Làm Thế Nào Để Trở Thành Người Quản Lý Cơ Sở Vật Chất?

💥Người quản lý cơ sở vật chất làm những công việc gì?

Về cơ bản, các nhà quản lý cơ sở vật chất giám sát việc bảo trì và duy trì các sản phẩm thương mại, đảm bảo các toà nhà và khu đất được quản lý đúng cách. Họ giám sát việc bố trí nhân viên tại chỗ và xử lý việc lên kế hoạch và lập ngân sách cho mọi việc từ sửa chữa thường xuyên đến các dự án xây dựng lớn. Ngoài ra, người quản lý cơ sở vật chất còn được gọi là người quản lý dịch vụ kinh doanh, người quản lý dịch vụ hỗ trợ hoặc người quản lý hợp đồng. Trách nhiệm của họ bao gồm những việc dưới đây:

• Đảm bảo các tòa nhà đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn, đồng thời được duy trì theo mã
• Thuê các dịch vụ của bên thứ ba nếu cần để bảo trì, sửa chữa, dọn dẹp, làm đẹp mỹ quan, bãi đậu xe và các nhu cầu khác
• Lưu giữ hồ sơ về tất cả các khoản thanh toán và hợp đồng với các dịch vụ của bên thứ ba, đồng thời quản lý ngân sách để đảm bảo các dịch vụ này được xử lý với tiêu chuẩn tiết kiệm chi phí
• Lên lịch và điều phối việc tân trang, bảo trì và lắp đặt mới cho các dự án có thể bao gồm từ lắp đặt đèn mới đến xây dựng các tiện nghi
• Kiểm tra cơ sở và căn cứ để xác định các khu vực cần bảo trì, dọn dẹp, cập nhật hoặc các loại cần lưu ý khác
• Giám sát các đội bảo trì, dọn dẹp, bảo trì mặt bằng, sửa chữa, xây dựng và đậu xe trong khu nhà và hướng dẫn những công việc cần thiết

💥Yêu cầu về người quản lý cơ sở vật chất

Thực tế, có nhiều hình thức giáo dục, đào tạo và cấp chứng chỉ để bạn chuẩn bị cho công việc quản lý cơ sở vật chất.

Giáo dục

Một số doanh nghiệp sẽ thuê người quản lý cơ sở vật chất với ít nhất một bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, đặc biệt nếu ứng viên có nhiều kinh nghiệm trong việc bảo trì tòa nhà. Tuy nhiên, một bằng cấp liên quan sẽ tăng khả năng tuyển dụng của bạn trong lĩnh vực này.

Bạn có thể chọn theo học Bằng Cao đẳng hoặc Cử nhân về Quản lý Cơ sở vật chất. Các chương trình này chủ yếu tập trung vào các chủ đề bảo trì và sửa chữa cơ bản liên quan đến hệ thống sưởi và làm mát, hệ thống an ninh và đường ống dẫn nước. Bên cạnh đó, chúng cũng bao gồm các chủ đề như quản lý dự án, quan hệ lao động, đánh giá cơ sở vật chất, quản lý tài chính, quy hoạch không gian, hoạt động của tòa nhà và tính bền vững.

Một số trường cung cấp bằng Thạc sĩ Khoa học Công nghệ, Quản lý Cơ sở vật chất. Bằng cấp cao này bao gồm các khóa học về quản lý hợp đồng, cơ sở hạ tầng viễn thông, quản lý khẩn cấp và hệ thống kỹ thuật cơ sở vật chất.

Các cá nhân không quan tâm đến chương trình cấp bằng toàn diện thường có thể tham gia một khóa đào tạo ngắn hạn về quản lý cơ sở vật chất tại một trường cao đẳng hoặc trường kỹ thuật ở địa phương. Những hoạt động này thường kéo dài trong ba hoặc bốn tuần và cung cấp một cái nhìn tổng quát về các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho một người quản lý cơ sở thành công.

