Khi bạn chuẩn bị rời khỏi vai trò đối mặt với khách hàng, điều quan trọng là phải biết cách thông báo cho khách hàng của bạn về sự ra đi đang chờ xử lý của bạn trong khi vẫn giữ các điều khoản hòa nhã. Viết email thông báo cho khách hàng về việc bạn từ chức không chỉ lịch sự mà còn hữu ích cho cả người quản lý và khách hàng của bạn. Việc gửi thông báo từ chức cho khách hàng của bạn cũng cho phép chuyển đổi dễ dàng hơn sang làm việc với một nhân viên khác, giảm bớt mối quan tâm của khách hàng và duy trì khả năng có cơ hội làm việc trong tương lai. Trong bài viết này, chúng ta thảo luận về email từ chức cho khách hàng là gì, mô tả cách viết email và chia sẻ các mẹo để làm cho thông báo từ chức của bạn trở nên chuyên nghiệp và thân thiện.
️🏹Thư từ chức cho khách hàng là gì?
Thư từ chức cho khách hàng là một thông báo được gửi đến những khách hàng mà bạn là người liên hệ chính, người quản lý tài khoản hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Cũng giống như việc thông báo cho cấp trên của bạn khi bạn từ chức tại một công ty là lịch sự và chuyên nghiệp, việc thông báo cho khách hàng của bạn được coi là một nghi thức đối mặt với khách hàng đúng đắn.
Thông báo bằng văn bản, thường là email, là cách phổ biến và dễ dàng nhất để thông báo cho khách hàng về đơn từ chức đang chờ xử lý của bạn. Mặc dù bạn có thể chọn liên hệ với một cuộc gọi điện thoại hoặc video, nhưng email là cách đơn giản nhất để trình bày các dữ kiện và thông tin liên hệ có liên quan cho khách hàng của bạn.
️🏹Cách viết email thông báo cho khách hàng về việc từ chức
Biết cách thông báo cho khách hàng của bạn về việc bạn từ chức sẽ giúp cả khách hàng của bạn và nhân viên tiếp nhận trách nhiệm của bạn với khách hàng đó. Điều quan trọng là phải hiểu những thông tin cần đưa vào thư từ chức của bạn cho khách hàng và giọng điệu nào nên sử dụng.
Dưới đây là các bước để viết một email thông báo cho khách hàng về đơn từ chức đang chờ xử lý của bạn:
1. Tiếp xúc với khách hàng một cách chính thức nhưng cá nhân
Mở đầu lá thư của bạn bằng một cách chào chuyên nghiệp như “thân mến” hoặc “chào buổi sáng”, ngay cả khi bạn đã quen với việc xưng hô thân mật hơn với khách hàng của mình. Mặc dù bạn có thể gửi tin nhắn này cho nhiều khách hàng, hãy sử dụng tên riêng của khách hàng trong lời chào.
2. Thông báo rằng bạn đang từ chức
Câu đầy đủ đầu tiên của email từ chức của bạn phải nêu rõ rằng bạn đang từ chức tại công ty hiện tại của bạn. Bạn không cần phải chia sẻ lý do từ chức với khách hàng của mình. Bạn có thể đưa ra một lời giải thích ngắn gọn nhưng mơ hồ, chẳng hạn như “vì lý do cá nhân” hoặc “vì sức khỏe của tôi”, nhưng trọng tâm của thông điệp của bạn nên là về tương lai của khách hàng với công ty.
3. Đưa ra một lịch trình chuyển đổi rõ ràng
Hãy cho khách hàng của bạn biết ngày chính xác đơn từ chức của bạn có hiệu lực. Hãy nhớ thông báo ngày cuối cùng mà họ vẫn có thể liên hệ với bạn về tài khoản của họ, cho dù ngày đó giống với ngày bạn từ chức hay trước ngày đó.
4. Bao gồm thông tin liên hệ của bạn
Nêu địa chỉ email của bạn trong nội dung thư. Nếu có thể, hãy bao gồm thông tin liên hệ có liên quan khác, chẳng hạn như số điện thoại hoặc đường dây mở rộng của bạn.
