Là một thạc sĩ kinh doanh có niềm đam mê nhiệt huyết với các tài liệu, bài báo, một vài tháng vừa qua, tôi vô tình được biết đến thuật ngữ “Kỹ thuật Pomodoro”. Nhìn chung, phương pháp này đề cập về vấn đề quản lý thời gian và hiệu quả làm việc, được nghiên cứu và phát triển bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980. Lần đầu tiên nghe đến kỹ thuật này, tôi đã tự hỏi bản thân hai câu: “Thế quái nào mà nó được gọi là Kỹ thuật Pomodoro?” và “Tại sao phương pháp này lại có hiệu quả?”
Đáp án cho câu hỏi đầu tiên rất đơn giản. Khi ấy, Cirillo đã sử dụng bộ đếm giờ nhà bếp hình quả cà chua trong giai đoạn phát triển lý thuyết này, và pomodoro trong tiếng Ý có nghĩa là cà chua! Câu hỏi thứ hai có hơi phức tạp hơn một tẹo nhưng lời giải đáp cũng không kém phần hấp dẫn!
Dưới đây là một vài lý do tại sao bạn nên thử áp dụng phương pháp Pomodoro. Đầu tiên, kỹ thuật này sẽ hình thành khả năng quản lý và sắp xếp thời gian cho chính bạn. Thứ hai, phương pháp Pomodoro khiến bạn phải nâng cao tinh thần trách nhiệm và tự giác trong công việc. Cuối cùng, việc có những giây phút nghỉ ngơi thường xuyên sẽ xóa tan những cơn đau mỏi về thể chất lẫn tinh thần của cơ thể bạn.
🌟Tại sao Kỹ thuật Pomodoro có hiệu quả?
Theo góc nhìn tổng quát, kỹ thuật này cơ bản sẽ thay đổi cách bạn sử dụng, quản lý thời gian và tăng sự tập trung khi làm việc. Tiền đề của phương pháp bao gồm một vài bước đơn giản sau đây:
- Hãy xác định công việc đầu tiên bạn muốn làm. (Lời khuyên là hãy bắt đầu từ nhiệm vụ bạn ít muốn thực hiện nhất)
- Hẹn thời gian trong 25 phút.
- Bạn cần dành toàn bộ 25 phút bắt tay vào công việc và hạn chế sự xao nhãng nhiều nhất có thể.
- Khi đồng hồ báo hết giờ, hãy đánh một dấu sao trên mảnh giấy bất kỳ nhé.
- Nghỉ ngơi một chút, nhưng không được quá 5 phút. Sau đó, bạn tiếp tục thực hiện lại từ bước thứ 2 và cứ lặp lại cho đến khi dấu sao thứ tư được đánh dấu nhé.
- Sau bốn dấu sao, hãy kéo dài thời gian nghỉ ngơi, thường sẽ kéo dài 15-30 phút.
Đặt ra một khoảng thời gian cố định để giải quyết các công việc hẳn sẽ hoàn toàn khác biệt với thói quen làm việc thong thả thường ngày của bạn. Điều này sẽ khiến bạn phải thúc ép bản thân buộc phải thực hiện công việc nhiều nhất có thể trong thời gian đã được chỉ định. Ngoài ra, kỹ thuật này còn giúp bạn hình thành năng lực kiểm soát sự xao nhãng ở bản thân.
🌟 Kiểm soát sự phân tâm.
Một trong những kỹ năng đặc biệt hữu ích dành cho những bạn phải làm việc tại nhà chính là cách để kiểm soát sự xao lãng. Thậm chí ngay cả khi đang toàn tâm toàn lực để hoàn thành bài viết này, vẫn có hằng số lý do và công việc khác khiến tôi không thể không phân tâm. Đó có thể là tiếng chuông thông báo từ điện thoại hay là con chó đang rên rỉ để lôi kéo sự chú ý khi nó nhận ra tôi vẫn rất chú tâm cho công việc và nó thì cần được cho ăn lập tức hay mấy đứa trẻ nhà tôi cũng đang than thở với lý do tương tự.
Các con tôi năm nay đã 16 và 11 tuổi, thế nên chúng có khả năng để chăm sóc lẫn nhau, tuy vậy, hẳn là tụi nhỏ vẫn muốn lôi kéo sự chú ý về chúng kể cả khi tôi đang cắm mặt bù đầu vào công việc.
