Những Lưu Ý Khi Làm Việc Với Đơn Vị Bảo Trợ Và Tài Trợ

🎈🎈🎈[GÓC CHIA SẺ]NHỮNG LƯU Ý KHI LÀM VIỆC VỚI ĐƠN VỊ BẢO TRỢ VÀ TÀI TRỢ 

(Nếu bạn đang tham gia hoạt động cho một nhóm/CLB hay một dự án thì nên đọc cả note.

Nếu bạn không thuộc nhóm trên thì  bỏ qua các mục đầu và đọc mục IV nhé)

————–

 Nhân dịp trả lời một bạn inbox hỏi mình về việc bảo trợ và tài trợ mình nghĩ: “Sao không chia sẻ những kinh nghiệm của mình trong việc hỗ trợ hoạt động thanh niên tới nhiều bạn trẻ hơn.” Và đó là lý do vì sao note này ra đời. Thông tin trong bài là ý kiến và kinh nghiệm cá nhân của một người tiếp xúc và hỗ trợ các hoạt động thanh niên. Các anh, chị, các bạn nếu có thể đóng góp để thông tin được đầy đủ hơn thì rất hoan nghênh ah.

 Câu hỏi: “Em có xin nhận bảo trợ của một vài bên và họ bảo em yêu cầu gì thì đề xuất cụ thể. Em thì cần người tài trợ để tăng uy tín và đảm bảo các hoạt động của mình diễn ra suôn sẻ nhưng vẫn muốn mình như là một tổ chức độc lập, tự chủ trong mọi việc như vậy thì sẽ có hình thức bảo trợ nào phù hợp?”

 Để trả lời câu hỏi này mình sẽ trình bày theo bố cục như sau:

1. Bảo trợ là gì? Vì sao cần bảo trợ? Bảo trợ khác gì tài trợ?
2. Có thể xin bảo trợ ở đâu?
3.  Làm sao để đảm bảo sự độc lập của nhóm trước nhà bảo trợ/tài trợ?
4. Một số lưu ý khi làm việc với các đơn vị bảo trợ/tài trợ hay các bên liên quan khác

————-

 I.Bảo trợ hoạt động thanh niên

1.Bảo trợ là gì?

 Bảo trợ pháp lý hay bảo trợ thông tin (như cách gọi của các nhóm/CLB hiện nay) có thể tạm hiểu là sự “bảo lãnh” của các tổ chức, đơn vị có tư cách pháp nhân (đã đăng ký hoạt động với nhà nước và được cấp con dấu) dành cho các nhóm/CLB chưa có tư cách này. Các bạn có thể hình dung như quy định của pháp luật về việc người lớn cần bảo lãnh cho trẻ em dưới 18 tuổi khi đi máy bay hay tham gia một số hoạt động/dịch vụ công cộng khác.

 Bảo trợ khác với tài trợ: Khi một tổ chức tài trợ cho nhóm/CLB của bạn là khi họ hỗ trợ vật chất (tiền, hiện vật) cho dự án/hoạt động của nhóm. Đơn vị tài trợ có thể đồng thời là đơn vị bảo trợ. Nhưng khi một tổ chức nhận lời là bảo trợ thì không đồng nghĩa với việc họ sẽ tài trợ cho bạn.

2.Vì sao cần Bảo trợ?

Pháp luật chưa có/không quy định nhóm/CLB của bạn bắt buộc phải có sự bảo trợ từ đơn vị có tư cách pháp nhân. Điều này đồng nghĩa với việc các bạn có thể tổ chức hoạt động/dự án mà không cần xin bảo trợ từ bất cứ đơn vị nào. Tuy nhiên, để tăng sự tin tưởng và thuận lợi cho việc làm việc với các đối tác (trường học, UBND phường, xã, công ty…) nhiều nhóm/CLB vẫn xin bảo trợ từ các tổ chức khác.

