Thư chứng nhận và thư giới thiệu là các loại thư từ khác nhau thường được sử dụng trong quá trình nộp đơn. Việc hiểu khi nào sử dụng thư chứng nhận và thư giới thiệu có thể sẽ giúp nâng cao cơ hội được nhận vào một vị trí tuyển dụng, vị trí học tập hoặc sự công nhận cụ thể của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về từng loại thư là gì, khi nào nên sử dụng, ai thường viết nó và những mẹo hay để yêu cầu đối tượng viết một trong những bức thư này cho bạn.
Thư chứng nhận là gì?
Thư chứng nhận là một lời nhận xét chung về tính cách, đạo đức làm việc hoặc khả năng của một người. Thư sẽ xác nhận rằng người viết biết bạn và có thể xác minh một số sự kiện nhất định về bạn và hiệu suất hoặc dự đoán hiệu suất làm việc của bạn. Thông thường, nó không đề cập trực tiếp tới một cơ hội việc làm nhưng là tài liệu bổ sung về sự chấp thuận của người khác và được sử dụng khi cần thiết.
Thư giới thiệu là gì?
Thư giới thiệu là thư nêu bật hoặc nhấn mạnh các kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm và khả năng giúp ứng viên đạt điều kiện tốt nhất cho một cơ hội nhất định, chẳng hạn như một vai trò cụ thể trong công ty hoặc ứng tuyển vào một chương trình được xác định rõ ràng. Người viết xác định các phẩm chất của người được giới thiệu với mục đích xác minh thế mạnh của họ với tư cách là một ứng viên. Khi soạn thảo thư giới thiệu, người viết nên cung cấp các ví dụ liên quan từ kinh nghiệm cá nhân và nghề nghiệp của ứng viên và giải thích vì sao những ví dụ đó liên quan trực tiếp đến vị trí hoặc chương trình ứng viên mong muốn.
Sự khác biệt giữa thư chứng nhận và thư giới thiệu
Trong quá trình nộp đơn, bạn có thể cần phải cung cấp thư giới thiệu hoặc thư chứng nhận. Nếu bạn không chắc chắn nên nộp cái nào, bạn hoàn toàn có thể hỏi. Tìm hiểu những gì nhà tuyển dụng đang tìm kiếm và kỳ vọng của họ để bạn có thể chuẩn bị cho phù hợp.
Dưới đây là một số điểm khác biệt chính:
Mục đích
Bạn có thể sử dụng thư chứng nhận khi bạn cần tham khảo về tính cách bây giờ hoặc này. Người viết loại thư này có thể tập trung về điểm mạnh, phẩm chất và khả năng chung của một người. Bạn có thể nộp bức thư này cho nhiều vị trí khác nhau – chẳng hạn như thực tập, việc làm, và cao học – bởi vì nó không được gửi cho bất kỳ ai cụ thể.
Bạn có thể sử dụng thư giới thiệu khi bạn cần được giới thiệu cho một cơ hội cụ thể. Loại thư này sẽ chi tiết hơn thư chứng nhận và trình bày rõ ràng các kỹ năng hoặc kiến thức nhất định có thể giúp bạn trở thành ứng viên lý tưởng cho vị trí hoặc cơ hội. Thư giới thiệu cũng có ảnh hưởng lớn do tính thẩm quyền, độ sâu và sự cụ thể của nó. Ngoài ra, thư thường được gửi trực tiếp từ người viết đến nhà quản lý tuyển dụng hoặc giám đốc chương trình.
Thời điểm sử dụng
Thư chứng nhận có giá trị nếu bạn cần đánh giá tính cách hoặc thư có sẵn dành cho cơ hội việc làm, giáo dục hoặc tình nguyện.
Nếu bạn cần một lá thư cho một vị trí việc làm xác định, chương trình giáo dục hoặc cơ hội đặc biệt khác, bạn nên sử dụng thư giới thiệu. Một lá thư giới thiệu có thể sử dụng để đánh giá sâu hơn về hiệu suất của bạn trong một lĩnh vực làm việc hoặc chuyên ngành giáo dục. Ngoài ra, những lá thư này có thể sử dụng để khen thưởng hoặc sự công nhận cho các giải thưởng hoặc học bổng cụ thể.