Tập huấn

Việc đào tạo tại chỗ cho các nhà quản lý cơ sở vật chất thường hiếm khi diễn ra. Các nhà quản lý mới có thể nhận được một chuyến tham quan cơ sở và khu đất, đồng thời giới thiệu ngắn gọn về công ty. Tuy nhiên, việc đào tạo rộng rãi thường không cần thiết. Những chuyên gia này có nhiều lựa chọn để chuẩn bị độc lập cho con đường sự nghiệp này, bao gồm học vấn và kinh nghiệm.

Chứng chỉ

Hiệp hội Quản lý Cơ sở Quốc tế (IFMA) cung cấp 5 chứng chỉ cho các nhà quản lý cơ sở:

• Chuyên gia Quản lý Cơ sở (FMP)

Để đạt được chứng chỉ FMP, ứng viên phải xem lại các tài liệu nghiên cứu được cung cấp và vượt qua từng bài trong bốn bài đánh giá với số điểm 75% trở lên trong thời hạn 65 phút. Mỗi bài đánh giá có 50 câu hỏi. Ngoài ra, không có yêu cầu gia hạn để giữ cho FMP hợp lệ.

• Quản lý cơ sở được chứng nhận (CFM)

Chứng chỉ CFM thể hiện kiến ​​thức nâng cao bao gồm các chủ đề như sử dụng lao động và yếu tố con người, vận hành và bảo trì, tính bền vững, quản lý công nghệ, quản lý rủi ro, giao tiếp, lãnh đạo, tài chính, bất động sản và quản lý dự án. Cụ thể, kì thi bao gồm bao gồm 11 lĩnh vực năng lực và tổng cộng 160 câu hỏi. Chứng chỉ này có giá trị trong 3 năm.

Để duy trì chứng chỉ này, các cá nhân phải hoàn thành tổng cộng 6 hoạt động đã được phê duyệt, bao gồm giáo dục thường xuyên, hành nghề quản lý cơ sở, xuất bản các bài báo liên quan đến ngành, tham gia khảo sát hoặc các nhóm tập trung và nhiều hoạt động khác nữa.

• Chuyên gia về cơ sở bền vững (SFP)

Chứng chỉ SFP thể hiện kiến ​​thức chuyên môn của bạn trong các hoạt động liên quan đến tính bền vững. Ứng viên sẽ cần hoàn thành một chương trình tương tác bao gồm 3 mô-đun. Để nhận được chứng chỉ SFP, bạn phải đạt 75% hoặc cao hơn cho mỗi bài kiểm tra trong số 3 bài kiểm tra liên quan đến các mô-đun này.

Cụ thể, mỗi bài kiểm tra Quản lý Cơ sở Bền vững và Chiến lược và Sự phù hợp để Quản lý Cơ sở Bền vững có 50 câu hỏi và giới hạn thời gian 65 phút. Bài kiểm tra Cơ sở vật chất bền vững trong hoạt động có 100 câu hỏi và giới hạn thời gian là 130 phút. Bên cạnh đó, chứng chỉ này cung cấp 30-70 giờ CE chung để bảo trì LEED.

• Chứng chỉ được Công nhận của RICS (MRICS)

Các cá nhân có báo cáo đủ điều kiện điều lệ MRICS đã tăng thu nhập lên đến $ 16,000 một năm. Để đạt được chứng chỉ này, bạn phải hoàn thành các bài đánh giá bằng văn bản và một cuộc phỏng vấn trực tiếp thể hiện cả kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng mềm.

Năng lực cốt lõi bao gồm quản lý nhà cung cấp, quản lý bảo trì, quản lý môi trường, kiểm soát tài chính dự án, báo cáo và hơn thế nữa. Ngoài ra, các năng lực bắt buộc bao gồm sức khỏe và an toàn, quản lý dữ liệu, làm việc nhóm, chăm sóc khách hàng và lập kế hoạch kinh doanh.

