Bạn đang tìm cách để cải thiện năng suất của mình? Hãy đọc bài viết sau đây để nhận thức rõ hơn việc năng suất làm việc có thể thay đổi cuộc sống của bạn. Cuối năm ngoái, tôi đi ăn trưa với một trong những cố vấn thân cận nhất của mình – một nhà tư vấn lập trình back-end, làm nghề tự do, kiếm được trung bình từ 800.000 – 1,3 triệu đô la doanh thu hàng năm trong bốn năm qua.
Đang ăn giữa chừng thì chủ đề về năng suất lại nổi lên (đó là chủ đề mà tôi và anh ấy đều cực kỳ quan tâm, thường xuyên thảo luận). Mỗi lần cắn một miếng cá tuyết nướng cỏ xạ hương, anh ấy sẽ kể cho tôi nghe về một mẹo để tăng năng suất cực kỳ đơn giản tạo nên sự khác biệt trong cuộc sống của anh ấy kể từ khi anh ấy bắt đầu làm cách đây 4 tuần. Khi tôi nghe về những mẹo anh ấy nói, tôi đã kinh ngạc. “Thật đơn giản, tại sao tôi lại không nghĩ ra?” Tôi thốt lên. Đồng tình với tôi, anh ấy nói thêm rằng đó là điều mà mọi người nên làm.
Chúng tôi tiếp tục bữa ăn, nhưng “những mẹo, lời khuyên mà anh ấy nói” vẫn còn trong tâm trí tôi. Tôi rất hào hứng và không thể chờ đợi để về nhà và bắt đầu làm việc đó. Tôi biết nó sẽ tạo ra sự khác biệt; Cùng với sự tràn đầy sinh lực và sức sống trong tôi.
💡 Việc Tăng Năng Suất Cần Thiết Như Thế Nào
Hãy tưởng tượng bạn có một cỗ máy thời gian quay trở lại những ngày trước đây của mình để xem bạn đã hoàn thành những gì và bạn đã đạt được thành công ở đâu. Tưởng tượng tiến trình lặp đi lặp lại mà bạn có thể đạt được nếu bạn ể xem xét các mô hình trong ngày của mình và tìm hiểu nơi bạn có thể thực hiện nhiều hành động hơn và sắp xếp lại sự tập trung.
Trung bình một người có 3 giờ làm việc thực tế mỗi ngày. Ví dụ ở Anh, mức trung bình này được ghi nhận là 2 giờ 53 phút. Khi bạn nghĩ về nó, đây là một con số thấp đáng kinh ngạc.
Nói một cách khác, một người trung bình chỉ dành 12,5% thời gian trong ngày của mình để làm việc hiệu quả. Tất nhiên, có nhiều lý do giải thích cho điều này, nhưng một trong những lý do chính là hầu hết mọi người không nỗ lực để suy ngẫm về những gì mình làm. Hầu hết mọi người không tìm hiểu lý do tại sao những gì họ đang làm có thể bị hiểu sai và đặc biệt là họ đang mắc lỗi ở đâu.
Biện pháp tăng năng suất làm việc này đã thay đổi điều đó. Nó buộc người dùng phải giải quyết những điểm yếu và lỗi bản thân, đồng thời khiến bản thân thấy được không chỉ một chút mà còn rất nhiều chỗ để cải thiện.
Và hơn hết, biện pháp này hoàn toàn miễn phí, nhanh chóng và dễ dàng.
💡Biện Pháp Tăng Năng Suất Làm Việc Thực Tế
Mở một bảng tính. Nó có thể là Microsoft Excel, nó có thể là Apple Numbers, nó có thể là Google Trang tính.
Tạo 4 cột.
Đặt tiêu đề cho cột đầu tiên là “Ngày”. Làm cho cột này có màu khác so với phần còn lại. Cá nhân tôi thích màu xám nhạt hơn.
Ngày
Đặt tiêu đề cho cột thứ hai, “Nhiệm vụ”.
Nhiệm vụ
Đặt tiêu đề cho cột thứ ba là “Phân loại”. Các mục trong cột này sẽ là các danh mục chung được mã hóa bằng màu sắc để sắp xếp nơi tập trung của bạn.
Tại Sao Bạn Nên Tăng Gấp Đôi Tỷ Lệ Thất Bại Nếu Bạn Muốn Thành Công
Phân loại
Đặt tiêu đề cho cột cuối cùng là “Ghi chú về thời gian (phút).”
Phút
Bạn: “Điều này thật đơn giản và có vẻ không phức tạp.”
Tôi: “Vâng, tôi đồng tình là vậy. Cùng cá xem kết quả đánh giá có xứng đáng hay không.”