Quyền và trách nhiệm của nhóm/CLB nhận bảo trợ tùy thuộc vào quy định của từng tổ chức và thỏa thuận giữa hai bên. Nhìn chung có một số quyền và trách nhiệm sau:

Quyền: 

• Được sử dụng hình ảnh của tổ chức trong truyền thông và làm việc với các bên liên quan.
• Được cấp giấy giới thiệu tới các đơn vị đối tác mà nhóm hướng đến
• Được xác nhận của tổ chức (thường là đóng dấu) vào các tài liệu của hoạt động/dự án
• Nhận một số hỗ trợ từ tổ chức. Ví dụ: Tư vấn xây dựng chương trình; giới thiệu tới đối tác của tổ chức
• Truyền thông trên các kênh thông tin của tổ chức

Trách nhiệm: 

• Cập nhật thường xuyên tình hình hoạt động đang được bảo trợ
• Cung cấp thông tin về việc sử dụng giấy giới thiệu của tổ chức
• Đảm bảo hình ảnh của tổ chức trên các kênh truyền thông 
• Sản phẩm truyền thông phải được phê duyệt trước khi public

II.Có thể xin bảo trợ ở đâu?

Theo quan sát của mình thì các nhóm/CLB thường lựa chọn các đơn vị nhà nước, NGO, các báo có uy tín hoặc có tầm ảnh hưởng lớn làm đơn vị bảo trợ  cho mình. Các quy định, thủ tục bảo trợ của các đơn vị này mình không nắm được nên xin phép không đề cập tại đây.

 Mình chia sẻ với các bạn về hoạt động bảo trợ mình nắm rõ nhất, bảo trợ của Live&Learn Việt Nam, một tổ chức NGO, nơi mình đang tham gia phụ trách mảng phát triển thanh niên. Live&Learn bảo trợ cho các nhóm theo từng hoạt động. Với sự bảo trợ này các bạn sẽ được hỗ trợ đúng các quyền/trách nhiệm mình nêu trên kia.

 Để xin bảo trợ từ Live&Learn các bạn chỉ cần gửi (1) đề xuất hoạt động muốn nhận bảo trợ kèm (2) Bản giới thiệu ngắn gọn về nhóm cho mình tại địa chỉ email: Thehexanh@livelearn.org. Trong vòng 3 ngày sẽ có phản hồi và chậm nhất là 1 tuần để hoàn thiện các giấy tờ (rất đơn giản nhé).

III. Làm sao để đảm bảo sự độc lập của nhóm trước nhà bảo trợ/tài trợ?

Phần này mình sẽ đề cập đến cả hai hình thức bảo trợ và tài trợ nhé.

Các bạn khi đi xin tài trợ/bảo trợ chắc sẽ hiểu rất rõ về quyền lợi của các nhà bảo trợ/tài trợ là một trong những yếu tố quan trọng (đôi khi là quyết định) để tổ chức đó nhận lời hay từ chối. Ngoại trừ các tổ chức phi lợi nhuận và các đơn vị nhà nước, các tổ chức khác đặc biệt coi trọng vấn đề này. Điều này dẫn đến việc các nhóm/CLB có sự “cảnh giác” khi làm việc với các tổ chức này. Vậy làm sao để nhóm/CLB đảm bảo được sự độc lập trong các quyết định và “nguyên vẹn” ý tưởng/kế hoạch hoạt động ban đầu?

 Dưới đây là kinh nghiệm cá nhân của mình, mách nhỏ với các bạn:

• Cẩn trọng trước thông tin nhà bảo trợ/tài trợ đưa ra. Tức là phải đọc thật kỹ, điều nào chưa rõ phải hỏi lại ngay, đừng đoán mò, đừng ngại. Mình để ý nhiều bạn ký những văn bản dài vài trang mình đưa mà không đọc chi hết, điều này cực kỳ nguy hiểm, “bút sa gà chết” mà. Phải đọc để thấy điều khoản nào hợp lý, tốt cho cả hai bên và nhóm/CLB  mình có thể đảm bảo thực hiện được. Điều nào không hợp lý, có ảnh hưởng đến nội dung hay cách thức hoạt động của mình thì cần trao đổi lại để tìm phương án thay thế phù hợp hơn. Nếu hai bên không thể đi đến thống nhất và thấy “thiệt” cho nhóm/CLB của mình quá thì thảo luận lại trong nhóm xem có nên tìm nhà bảo trợ/tài trợ khác không.

