Là một nhân viên, bạn cần có các kỹ năng cụ thể cho vị trí mà bạn được tuyển dụng. Ví dụ, trong vai trò của một trợ lý hành chính, bạn cần phải có một số kỹ năng như kỹ năng sử dụng các thiết bị công nghệ, kỹ năng tổ chức và kỹ năng giao tiếp bằng văn bản để trở thành một nhân viên có giá trị. Tích lũy các kỹ năng cần thiết cho công việc này là rất quan trọng để hiểu những khía cạnh mà bạn có thể cải thiện.
💥Các kỹ năng cần thiết cho vị trí trợ lý hành chính
Có nhiều kỹ năng cần thiết để tích lũy và việc áp dụng chúng một cách hiệu quả tại nơi làm việc sẽ mang lại rất nhiều lợi ích dù là trong bất kỳ ngành nghề nào. Biết rõ về công việc của bạn với tư cách là một trợ lý hành chính sẽ giúp bạn thành công đồng thời cũng giúp bạn hiểu những kỹ năng nào bạn sẽ cần trong công việc. Mặc dù có rất nhiều kỹ năng bạn cần có cho vai trò trợ lý hành chính, dưới đây là một số kỹ năng phổ biến nhất:
Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói
Một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bạn cần có khi làm trợ lý hành chính đó là khả năng giao tiếp tốt với đồng nghiệp, khách hàng và quản lý của bạn. Là một người trợ lý, bạn sẽ được yêu cầu trả lời điện thoại, nhận tin nhắn và trở thành nguồn liên lạc cho nhiều khách hàng khác nhau, khiến cho kỹ năng mềm này trở nên đặc biệt quan trọng.
Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản cũng quan trọng như kỹ năng giao tiếp bằng lời nói. Với tư cách là một trợ lý hành chính, bạn sẽ được giao nhiệm vụ soạn thảo email, đánh máy và gửi thư từ, ghi biên bản chi tiết các cuộc họp và các công việc khác. Thông qua các hình thức giao tiếp bằng văn bản khác nhau mà bạn cần thực hiện, bạn cần phải giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn và với giọng điệu chuyên nghiệp.
Kỹ năng sử dụng các thiết bị công nghệ
Là trợ lý hành chính, bạn sẽ phải thông thạo các chương trình phần mềm máy tính khác nhau của công ty mình. Điều này đòi hỏi bạn phải có kiến thức chuyên môn tốt về các chương trình, chẳng hạn như chương trình xử lý văn bản, bảng tính và cơ sở dữ liệu để chuẩn bị bài thuyết trình cho cuộc họp hoặc sắp xếp thông tin cho quản lý của bạn. Mặc dù các chương trình mà bạn biết có thể khác nhau giữa các công ty, bạn vẫn sẽ dành nhiều thời gian trước máy tính khi là một trợ lý hành chính.
Kỹ năng tổ chức
Vì các trợ lý hành chính thường đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc nên bạn phải có khả năng sắp xếp công việc và thời gian của mình một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể đảm nhận công việc xếp lịch hoặc hỗ trợ cho quản lý hoặc quản trị viên của mình. Điều này đòi hỏi trình độ cao về kỹ năng tổ chức. Bạn cũng có thể được giao nhiệm vụ lập hóa đơn, nộp đơn, quản lý thu chi và nhập dữ liệu – tất cả đều yêu cầu bạn có kỹ năng tổ chức hiệu quả. Thành công trong lĩnh vực này không chỉ mang lại lợi ích cho bạn mà còn cho cả công ty.
Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng hữu ích cho công việc này do số lượng nhiệm vụ bạn phải hoàn thành mỗi ngày rất cao. Lên kế hoạch những việc cần làm trước thời hạn và sử dụng công nghệ để giúp bạn có thể giảm bớt căng thẳng và chuẩn bị tốt hơn cho các nhiệm vụ phía trước. Ngoài ra, các nhà tuyển dụng thích những trợ lý – và nhân viên nói chung – luôn đúng giờ.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Là trợ lý hành chính, bạn sẽ cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt khi trả lời câu hỏi của người khác, sắp xếp việc đi lại, điều phối các cuộc họp và các nhiệm vụ khác có tính chất tương tự. Bởi vì bạn là nguồn liên hệ chính của rất nhiều người, bạn nên biết cách trả lời các câu hỏi của họ đồng thời có khả năng giải quyết các vấn đề có thể xảy ra.