Kết Quả
Như tôi đã nói, kết quả sẽ là quyết định cuối cùng cho việc đây có phải là khoản đầu tư xứng đáng về thời gian và năng lượng cho bạn hay không.
Nếu bạn chỉ làm việc hiệu quả trong 4 giờ mỗi ngày và bạn có thể tăng con số đó lên mức trung bình là 7 (tất nhiên là không bị kiệt sức), thì đây có phải là một khoản đầu tư đáng giá không? Ví dụ, nếu bạn có thể tăng thêm 15 giờ năng suất cho cuộc sống của mình mỗi tuần, 60 giờ trong một tháng, 870 giờ trong một năm, thì liệu có đáng không?
Điều gì sẽ xảy ra nếu năng suất của bạn không tăng và bạn thấy rằng bạn đang điều chỉnh sai trọng tâm của mình. Nếu bạn có thể chuyển trọng tâm sang những công việc giúp bạn kiếm được nhiều tiền hơn và phù hợp hơn với mục tiêu dài hạn của mình, điều đó có xứng đáng không?
Tất nhiên rồi. Điều này luôn xứng đáng với những gì bạn nỗ lực.
Hãy cùng xem thời điểm tôi bắt đầu danh sách của mình để xem nó đã giúp tôi như thế nào và tạo ra sự khác biệt như thế nào trong cuộc sống công việc của tôi.
Đây là hai ngày đầu tiên của tôi:
Ngày Nhiệm vụ Phân loại Phút
Thứ 7, 28/11/15
1. Kiểm tra ngẫu nhiên những e-mail
Phản hồi thư
120′
2. Tư vấn cho Nate – điều phối những chi tiết nhỏ, giúp anh ấy hoàn thiện danh tính toán
Sản xuất video
60′
3. Học tiếng Tây Ban Nha
Sở thích, thói quen
15′
4. Gửi email HARO
Sở thích, thói quen
30′
Chủ nhật, 29/11/15
1. Tư vấn cho Nate – điều phối những chi tiết nhỏ, giúp anh ấy hoàn thiện danh tính toán
Sản xuất video
30′
2. Học tiếng Tây Ban Nha
Sở thích, thói quen
20′
3. Kiểm tra ngẫu nhiên những e-mail
Phản hồi thư
120′
4. Nghiên cứu bài báo Những điều cơ bản của 2 Câu hỏi
edwardsturm.com
30′
5. Gửi email HARO
Sở thích, thói quen
30′
Tôi đã ăn trưa với người bạn cố vấn của mình vào thứ Sáu, ngày 27 và đã cảm thấy thật hào hứng, sau đó tôi bắt đầu danh sách này ngay ngày hôm sau.
Như hàng ngày tôi vẫn làm, tôi học tiếng Tây Ban Nha, môn học mà tôi đang tự học với Duolingo, tôi gửi thông cáo báo chí xây dựng bằng cách sử dụng dịch vụ Help A Reporter (công cụ tuyệt vời để SEO và phát triển chuyên gia; hoàn toàn đáng để thử) , và tôi đã gửi rất nhiều thư từ chung qua email.
Theo thứ tự công việc tôi làm mỗi ngày, ngày hôm sau của tôi trông gần giống như vậy: tôi dành khoảng 50 phút cho thói quen, khoảng 2 giờ cho thư từ và thời gian còn lại dành cho những công việc khác.
Tôi đợi hai ngày để xem danh sách này vì tôi muốn có một danh sách mẫu với khối lượng lớn thời gian để phân tích và tối ưu hóa hơn là chỉ một ngày. Khi tôi nhìn bao quát và nghĩ về những gì tôi đã làm (hay chính xác hơn là những gì tôi chưa làm), tôi đã rất ngạc nhiên và thất vọng.
Tôi đã có ý định theo dõi một số khách hàng tiềm năng hỏi về việc tối ưu hóa công cụ tìm kiếm. Trong suốt hai ngày qua, tôi đã không làm điều này, mặc dù điều đó nằm trong thứ tự ưu tiên.
Thay vào đó, tôi đã dành quá nhiều thời gian cho e-mail. Quá nhiều.
Ngoài việc theo dõi những xu hướng SEO mới, tôi cũng muốn bắt đầu về bài viết ngắn này. Tôi thậm chí còn không chạm đến nó vào ngày đầu tiên, cũng như ngày thứ hai, khi tôi làm việc, tôi hầu như không đụng vào nó bất kỳ lần nào. Lẽ ra tôi phải nghiên cứu về nó và đưa ra bản thảo đầu tiên. Thế nhưng tôi đã không làm vậy.
Tôi đã xem xét các hành vi của mình và suy ngẫm về chúng. Cũng như bao người khác, tôi đã dành quá nhiều thời gian để trả lời email. Cách cư xử của tôi với bạn mình, Nate, người có video dài bằng nửa video mà tôi là cộng tác viên sản xuất, rất tốt. Thời gian tôi dành cho những thói quen hàng ngày của mình là tốt. Tuy nhiên, mọi thứ khác đều thiếu.
