Làm Thế Nào Để Trở Thành Một Người Lập Lịch Trình?

💥Một người lập lịch trình gì?

Một người lập lịch trình điều phối các lịch trình hàng ngày trong một cơ sở y tế. Nhiệm vụ chính của họ thường liên quan đến việc quản lý dòng chảy chăm sóc bệnh nhân. Trách nhiệm của người lập lịch có thể bao gồm:

• Lên lịch hẹn bệnh nhân để được tư vấn, làm thủ tục y tế và thăm khám tiếp theo
• Trả lời điện thoại và chào hỏi bệnh nhân
• Thực hiện cuộc gọi nhắc nhở cho các cuộc hẹn sắp tới
• Giao tiếp với các chuyên gia chăm sóc sức khỏe khác về những thay đổi trong việc chuẩn bị
• Nộp giấy tờ
• Nộp hóa đơn hoặc yêu cầu bảo hiểm
• Thực hiện nhiệm vụ kế toán cơ bản
• Phối hợp lịch trình hàng ngày của các chuyên gia y tế
• Giải quyết xung đột lịch trình

Một lịch trình cũng có thể thông báo cho bệnh nhân tiềm năng về các sản phẩm và dịch vụ, giải quyết các yêu cầu hoặc khiếu nại của khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ hành chính khi cần thiết.

💥Yêu cầu người lập lịch trình

Làm việc như một người lập lịch trình có thể liên quan đến một số yêu cầu nhất định tùy thuộc vào mức độ công việc mà bạn đang áp dụng, bao gồm:

Giáo dục

Bằng đại học thường không bắt buộc phải là người lập lịch trình, nhưng hầu hết các nhà tuyển dụng thích ít nhất một bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương. Vai trò này không có yêu cầu giáo dục chính thức, bằng cấp liên kết về quản trị kinh doanh hoặc một lĩnh vực liên quan có thể cung cấp cho ứng viên một lợi thế cạnh tranh.

Đào tạo

Hầu hết các lịch trình học các kỹ năng và kiến thức họ cần cho vai trò của họ trong khi làm việc. Đào tạo có thể bao gồm theo dõi một lịch trình hiện tại trong một đến hai tuần, hoặc cho đến khi học viên cảm thấy đủ thoải mái để tự hoàn thành nhiệm vụ. Người lập lịch có thể sử dụng kinh nghiệm văn thư, hành chính hoặc thư ký trước đây để giúp họ khi bắt đầu làm việc cho một chủ lao động mới.

Chứng nhận

Không có chứng nhận bắt buộc để trở thành một lịch trình phẫu thuật, nhưng một số người lên lịch chọn tìm kiếm chứng nhận để tăng sức hấp dẫn trong ngành của họ. Dưới đây là những chứng nhận phổ biến nhất cho nghề nghiệp này:

• Chứng nhận chuyên gia hành chính (CAP). Được quản lý bởi Hiệp hội các chuyên gia hành chính quốc tế, việc kiếm được chứng chỉ này đòi hỏi một khoảng thời gian nhất định về kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp, thời gian phụ thuộc vào mức độ giáo dục hoàn thành. Bài kiểm tra 200 câu hỏi cho chứng chỉ này bao gồm các chủ đề như truyền thông tổ chức, viết kinh doanh, công nghệ, quản lý văn phòng và hồ sơ và các chức năng hoạt động.
• Chứng nhận hành chính chuyên nghiệp xuất sắc (PACE). Được quản lý bởi Hiệp hội các chuyên gia hành chính Hoa Kỳ, chứng nhận này được công nhận trên toàn thế giới và tập trung vào các chủ đề như truyền thông, quản lý dự án, công nghệ kỹ thuật số và quản lý con người. Chứng nhận này có giá trị trong hai năm. Để gia hạn chứng nhận, chủ sở hữu PACE phải hoàn thành 24 giờ giáo dục hoặc đào tạo trong mỗi giai đoạn hai năm.
• Chứng nhận chuyên gia hành chính y tế. Có được thông qua Hiệp hội các kỹ thuật viên y tế, các cá nhân muốn được chứng nhận phải có ít nhất năm năm kinh nghiệm liên quan và bằng tốt nghiệp trung học. Ứng viên cũng phải vượt qua kỳ thi chứng chỉ AMT.