Kỹ năng lên kế hoạch
Là trợ lý hành chính, bạn cần phải là một người lập kế hoạch tốt vì bạn có thể sẽ chịu trách nhiệm cho các hoạt động hằng ngày của quản trị viên. Điều này có nghĩa là bạn sẽ đặt lịch hẹn hoặc thay đổi lịch hẹn nếu cần. Trở thành một người lập kế hoạch hiệu quả sẽ đảm bảo bạn không đặt các cuộc hẹn trùng lặp với nhau.
Tháo vát
Vì nhiệm vụ của bạn có thể thay đổi bất cứ lúc nào, nên điều quan trọng là không chỉ phải linh hoạt mà còn phải tháo vát. Bạn sẽ được yêu cầu thực hiện đa nhiệm và thay thế những người khác khi cần thiết. Khi vấn đề phát sinh, bạn cần xem xét các phương pháp khác nhau để giải quyết vấn đề.
Tỉ mỉ, chi tiết
Trong vai trò là trợ lý hành chính, bạn phải chú ý đến từng chi tiết. Điều này cực kỳ quan trọng khi gửi tin nhắn cho ai đó hoặc khi bạn đang làm công việc nhập dữ liệu. Các quản lý muốn biết họ đã thuê một người có khả năng hoàn thành công việc chính xác và không có sai sót.
Thân thiện
Bởi vì công việc yêu cầu tiếp xúc với nhiều người khác nhau, duy trì một thái độ tích cực và chào hỏi mọi người bằng một nụ cười sẽ giúp bạn duy trì công việc trợ lý hành chính lâu dài. Điều quan trọng là phải giữ mối quan hệ tốt với mọi người mà bạn làm việc cùng và càng đặc biệt quan trọng trong những tình huống căng thẳng.
💥Cách cải thiện các kỹ năng cho trợ lý hành chính
Bây giờ, bạn đã biết một số kỹ năng phổ biến hữu ích cho trợ lý hành chính, điều quan trọng là phải áp dụng chúng vào thực tế để cải thiện chúng. Dưới đây là một số cách bạn có thể cải thiện kỹ năng của mình:
- Nói một cách tự tin. Nếu bạn đang hy vọng cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói, hãy tập nói một cách tự tin. Điều này bao gồm việc chú ý đến âm điệu của bạn, giao tiếp bằng mắt, quan sát ngôn ngữ cơ thể của bạn và giữ một thái độ tích cực và quyết đoán.
- Chủ động lắng nghe. Để trở thành một người giao tiếp bằng lời nói tốt hơn, hãy luyện tập chủ động lắng nghe với bạn bè và gia đình của bạn. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi nói, đừng ngắt lời và chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn.
- Ưu tiên các công việc cần thiết. Khi bạn đã biết những công việc hằng ngày của mình, hãy tìm ra công việc nào trong số chúng cần phải hoàn thành trước. Điều này sẽ giúp bạn hoàn thành các công việc quan trọng nhất đúng thời hạn.
- Đặt thời hạn cho các công việc. Để quản lý thời gian tốt hơn, hãy lên lịch cho các công việc khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn luôn lên kế hoạch trong ngày cụ thể và đảm bảo bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Ngắn gọn. Khi bạn cố gắng cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của mình, hãy cố gắng ngắn gọn hơn trong cách hành văn. Điều này sẽ giúp các đối tác hiểu rõ hơn những gì bạn đang cố gắng diễn đạt.
- Tham gia các lớp học. Nếu bạn cần cải thiện kỹ năng chuyên môn, hãy cân nhắc tham gia một lớp học. Bạn có thể tham gia nhiều khóa học khác nhau để nâng cao kiến thức chuyên môn của mình về các chương trình xử lý văn bản hoặc nhập dữ liệu.
