Thư xin việc hỗ trợ cho sơ yếu lí lịch, hồ sơ cá nhân hoặc đơn xin việc của bạn, bổ sung thêm nền tảng cho các kỹ năng và kinh nghiệm. Nhưng làm thế nào để viết một bức thư xin việc? Và nó nên bao gồm những gì? Hãy cùng xem qua một số nội dung của thư xin việc và cách viết nó.
💥Thư xin việc là gì?
Hãy bắt đầu với những điều cơ bản – thư xin việc là gì? Về cơ bản, đó là một tài liệu hoặc lá thư mà bạn gửi kèm theo sơ yếu lí lịch hoặc hồ sơ cá nhân khi nộp đơn xin việc. Nó có thể ở dạng một tài liệu điện tử đơn lập, một email, một phần của đơn đăng ký hoặc thậm chí là một bức thư bằng tay.
Thư xin việc nên nêu bật một số kỹ năng, năng lực và kinh nghiệm có liên quan của bạn. Mặc dù phần nào nó sẽ dựa trên sơ yếu lí lịch của bạn, nhưng thư xin việc nên được bổ sung thêm hơn là sao chép trực tiếp từ sơ yếu lí lịch. Như đã trình bày trong bước mở đầu về kỹ năng nghề nghiệp, ‘thư xin việc là cơ hội để bạn trình bày câu chuyện theo cách riêng của mình và chia sẻ những khía cạnh của bản thân mà bạn muốn nhà tuyển dụng tương lai của mình biết.
💥Câu hỏi thường gặp về thư xin việc
Mặc dù thư xin việc không phải là công đoạn dài nhất của quá trình nộp đơn, nhưng chúng có thể sẽ rất khó để thành thục. Nếu bạn đang thắc mắc về một số chi tiết cụ thể để viết một bức thư xin việc tốt nhất, chúng tôi đã trả lời một số câu hỏi chung được hỏi về chúng:
1. Mục đích của thư xin việc là gì?
Như đã trình bày trong các bước mở đầu về kỹ năng dành cho người tìm việc, mục đích của thư xin việc là giới thiệu bản thân với nhà tuyển dụng tiềm năng và cung cấp một nền tảng tổng quan về những gì bạn có thể mang lại cho họ. Đây thường là điều đầu tiên mà người quản lý tuyển dụng sẽ để ý trước khi họ đọc sơ yếu lí lịch hoặc hồ sơ xin việc của bạn, vậy nên quan trọng là bạn phải tạo ấn tượng tốt bằng cách tạo ra một bức thư xin việc được viết cẩn thận và trông chuyên nghiệp.
2. Thư xin việc nên dài bao nhiêu?
Trước đại dịch COVID-19, các nhà tuyển dụng đã nhận được khoảng 25 đơn xin việc cho mỗi vị trí tuyển dụng. Hơn nữa, các nhà tuyển dụng chỉ dành từ 6-8 giây để xem một đơn xin việc. Như chúng tôi trình bày điều đó trong các bài đăng của mình về cách viết một sơ yếu lí lịch hoàn hảo, thông tin của bạn nên súc tích và có sức ảnh hưởng nhất có thể.
Vì vậy, khi nói đến thư xin việc, bạn nên đặt mục tiêu độ dài từ nửa trang đến một trang. Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên viết thư xin việc bao nhiêu từ, thì khoảng 250-300 từ, chia thành 3-4 đoạn văn ngắn là tốt nhất.
3. Thư xin việc có cần thiết không?
Nhìn chung, trừ khi có một cuộc tuyển dụng nào đặc biệt yêu cầu bạn không cần gửi thư xin việc, nếu không bạn nên nghĩ đến việc gửi nó. Nhiều cuộc tuyển dụng trực tuyến sẽ có không gian để bạn đưa thư xin việc của mình vào, nếu bạn nộp đơn trực tiếp qua email hoặc qua LinkedIn, nội dung thư của bạn có thể đóng vai trò như thư xin việc của bạn.
Tuy nhiên, một cuộc khảo sát của Hoa Kỳ vào năm 2017 cho thấy chỉ có 26% nhà tuyển dụng xem thư xin việc là quan trọng trong quyết định tuyển dụng ứng viên. Mặc dù như vậy, các nghiên cứu khác đã chỉ ra rằng chúng có thể nâng cao khả năng được tuyển dụng của bạn.
