù không bắt buộc phải bao gồm thông tin này, nhưng nó có thể thể hiện tính minh bạch, giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và duy trì các khách hàng cũ của bạn như một phần khả thi trong mạng lưới chuyên nghiệp. Để tránh xung đột gây ra sự cản trở cho công ty hiện tại của bạn, hãy cân nhắc để lại những chi tiết chuyên sâu về công việc mới của bạn, ví dụ như tên công ty và tập trung vào những những thay đổi tích cực, chẳng hạn như vị trí mới có thể ảnh hưởng như thế nào đến cuộc sống cá nhân của bạn .
6. Bao gồm một sự kết thúc chuyên nghiệp
Một email thông báo cho khách hàng rằng bạn đang rời đi thường kết thúc bằng:
Một đề nghị trả lời bất kì câu hỏi bổ sung nào
Một cuộc chia tay chuyên nghiệp, phù hợp với khách hàng
Chữ ký chuyên nghiệp của bạn
Thông tin liên lạc của bạn
Dựa trên mối quan hệ của bạn với khách hàng, bạn có thể chọn bao gồm địa chỉ email cá nhân, hồ sơ chuyên nghiệp hoặc số điện thoại. Điều này có thể giúp duy trì các khách hàng cũ là kết nối khả thi trong mạng lưới chuyên nghiệp của bạn, có thể dẫn đến các lời mời làm việc, giới thiệu khách hàng và thư giới thiệu trong tương lai.
️⛳Một vài mẹo để nói với khách hàng rằng bạn đang rời đi
Bạn có thể sử dụng một vài mẹo dưới đây để cho khách hàng của bạn biết rằng bạn sắp nghỉ việc một cách chuyên nghiệp :
Giữ cho lời giải thích của bạn ngắn gọn. Trong khi một số khách hàng của bạn muốn biết thông tin chi tiết, ưu tiên chính của bạn trước khi rời đi là đảm bảo khách hàng và người kế nhiệm của bạn có một quá trình chuyển đổi đơn giản.
Tông giọng nói chuyện phù hợp với mối quan hệ. Để đảm bảo rằng bạn có thể duy trì mối quan hệ tích cực của bạn với khách hàng sau khi bạn nghỉ việc, bạn nên duy trì phong cách giao tiếp như cũ. Ví dụ: nếu bạn thường trò chuyện với khách hàng bằng giọng điệu cá nhân, hợp tác, hãy sử dụng cùng một phong cách viết khi cho họ biết bạn đang rời đi.
Tập trung vào điều tích cực. Bất kể mối quan hệ của bạn với khách hàng là gì, bạn có thể duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp bằng cách cho họ biết về sự biết ơn trong thời gian được làm việc cùng nhau. Nếu nó liên quan đến khách hàng của bạn, bạn cũng có thể bao gồm những gì bạn có thể bỏ lỡ khi làm việc với họ.
Đọc lại email của bạn. Để có ấn tượng tốt nhất, hãy đọc qua email của bạn trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi.
Sử dụng một định dạng chuyên nghiệp. Mặc dù nhiều công ty không yêu cầu bạn cho khách hàng biết bạn rời đi qua một lá thư kinh doanh chính thức, nhưng bạn có thể nâng cao uy tín nghề nghiệp của mình bằng cách sử dụng phông chữ nhất quán và dễ đọc.
️⛳Mẫu để thông báo với khách hàng rằng bạn đang rời bỏ công việc của mình
Để bắt đầu viết email cho khách hàng của bạn về việc từ chức của bạn, bạn có thể làm theo mẫu sau:
Tiêu đề: [Chọn một tiêu đề thể hiện rõ ràng rằng bạn đang rời đi]
Kính gửi [Tên khách hàng],
Tôi viết thư này để thông báo với bạn rằng tôi đã thôi giữ chức vụ tại [Tên công ty của bạn]. Tôi sẽ có mặt cho đến cuối ngày vào [ngày bạn định rời khỏi hoặc chuyển tài khoản], và sau đó, [Tên người thay thế bạn] sẽ tiếp quản tài khoản của bạn. [Liệt kê một vài chi tiết về kinh nghiệm, kỹ năng của người tiếp theo bạn hoặc chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp]. Bạn có thể liên hệ với [Tên người thay thế bạn] tại [địa chỉ email của họ] hoặc [số điện thoại của họ].Bạn có thể liên hệ với [Tên người kế vị] tại [địa chỉ email của họ] hoặc [số điện thoại của họ].
[Thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với khách hàng tại đây bằng cách cảm ơn họ, khen ngợi hoặc cho họ biết rằng bạn hy vọng sẽ gặp lại trong tương lai].
Tôi đã chấp nhận một vị trí [chức danh] trong [tên ngành] ở [vị trí]. Công việc mới này cho tôi cơ hội [bao gồm một hoặc hai thông tin chi tiết liên quan đến khách hàng của bạn về cách vị trí mới có thể ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân của bạn].
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về quá trình chuyển đổi, hãy cảm thấy thoải mái liên hệ với tôi.
[Một lời tạm biệt phù hợp với mối quan hệ của bạn với khách hàng],
[Tên của bạn]
[Thông tin liên hệ có liên quan của bạn]
️⛳Ví dụ về việc nói với khách hàng rằng bạn sẽ đi làm công việc mới
Dưới đây là một ví dụ dựa trên mẫu ở trên để giúp bạn viết email của riêng mình:
Tiêu đề: Nghỉ việc
Kính gửi Jennifer,
Tôi viết thư này để thông báo với bạn rằng tôi đã từ chức khỏi vị trí của mình tại Sidenote Translation. Tôi sẽ có mặt cho đến cuối ngày 23 tháng 4 năm 2021, và sau đó, đồng nghiệp mới của tôi Verna Petersburg sẽ tiếp quản tài khoản của bạn. Verna đã có hơn 15 năm kinh nghiệm làm phiên dịch và là một nhà quản lý quan hệ khách hàng có năng lực, vì vậy tôi tin tưởng rằng cô ấy sẽ có thể cung cấp cho bạn dịch vụ chất lượng cao. Bạn có thể liên hệ với Verna tại vpetersburg@email.com hoặc bằng cách gọi 123-456-7890.
Tôi thực sự đánh giá cao việc cộng tác với bạn trong năm năm qua, điều chỉnh nội dung của bạn khi nó tăng độ phức tạp và mở rộng đội ngũ của chúng tôi khi công ty của bạn mở rộng quy mô để đảm bảo chúng tôi có thể đáp ứng nhu cầu sản xuất của bạn. Tôi thật may mắn khi học hỏi được rất nhiều điều từ việc làm việc với bạn.
Tôi đã nhận một vị trí giám đốc quan hệ khách hàng cấp cao trong ngành nghệ thuật và giải trí ở Seattle, Washington. Như bạn đã biết, anh trai tôi sống ở Seattle, vì vậy ngoài việc thăng tiến sự nghiệp, vị trí mới này sẽ cho tôi cơ hội về thăm gia đình thường xuyên hơn, điều mà tôi rất mong đợi.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về quá trình chuyển đổi, hãy cảm thấy thoải mái liên hệ với tôi.
Chúc bạn những điều tốt đẹp nhất,
Glenn Fischergfischer@email.com
098-765-4321
……………………………………………………………
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: indeed.com
- Người dịch: Luân Thị Lan Thảo
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Luân Thị Lan Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”.
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9592
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 30
