Bạn muốn nhân viên cảm thấy bản thân họ là một phần của tập thể và cam kết cho sự thành công của công ty?
Vậy hãy cân nhắc đến “Onboarding”, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu được cách mà “Onboarding” có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ đều mong muốn một nhân viên gắn bó lâu dài và thật sự có năng lực dành cho công ty. Khi ai đó tham gia vào nhóm của bạn, bạn muốn họ cảm thấy bản thân họ là một phần năng động của tổ chức. Bạn cần tham gia vào quy trình tuyển dụng mới nếu bạn muốn đảm bảo nhân viên mới của mình cảm thấy thoải mái trong vai trò mới của họ và tạo ra tiếng nói cho một môi trường làm việc hiệu quả. Ở đây, hãy cùng chúng tôi khám phá xem “Onboarding” đối với nhân viên là gì và tại sao nó lại rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp nhé!
“Onboarding” được hiểu là một quá trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới, giúp những người mới tiếp xúc, làm quen và hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp lẫn công việc để họ tự tin cống hiến năng lực của bản thân. Qua đó, nhân viên mới sẽ được tiếp thu nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử, giao tiếp… cần thiết và trở thành thành viên hiệu quả của tập thể. Nhân viên mới càng hòa nhập nhanh thì hiệu quả công việc càng được nâng lên và vì thế, đóng góp cho doanh nghiệp cũng sẽ tăng đáng kể.
“Onboarding” khác với định hướng. Định hướng thường là bước đầu tiên trong quy trình “Onboarding”. Đó là quá trình giới thiệu cho nhân viên mới về văn hóa, sứ mệnh cũng như tầm nhìn của công ty và có thể bao gồm một video chào mừng từ Giám đốc điều hành. Hầu hết các định hướng chỉ kéo dài trong khoảng một ngày.
Tuy nhiên, quy trình “Onboarding” không chỉ đơn giản sẽ kết thúc sau một ngày. Quy trình này được bắt đầu với lời mời làm việc và tiếp tục được kéo dài sau thời gian thử việc. Những nhân viên mới thích hợp và sẽ được chọn vào công ty thông qua quá trình này. Bạn có thể đảm bảo rằng những nhân viên mới của bạn cảm thấy như họ được trao quyền và có động lực ngay từ ngày đầu tiên bằng cách thực hiện chiến lược “Onboarding” hiệu quả dành cho nhân viên.
Nhân viên là một trong những khoản đầu tư quan trọng nhất mà công ty của bạn có thể thực hiện, vì vậy bạn cần đảm bảo rằng những khoản đầu tư này xứng đáng. Và “Onboarding” chính là một khoản đầu tư vào sự thành công trong tương lai của một nhân viên mới. Để người mới đạt được thành công, bạn phải cung cấp cho họ kiến thức, nguồn lực và sự hỗ trợ phù hợp. Quy trình “Onboarding” hiệu quả sẽ:
- Giúp đỡ và đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy tắc:
Các chương trình, quy tắc tuân thủ sẽ giữ cho doanh nghiệp một sự an toàn nhất định. Trong quá trình “Onboarding”, đào tạo về sự tuân thủ cho một nhân viên mới sẽ tạo ra âm hưởng trong cách họ tương tác với khách hàng và các thành viên khác trong tập thể.
Không thể mạo hiểm với cách tiếp cận phi tiêu chuẩn đối với các thủ tục, giấy tờ cần phải tuân thủ, đặc biệt là vì các cơ quan quản lý đang tăng cường kiểm tra các biểu mẫu và các tài liệu tuyển dụng khác. Đừng thúc giục người mới bắt đầu làm việc mà không hoàn thành các thủ tục tuân thủ về tài liệu, xác minh nhân viên và ủy quyền tuyển dụng. Khi các tổ chức bỏ qua yếu tố tuân thủ trong quá trình “Onboarding” thì hiệu suất làm việc của nhân viên chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng.
- Giúp nhân viên trở nên phù hợp với văn hóa của tổ chức:
Văn hóa của một tổ chức được xác định bởi các quy ước, niềm tin cốt lõi và mục tiêu mà tổ chức hướng đến. Hầu hết mọi người cũng đánh giá cơ hội việc làm của bản thân dựa trên tiêu chí này. Bằng cách truy cập vào trang web của tổ chức, các nhân viên mới sẽ rất dễ dàng để gặp gỡ và tiếp cận văn hóa của công ty.
Văn hóa của một công ty không chỉ mô tả thái độ làm việc của tập thể mà còn phản ánh cách mà các nhân viên tương tác, hợp tác và tạo ra kết quả như thế nào. Nói một cách đơn giản, văn hóa nói về cách thức hoạt động tại công ty. Và “Onboarding” chính là cơ hội của công ty để trả lời cho những câu hỏi đó.
