Ngày nay, việc bao gồm thư xin việc dưới dạng tệp đính kèm là tiêu chuẩn — cho dù là một phần của đơn xin việc trực tuyến hay trong email. Thư xin việc làm nổi bật những thành tích của bạn và thúc đẩy người quản lý tuyển dụng đọc sơ yếu lý lịch của bạn và sắp xếp một cuộc phỏng vấn.
Dưới đây, chúng tôi đưa ra lời khuyên về những cách tốt nhất để chuẩn bị một bức thư xin việc qua email, các bước quan trọng bạn nên thực hiện trước khi gửi nó và một bức thư xin việc mẫu.
📝Làm thế nào để gửi một bức thư xin việc qua email
Làm theo các hướng dẫn sau khi gửi thư xin việc qua email:
1. Thực hiện theo các hướng dẫn của công ty
Thư xin việc qua email thường có thể được gửi theo một trong hai cách: dưới dạng tệp đính kèm email hoặc dưới dạng nội dung email của bạn. Trước khi gửi thư xin việc của bạn, hãy kiểm tra các hướng dẫn về đơn xin việc của công ty. Một số công ty thích tệp đính kèm, trong khi những công ty khác thích nó nằm trong phần nội dung email của bạn. Xin lưu ý rằng nếu bạn không làm theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng, đơn ứng tuyển của bạn có thể không được xem xét.
2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Khi gửi thư xin việc qua email, địa chỉ email của bạn rất quan trọng. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp bao gồm họ và tên của bạn: andrewchen@email.com. Nếu tên đầy đủ của bạn đã được sử dụng, hãy thử sử dụng kết hợp tên và chữ viết tắt của bạn (ví dụ: andrewc@email.com, achen@email.com hoặc andrewmchen@email.com). Tránh sử dụng biệt hiệu hoặc số.
3. Thêm một dòng tiêu đề thông tin
Một dòng tiêu đề đơn giản, đầy đủ thông tin làm tăng cơ hội nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng sẽ mở email của bạn. Vì nhà tuyển dụng có thể đang tuyển dụng một số vị trí, nên điều quan trọng là họ phải xác định ngay được bạn đang ứng tuyển vai trò nào trước khi mở email.
Hãy bao gồm tên đầy đủ của bạn và chức danh công việc trong ít hơn 60 ký tự. Các cách để cấu trúc dòng tiêu đề email của bạn bao gồm:
Thư xin việc – Chức vụ – Tên của bạn
Thư xin việc: Tên của chức vụ
Tên của bạn Thư xin việc: Chức vụ
4. Gửi thư xin việc của bạn dưới dạng tệp đính kèm email
Chỉ đính kèm thư xin việc của bạn vào email nếu tin tuyển dụng yêu cầu cụ thể, đặc biệt là vì một số công ty tự động chặn email có tệp đính kèm để ngăn vi-rút máy tính.
5. Lưu tệp của bạn một cách chính xác
Lưu tệp của bạn dưới dạng .doc hoặc .pdf để giữ nguyên hình thức ban đầu của thư xin việc. Ngoài ra, hãy thay đổi tên tệp thành Tên-Họ -Thư-Xin-Việc (ví dụ: Alice-Smith-Thư-Xin-Việc.doc) để giúp người quản lý tuyển dụng dễ dàng xem thư xin việc của bạn sau khi họ đã tải xuống từ email .
6. Đính kèm thư xin việc của bạn vào email
Để đính kèm thư xin việc của bạn, hãy tạo một thư email mới trong chương trình email của bạn và chọn biểu tượng kẹp giấy. Duyệt qua các tệp trên máy tính của bạn để tìm thư xin việc của bạn và nhấp để đính kèm nó vào email.
7. Bao gồm một tin nhắn email ngắn gọn
Viết một tin nhắn đơn giản trong nội dung email để cho người quản lý tuyển dụng biết bạn đã đính kèm thư xin việc của mình. Đừng bao giờ để trống email, vì nó có thể gây nhầm lẫn cho bất kỳ ai mở nó. Thông điệp email ngắn của bạn có thể trông giống như sau:
Kính gửi bà Garcia,
Vui lòng xem CV đính kèm và thư xin việc của tôi cho vị trí [Chức vụ].
Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn biết thêm bất kỳ thông tin nào.
Cám ơn bạn đã xem xét!
