💥Trợ lý giám đốc dự án làm những công việc gì?
Về cơ bản, trợ lý giám đốc dự án sử dụng các kỹ năng giao tiếp và quản lý dự án để điều phối một dự án. Họ xác định nhu cầu của khách hàng và sắp xếp chúng thành một kế hoạch có thể hành động đồng thời cũng xác định các yêu cầu về ngân sách. Trợ lý giám đốc dự án có các trách nhiệm sau:
- Theo dõi và báo cáo với giám đốc dự án về tiến độ của dự án
- Phối hợp với các nhà cung cấp, nhân viên và khách hàng để tổ chức các kỳ vọng của dự án
- Theo dõi và báo cáo về ngân sách và chi tiêu của dự án
- Đánh giá và xác định các thách thức và sử dụng các nguồn lực để giải quyết vấn đề
- Phối hợp với các thành viên trong nhóm lập kế hoạch chi tiết của dự án sắp tới
- Sắp xếp và theo dõi tất cả các tài liệu dự án
💥Yêu cầu về trợ lý giám đốc dự án
Các yêu cầu để trở thành trợ lý giám đốc dự án bao gồm sự kết hợp của các lĩnh vực giáo dục, đào tạo, chứng chỉ và kỹ năng.
Giáo dục
Ưu tiên tối thiểu bằng cử nhân trong một lĩnh vực liên quan. Các lĩnh vực liên quan bao gồm quản lý, kinh doanh hoặc dịch vụ hành chính. Bằng cấp về quản lý xây dựng cũng có thể cung cấp cho bạn kiến thức nền tảng để hỗ trợ bạn trong vai trò quản lý dự án. Một số nhà quản lý dự án có tham vọng cũng sẽ hoàn thành bằng kỹ thuật thay vì bằng cử nhân. Ngay cả sau khi bạn đã hoàn thành chương trình giáo dục của mình, việc cập nhật các phương pháp quản lý dự án mới thông qua giáo dục thường xuyên cũng có thể hữu ích.
Tập huấn
Vai trò trợ lý giám đốc dự án mang lại cho các nhà quản lý dự án tham vọng trải nghiệm thực tế. Mặc dù kinh nghiệm trước đây với tư cách là người quản lý dự án là hữu ích, nhưng nó không phải lúc nào cũng cần thiết. Đôi khi, các kiểu quản lý khác có thể đủ điều kiện như kinh nghiệm trước đây. Một số trợ lý giám đốc bắt đầu với tư cách là một nhân viên trong ngành mà họ muốn làm việc và sau đó làm việc theo cách của họ lên đến trợ lý giám đốc dự án. Kiến thức chung về ngành xây dựng rất hữu ích khi làm trợ lý giám đốc dự án.
Chứng chỉ
Thông thường, không có chứng chỉ bắt buộc để trở thành trợ lý quản lý dự án, nhưng có một số chứng chỉ có thể khiến bạn trở thành ứng viên hấp dẫn hơn. Các chứng chỉ bao gồm Thực hành được Chứng nhận Agiled, Chuyên gia Quản lý Dự án, Quản lý Dự án được Chứng nhận và ScrumMaster được Chứng nhận. Ngoài ra còn có các chứng chỉ dựa trên nhiệm vụ cụ thể như Chứng chỉ Chuyên gia Lập lịch PMI và Chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Rủi ro PMI. Các chứng chỉ này cũng có thể giúp bạn phát triển các kỹ năng quản lý dự án quan trọng sẽ chuyển sang vai trò trợ lý giám đốc dự án của bạn.
Nhiều chứng nhận trong số này được trao thông qua một hiệp hội nghề nghiệp. Bằng cách tham gia hiệp hội quản lý dự án mà bạn chọn, bạn có thể làm việc để đạt được chứng chỉ của nó. Một số hiệp hội quản lý dự án hàng đầu bao gồm Viện Quản lý Dự án, Hiệp hội Quản lý Dự án, AXELOS và Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ Quốc tế. Các hiệp hội nghề nghiệp cũng là một cách tuyệt vời để tìm hiểu về các cơ hội việc làm mới.
Kỹ năng
Trợ lý giám đốc dự án tham gia vào từng khía cạnh của dự án, từ đầu đến cuối. Kỹ năng tổ chức và quản lý dự án rất hữu ích. Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm mạnh mẽ cũng có thể giúp ích cho bạn. Các kỹ năng hữu ích với tư cách là trợ lý giám đốc dự án bao gồm:
- Tổ chức: Cần có kỹ năng tổ chức mạnh mẽ khi là trợ lý giám đốc dự án. Trợ lý và quản lý dự án tổ chức nhân sự, ngân sách và lập kế hoạch cho từng dự án. Thường có những mốc thời gian nghiêm ngặt ở vị trí này, và tổ chức rất quan trọng trong việc đáp ứng thời hạn.