- Ngủ ngon và đủ giấc. Thành thạo bất cứ việc gì cũng đòi hỏi bạn phải nghỉ ngơi. Điều này có thể giúp tinh thần của bạn tỉnh táo trong suốt cả ngày làm việc.
- Tập luyện các bài tập trí óc. Để cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề, bạn sẽ cần phải vận động trí não để suy nghĩ đa chiều. Bạn có thể tham gia các trò chơi đố chữ, trò chơi trí não hoặc thậm chí là làm toán.
💥Kỹ năng cho trợ lý hành chính tại nơi làm việc
Khi bạn bắt đầu cải thiện các kỹ năng của mình, bạn có thể bắt đầu áp dụng chúng ở nơi làm việc:
- Thể hiện sự đồng cảm. Đồng cảm là một cách tuyệt vời để sử dụng các kỹ năng giao tiếp bằng lời nói. Đặt mình vào vị trí của những người bạn đang nói chuyện cùng, chăm chú lắng nghe những gì họ nói và hiểu những mối quan tâm của họ.
- Sử dụng một bảng kế hoạch. Sử dụng các công cụ lập kế hoạch cho các nhiệm vụ của bạn để thể hiện kỹ năng tổ chức của bạn ở nơi làm việc. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt lịch trình trong ngày và giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ.
- Đặt lời nhắc. Hãy sử dụng ứng dụng kỹ thuật số hoặc điện thoại để nhắc nhở những công việc hằng ngày cần phải hoàn thành đúng thời hạn. Bạn cũng có thể đặt mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau để giúp bạn tập trung.
- Kiểm tra lại thư từ. Khi soạn thảo email hoặc các lại thư từ khác, hãy kiểm tra từ vựng và đảm bảo rằng chúng không có lỗi ngữ pháp hoặc chính tả. Đảm bảo các câu đều rõ ràng và có mục đích.
💥Cách làm nổi bật các kỹ năng cho trợ lý hành chính
Mặc dù bạn có thể từng đảm nhận công việc trợ lý hành chính, nhưng bạn cũng sẽ cần những kỹ năng này trong suốt quá trình ứng dụng. Nhà tuyển dụng sẽ muốn thấy rằng bạn sở hữu một số kỹ năng cần thiết để thành công tại công ty của họ. Dưới đây là các cách để bạn làm nổi bật các kỹ năng trong suốt quá trình phỏng vấn:
Kỹ năng trợ lý hành chính cho CV và thư xin việc của bạn
CV và thư xin việc rõ ràng và ngắn gọn là một cách tuyệt vời để thể hiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của bạn. Đảm bảo rằng cả hai đều không có lỗi ngữ pháp hoặc chính tả. Điều này sẽ chứng tỏ bạn có khả năng giao tiếp hiệu quả. Bạn cũng có thể làm nổi bật các kỹ năng của mình trong phần kỹ năng của CV và mở rộng chúng trong thư xin việc. Bạn có thể bao gồm kiến thức về các chương trình khác nhau phù hợp với vai trò của bạn cũng như kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hoặc kỹ năng giải quyết các vấn đề ở nơi làm việc.
Kỹ năng trợ lý hành chính cho phỏng vấn xin việc
Thể hiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn bằng cách đến phỏng vấn đúng giờ. Điều này sẽ cho nhà tuyển dụng thấy bạn tôn trọng thời gian của họ và có thể đến đúng giờ vào những dịp quan trọng. Một cuộc phỏng vấn cũng là một cơ hội tuyệt vời để làm nổi bật kỹ năng giao tiếp bằng lời nói. Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn, nói một cách tự tin về kinh nghiệm và các kỹ năng, đồng thời chăm chú lắng nghe những gì người phỏng vấn nói và hỏi bạn.
__________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Bùi Hoàng Thảo Vy
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là: “Người dịch: Bùi Hoàng Thảo Vy – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/8641
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