Jacob Kurtz
8. Gửi thư xin việc của bạn dưới dạng phần nội dung của email
Nếu nhà tuyển dụng không chấp nhận tệp đính kèm — hoặc họ không chỉ định cách gửi thư xin việc của bạn — thì tốt nhất bạn chỉ cần sao chép và dán thư xin việc của mình vào nội dung email. Bằng cách này, người quản lý tuyển dụng sẽ nhìn thấy thư xin việc của bạn ngay sau khi họ mở email của bạn, thay vì phải tải xuống tệp đính kèm để xem.
Sau khi bạn dán thư xin việc của mình vào nội dung email, hãy xóa ngày tháng và thông tin liên hệ ở góc trên cùng bên trái. Kiểm tra kỹ xem email của bạn có hiển thị đúng cách không vì đôi khi việc sao chép và dán nội dung từ tài liệu Word hoặc PDF có thể làm sai lệch định dạng email. Sử dụng phông chữ và kiểu dáng mặc định của chương trình email của bạn.
9. Bao gồm một chữ ký email
Đừng quên thêm chữ ký email thích hợp để kết thúc email và giúp người quản lý tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn. Chữ ký email của bạn có thể trông giống như sau:
- Họ và Tên
- Địa chỉ email
- Số điện thoại
10. Gửi cho chính bạn một email thử nghiệm
Trước khi bạn nhấp vào gửi, hãy đảm bảo rằng các tệp đính kèm của bạn đang hoạt động bình thường bằng cách gửi cho chính bạn một tin nhắn kiểm tra. Tải xuống tệp đính kèm từ email thử nghiệm của bạn để đảm bảo rằng đó là tệp chính xác và kiểm tra kỹ chính tả, ngữ pháp và định dạng trước khi gửi email thư xin việc cuối cùng của bạn tới người quản lý tuyển dụng.
📝Ví dụ về thư xin việc qua email
Dòng tiêu đề email: Christine Johnson Thư xin việc: Giám đốc dịch vụ khách hàng
Tin nhắn email:
Ông Harrison thân mến,
Chỉ trong năm ngoái, tôi đã xây dựng đội ngũ dịch vụ khách hàng ngay từ khi mới bắt đầu, giảm thời gian gọi trung bình của đại diện khách hàng xuống 2 phút và giảm tỷ lệ khách hàng rời đi gần 10% nhờ hệ thống theo dõi khách hàng cải thiện. Những kinh nghiệm này đã giúp tôi chuẩn bị cho vai trò Giám đốc Dịch vụ Khách hàng tại Công ty XYZ.
Trong vai trò hiện tại của tôi tại ABC Inc., tôi giám sát các hoạt động hàng ngày của nhóm hỗ trợ 30 người, sử dụng dữ liệu để thiết lập các mục tiêu rõ ràng. Tôi cung cấp huấn luyện và đào tạo để nuôi dưỡng một đội đạt hiệu suất cao. Tôi đã tạo sổ tay đào tạo toàn diện về dịch vụ khách hàng để giảm quy trình giới thiệu nhân viên mới từ một tháng xuống còn hai tuần. Trong khi quản lý nhóm, tôi cũng tham gia trực tiếp với khách hàng. Tôi giải quyết trung bình hơn 50 vấn đề dịch vụ khách hàng leo thang mỗi tuần và triển khai tự động hóa để làm cho quy trình dịch vụ khách hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Tôi rất phù hợp cho vai trò này vì tôi vừa là người tập trung vào dữ liệu vừa tập trung vào khách hàng. Tôi đam mê thúc đẩy nhân viên đạt được mục tiêu bán hàng và tôi có kỹ năng khám phá những thông tin chi tiết hữu ích với dữ liệu để thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng xuất sắc. Với tư cách là Giám đốc dịch vụ khách hàng tại công ty của bạn, tôi sẽ cống hiến hết mình để phát triển và trao quyền cho nhóm hỗ trợ để giải quyết hiệu quả những điểm khó khăn của khách hàng.
Cám ơn bạn đã xem xét. Tôi rất vui được biết thêm về cơ hội này từ bạn.
Trân trọng,
Christine Johnson—Christine Johnsonchristinej@email.com
(123) 456-7890
—————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: indeed.com
- Người dịch: Đậu Thị Việt Hà
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Đậu Thị Việt Hà – Nguồn: iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10550
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