Kỹ năng

Lịch trình đòi hỏi một loạt các kỹ năng để thành công trong một môi trường văn phòng y tế. Một số kỹ năng quan trọng bao gồm:

• Truyền thông. Người lên lịch sử dụng kỹ năng giao tiếp để nói chuyện với đồng nghiệp và bệnh nhân một cách thường xuyên. Rõ ràng nói rõ tin nhắn trong người và qua điện thoại là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong nghề này.
• Kỹ năng tổ chức. Duy trì tổ chức là điều cần thiết để thực hiện thành công vai trò của người lập lịch. Người lập lịch sử dụng tổ chức để đảm bảo nhân viên y tế có sẵn cho cửa sổ đặt cho các cuộc hẹn của bệnh nhân. Nó cũng quan trọng đối với lịch trình để tính đến giờ cao điểm và sự khác biệt khác về nhu cầu khi lên lịch các cuộc hẹn và thủ tục.
• Giải quyết vấn đề. Người lập lịch sử dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề để ưu tiên các nhiệm vụ khi các sự kiện mâu thuẫn phát sinh. Họ sẽ cần phải điều chỉnh lịch trình cho phù hợp khi một cuộc xung đột như vậy được trình bày.
• Dịch vụ khách hàng. Người lên lịch nhận được phần lớn các khiếu nại và yêu cầu của bệnh nhân. Đáp ứng thích hợp với những thách thức này và xoa dịu bệnh nhân thất vọng đòi hỏi kỹ năng dịch vụ khách hàng mạnh mẽ.
• Kỹ năng giao tiếp. Điều quan trọng đối với một người lên lịch để duy trì giao tiếp rõ ràng, lịch sự với bệnh nhân, proxy và các chuyên gia y tế. Là điểm tiếp xúc đầu tiên của bệnh nhân, thái độ của người lên lịch đặt ra giai điệu cho toàn bộ chuyến thăm. Làm việc với tốc độ nhanh trong một môi trường thường bận rộn, trách nhiệm của người lên lịch là giữ bình tĩnh và tích cực dưới áp lực.
• Kỹ năng kỹ thuật. Người lập lịch được yêu cầu sử dụng các chương trình phần mềm để truy cập hồ sơ bệnh nhân, xử lý thanh toán, yêu cầu bảo hiểm, lập lịch trình và các nhiệm vụ khác. Kiến thức phần mềm cơ bản là cần thiết để thoải mái sử dụng phần mềm thiết lập cuộc hẹn, chương trình xử lý thanh toán và các nhiệm vụ liên quan đến bảo hiểm.

💥Môi trường làm việc của người lập lịch

Người lập lịch làm việc trong một cài đặt có nhịp độ nhanh, dễ nhìn thấy với các yếu tố sau:

• Thực hiện mức độ tương tác bí mật cao với bệnh nhân trực tiếp và qua điện thoại
• Thường xuyên giải quyết các xung đột liên quan đến bệnh nhân bị bệnh hoặc bị tổn thương
• Làm việc gần với bệnh nhân và các nhân viên khác
• Hoàn thành nhiệm vụ trong một môi trường ồn ào hoặc bận rộn
• Đứng hoặc ngồi trong thời gian dài
• Đưa ra quyết định để đảm bảo sự hài lòng của bệnh nhân
• Duy trì lịch trình cho toàn bộ nhân viên của cơ sở, bao gồm các chuyên gia hành chính và y tế

Các kỹ năng và kinh nghiệm của người lên lịch thường có thể được chuyển sang các ngành công nghiệp khác, bao gồm:

• Hồ sơ bệnh án
• Dịch vụ khách hàng
• Marketing
• Sự quản lý

💥Làm thế nào để trở thành một người lập lịch trình

Con đường để trở thành một lập lịch trình bao gồm các bước sau:

• Theo đuổi giáo dục. Nói chung, các yêu cầu giáo dục cấp nhập cảnh cho người lên lịch bao gồm bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương. Tuy nhiên, một số nhà tuyển dụng xem xét thêm cho các ứng viên đã hoàn thành chương trình đào tạo như chương trình chứng chỉ trợ lý văn phòng y tế hoặc chứng chỉ chuyên gia hành chính y tế. Các nghiên cứu liên quan có thể bao gồm quản lý tài khoản y tế, thủ tục lập kế hoạch, kỹ thuật phiên mã và yêu cầu bảo hiểm.
• Có được kinh nghiệm làm việc có liên quan. Những người lập lịch đầy tham vọng có thể có được kinh nghiệm làm việc có liên quan trong các lĩnh vực liên quan để có được các kỹ năng bắt buộc cho một vị trí lập kế hoạch. Chúng bao gồm môi trường làm việc nhịp độ nhanh với các yếu tố dịch vụ khách hàng và giao tiếp.
• Chuẩn bị sơ yếu lý lịch của bạn. Bao gồm trình độ học vấn cao nhất của bạn, các chứng chỉ có liên quan và kinh nghiệm làm việc của bạn trong sơ yếu lý lịch. Phần lịch sử công việc của bạn nên bao gồm tên công ty, ngày làm việc và mô tả ngắn về trách nhiệm của bạn. Cho thấy sự phát triển nghề nghiệp và phát triển cá nhân của bạn có thể làm cho bạn trở thành một ứng cử viên hấp dẫn hơn cho một công việc lập lịch trình mà bạn muốn.
• Áp dụng cho các vị trí lập lịch trình mở. Những người lập lịch đầy tham vọng, với ít nhất hai năm kinh nghiệm làm việc có liên quan và các kỹ năng cần thiết cho vị trí này, nên nộp đơn xin việc trong lĩnh vực này. Kiểm tra danh sách việc làm địa phương cho các bệnh viện địa phương, văn phòng bác sĩ và các nhóm y tế muốn thuê người lên lịch. Việc làm cũng có thể được tìm thấy thông qua các cơ quan nhân sự chuyên nghiệp.

💥Ví dụ về mô tả công việc của người lập lịch trình

Phòng khám y tế Rocky Bluffs đang tìm kiếm lịch trình để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Trách nhiệm bao gồm:

Trả lời các cuộc gọi điện thoại và lên lịch hẹn với bệnh nhân

• Chuẩn bị mẫu đăng ký tiêu chuẩn
• Ưu tiên các cuộc gọi điện thoại và yêu cầu khi cần thiết
• Tiến hành chứng nhận trước bệnh nhân để đảm bảo bảo hiểm cho các cuộc hẹn và chăm sóc y tế
• Thực hiện các chức năng của vai trò dựa trên các thủ tục được thiết lập trước
• Đăng ký bệnh nhân và xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan
• Phỏng vấn bệnh nhân
• Thực hiện các nhiệm vụ tuyển sinh và lên lịch khác như công việc văn thư và thư ký

Một bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, cộng với hai năm kinh nghiệm làm việc trong một lĩnh vực liên quan, là cần thiết cho vai trò này. Vị trí này đòi hỏi sự quen thuộc với các khái niệm, thực tiễn và quy trình tiêu chuẩn ngành để lập kế hoạch và đáp ứng các mục tiêu hàng ngày. Ứng cử viên lý tưởng nên có kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề đặc biệt và nên được tổ chức cao. Điều quan trọng là người nộp đơn biết cách đồng cảm nhưng vững chắc khi cân bằng dịch vụ và chính sách của bệnh nhân.

Các yêu cầu khác như sau:

• Ngoại hình gọn gàng, chuyên nghiệp
• Thái độ dễ chịu
• Khả năng ngồi hoặc đứng trong thời gian dài
• Khả năng uốn cong, nâng và mang lên đến 25 pound đôi khi
• Chú ý đến chi tiết
• Thành thạo tiếng Tây Ban Nha đàm thoại (ưa thích)
• Khả năng giữ bình tĩnh trong khi đa nhiệm trong một môi trường bận rộn
• Khả năng duy trì tính bảo mật của bệnh nhân

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

• Theo: indeed
• Người dịch: Nguyễn Thị Như Quỳnh
• Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Như Quỳnh – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11335

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.