Và điều cuối cùng, nếu bạn đang viết thư trực tiếp cho một ai đó để ứng tuyển vào một công việc, bạn nên giới thiệu bản thân và lí lịch của mình bằng một lá thư xin việc. Tương tự, nếu một công việc cụ thể yêu cầu một lá thư xin việc, bạn chắc chắn cần phải gửi chúng. Viết thư xin việc thực sự là một kỹ năng cần thiết cho việc phát triển nghề nghiệp của bạn.
💥Cách viết thư xin việc
Bây giờ chúng ta đã có một số kiến thức về thư xin việc là gì và tại sao chúng lại quan trọng, đã đến lúc xem làm thế nào để viết được một bức thư xin việc. Như việc phải tập tập trung nhiều khía cạnh để có một hồ sơ xin việc thành công, để viết được một bức thư xin việc hiệu quả cũng cần phải có kĩ năng.
Chúng tôi đã nêu bật một số yếu tố cốt lõi cần xem xét cũng như hướng dẫn bạn từng bước để viết một lá thư xin việc, trong đó bao gồm một vài ví dụ để tham khảo.
Định dạng
Đầu tiên, chúng ta hãy xem xét định dạng thư xin việc và lý do tại sao nó lại quan trọng. Loại định dạng chính xác mà bạn chọn sẽ phụ thuộc phần lớn vào loại công việc mà bạn muốn ứng tuyển. Ví dụ: nếu bạn nộp đơn trực tiếp qua email, bạn nên nhập trực tiếp lá thư của mình thay vì đính kèm bằng một tài liệu riêng biệt.
Tuy nhiên, nếu bạn đăng ký qua cổng trực tuyến, nó có thể yêu cầu bạn đính kèm thư xin việc. Trong những trường hợp như vậy, dạng tài liệu hoặc tệp PDF sẽ phù hợp và bạn nên sử dụng phông chữ truyền thống hơn.
Cấu trúc
Khi đề cập đến cấu trúc tổng thể của một thư xin việc, có một số yếu tố cần lưu ý. Dưới đây, chúng tôi đã phác thảo cấu trúc mà bạn có thể sẽ muốn cho thư xin việc của mình và cung cấp thêm chi tiết cho bạn tham khảo:
- Tiêu đề. Địa chỉ và chi tiết liên hệ của bạn (nếu bạn đang gửi một bức thư trông truyền thống hơn)
- Phần mở đầu. Sử dụng tên của người nhận ở dòng chào hỏi, chẳng hạn như “Kính gửi [tên người liên hệ]”
- Đoạn 1. Giải thích lý do tại sao bạn liên hệ với họ.
- Đoạn 2. Nêu ra một số kỹ năng và kinh nghiệm chính của bạn, liên hệ chúng với vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển.
- Đoạn 3. Làm nổi bật các kiến thức và kinh nghiệm của bạn bằng cách nào có thể tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp.
- Đoạn 4. Thể hiện sự sẵn sàng của bạn cho một cuộc phỏng vấn. Cảm ơn người đọc đã dành thời gian và xem xét sơ yếu lý lịch của bạn.
- Phần kết thúc. Kết thúc thư xin việc của bạn bằng một câu trang trọng như “Trân trọng” và cung cấp họ tên của bạn.
💥Cách để gửi thư xin việc
Tốt nhất, hãy gửi thư xin việc của mình trực tiếp tới người quản lý tuyển dụng hoặc người sẽ xem xét đơn đăng ký của bạn. Tất nhiên, điều này nói thì dễ hơn làm những cũng tùy thuộc vào vị trí công việc và tổ chức bạn đang ứng tuyển.
Nếu có thể, bạn nên dành thời gian xem lại tin tuyển dụng để xem liệu nó có đính kèm tên trong đó hay không. Sau đó, bạn có thể viết ra lời chào trong dòng mở đầu, chẳng hạn như “Kính gửi [First Name Last Name]”. Nếu bạn không thể tìm thấy tên, bạn có thể chọn “Kính gửi Giám đốc tuyển dụng của [Bộ phận]”.