• Rõ ràng trong quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên.  Sau khi hỏi các yêu cầu của nhà tài trợ/bảo trợ rồi thì cần tóm lại quyền của nhóm thế này, trách nhiệm của nhóm thế kia để hai bên cùng thống nhất một lần nữa và chốt. Nếu phía đối tác không yêu cầu quyền lợi hay trách nhiệm gì từ nhóm thì thử bão não về những điều đó để đưa ra. Như thế phía đối tác sẽ đánh giá cao tính chuyên nghiệp của nhóm cũng như nhiệt tình hỗ trợ mình.

• LÀM VIỆC PHẢI CÓ VĂN BẢN.  Sau khi thống nhất quyền lợi, trách nhiệm rồi thì phải ghi thành văn bản (tạm gọi là biên bản bảo trợ), có xác nhận từ hai bên để đối chiếu về sau. Văn bản có thể là email confirm từ hai bên hoặc tốt nhất là bản in có chữ ký đóng dấu của tổ chức và chữ ký của đại đại diện nhóm/CLB. Trong văn bản nên đề cập đến điều kiện chấm dứt biên bản và thời hạn biên bản có hiệu lực. Có văn bản rồi thì sau này nhà tài trợ/Bảo trợ yêu cầu này kia mình cứ mang văn bản ra đối chiếu, không sợ bị “bắt nạt”.
•  Xử lý tình huống chấm dứt bảo trợ/tài trợ trước thời hạn.  Trường hợp này ít xảy ra nhưng các bạn đọc để lưu ý. Trong trường hợp nào đó (ví dụ bên đó can thiệp, làm sai những điều đã ký) một trong hai bên chấm dứt bảo trợ/tài trợ trước thời hạn thì phải có văn bản trao đổi rõ lý do (email có xác nhận từ hai bên hoặc biên bản chấm dứt bảo trợ có chữ ký 2 bên), public ngay thông tin trên các kênh của dự án một cách khéo léo (thay vì nói là anh làm sai thì nói là hoạt động của nhóm đã lớn, có thể độc lập được và cảm ơn đàng hoàng). Mình biết một nhóm dự án ngừng nhận bảo trợ từ một trang tin điện tử trước thời hạn vì đơn vị này có dấu hiệu lợi dụng dự án vì mục đích lợi nhuận. Trang tin này sau đó đã cho đăng tải một loạt bài báo sai sự thật về lý do chấm dứt bảo trợ và “nói xấu” dự án. Vì không có văn bản chứng minh nên nhóm đã rất vất vả trong quá trình đàm phán để trang tin gỡ bài và đính chính. Trong trường hợp này, nếu bạn có văn bản và công bố thông tin rõ ràng vấn đề sẽ được giải quyết rất nhanh gọn và quyền lợi của nhóm sẽ được đảm bảo.

IV.Một số lưu ý khi làm việc với các đơn vị bảo trợ/tài trợ hay các bên liên quan khác

Mình định chia sẻ phần này trong một bài viết khác, nhưng “mai dài cán thuổng”, thôi thì các bạn chịu khó đọc dài một chút nhé.

Các bạn thanh niên nhà mình rất hồn nhiên, tự nhiên nên có một số điều làm các bạn/nhóm/CLB mất điểm mà không biết. Cái này gọi đúng là “hồn nhiên vô số tội”. Dưới đây là một số điều mình kéo áo nhắc nhở nhé. Mình nhớ cái nào viết cái đó chứ không theo thứ tự ưu tiên nào cả. (Thử đếm xem bạn mắc bao nhiêu lỗi trong các lỗi dưới đây : )

1.Sau khi đạt được mục tiêu (nhận được bảo trợ/tài trợ) quên béng đối tác.

Dù đối tác có yêu cầu hay không bạn cũng nên chủ động cập nhật tình hình hoạt động/dự án của mình và hỏi thăm họ. Bạn có thể cập nhật ngắn gọn qua email và định kỳ (hai tuần/lần hay tháng/lần hay theo từng hoạt động) reply lại email đó để cập nhật tiếp. Như vậy sẽ dễ dàng theo dõi và tránh làm phiền cho đối tác. Trong trường hợp bạn không chắc chắn có nên email cập nhật thường xuyên hay không thì nên hỏi. Ví dụ: Nhóm em mong muốn chia sẻ với quý công ty/anh, chị/tổ chức những thành công của dự án, liệu em có thể gửi email hàng tuần/hàng tháng cho tổ chức/anh, chị được không?

