💥Những nhân viên văn thư làm gì?
Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tổ chức và duy trì các tài liệu của công ty cũng như hệ thống lưu trữ và phân loại của công ty. Nhân viên văn thư phải có hệ thống xác minh để đảm bảo việc nộp hồ sơ chính xác. Họ cũng chịu trách nhiệm tạo ra các tập tin tài liệu hoặc giấy tờ để lưu hồ sơ. Họ cũng sẽ cập nhật và xác nhận tính chính xác của các tệp kỹ thuật số. Các nhiệm vụ khác mà nhân viên văn thư có thể thực hiện bao gồm:
- Thu thập dữ liệu từ nhân viên hoặc khách hàng
- Quét và tải lên các tài liệu giấy để lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số
- Tạo một hệ thống có tổ chức để sắp xếp các tập tin giấy và điện tử
- Giao tiếp với nhân viên để thông báo cho họ về nơi tìm thấy các tập tin nhất định
- Trả lời điện thoại gọi và hướng dẫn họ đến nhân viên phù hợp
💥Yêu cầu
Các nhân viên phải được đào tạo kỹ càng và sở hữu các kỹ năng thích hợp với vị trí trước khi nộp đơn bao gồm:
Trình độ
Hầu hết nhân viên hồ sơ có thể có được một vị trí với bằng tốt nghiệp trung học. Tuy nhiên, một số nhà tuyển dụng thích ứng viên có bằng cao đẳng hoặc cử nhân. Những người quan tâm đến việc trở thành thư ký hồ sơ có thể cải thiện cơ hội nhận được việc làm bằng cách tham gia các lớp học máy tính bao gồm các kỹ năng như tạo bảng tính hoặc sử dụng hệ thống xử lý văn bản.
Đào tạo
Không cần được đào tạo trước nhưng nhà tuyển dụng có thể thích những người có kinh nghiệm trong dịch vụ khách hàng hoặc vị trí thư ký. Nhân viên thường sẽ được đào tạo tại chỗ sau khi họ bắt đầu công việc, có thể kéo dài trong vài tuần. Trong thời gian này, họ sẽ được dạy cách sử dụng các chương trình máy tính tại công ty cũng như các thủ tục văn thư. Nếu một nhân viên hồ sơ làm việc trong một lĩnh vực chuyên môn, chẳng hạn như cho chính phủ hoặc chăm sóc sức khỏe, họ có thể cần một vài tháng đào tạo để tìm hiểu về các quy định của ngành.
Chứng chỉ
Không có chứng chỉ cụ thể cần thiết để trở thành nhân viên bán hồ sơ, nhưng kiếm được một vài chứng chỉ có thể giúp cải thiện kiến thức, kỹ năng và khả năng tuyển dụng của nhân viên. Một số chứng chỉ này có thể bao gồm:
- Chứng chỉ Microsoft Office: Ứng viên có thể tham gia nhiều lớp học khác nhau để nâng cao hiểu biết về Word và Excel. Họ có thể hoàn thành nhiều khóa học này trực tuyến.
- Chứng chỉ Thư ký Nhập dữ liệu và Tệp: Một số trường cao đẳng kỹ thuật và cộng đồng cung cấp chứng chỉ về nhập tệp và dữ liệu, có thể mang lại lợi thế cạnh tranh cho ứng viên.
- Chứng chỉ Quản lý Thông tin Kỹ thuật số: Chứng chỉ này có thể giúp ứng viên quen thuộc hơn với việc quản lý dữ liệu kỹ thuật số. Bạn có thể lấy điều này trực tuyến thông qua các trường kỹ thuật.
Các kỹ năng
Nhân viên hồ sơ cần có nhiều kỹ năng khác nhau để chuẩn bị cho vị trí này. Họ phải có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời khi lấy thông tin từ khách hàng hoặc nhân viên, vì có thể cần thông báo cho các nhân viên khác về nơi họ có thể tìm thấy một số tệp nhất định. Họ cũng có thể cần phải chú ý đến các lỗi có thể xảy ra trên địa chỉ gửi thư và sửa chúng. Nhân viên hồ sơ cũng phải nổi trội về các kỹ năng sau:
- Tổ chức
Nhân viên hồ sơ phải có kỹ năng tổ chức xuất sắc, vì họ phụ trách một số lượng lớn các tập tin. Họ sẽ cần phải có một hệ thống hiệu quả để tổ chức cả tệp giấy và tệp kỹ thuật số để họ có thể nhanh chóng xác định vị trí của chúng. Hệ thống phải được hiểu một cách dễ dàng bởi những nhân viên khác có thể cần truy cập vào nó.
- Động lực bản thân
Họ thường làm việc với sự giám sát tối thiểu, vì vậy nhân viên nhân viên văn thư phải có khả năng thúc đẩy bản thân hoàn thành khối lượng công việc cần thiết mỗi ngày. Sẽ rất tốt nếu họ có thể tạo ra các phương pháp sắp xếp công việc của họ mỗi ngày thông qua danh sách kiểm tra hoặc lịch. Họ cũng sẽ cần biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ của mình và quyết định thứ tự thực hiện từng việc.
- Kỹ năng vi tính
Nhân viên văn thư phải có kỹ năng máy tính tốt và thông thạo nhiều chương trình phần mềm máy tính. Chúng có thể bao gồm Microsoft Office và các chương trình xử lý văn bản khác. Họ cũng có thể thực hiện nhập dữ liệu dựa trên các tệp giấy mà họ nhận được. Nhân viên quản lý hồ sơ có thể cần biết cách tạo tài liệu trên máy tính, in và quét chúng.