Ấn tượng đầu tiên có thể có tác động lâu dài đến cách mà một mối quan hệ phát triển. Khi cách hiểu về quan điểm của công ty và những gì mà doanh nghiệp cung cấp, nhân viên mới có thể sắp xếp được các mục tiêu nghề nghiệp của họ khi làm việc với công ty.
- Tăng mức độ tương tác và năng suất làm việc:
Các tổ chức có nhiều nhân viên gắn bó hơn sẽ đạt được doanh thu cao và kết quả tốt hơn rất nhiều. Rất ít người khi bắt đầu một công việc mới có thể biết chính xác bản thân mình phải làm gì và làm như thế nào.
Như vậy, bạn sẽ có cơ hội để giải thích những kỳ vọng cốt lõi, giải quyết những điều còn mơ hồ và trả lời cho các câu hỏi về những gì mà doanh nghiệp của bạn phải cung cấp như một phần của quá trình “Onboarding”. Quá trình “Onboarding” tốt sẽ thể hiện cam kết của tổ chức đối với từng cá nhân trong tập thể, từ đó dẫn đến việc nhân viên sẽ gắn bó và có mối liên hệ lâu dài với tổ chức. Ngoài ra, điều đó còn giúp đảm bảo rằng nhân viên mới nhận thức được trách nhiệm và vị trí của họ trong tổ chức.
- Trang bị các công cụ và tài nguyên cần thiết:
Khả năng sử dụng các công cụ và nguồn lực phù hợp có liên quan trực tiếp đến mức độ thành công của những người mới. Tất cả mọi thứ, từ việc cung cấp cho nhân viên những công cụ họ yêu cầu đến thiết lập kết nối lâu dài với quản lý và lãnh đạo đều được đề cập trong quá trình này. Nhân viên được làm việc trong môi trường năng động và vui vẻ thì năng suất đạt được sẽ cao hơn. Một môi trường làm việc tích cực sẽ góp phần tăng sự gắn bó lâu dài của nhân viên với công ty.
- Giúp giảm chi phí tiêu thụ của doanh nghiệp:
Việc giữ chân nhân viên của một tổ chức rất quan trọng bởi sẽ có rất nhiều chi phí tốn kém phát sinh và có vấn đề bất kỳ lúc nào mà doanh nghiệp không thể lường trước. Khi một nhân viên nghỉ việc, tổ chức sẽ bị tiêu hao năng lượng, thời gian và tài nguyên. Kết quả là làm mất năng suất, giá trị và thời gian. Ngoài ra, còn có các chi phí liên quan đến việc thuê nhân công tạm thời, tuyển dụng ứng viên và tiến hành kiểm tra lý lịch.
Nhân viên nghỉ việc vì hai lý do chính: kỳ vọng không được đáp ứng và thiếu đào tạo. Điều quan trọng là phải có một kế hoạch “Onboarding” toàn diện vì nhân viên khả năng cao sẽ ở lại với một công ty cung cấp con đường phát triển nghề nghiệp liên tục và trả lương cao cho họ. Ngoài ra, các tổ chức đầu tư vào quy trình “Onboarding” hiệu quả sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí khi giữ chân được nhân viên gắn bó lâu dài với công ty.
- Giúp trau dồi các kỹ năng hợp tác, cố vấn và lãnh đạo:
Trong quá trình “Onboarding”, người quản lý có thể thực hiện nhiều bước cụ thể để thúc đẩy mối quan hệ bền vững và lâu dài với nhân viên. Một chương trình “Onboarding” hiệu quả sử dụng yếu tố con người để kết nối nhân viên cũ và mới, theo cách cảm xúc cá nhân. Các nhà quản lý có thể sử dụng quá trình đó để giúp các thành viên phát triển, truyền đạt kiến thức về thể chế cũng như tạo được “bước đệm” để phát triển cho các nhà lãnh đạo tương lai của tổ chức.
Bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên theo đuổi các vai trò, chức vụ,… khác trong công ty thay vì tìm kiếm công việc mới. Bằng cách giới thiệu cho nhân viên mới những “sợi dây” và các khía cạnh quan trọng khác của môi trường làm việc vào ngày đầu tiên, bạn đã phần nào loại bỏ được sự lúng túng của họ. Bạn không nên bỏ mặc nhân viên mới của mình nếu bạn muốn chương trình “Onboarding” thành công. Người cố vấn có thể đóng vai trò như một nguồn lực để người mới thiết lập được mối quan hệ với các đồng nghiệp cũng như hướng dẫn, trấn an và định hướng lại cho họ về văn hóa và tầm nhìn của công ty. Các nhà lãnh đạo sẽ giúp nhân viên phát triển các kỹ năng của họ bằng cách đồng cảm và thấu hiểu cho những gì mà họ đang có.
Các nhà quản lý nhân sự có thể phát triển các thành viên của nhóm, truyền lại kiến thức về thể chế, quy định và đóng góp vào sự phát triển của các nhà lãnh đạo tương lai. Khi làm việc trong một môi trường như vậy, nhân viên sẽ có động lực để theo đuổi các trách nhiệm trong tổ chức hơn là tìm kiếm các cơ hội việc làm khác.