Người viết
Cả hai loại thư đều có thể yêu cầu từ cấp trên hoặc giáo sư cũ của bạn.
Nếu bạn cần thư chứng nhận, chọn một cá nhân đáng tin cậy mà bạn có mối quan hệ tích cực về cá nhân hoặc công việc và đảm bảo họ có thể cung cấp cho bạn tài liệu tham khảo kỹ lưỡng về bản thân bạn. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu cấp trên viết một lá thư chứng nhận nêu bật thái độ tích cực của bạn tại nơi làm việc và số lần bạn ở lại sau giờ làm để hoàn thành công việc hoặc giúp đỡ đồng nghiệp.
Nếu bạn cần thư giới thiệu, chọn người có kiến thức sâu rộng về kỹ năng hoặc trình độ của bạn và ví dụ cụ thể để hỗ trợ sẽ giúp ích cho bạn. Ví dụ, nếu bạn đang ứng tuyển cho vị trí thực tập mùa hè tại một công ty luật, bạn có thể yêu cầu giáo sư nghiên cứu pháp lý giải thích những gì bạn đã học trong suốt quá trình học và kiến thức đó có thể giúp bạn thành công như thế nào trong lĩnh vực pháp lý. Ngoài ra, nếu công ty luật chuyên về bất động sản, bạn nên nhờ giáo sư đã giảng dạy khóa học về bất động sản hoặc luật dân sự để viết thư giới thiệu cho bạn.
Ví dụ về thư chứng nhận và thư giới thiệu
Dưới đây là các ví dụ về thư chứng nhận và thư giới thiệu để giúp bạn hiểu được sự khác biệt:
Ví dụ về một lá thư chứng nhận
Tôi đã biết Jane Marshall được năm năm bởi vì cô ấy là một sinh viên trong khóa học Văn học Anh của tôi. Cô ấy đã tham gia sáu khóa học với tôi trong suốt thời gian học đại học và làm gia sư cho các sinh viên năm nhất của tôi trong hai học kỳ vào năm cuối của cô ấy.
Cô ấy là một sinh viên chăm chỉ, tận tâm với công việc của mình và luôn hoàn thành đúng thời hạn. Cô ấy thích hoàn thành bài tập cá nhân hoặc trong một nhóm. Bạn cùng lớp của cô ấy thường hỏi cô ấy, và cô ấy luôn sẵn lòng giúp đỡ. Jane là một cá nhân thông minh, tốt bụng, đầy quyết tâm với một tương lai tươi sáng phía trước. Bài báo cáo của cô ấy về chủ đề thần học trong văn học Anh được viết rất sâu sắc và chuyên nghiệp.
Tôi chắc chắn cô ấy sẽ là một nhân viên tuyệt vời với bất kỳ doanh nghiệp nào có may mắn được làm việc với cô ấy.
Vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác.
Trân trọng,
Omar Fieldsomarfields@email.com
555-555-1234
Ví dụ về một lá thư giới thiệu
Kính gửi ông Hopkins,
Tôi rất vui mừng khi giới thiệu Jane Marshall cho vị trí quản lý bán hàng.
Tôi đã từng là Giám đốc bán hàng khu vực cho Big Game Products trong 15 năm. Jane bắt đầu sự nghiệp với công ty chúng tôi chín năm trước với tư cách là một nhân viên bán hàng. Kể từ đó, cô ấy đã được thăng chức vài lần và hiện đang dẫn đầu riêng đội ngũ 12 nhân viên bán hàng.
Nhóm của Jane liên tục nằm trong tốp 10% trong số 25 nhóm bán hàng của công ty chúng tôi. Cô ấy được đồng nghiệp quý mến và nổi bật trong việc quản lý, cống hiến để cải thiện quy trình và khả năng hòa nhập tốt với bất kỳ nhóm người nào.