Ngoài chuyện con cái ra, tôi cũng thường xuyên tự bị xao nhãng, vì thế ngay khi biết đến kỹ thuật “quả cà chua”, như cá gặp nước, tôi không thể đợi để thử ngay! Theo như Emily Christensen, nếu sự phân tâm xuất phát từ chính bản thân bạn, hãy “viết tất cả điều khiến bạn bận tâm ra một tờ giấy và giải quyết chúng ở cuối chu kỳ Pomodoro.”
Nếu bạn đang thử áp dụng kỹ thuật Pomodoro trong môi trường công sở và một ai đó làm vô tình làm gián đoạn chu trình, hãy thông báo rằng bạn đang ở trong “một” pomodoro và hẹn gặp họ ở một thời gian khác thích hợp hơn.
🌟 Nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệm.
Bạn trải qua một ngày làm việc dài đằng đẵng và bận rộn đến mức không thể hoàn thành bất cứ việc gì một cách hoàn chỉnh? Bạn có từng mong mỏi rằng có thể có thêm nhiều thời gian hơn cho một ngày vì dường như bạn không thể xoay sở kịp để hoàn thành công việc?
Bằng cách trói buộc bạn mỗi 25 phút để làm việc một cách năng suất, phương pháp này hứa hẹn sẽ đem lại hiệu quả. Hẳn là không ai cảm thấy dễ chịu khi nghĩ về việc bản thân đã dành quá nhiều thời gian để giải quyết nhiệm vụ không được ưu tiên.
Kỹ thuật Pomodoro giúp bạn duy trì tinh thần trách nhiệm với lượng công việc phải thực hiện trong một ngày, cũng như khai sáng cho bạn cách sử dụng thời gian của bản thân. Vào cuối mỗi chu kỳ, hãy dành một phút từ giờ giải lao viết ra những điều bạn đã hoàn thành vào nhật ký năng suất hàng ngày.
Nhìn và đánh giá lại lượng công việc mà bạn đã giải quyết trong một ngày giúp hoàn thiện bảng kế hoạch cho một tuần và phân bổ những công việc tồn đọng hợp lý hơn, bởi lúc này đây, bạn đã thành thục nắm rõ quy luật sử dụng thời gian. Tôi cũng xuyên đặt ra mục tiêu cho bản thân, nhưng những dự đoán về khoảng thời gian sẽ dành ra để hoàn thành chúng thường không chuẩn xác cho lắm.
🌟 Giảm nhức mỏi về cả thể chất và tinh thần.
Một khi đã bật công tắc “on mood” nghiêm túc làm việc, đừng hòng dừng tôi lại. Tôi thường dành hàng giờ liền ngồi trước màn hình máy tính mà không màng đến việc di chuyển. Một lát sau, tôi cố đứng dậy để uống nước, với cơ thể tràn sự đau đớn, nhức mỏi, tôi tại cằn nhằn bản thân vì ngồi quá lâu. Ngoài ra, tôi cũng khát nước nhiều hơn tôi nghĩ. Nếu bạn cũng gặp phải vấn đề tương tự, kỹ thuật Pomodoro sẽ phù hợp với bạn.
Hãy sử dụng các giờ giải lao luyện tập nhanh một vài động tác kéo giãn đơn giản và uống nước. Thực hiện một bài thiền chánh niệm ngắn để đầu óc được thư giãn và sau đó quay trở lại công việc ngay lập tức. Các khoảng thời gian nghỉ ngơi này sẽ giúp bạn thoát khỏi tình trạng kiệt quệ và giữ cho tâm trí luôn trong tình trạng thoải mái! Chỉ năm phút ngắn ngủi, nhưng lưng và não bộ sẽ rất biết ơn bạn!
🌟Kỹ thuật Pomodoro được tiến hành như thế nào?
Lần đầu tiên sử dụng kỹ thuật Pomodoro của tôi diễn ra không được suôn sẻ cho lắm. Trước hết, tôi đã quyết định sử dụng bộ đếm thời gian thông thường trên điện thoại di động. Phương pháp này gây ra vấn đề bởi hai lý do. Không có tiếng “tích tắc” nào phát ra từ đồng hồ, sự tò mò đã thôi thúc tôi không thể không nhìn vào điện thoại (và bị phân tâm).