Đặc biệt với các dự án nhận tài trợ của doanh nghiệp, thường họ sẽ không yêu cầu gửi lại bảng kê các khoản chi, nhưng vẫn nên gửi lại. Trong dự án (tên) chúng em đã nhận được sự hỗ trợ từ phía tổ chức với hiện vật/tiền mặt như sau. Chúng em đã sử dụng hỗ trợ đó vào các khoản (đính kèm bảng kê chi tiết). Nếu còn thừa ghi rõ hướng sử dụng, xin phép tổ chức ủng hộ hướng giải quyết đó. Nếu thiếu cũng có thể chia sẻ cách mình xử lý. Làm được điều này tổ chức đó sẽ đánh giá rất cao các bạn trong việc sử dụng hiệu quả nguồn lực cũng như minh bạch thông tin. Lần sau nếu đến xin tài trợ cũng dễ dàng hơn.

Sau khi chấm dứt bảo trợ/tài trợ cũng có thể duy trì mối quan hệ thông qua email/gọi điện chúc mừng những dịp đặc biệt của tổ chức/ngày lễ trong năm.

2. Không đọc kỹ thông tin được cung cấp + hỏi đi hỏi lại các thông tin đó

Trong khóa học Be Change Agents Live&Learn có xây dựng tình huống trải nghiệm: yêu cầu các bạn đọc nội quy lớp gồm các bước hoàn thành thủ tục vào lớp. Đa số học viên thường xông thẳng đến bàn đăng ký và bị yêu cầu đọc đi đọc lại rất nhiều lần. Điều này cũng xảy ra tương tự trong rất nhiều tình huống thực tế, khi làm việc với phòng đào tạo ở trường, làm chứng minh thư, hộ chiếu, vân vân và vân vân.

Người trẻ mình cũng mắc cái bệnh đọc lướt. Những văn bản quan trọng thì thường chán và bị lướt qua trong vài giây trong khi có thể đọc cả bài dài ngoằng về hot boy, hot girl mặc gì, ăn gì, nói gì. Nguy hiểm quá.

Nhớ nhé. Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng trước khi dùng. Khi nào chắc chắn không có thông tin đó thì mới hỏi. Đừng ngại hỏi nhưng nên hỏi đúng. Có thể bạn chỉ hỏi một lần nhưng người trả lời có thể đã bị hỏi cùng câu đó hàng chục lần. Thử đặt mình vào tính huống đó xem, bạn có thể kiên nhẫn trả lời thấu đáo đến lần thứ 15 về các thông tin đã được hướng dẫn?

3. Giục đối tác (thời gian, trả lời email, điện thoại…)

Tối kị cái này. Hoạt động bảo trợ/tài trợ của nhóm bạn có thể không nằm trong kế hoạch làm việc của tổ chức đó. Điều này đồng nghĩa với việc khi nhận lời hỗ trợ bạn là họ đã tự thêm việc cho mình. Lẽ dĩ nhiên họ sẽ ưu tiên các deadline trong kế hoạch công tác trước khi xử lý các phần việc khác. Nên đừng nhắn tin, gọi điện hoặc email tiêu đề {urgent} liên tục đề giục họ. Có thể bạn sẽ đạt được mục đích nhưng đối tác của bạn chẳng vui vẻ gì, và họ sẽ tránh bạn trong những lần sau.

Để làm được điều này nên lường trước khoảng thời gian chờ để gửi thông tin và khéo léo hẹn deadline. Có một bạn viết thư cho mình rất khéo: “Nếu chị quá bận chưa kịp trả lời trước ngày xyz, em xin phép được gọi điện thoại để trao đổi trực tiếp với chị ạ.” Trong trường hợp đột xuất bạn cần câu trả lời thì nên gửi một email về thông tin kèm xin lỗi và khéo léo hẹn giờ liên hệ trực tiếp bằng điện thoại.