5. Giới thiệu họ với người liên hệ mới của họ
Nếu bạn biết nhân viên nào sẽ đảm nhận trách nhiệm của bạn với khách hàng này, hãy cho khách hàng của bạn biết. Bao gồm tên và thông tin liên hệ của nhân viên. Giới thiệu khách hàng của bạn với người tiếp xúc mới của họ bằng một câu nói ngắn gọn nhưng tích cực về nhân viên đó. Ví dụ, bạn có thể chia sẻ về thái độ làm việc nhiệt tình của họ hoặc thảo luận về trách nhiệm hiện tại của họ tại công ty.
6. Cảm ơn khách hàng của bạn
Bày tỏ lòng biết ơn đối với khách hàng của bạn về công việc mà họ đã làm với bạn khi bạn còn ở công ty. Cũng như phần chào, mặc dù bạn có thể gửi mẫu email này cho nhiều khách hàng, nhưng hãy cá nhân hóa phần này của email. Thảo luận về những gì bạn đánh giá cao khi làm việc với khách hàng cụ thể này. Bao gồm cả việc cá nhân hóa này giúp chuyển đổi suôn sẻ khách hàng của bạn sang người liên hệ mới của họ và đảm bảo bạn vẫn giữ quan hệ tốt với khách hàng ngay cả sau khi bạn từ chức.
️🏹Mẹo viết email từ chức cho khách hàng
Thông báo cho khách hàng về đơn từ chức đang chờ xử lý của bạn có thể giúp việc chuyển tài khoản của họ trở nên dễ dàng hơn cho cả khách hàng và người liên hệ mới của họ. Khi bạn viết email thông báo cho khách hàng về việc từ chức, điều quan trọng là bạn phải biết những thông tin nào cần đưa vào email và những thông tin nào tốt hơn nên bỏ đi.
Đây là lời khuyên tốt nhất của chúng tôi để gửi email từ chức cho khách hàng:
- Kiểm tra với người giám sát của bạn trước
Trước khi thông báo cho khách hàng về việc bạn từ chức, hãy nói chuyện với cấp trên của bạn. Một số công ty đã thiết lập các chính sách nội bộ để thông báo cho khách hàng khi nhân viên nghỉ việc. Nếu đúng như vậy, người giám sát của bạn có thể muốn trao đổi với khách hàng về việc từ chức của bạn trước khi bạn làm.
Một số công ty có thể muốn bạn không thông báo gì với khách hàng về việc từ chức của bạn. Nếu nơi làm việc hiện tại của bạn là một trong số họ, thì bạn nên xem xét lại việc gửi đơn từ chức cho khách hàng của mình. Chú ý đến các chính sách của cấp trên giúp bạn duy trì quan hệ tốt với công ty ngay cả khi bạn đã rời đi.
- Xây dựng trong thời gian chuyển tiếp
Cũng giống như hầu hết các công ty thích nhân viên của họ thông báo trước khi từ chức, hầu hết các khách hàng cũng muốn có thời gian để điều chỉnh hoạt động của họ. Cố gắng gửi thư từ chức của bạn cho khách hàng ít nhất hai tuần trước khi bạn rời công ty.
- Chỉ bao gồm những thông tin cần thiết
Cuối cùng, mục tiêu của bạn khi gửi cho khách hàng một lá đơn từ chức là để khách hàng của bạn duy trì mối quan hệ tích cực với cả bạn và với công ty cũ của bạn. Để đạt được điều này, hãy chỉ tập trung vào email từ chức của bạn vào những thông tin liên quan đến giai đoạn chuyển tiếp của khách hàng và tương lai với công ty. Chỉ bao gồm những chi tiết tối thiểu về lý do bạn từ chức và cảm nhận cá nhân của bạn về công ty.
- Thể hiện sự sẵn sàng làm việc cùng nhau trong tương lai
Nếu bạn định tiếp tục làm việc trong cùng một lĩnh vực hoặc một lĩnh vực liền kề, hãy cân nhắc đề cập rằng bạn hy vọng sẽ làm việc lại với khách hàng của mình trong tương lai. Điều này giúp duy trì khả năng có cơ hội làm việc trong tương lai. Không chia sẻ chi tiết về kế hoạch nghề nghiệp trong tương lai của bạn, chẳng hạn như tên công ty mới, trong email. Nếu khách hàng quan tâm đến những chi tiết đó, chúng có thể được chia sẻ vào một ngày sau đó qua điện thoại hoặc trò chuyện video.
……………………………..
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: indeed.com
- Người dịch: Luân Thị Lan Thảo
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Luân Thị Lan Thảo – Nguồn iVolunteer Vietnam”.
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/10085
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