- Giao tiếp: Cả hai kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ và ngôn ngữ đều cần thiết. Trợ lý giám đốc dự án phải lắng nghe hiệu quả và hiểu nhu cầu của khách hàng. Họ cũng thường làm việc với nhân sự, nhà cung cấp và nhà cung cấp.
- Lãnh đạo: Người quản lý dự án và trợ lý giám đốc dự án dẫn dắt nhóm hoàn thành dự án. Kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ có thể giúp trợ lý giám đốc dự án động viên và lãnh đạo nhóm.
- Đàm phán: Kỹ năng đàm phán thường có giá trị. Ví dụ, trong vai trò này, bạn có thể cần thương lượng mức giá hợp lý cho một sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Lập ngân sách: Trợ lý quản lý dự án thường phụ trách chi tiêu của khách hàng, có nghĩa là kỹ năng lập ngân sách rất quan trọng. Kinh nghiệm lập kế hoạch, đánh giá và điều chỉnh ngân sách sẽ giúp nhóm đáp ứng các yêu cầu tài chính của dự án.
💥Môi trường làm việc của trợ lý giám đốc dự án
Nhìn chung, ngày làm việc điển hình của trợ lý giám đốc dự án sẽ thay đổi tùy theo ngày và khách hàng. Ưu tiên chính của trợ lý giám đốc dự án là tổ chức và ủy quyền các nhiệm vụ. Phần lớn thời gian trong ngày làm việc sẽ liên quan đến việc cộng tác với các thành viên khác trong nhóm để xác định nhu cầu và giải quyết vấn đề. Mỗi dự án được tạo thành từ nhiều chi tiết nhỏ. Ngoài ra, trợ lý giám đốc dự án sẽ làm việc trực tiếp dưới quyền của giám đốc dự án để phát triển các kế hoạch chiến lược hoàn thành các dự án.
💥Làm thế nào để trở thành trợ lý giám đốc dự án?
Mặc dù không có yêu cầu khắt khe nào đối với việc trở thành trợ lý giám đốc dự án, nhưng có những kinh nghiệm và kỹ năng làm việc có thể giúp bạn trở thành ứng viên cạnh tranh khi ứng tuyển vào vị trí này.
Bạn có thể trở thành trợ lý giám đốc dự án bằng các bước sau:
- Hoàn thành đại học: Một số công việc trợ lý quản lý dự án sẽ yêu cầu bằng cao đẳng hoặc cử nhân. Chuyên ngành của bạn phải thuộc lĩnh vực có liên quan, như quản lý hoặc kinh doanh. Một bằng cấp cụ thể về quản lý xây dựng cũng có thể hữu ích trong việc tuyển dụng cho vị trí trợ lý giám đốc dự án.
- Tìm một công việc đầu vào: Một công việc đầu vào có thể giúp bạn củng cố các kỹ năng quản lý dự án quan trọng như tổ chức, giải quyết vấn đề và lãnh đạo nhóm. Nó có thể hữu ích nếu công việc đầu vào nằm trong ngành bạn muốn làm việc.
- Thể hiện kỹ năng: Bên cạnh việc củng cố các kỹ năng của bạn, hãy cố gắng thể hiện chúng thông qua các nhiệm vụ và dự án có thể thực hiện được. Tình nguyện giám sát các ủy ban và dự án lập kế hoạch. Kiểm soát việc tổ chức chi tiết và lập kế hoạch nhiệm vụ. Tiếp tục nâng cao trách nhiệm của bạn để thể hiện kỹ năng quản lý dự án của bạn.
- Ứng tuyển vào các vị trí trợ lý giám đốc dự án: Khi bạn đã củng cố kỹ năng quản lý dự án của mình, hãy bắt đầu ứng tuyển vào các vị trí quản lý dự án. Bạn có thể sử dụng sơ yếu lý lịch, thư xin việc và cuộc phỏng vấn để thể hiện thêm những kỹ năng lãnh đạo dự án quan trọng này.
💥Ví dụ mô tả công việc trợ lý giám đốc dự án
Hiện tại, chúng tôi đang tìm kiếm một cá nhân có tổ chức, định hướng chi tiết để hỗ trợ các nhiệm vụ quản lý dự án. Cá nhân này sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng và người quản lý dự án về việc đánh giá nhu cầu của dự án, quản lý kỳ vọng, theo dõi quy trình làm việc và giải quyết vấn đề. Ứng viên đủ tiêu chuẩn cảm thấy thoải mái với việc tạo ngân sách và dự đoán chi phí dự án. Họ sẽ làm việc với các nhà cung cấp, nhân sự và các thành viên trong nhóm trong tất cả các khía cạnh của khía cạnh lập kế hoạch và quản lý dự án. Có kiến thức nền tảng về quản lý xây dựng được ưu tiên.
________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Vũ Thị Thanh Thuý
- Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Vũ Thị Thanh Thuý – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11480
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