Các thuật ngữ như “Dear Sir / Madam” và “To Whom It May Concern”, cả hai đều có vẻ lỗi thời và cái trước có vẻ không hợp lí.
💥Phần mở đầu thư xin việc
Đoạn mở đầu của bạn nên giải thích ngắn gọn lý do bạn liên hệ với người quản lý tuyển dụng. Một tuyên bố về ý định hoặc động lực có thể hữu ích ở phần này. Một vài câu giải thích về điều gì khiến công việc / công ty hấp dẫn bạn sẽ cho thấy rằng bạn đã cân nhắc và phản ánh về vai trò được đề cập. Bạn cũng có thể cho họ biết khi nào bạn sẵn sàng bắt đầu công việc.
“Tôi viết thư này để hỗ trợ thêm thông tin cho đơn đăng ký của mình với vị trí [vai trò công việc] như đã quảng cáo [nơi bạn đã thấy công việc]. Tôi rất hào hứng với triển vọng được làm việc tại [công ty] và tôi tin rằng mình có thể mang lại [kỹ năng / kiến thức phù hợp] cho tổ chức. ”
💥Một bức thư xin việc cần bao gồm những gì?
Cùng với phần mở đầu và phần giới thiệu của mình, bạn nên sử dụng phần còn lại của bức thư để nêu bật kỹ năng của mình và thu hút sự quan tâm của người quản lý tuyển dụng. Hãy nhớ rằng bạn có một lượng không gian tương đối ngắn, vì vậy hãy làm cho mỗi dòng thực sự có giá trị. Bạn có thể tìm hiểu thêm về quy trình tuyển dụng trong khóa học kỹ năng sẵn sàng làm việc của chúng tôi.
Đây là những gì bạn nên bao gồm:
🌟Vạch ra những nét chính cho các kỹ năng của bạn
Ở phần này, bạn có thể chọn ra một số điểm nổi bật từ sơ yếu lí lịch của mình. Bạn không muốn lặp lại đơn giản những gì trong đó, bản tóm tắt các kỹ năng và kinh nghiệm liên quan nhất chắc chắn có thể giúp ích cho bạn. Bạn cũng có thể đề cập đến trách nhiệm hiện tại của mình.
“Như bạn có thể thấy từ thư xin việc đính kèm, tôi có kinh nghiệm làm việc với nhiều vai trò khác nhau trong ngành [x]. Ở vị trí hiện tại của tôi với [công ty], tôi chịu trách nhiệm về [các lĩnh vực liên quan đến quảng cáo tuyển dụng], và tôi có kỹ năng trong [các kỹ năng liên quan]. ”
🌟Làm nổi bật những thành tích trong quá khứ của bạn
Nội dung chính xác của phần này sẽ phụ thuộc vào độ thâm niên của vai trò mà bạn đang ứng tuyển. Nếu bạn mới ra trường hoặc học cao hơn, bạn nên tập trung vào thành tích học tập của mình và bất kỳ kinh nghiệm làm việc nào bạn có. Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc trong một ngành, hãy tập trung vào một số thành công đáng chú ý, đặc biệt là những thành công liên quan đến vai trò bạn đang ứng tuyển. Bạn thậm chí có thể sử dụng các gạch đầu dòng ở mục này để tạo ra một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về những điểm nổi bật của mình:
“Trong sự nghiệp của mình, tôi đã có một số thành công. Một trong những điều đáng chú ý nhất trong số đó bao gồm:
- [đã vượt quá mục tiêu hiệu suất cụ thể]
- [đã thực hiện một sự thay đổi trong một vai trò trong quá khứ]
- [một thành tích có liên quan khác]
Tôi hiểu rằng vai trò của [vai trò được quảng cáo] đòi hỏi những thành công tương tự và tin rằng thế mạnh của mình trong những lĩnh vực này sẽ đặc biệt phù hợp với [công ty / nhóm bạn đang ứng tuyển]. ”
💥Cách kết thúc thư xin việc
Khi viết phần kết thúc của thư xin việc, bạn nênnhắc lại quan tâm của mình đối với vai trò này và bày tỏ mong muốn được phỏng vấn. Bạn cũng có thể đề cập đến sự sẵn sàng của mình ở phần này trước khi kết thúc bằng lời cảm ơn và lời chào tạm biệt trang trọng.