Cô ấy khuyến khích nhóm của mình, và không chỉ là một người bán hàng giỏi, cô ấy còn tuyệt vời hơn với tư cách là một người cố vấn.
Tôi hoàn toàn hài lòng giới thiệu cô ấy với vị trí này.
Vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác.
Trân trọng,
Omar Fieldsomarfields@email.com
555-555-1234
Cách để yêu cầu thư chứng nhận hoặc thư giới thiệu
Dưới đây là các bước giúp bạn yêu cầu thư chứng nhận hoặc thư giới thiệu:
1. Chọn người để yêu cầu
Nếu bạn cần nhiều thư tham khảo và thư chứng nhận, chọn một nhóm đa dạng gồm những người như cấp trên cũ, quản lý, giáo sư hoặc người cố vấn. Khi chọn người để viết thư chứng nhận, bạn có thể chọn một người bạn, nhưng không phải thành viên gia đình, để soạn cho bạn thông tin tham khảo cá nhân hoặc tính cách. Bạn cũng có thể cân nhắc đồng nghiệp trong công ty hoặc trong lĩnh vực liên quan.
Khi yêu cầu thư giới thiệu, điều quan trọng là chọn một người thật sự hiểu năng lực của bạn cho vị trí hoặc cơ hội cụ thể và khả năng của bạn trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Cách tốt nhất là lựa chọn một người có nhiều quyền hạn trong lĩnh vực hoặc học thuật để người phỏng vấn đánh giá cao thông tin của họ.
2. Xác định thời điểm yêu cầu
Thời điểm sẽ quan trọng khi yêu cầu thư chứng nhận hoặc thư giới thiệu vì bạn sẽ muốn cho người viết đủ thời gian để cân nhắc nội dung và chuẩn bị bức thư. Thông thường, bạn sẽ nhận được thời hạn để cung cấp một lá thư hoặc hoàn thành đơn ứng tuyển. Hãy đảm bảo tiếp cận những người được bạn yêu cầu trước thời hạn đó.
Nếu bạn được cho ít thời gian hơn so với thời gian thích hợp để hoàn thành bức thư đó, hãy hỏi càng sớm càng tốt và xin lỗi vì giới hạn thời gian. Việc cung cấp nhiều thông tin về bản thân sẽ giúp người viết soạn thảo hiệu quả lá thư trong giới hạn thời gian, đặc biệt những lúc thời hạn cận.
3. Liên hệ với người hoặc những người bạn chọn
Bằng cách nói chuyện trước với người viết mà bạn chọn, bạn có thể biết được những phẩm chất tích cực và hữu ích hoặc những sự kiện họ sẽ chia sẻ về bạn. Hãy lịch sự và chuyên nghiệp khi liên hệ với những cá nhân này, và thể hiện sự trân trọng của bạn đối với thời gian của họ dành ra.
Nếu một người từ chối viết thư cho bạn, hãy cảm ơn vì đã dành thời gian và chuyển sang người tiếp theo.
4. Cung cấp các chi tiết cần thiết
Người quản lý hoặc người giám sát khi xem xét đơn ứng tuyển của bạn thường vạch ra các hướng cụ thể trong việc nộp thư chứng nhận và thư giới thiệu. Một số yêu cần bản kỹ thuật số, trong khi những người khác lại muốn tất cả tài liệu được gửi cùng nhau. Nhiều công ty và chương trình sẽ ưu tiên việc thư giới thiệu được người viết gửi trực tiếp đến một địa chỉ cụ thể hoặc sử dụng một biểu mẫu được chỉ định. Hãy đảm bảo bạn đã sẵn sàng để chia sẻ biểu mẫu, hướng dẫn và thời hạn liên quan đến những cá nhân đã đồng ý viết thư cho bạn.
———————————————————————————————–
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích
- Bài viết gốc: www.indeed.com
- Người dịch: Đoàn Bảo Ngân
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Đoàn Bảo Ngân – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/9301
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