• Bằng cấp liên kết RICS (AssocRICS)

Người quản lý cơ sở vật chất có ít nhất bốn năm kinh nghiệm hoặc chứng chỉ RICS có thể đáp ứng yêu cầu này. Cụ thể, bạn cần gửi hồ sơ 48 giờ liên tục về mảng phát triển nghề nghiệp, bản tóm tắt 3.000 từ về kinh nghiệm của bạn, bản nghiên cứu điển hình dài 2.500 từ và bản đánh giá đạo đức trực tuyến.

• LEED Green Associate

Chứng chỉ LEED thể hiện sự thành thạo của bạn trong các mảng liên quan đến thiết kế, xây dựng và vận hành bền vững. Để đạt được chứng chỉ này, ứng viên phải vượt qua bài kiểm tra 100 câu hỏi trắc nghiệm trong hai giờ. Ngoài ra, để duy trì chứng chỉ, bạn cần kiếm được 15 giờ học liên tục trong vòng hai năm sau khi vượt qua kỳ thi đầu tiên.

Kỹ năng

Một bộ kỹ năng toàn diện giúp những nhà quản lý cơ sở vật chất quản lý các nhiệm vụ đa dạng trong công việc này.

• Giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp nhạy bén là cực kỳ cần thiết bởi người quản lý cơ sở vật chất phải giám sát nhiều cá nhân. Những người quản lý này thiết lập lịch trình, phân công nhiệm vụ và giải thích công việc cho các thành viên trong nhóm của họ.
• Lập ngân sách: Người quản lý cơ sở vật chất chịu trách nhiệm duy trì ngân sách cho tài sản. Kỹ năng lập ngân sách sẽ giúp họ hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được yêu cầu mà vẫn phù hợp với kế hoạch của công ty.
• Quản lý thời gian: Việc quản lý cơ sở vật chất chuẩn mực đòi hỏi một lịch trình chi tiết của các hoạt động bao gồm sửa chữa nhanh chóng, kiểm tra định kỳ và bảo trì kịp thời. Hơn nữa, người chuyên nghiệp phải biết cách hoàn thành công việc đúng tiến độ.
• Giải quyết vấn đề: Người quản lý cơ sở vật chất thường xuyên đánh giá các vấn đề và xác định hướng hành động tốt nhất. Để thực hiện được điều này, họ phải sử dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề của mình để xác định khi nào nên lên lịch sửa chữa hay thay thế.

💥Môi trường làm việc của người quản lý cơ sở vật chất

Người quản lý cơ sở vật chất thường làm việc tại một địa điểm duy nhất nơi cung cấp các dịch vụ quản lý tập trung cho cơ sở kinh doanh đó. Tuy nhiên, một số công ty quản lý nhiều tài sản và giao nhiệm vụ cho một người quản lý cơ sở duy nhất phải xử lý tất cả. Trong những trường hợp này, người quản lý sẽ di chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác khi cần thiết.

Công việc này đòi hỏi phải đi bộ, vươn người, đứng và nâng. Không những thế, người quản lý cơ sở vật chất còn có khả năng tiếp xúc với bụi, dầu, tiếng ồn hoặc khói.

Người quản lý cơ sở vật chất thường làm việc trong các ngành phổ biến sau:

• Chính quyền
• Giáo dục
• Chăm sóc khách hàng
• Địa ốc

💥Làm thế nào để trở thành người quản lý cơ sở vật chất?

Thực tế, có rất nhiều con đường để trở thành người quản lý cơ sở vật chất, với nhiều cơ hội được cấp chứng chỉ và giáo dục nâng cao. Các bước dưới đây có thể giúp bạn bắt đầu với vị trí cấp đầu vào:

1. Hoàn thành các cấp học

Trước tiên, bạn nên có tối thiểu bằng tốt nghiệp trung học phổ thông. Bằng cấp của bạn càng cao, cơ hội được trúng tuyển của bạn càng lớn.

