Trợ lý nhân viên là một thuật ngữ chung để chỉ một cá nhân giúp các nhân viên văn phòng làm công việc văn thư. Trợ lý nhân viên làm việc trong nhiều ngành công nghiệp và các nhiệm vụ khác nhau tùy theo nhu cầu văn thư của doanh nghiệp. Trợ lý nhân viên chỉ có thể làm việc hỗ trợ một nhân viên cụ thể hoặc toàn bộ nhân viên văn phòng.
☘Nhiệm vụ công việc:
- Chuẩn bị các thủ tục giấy tờ cần thiết cho các thủ tục thông thường của công ty.
- Lên lịch các cuộc họp và cuộc hẹn.
- Tổ chức và duy trì hồ sơ nhân viên.
- Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ (ví dụ: thông tin tuyển dụng mới).
- Giải đáp thắc mắc của nhân viên và chuyển đến phòng nhân sự nếu cần.
- Truy xuất dữ liệu công ty và nhân viên theo yêu cầu.
- Kiểm tra kho cung ứng văn phòng và đặt hàng khi cần.
- Sắp xếp việc đi lại và ăn ở của nhân viên.
- Chuẩn bị phòng họp (ví dụ: đặt chỗ và kiểm tra thiết bị).
- Phân phát các tài liệu của công ty cho nhân viên (ví dụ như tài liệu quảng cáo, thông báo và hướng dẫn an toàn).
☘Kỹ năng cần trang bị:
- Kinh nghiệm làm việc đã được chứng minh với tư cách là Trợ lý nhân viên, Trợ lý hành chính hoặc các vai trò tương tự.
- Kiến thức về văn phòng và thủ tục nhân sự.
- Trình độ tin học (đặc biệt là MS Office).
- Quen thuộc với các thiết bị văn phòng (ví dụ như máy in và máy fax).
- Kiến thức về luật lao động.
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc.
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản mạnh mẽ.
- Tính chuyên nghiệp khi cộng tác với các cấp quản lý khác nhau.
- Bằng Cử nhân về Quản trị Kinh doanh, Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan.
Nếu bạn là người có niềm đam mê, hứng thú với công việc này và đang tìm kiếm một lá thư xin việc để hỗ trợ cho quá trình ứng tuyển của chính mình thì hãy tham khảo mẫu này nhé!
💌 NỘI DUNG “COVER LETTER”
“Amy Chan
(111) 789-3456
20 tháng 8, 2019
Kính gửi người quản lý tuyển dụng,
Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của tôi đối với vị trí Trợ lý nhân viên mà công ty đã quảng cáo gần đây. Tôi đã dành một chút thời gian để tự làm quen với công ty và các dự án công ty tổ chức, mặc dù tôi không phải là một kỹ sư cơ khí như hầu hết các nhân viên cấp cao khác, nhưng tôi có một loạt các kỹ năng chuyên nghiệp mà tôi chắc chắn sẽ hỗ trợ họ trong khi làm việc và mang lại lợi ích cho tổ chức. Tôi là một trơ lý nhân viên rất có năng lực, thông thạo nhiều về bảng tính và xử lý văn bản. Tôi có kinh nghiệm với các thủ tục kế toán văn phòng, chuẩn bị và chỉnh sửa thư từ kinh doanh và duy trì lịch công ty cho các giám đốc điều hành.
Trong thời gian theo học tại Innovation University và theo đuổi các nghiên cứu về ứng dụng phần mềm và sổ sách, tôi cũng làm việc tại văn phòng của trường, nơi tôi học được các khía cạnh thực tế của việc xử lý tài liệu đúng cách và giữ các tệp được ngăn nắp. Ở đó, chúng tôi đã chuyển tất cả các tệp sang một hệ thống máy tính mới. Sau khi chúng tôi hoàn thành quy trình, hiệu quả đã tăng lên 20%. Vào thời điểm tôi hoàn thành bằng cao đẳng về công nghệ kinh doanh, tôi đã thấm nhuần nhiều thứ hơn là chỉ đơn thuần là các môn học.
Công việc đầu tiên của tôi sau khi đi học là với Crossover Software, nơi tôi bắt đầu với vị trí lễ tân nhưng nhanh chóng được thăng chức lên vị trí trợ lý của giám đốc văn phòng. Tôi trở nên thành thạo trong việc chuẩn bị bảng tính, thư từ kinh doanh và sắp xếp việc đi lại. Bất cứ khi nào người quản lý văn phòng không có mặt, tất cả trách nhiệm đều là của tôi. Trong vài năm tôi làm việc với công ty này, quy mô của nó đã tăng gấp ba lần và tôi tự hào nói rằng tôi đã giúp tổ chức lại và phát triển.
Các kỹ năng của tôi rất đa dạng, và tôi là người học hỏi nhanh cũng như dễ thích nghi. Tóm lại, tôi chắc chắn rằng tôi có thể hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào mà công ty có thể giao cho Trợ lý nhân viên mới của mình và tôi rất sẵn lòng làm điều đó. Tôi đánh giá cao sự cân nhắc mà bạn đã dành cho đơn đăng ký của tôi cho đến nay, và tôi mong đợi những khả năng mà vị trí này có được.
Trân trọng,
Amy Chan”
————————————————
Xin chân thành cảm ơn tác giả về những chia sẻ bổ ích!
- Nguồn: TẠI ĐÂY
- Người dịch: Nguyễn Thị Hạ
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Nguyễn Thị Hạ – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/7827
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