4. Liên hệ không đúng người, đúng việc

Trong tổ chức có nhiều vị trí khác nhau đảm nhận những công việc khác nhau. Hãy tìm hiểu kỹ xem bảo trợ thông tin thì liên hệ với ai, mượn phòng họp gặp ai…đừng “bốc” đại người một người bạn biết trong tổ chức đó để trình bày tất cả những điều bạn muốn. Vì (1) người đó không rảnh để giúp bạn, (2) mất thời gian forward thông tin tới người có trách nhiệm (thêm một lượt trình bày) (3) khi thông tin đến được với người có trách nhiệm có thể xảy ra các tình huống: Chậm công việc của bạn/người tiếp nhận không thích thú gì khi phải nhận thông tin qua người khác/Thông tin bị tam sao thất bản.

Nếu bạn không chắc ai phụ trách việc, muốn biết phải hỏi, và khi hỏi thì phải lịch sự, đĩnh đạc (không sợ hãi, rụt rè chi hết).

5. Thời gian lung tung

Các bạn sinh viên rảnh rang, giờ chơi, giờ học, giờ làm việc không cố định. Nhưng đối tác của các bạn thì không. Vậy nên cố gắng liên hệ công việc vào giờ hành chính (8h – 17h), tránh giờ nghỉ trưa, tránh ngày cuối tuần. Trong trường hợp khẩn cấp thì nhắn tin xin phép trước rồi hãy gọi.

Bản thân mình đón nhận rất nhiều cuộc gọi “bất kể giờ giấc của các bạn”, 5h sáng, 11h tối, 12h30 trưa hay “được giục check email” cuối tuần; mình vẫn trả lời điện thoại của các bạn (email thì không : ) vì mình từng có giai đoạn sinh viên “vô giờ giấc” như vậy nên rất thông cảm. Nhưng mình không khuyến khích đâu nhé, vì (1) đối tác sẽ thấy các bạn không chuyên nghiệp, làm việc không khoa học (2) thiếu tế nhị (3) làm giảm sự nhiệt tình của đối tác với nhóm/CLB.

<Để rèn luyện thói quen tốt cho các bạn trẻ, sau note này mình sẽ xem xét từ chối trả lời điện thoại công việc ngoài giờ hành chính; mời đi chơi, uống nước tâm sự thì được>

6. Email “ẩu”

Thiếu tiêu đề email, nội dung không kính thưa, chào hỏi, kết thư không cảm ơn, thiếu file đính kèm, sai chính tả…cái này thì nhiều lỗi lắm. Bản thân mình cũng mắc phải một số lỗi trên. Nhắc nhở để chúng mình cùng sửa. 

Một lưu ý về file đính kèm: Nên lưu file định dạng “.doc” (word 2003 – có thể cài đặt mặc định trong word) để đảm bảo người nhận ai cũng đọc được. Các bạn trẻ thích cập nhật các phần mềm/ứng dụng mới nhất nhưng không phải ở đâu cũng vậy (đặc biệt là trường học hay một số tổ chức nhà nước, máy tính có tuổi thọ lâu đời và ít người chăm sóc). Mình cứ an toàn sử dụng nhé.

Nếu gửi link tài liệu online thì cần check trước khi gửi xem người ngoài có thể tiếp cận tài liệu được hay không, người được view, được edit đã được chỉnh quyền đó chưa.

————–

Nếu các bạn bạn đã đọc hết note dài ơi là dài này hẳn thông tin có phần hữu ích. Mình chỉ mong vậy thôi ah.

Nếu các bạn có câu hỏi gì liên quan đến tổ chức, thực hiện hoạt động hay NGO hay gì gì đó thì cứ inbox nhé (giờ nào cũng được). Mình biết mình sẽ viết note trả lời, không biết thì sẽ giới thiệu người biết trả lời giúp hoặc nói là mình không biết ^^. 

🤗🤗Cảm ơn bạn @Vuong Loan đã cho phép iVolunteer chúng mình được chia sẻ thông tin vô cùng hữu ích này đến với nhiều bạn trẻ. Hi vọng qua bài viết này các bạn trẻ sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm trong các hoạt động xã hội, đóng góp được nhiều điều tốt đẹp cho cuộc sống. 

 

Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/150

Các khóa học iVolunteer chia sẻ bao gồm 2 hình thức: miễn phí và trả phí. Các nền tảng cung cấp khóa học có thể thay đổi thành miễn phí - trả phí bất cứ lúc nào mà không cần báo trước. Để biết thêm chi tiết, bạn vui lòng truy cập tại link đính kèm trong bài đăng. Cảm ơn các bạn đã quan tâm!