Ngày hôm sau, tôi đã quyết định thực hiện thay đổi:
Ngày Nhiệm vụ Phân loại Phút
Thứ 2, 30/11/15
1. Kiểm tra ngẫu nhiên những e-mail
Phản hồi thư
120′
2. Học tiếng Tây Ban Nha
Sở thích, thói quen
20′
3. Gửi email HARO
Sở thích, thói quen
25′
4.Gọi lại cho khách hàng tiềm năng cấp 3
Đã thanh toán
80′
5. Tư vấn cho Nate – điều phối những chi tiết nhỏ, giúp anh ấy tìm kiếm danh sách đội cộng tác
Sản xuất video
40′
Thật tuyệt vời! Kết quả xuất hiện ngay lần này. Tôi đã thấy vấn đề và tôi đã sửa nó ngay lập tức.
Tôi theo dõi trực tiếp các khách hàng tiềm năng của mình và giảm thiểu thời gian dành cho e-mail, điều mà hầu hết mọi người cần làm.
Mặc dù thời gian năng suất thực tế của tôi giảm xuống, nhưng giá trị mà tôi đang tạo ra lại nhiều hơn hai ngày đầu tiên. Tôi đã đối mặt với một vấn đề nghiêm trọng và đang sắp xếp lại trọng tâm của mình.
Vậy một vài tháng sau sẽ như thế nào? Sự tập trung của tôi đã tăng lên bao nhiêu? Tôi có dành nhiều thời gian hơn để làm việc hiệu quả không? Tôi có sử dụng lại cách cũ của tôi không? Hãy cùng tìm hiểu.
Đây là một ngày ngẫu nhiên trong tháng 3:
Ngày Nhiệm vụ Phân loại Phút
Thứ 2, 07/03/16
1. Học tiếng Tây Ban Nha
Sở thích, thói quen
30′
2. Gửi email HARO
Sở thích, thói quen
20′
3.Phân tích cạnh tranh cho [thông cáo đã được soạn]
Đã thanh toán
270′
4. Theo dõi các khách hàng tiềm năng cấp 1
Đã thanh toán
55′
5. Kiểm tra ngẫu nhiên những e-mail
Phản hồi thư
15′
Sau khi có một tháng đánh giá những ngày trên, tôi đã có thể nhận thấy rất nhiều thói quen. Tôi cần cắt giảm e-mail, và tôi cần dành nhiều thời gian hơn cho những công việc kiếm tiền trực tiếp cho tôi – tôi đã dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ có tầm nhìn dài hạn và bỏ bê tương lai trước mắt đến mức tôi cảm thấy không thoải mái với chính mình.
Tôi đã làm việc trung bình 3-4 giờ năng suất thực tế một ngày và tôi không hài lòng với số lượng đó. Tôi suy nghĩ về điều này và nhận ra rằng tôi đã làm được nhiều việc hơn khi bắt đầu ngày mới với những thói quen, lưu e-mail cuối cùng, nghỉ một ngày mỗi tuần và tận hưởng thời gian nghỉ giải lao hiệu quả hơn (thư giãn hiệu quả là một chủ đề hoàn toàn khác!).
Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, điểm trọng tâm của tôi trở nên sắc nét hơn và tôi không lãng phí nhiều thời gian với e-mail. Tôi đã thành công trong việc duy trì các thói quen hàng ngày của mình và quan trọng nhất là thời gian làm việc của tôi đã tăng lên rất nhiều, từ mức trung bình là 220 phút (3,6 giờ) trong tháng 11 lên 365 phút (6,1 giờ) vào tháng 3.
💡Những Gì Không Bao Gồm
“Chà, điều này thật thú vị, tôi sẽ bắt đầu ngay lập tức! Tôi có nên ghi lại mọi thứ hiệu quả hay chỉ một số nhiệm vụ nhất định nhỉ? ”
Đây là câu hỏi hay. Nguyên tắc chung của tôi là không bao gồm các hoạt động mang tính chất thư giãn. Làm việc và không vui chơi khiến Jack trở thành một cậu bé buồn tẻ, nhưng Jack không nên đưa các hoạt động vui chơi vào danh sách năng suất của mình.
Tôi ngồi thiền và đến phòng tập thể dục mỗi ngày. Thực hiện những hoạt động này mang lại lợi nhuận cho tôi đó là cải thiện sự tập trung, sức khỏe và hạnh phúc. Tuy nhiên, đây là những hoạt động mà tôi làm vì những tác động tích cực về mặt tinh thần. Mọi người định hướng thư giãn và không định hướng nhiều về hành động hay kết quả của nó. Riêng tôi thì không như thế.