- Đầu tiên, âm thanh “tích tắc” từ bộ đếm giờ sẽ khiến mọi người phải điên cuồng thúc đẩy tiến độ công việc trước khi thời gian kết thúc. Điện thoại di động của tôi không có âm thanh này. Tôi biết được rằng có một vài app mang lại hiệu quả hơn hẳn so với bộ hẹn giờ thông thường trên điện thoại của bạn. Năm ứng dụng hàng đầu, được đề xuất bởi Kenneth Franks tại JotForm:
- Focus Booster
- Tomatoes
- PomoDoneApp
- Focus Keeper
- Focus To-Do
Kế hoạch kiểm soát sự phân tâm sẽ bị phá hủy hoàn toàn một khi bạn liếc nhìn điện thoại để kiểm tra thời gian. Sau khi không mấy mặn mà lắm với kỹ thuật Pomodoro và tìm tòi thêm một chút, (đây là một thiếu sót của tôi, đừng chần chừ hãy cứ bắt đầu và học hỏi sau…), tôi được biết rằng các chuyên gia khuyên nên sử dụng các công nghệ low-tech: bộ đếm thời gian hình cà chua, giấy và bút chì.
Tôi không có sẵn bộ hẹn giờ hình cà chua, hi vọng rằng ứng dụng này giúp được tôi. Nếu bạn tin tưởng vào bộ hẹn giờ trên điện thoại và không muốn sử dụng các app hoặc phương pháp cổ điển như trên, hãy đảm bảo rằng chế độ không làm phiền được bật!
- Điều thứ hai khiến tôi phải đấu tranh rất nhiều chính là việc phải ngừng tất cả công việc lại kể cả khi đang cảm thấy rất hào hứng. Điều đó có vẻ phản trực quan. Vào cuối ngày hôm qua, tôi có lẽ đã hiểu được lý do và nhận thức một chút gì đó, việc chia năng suất thành các giai đoạn giúp thành quả của tôi tốt hơn. Hãy từng bước thực hành và kiên nhẫn, tôi nghĩ rằng kết quả của kỹ thuật này sẽ vô cùng rõ ràng.
- Nguyên nhân thứ ba và cũng là điều cuối cùng mà tôi học được chính là điện thoại có sức cuốn hút nhiều hơn tôi nghĩ. Thời gian nghỉ ngơi từ ba đến năm phút không phải dành cho việc lướt Facebook đọc các bài viết tốn 25 phút.
Mục đích chính của những lần nghỉ giải lao là để đứng dậy, kéo giãn cơ, uống nước, có thể thực hiện có một bài thiền chánh niệm ngắn và hít thở, đừng bao giờ kéo dài thời gian nghỉ hơn 8 phút chỉ vì bạn đang lỡ xem dở một video hài về Covid (CÓ RẤT NHIỀU!). Tôi biết rõ điều đó nhưng bản thân lại không thực sự vận động cơ thể và thời gian nghỉ một cách hiệu quả.
Tôi có thể chưa hoàn toàn thành thục kỹ thuật Pomodoro hoặc đạt được trạng thái xuất chúng, nhưng tôi thấy được tiềm năng ở phương pháp này. Bây giờ tôi có một ứng dụng với rất nhiều tính năng thú vị và hẳn rồi, tiếng “tích tắc”! Hiện tại, tôi đang sử dụng ứng dụng này, và có điều gì đó về tiếng “tích tắc” thúc đẩy dòng suy nghĩ của tôi nhanh hơn.
Pomodoro đầu tiên của tôi và giờ giải lao trong ngày vừa kết thúc! Tôi cảm thấy bản thân đã hoàn thành được rất nhiều công việc trong ba mươi phút vừa qua. Ứng dụng Focus-To-Do còn được thiết lập để tùy chỉnh số lượng pomodoros cần thiết để giải quyết các nhiệm vụ.
Tôi đã sử dụng hai pomodoros để hoàn thành bài viết này, ngay lúc này tôi thấy bản thân đang cố gắng gõ và động não nhanh nhất có thể bởi tôi còn phải chỉnh sửa và nộp bài viết trước khi đồng hồ báo hết giờ! Đây có thể là sở thích mới của tôi, bởi nó làm bản chất cạnh tranh của tôi trỗi dậy, tôi muốn đánh bại thời gian. Tôi biết điều đó thật kỳ quặc, nhưng tôi không nghĩ mình là người duy nhất.
Bạn đã từng thử phương pháp Pomodoro trước đây chưa? Bạn cài đặt app nào hay sử dụng bộ bấm giờ hình cà chua? Kỹ thuật này có giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt không? Bạn có ngạc nhiên hay hài lòng với khoảng thời gian mà bạn thực hiện công việc không? Có nhược điểm nào mà bạn tìm ra không? Chúng tôi rất muốn lắng nghe suy nghĩ của bạn về kỹ thuật này, đừng ngần ngại chia sẻ suy nghĩ trong phần bình luận bên dưới nhé!
——————————————————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: everydaypower
- Người dịch: Dương Thảo Ngân
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Dương Thảo Ngân – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10486
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
Lượt xem: 11