2. Sở hữu các kỹ năng bảo trì cơ bản

Người quản lý cơ sở vật chất phải làm quen với các bộ phận cơ bản của việc xây dựng tòa nhà bao gồm hệ thống sưởi và làm mát, hệ thống an ninh và hệ thống ống nước. Công việc bảo trì nói chung có thể giúp bạn đạt được những kỹ năng này.

3. Có được kinh nghiệm lãnh đạo

Người quản lý cơ sở vật chất phải giám sát các cá nhân và nhóm khác. Chính vì thế, tích lũy kinh nghiệm lãnh đạo thông qua một công việc hoặc hoạt động tình nguyện có thể giúp bạn chứng tỏ khả năng giao tiếp hiệu quả và quản lý các bộ phận liên quan.

4. Chuẩn bị bản sơ yếu lý lịch

Trong khi chuẩn bị bản sơ yếu lý lịch, bạn nên làm nổi bật sự gắn bó thân thuộc của bạn đối với việc bảo trì tòa nhà và nhiệm vụ bảo vệ căn cứ. Sau đó, bạn có thể liệt kê bất kì kinh nghiệm lãnh đạo nào và các kỹ năng nổi bật như quản lý dự án. Bên cạnh đó, các chứng chỉ liên quan đến ngành nghề này cũng nên được đề cập trong bản sơ yếu lý lịch của bạn.

5. Ứng tuyển các vị trí quản lý cơ sở vật chất

Trước hết, bạn hãy tìm kiếm các vị trí quản lý cơ sở vật chất trong khu vực lân cận. Các chức danh công việc khác được sử dụng cho loại vị trí này bao gồm điều phối viên cơ sở vật chất, giám đốc cơ sở vật chất, người giám sát cơ sở vật chất hoặc giám đốc bảo trì. Từ đây, bạn có thể thử tìm kiếm tất cả các chức danh công việc này để tìm cho mình một vị trí phù hợp.

💥Ví dụ về mô tả công việc của người quản lý cơ sở vật chất

Văn phòng của chúng tôi cần tìm kiếm một người quản lý cơ sở vật chất. Yêu cầu ứng viên có thể hợp lý hóa các hoạt động để đảm bảo sử dụng hiệu quả nhất không gian và thiết bị trong khi vẫn quản lý được ngân sách. Các trách nhiệm bao gồm giám sát hoạt động đậu xe, đội vệ sinh và lịch trình bảo trì. Bạn cũng có thể sẽ giám sát sự phát triển của các cơ sở mới, chẳng hạn như phòng tập luyện tại chỗ hiện đang được lên kế hoạch cho nhân viên của chúng tôi. Ngoài ra, bạn sẽ thường xuyên kiểm tra tài sản để tìm các vi phạm quy tắc và an toàn cũng như kiểm tra tất cả văn phòng, thông tin liên lạc và thiết bị điều hoà không khí thường xuyên, lên lịch sửa chữa và các dịch vụ bảo trì phòng ngừa nếu cần.

Ứng viên lý tưởng cho vị trí này là người có tổ chức, đáng tin cậy và cầu tiến. Chúng tôi đang tìm kiếm những ứng viên có kiến thức làm việc về các hệ thống cơ sở vật chất như hệ thống sưởi, làm mát, hệ thống ống nước và điện. Bạn sẽ có thể chẩn đoán các vấn đề bảo trì chung của cơ sở và tìm ra cách nhanh nhất và tiết kiệm chi phí nhất để duy trì hoạt động của tòa nhà. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo mạnh mẽ, người sẵn sàng nâng cao hiệu quả, sự an toàn và tiện nghi cho tài sản của chúng tôi, chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe nguyện vọng của bạn.

________________________________

Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!

• Theo: indeed
• Người dịch: Vũ Thị Thanh Thuý
• Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Vũ Thị Thanh Thuý – Nguồn iVolunteer Vietnam”

Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11383

Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.