“Tôi rất vui nếu có cơ hội thảo luận thêm về vai trò với bạn và tôi sẵn sàng phỏng vấn [nêu tình trạng sẵn có của bạn].
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian, hi vọng nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]”
💥Lời khuyên về thư xin việc
Như vậy, bây giờ chúng ta đã biết các yếu tố và cấu trúc của một bức thư xin việc hiệu quả. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn đang tìm kiếm một số cảm hứng khi viết thư choriêng mình, chúng tôi có một số mẹo hàng đầu dưới đây:
🌟Chỉnh sửa từng chữ cái
Mặc dù có một mẫu thư xin việc để tham khảo là điều tốt, nhưng bạn nên đảm bảo rằng bạn biết điều chỉnh một mẫu cho từng vị trí mà bạn ứng tuyển. Xem danh sách công việc và các yêu cầu, đồng thời liên kết các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn với nhà tuyển dụng đó. Có thể mất nhiều thời gian hơn một chút, nhưng nỗ lực thêm thường là xứng đáng.
🌟Kiểm tra những lỗi sai
Một cuộc khảo sát của YouGov vào năm 2017 cho thấy 87% giám đốc điều hành cấp cao xem lỗi chính tả và ngữ pháp là lỗi tồi tệ nhất mà ứng viên mắc phải trong thư xin việc. Bạn nên dành thời gian kiểm tra kỹ thư xin việc của mình để đảm bảo rằng nó không có sai sót. Bạn có thể sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp để đảm bảo rằng bạn đáp ứng các tiêu chuẩn của mình.
🌟Tập trung vào các kỹ năng cứng và mềm
Cũng như sơ yếu lí lịch, thư xin việc của bạn có thể nêu bật một số kỹ năng cứng và mềm mà bạn sở hữu. Nhà tuyển dụng thích nhìn thấy một cá nhân có sự cân bằng tốt giữa kiến thức thực tế cũng như kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân. Làm nổi bật các đặc điểm như kĩ năng làm việc nhóm, giao tiếp và giải quyết vấn đề cùng với các yêu cầu cụ thể của công việc.
🌟Sử dụng được cơ bản về tiếng Anh
Thư xin việc của bạn phải rõ ràng và ngắn gọn. Mặc dù bạn muốn thể hiện bản thân cho các nhà tuyển dụng tiềm năng, nhưng bạn không muốn làm vấn đề trở nên dài dòng, phức tạp. Một lá thư dễ đọc và ngắn gọn, sử dụng được tiếng Anh nơi làm việc, sẽ dễ dàng hơn cho người quản lý tuyển dụng trong việc quét và xem xét.
🌟Nghiên cứu kỹ nơi bạn ứng tuyển
Việc xem xét công ty mà bạn đang ứng tuyển trước khi gửi đơn đăng ký luôn là điều hữu ích. Nếu có thể, bạn nên tìm hiểu về tổ chức cũng như các mục tiêu và giá trị mà tổ chức hướng tới. Sau đó, bạn có thể đề cập đến điều này trong thư xin việc của mình và liên kết nó lại với các kỹ năng và thành tựu của mình.
🌟Cam kết hành động
Cuối cùng, thư xin việc của bạn sẽ khiến nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng muốn xem xét đơn xin việc của bạn chi tiết hơn. Đừng ngại nâng cao các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn theo hướng tích cực. Nếu có thể, hãy sử dụng những thành tựu có thể định lượng được, chẳng hạn như ‘doanh thu đã tăng lên x%’ khi liệt kê những thành công của bạn.
💥Lời kết
Thư xin việc là một tài liệu quan trọng khi gửi. Viết một bức thư xin việc là một kỹ năng tự lực, nhưng với một chút bí quyết, bạn có thể sớm thành thạo nó. Mặc dù thư xin việc thường ngắn, nhưng chúng có thể hiệu quả trong việc đảm bảo cho bạn một cuộc phỏng vấn. Do đó, bạn nên dành chút thời gian cho thư xin việc của mình.
_____________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: futurelearn
- Người dịch: Nguyễn Thị Vi
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Vi – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9573
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