- Giúp các nhà quản lý có trách nhiệm giải trình:
Một người quản lý với kinh nghiệm hạn chế có thể phá hủy một đội ngũ tốt bằng cách đuổi những nhân viên giỏi nhất ra đi và cách chức những người còn lại. Các cuộc họp (giữa người quản lý và nhân viên hoặc các cuộc họp nội bộ), đặc biệt là các cuộc họp đầu tiên luôn đóng vai trò quan trọng, là chỉ số đánh giá sự hài lòng của nhân viên.
Những cuộc họp như thế giúp tạo mối quan hệ thân thiết, tạo tiếng nói cho nhân viên và khiến ban quản lý càng có thêm trách nhiệm. Người sử dụng lao động có thể giữ chân một nhân viên tài năng và tránh tuyển dụng định kỳ bằng cách tổ chức các cuộc họp như vậy một cách định kỳ.
- Giúp đưa nhân viên từ xa đến gần hơn với công ty:
Đại dịch COVID-19 đã dẫn đến sự gia tăng việc làm từ xa tại các công ty như nhà bán lẻ trực tuyến, công ty vận chuyển và công ty truyền thông. Có lẽ còn khó hơn để đưa những người làm việc từ xa tiếp cận gần hơn với doanh nghiệp. Do tính chất công việc, họ không thể trực tiếp hình thành các mối quan hệ hữu cơ và không thể quan sát văn hóa công ty. Do đó, điều quan trọng là phải hỗ trợ họ không chỉ trong việc chuẩn bị cho công việc mà còn kết nối với văn hóa công ty từ xa.
Chương trình “Onboarding” của tổ chức có thể giúp nhân viên thích nghi với vai trò và môi trường làm việc mới, cung cấp cho họ thông tin và công cụ cần thiết để thành công trong vai trò của mình và cho phép họ trở thành thành viên ưu tú của nhóm.
Khi nói đến chương trình “Onboarding” tại một tổ chức, điều quan trọng là phải tuân theo quy tắc năm chữ “C” để đảm bảo rằng tất cả các chìa khóa dẫn đến thành công đều được giải quyết. Đó là: “Compliance, clarification, confidence, connection, and culture” (nghĩa là “Tuân thủ, làm rõ, tự tin, kết nối và văn hóa”), tạo nên năm chữ “C” của quá trình “Onboarding” hiệu quả. Theo đó:
- “Compliance” đề cập đến việc tuân thủ các quy tắc và nghĩa vụ pháp lý.
- “Clarification” là quá trình đảm bảo rằng nhân viên mới hiểu được vai trò và kỳ vọng về hiệu suất của họ.
- “Confidence” đề cập đến mức độ mà nhân viên mới cảm thấy rằng họ có thể hoàn thành tốt công việc và vươn lên trước những thách thức mới. Đó là một trạng thái tự tin từ trong tâm trí.
- “Connection” đề cập đến cảm giác được chấp nhận và đánh giá cao như một nhân viên mới. Những nhân viên mới cảm nhận được sự kết nối với đồng nghiệp của họ sẽ giúp họ cảm thấy như được khuyến khích và có cảm giác an toàn.
- “Culture” có thể được định nghĩa là mức độ hiểu biết của nhân viên mới về các chuẩn mực, giá trị, câu chuyện và biểu tượng của tổ chức mới của họ. “Onboarding” là một phần quan trọng trong việc hình thành, duy trì và thay đổi văn hóa của bất kỳ một tổ chức nào.
Các doanh nghiệp tập trung vào năm điểm “C” sẽ có khả năng tiếp cận và đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn so với những doanh nghiệp khác.
Một trong những tài sản lớn nhất của công ty là nhân viên. Nếu bạn khuyến khích và kích thích họ cũng như khiến họ cảm thấy mình là một phần trong sứ mệnh của công ty, bạn có thể thu hút và giữ chân những nhân viên giỏi nhất. Bạn có thể đạt được điều đó thông qua một quy trình tích hợp được lập kế hoạch phù hợp giúp họ trở thành thành viên của một tập thể thật sự hiệu quả. Vì những nhân viên làm việc hiệu quả đều quan tâm đến mục tiêu của họ và của công ty nên họ có nhiều khả năng sẽ ở lại với công ty hơn. Điều đó có nghĩa là quá trình “Onboarding” có tác động đáng kể đến việc giữ chân những người xuất sắc và đảm bảo cho sự thành công lâu dài của công ty bạn.
———————————
Xin cảm ơn những chia sẻ vô cùng hữu ích của tác giả!
- Theo: opportunitydesk.org
- Tác giả: Jude Ogar.
- Người dịch: Cao Ngọc Thiên Hoa – Nguồn iVolunteer Vietnam.
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/7334
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