“Vậy còn việc học thì sao? Khi tôi bắt đầu đọc một cuốn sách để trở nên giỏi hơn trong lĩnh vực của mình, tôi có nên tính chuyện đó không? ” Chắc chắn rồi! – đọc hoặc xem video để cải thiện kỹ năng của bạn không chỉ là một bài tập về tinh thần /thể chất/thư giãn.
💡Khi Nào Cần Ghi Chép Lại
“Khi nào tôi ghi lại các nhiệm vụ của mình?” Ngay sau khi bạn làm chúng. Không có giải pháp nào tốt hơn. Nó cũng có mặt tích cực nói chung để giải quyết công việc và chuyển đổi nhiệm vụ trong tâm trí của bạn. Tiếp tục công việc, nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác ngay lập tức hoặc tập trung vào nhiều việc cùng một lúc có thể rất kém hiệu quả.
💡Tôi Sẽ Làm Gì Với Kết Quả?
Nhìn lại những thành quả của mình vài ngày một lần. Nghĩ về chúng. Cũng như suy ngẫm về chúng một cách sâu sắc.
Tôi sẽ trình bày lại điều này, bởi vì nếu không có bước cuối cùng này, thì việc cố gắng để tăng năng suất này sẽ không hiệu quả lắm. Hãy suy ngẫm về kết quả của bạn.
Tìm kiếm cho mình những lối đi riêng. Đối mặt với chính mình khi nói đến công việc bạn không làm. Đối mặt với bản thân về việc bạn không dành đủ thời gian để làm việc và cách bạn dành quá nhiều thời gian để lướt Instagram. Đối mặt với bản thân nếu bạn cần phải tập trung lại. Giống như Steve Jobs, hãy đi dạo để kích thích trí não của bạn.
Đi dạo ở những nơi yên tĩnh và suy ngẫm.
Bằng cách thường xuyên đối mặt với bản thân và nỗ lực để từ từ thay đổi, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều và bạn sẽ có năng suất trong những lĩnh vực quan trọng.
💡Bạn Sẽ Thử Phương Pháp Tăng Năng Suất Này Chứ?
Khi tôi rời bữa trưa với người cố vấn của mình, bụng đầy những món ăn hảo hạng của Manhattan, tôi cảm thấy như được tiếp thêm sinh lực. Không chỉ bởi vì người cố vấn đặc biệt này là một trong những người giỏi nhất mà tôi biết, mà bởi vì tôi biết rằng những gì tôi sẽ đạt được trong vài tháng tới từ phương pháp tăng năng suất này sẽ không giống bất cứ điều gì tôi đã làm trong những tháng trước.
Tôi đã cố gắng thay đổi cách làm của mình và trở nên tập trung hơn và hiệu quả hơn những gì mà hầu hết mọi người mơ ước.
Kể từ khi bắt đầu bảng tính này, tôi đã nỗ lực rất nhiều để vừa làm việc chăm chỉ vừa thư giãn hiệu quả. Tôi dành nhiều thời gian để suy ngẫm về những gì mình đang làm và khi cần thiết, tôi sẵn sàng đối diện với chính mình về những sự thật khắc nghiệt. Tôi đã cống hiến rất nhiều cho thành công hiện tại của mình để làm việc này và tạo ra danh sách các nhiệm vụ này, những nhiệm vụ mà tôi hoàn thành mỗi ngày.
Tôi rất hy vọng bạn sẽ thử nó!
Bạn có câu hỏi nào cho tôi không? Bất cứ điều gì về phương pháp tăng năng suất này mà bạn cần được giải đáp? Bất cứ điều gì mà bạn muốn nói với tôi? Tôi rất muốn nghe ý kiến của bạn! Hãy nói lên suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới và chúng ta có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện tuyệt vời.
—————————————————————————————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: everydaypower.com
- Người dịch: Thái Thị Thuỳ Trang
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Thái Thị Thuỳ Trang – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/8572
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
iVolunteer Vietnam mạng xã hội chia sẻ, tổng hợp các thông tin cơ hội tình nguyện, học bổng, khoá học online hữu ích dành cho sinh viên & giới trẻ Việt Nam. Với các thông tin được cộng đồng chia sẻ, chúng mình thường KHÔNG có liên hệ trực tiếp với ban tổ chức hay đầu mối liên lạc của chương trình! Bạn vui lòng xem thêm thông tin tên đơn vị tổ chức chương trình (tìm qua facebook hoặc google) & nội dung chi tiết đính kèm, email/SĐT liên hệ (nếu có) ở link bài đăng trên fanpage và website https://ivolunteer.vn để tìm hiểu rõ hơn.
Lượt xem: 25