- Chú ý đến chi tiết
Họ nên được định hướng chi tiết để họ có thể nộp tài liệu vào đúng nơi. Nhân viên văn thư có thể giúp công ty tổ chức các tài liệu cần thiết để thực hiện thuế của họ, vì vậy họ nên biết cách giữ an toàn cho dữ liệu. Họ cũng có thể nhập một lượng lớn dữ liệu trên máy tính và cần xác nhận tất cả thông tin là chính xác trước khi gửi.
- Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên hồ sơ có thể chào hỏi khách hàng khi họ vào công ty, tùy thuộc vào môi trường mà họ làm việc. Họ nên biết cách trả lời các câu hỏi của khách hàng nói chung và hướng họ đến những nhân viên thích hợp. Nhân viên hồ sơ cũng có thể chịu trách nhiệm trả lời điện thoại và chuyển các cuộc điện thoại khi cần thiết.
- Thể chất
Mặc dù phần lớn công việc của họ không quá vất vả, nhưng những người làm hồ sơ đôi khi có thể phải nâng và mang những hộp nặng chứa đầy hồ sơ, văn thư. Họ phải có đủ sức để nâng chúng và có thể mang chúng qua văn phòng khi cần thiết. Một nhân viên văn thư cũng nên biết các kỹ thuật nâng và linh hoạt cơ thể một cách thích hợp để ngăn ngừa chấn thương trong quá trình mang vác.
💥Môi trường làm việc của nhân viên văn thư
Nhân viên văn thư làm việc trong nhiều môi trường khác nhau, bao gồm văn phòng doanh nghiệp, tòa nhà chính phủ, trường học, thư viện và các tổ chức công cộng. Hầu hết công việc của họ sẽ ở địa điểm của công ty họ, nhưng họ có thể đi du lịch để lấy dữ liệu họ cần. Họ sẽ dành phần lớn thời gian trong ngày để ngồi trước máy tính, nhưng cũng sẽ đứng trên đôi chân của họ để quét tài liệu hoặc nộp giấy tờ thủ công. Một số nhân viên văn thư chủ yếu làm việc một mình với sự tương tác tối thiểu với các nhân viên khác, trong khi những người khác có thể tương tác với đồng nghiệp và công chúng thường xuyên.
Nhân viên văn thư sử dụng nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm máy tính, máy hủy tài liệu, điện thoại, máy quét và máy in. Nhân viên hồ sơ có thể làm việc bán thời gian hoặc toàn thời gian, tùy theo nhu cầu của công ty. Họ thường làm việc theo ca ngày, nhưng có thể cần thiết cho các giờ buổi tối hoặc cuối tuần.
💥Cách trở thành thư ký văn thư
Một số vị trí thư ký văn thư cho phép ứng viên bắt đầu với kinh nghiệm tối thiểu, nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn đã có một số kinh nghiệm hoặc học vấn liên quan đến vị trí. Ứng viên cần đáp ứng các bước sau để có thể trở thành một nhân viên văn thư:
1. Có bằng tốt nghiệp trung học.
Tất cả các ứng cử viên sẽ cần phải hoàn thành giáo dục trung học của họ bằng cách lấy bằng tốt nghiệp hoặc tương đương. Mặc dù vị trí thường ở cấp độ đầu vào, nhưng có bằng cao đẳng là một lợi thế lớn để cạnh tranh với các ứng viên khác.
2. Tham gia các lớp học hoặc chứng chỉ liên quan.
Một cách khác để tăng cơ hội được nhận ở vị trí nhân viên văn thư là tham gia các khóa học liên quan đến nhiệm vụ mà bạn sẽ chịu trách nhiệm. Tham gia các lớp học vi tính có thể hữu ích để bắt đầu học các kỹ năng cần thiết cho vị trí thư ký hồ sơ. Bạn cũng có thể tham gia các lớp học về quản lý dữ liệu, phần mềm máy tính và tổ chức trực tuyến hoặc trực tiếp tại các trường cao đẳng cộng đồng.
3. Cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn.
Mọi ứng viên nên đảm bảo sơ yếu lý lịch của họ có trình độ học vấn và kinh nghiệm gần đây nhất. Bạn cũng nên đảm bảo rằng nó có liên quan và liệt kê bất kỳ kỹ năng nào cần thiết cho vị trí thư ký hồ sơ. Bạn có thể điều chỉnh sơ yếu lý lịch dựa trên những kỹ năng và yêu cầu trong danh sách việc làm.
💥Ví dụ về mô tả công việc của một nhân viên văn thư
Chúng tôi đang tìm kiếm ứng viên lý tưởng cho vị trí thư ký hồ sơ của chúng tôi tại Mountain Insurance. Cá nhân này phải có động lực cao và có thể làm việc với sự giám sát tối thiểu. Họ sẽ chịu trách nhiệm quét tất cả các tài liệu giấy và nộp chúng dưới dạng điện tử cũng như nộp các giấy tờ. Ứng viên phải có kỹ năng tổ chức xuất sắc, giao tiếp xuất sắc và hiểu cách bảo mật hồ sơ. Họ cũng phải có thể chất để nâng các hộp nặng tới 30 pound.
Vị trí này là toàn thời gian và sẽ dành cho các giờ ban ngày trong tuần, nhưng thỉnh thoảng có thể phải làm các giờ buổi tối. Tất cả các ứng cử viên phải có bằng tốt nghiệp trung học, nhưng vẫn ưu tiên các ứng viên có bằng cao đẳng hơn. Họ cũng phải có các kỹ năng vi tính văn phòng cơ bản, kiến thức về các chương trình xử lý văn bản và kinh nghiệm nhập dữ liệu.
________________________________
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích!
- Theo: indeed
- Người dịch: Vương Thùy Trang
- Khi chia sẻ phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Vương Thùy Trang _ Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11222
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
