Một trợ lý nhân sự sẽ làm những công việc gì?
Trợ lý nhân sự thường kết hợp chặt chẽ với các chuyên gia về nhân sự, các điều phối viên và quản lý. Họ giải quyết các công việc liên quan đến phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên, tiền lương và phúc lợi, đào tạo và quản lý nhân tài. Là một trợ lý nhân sự, trung bình một ngày bạn sẽ làm những việc sau đây:
Hỗ trợ hành chính: Để giúp bộ phận của bạn hoạt động một cách trơn tru, bạn có thể lập và lưu trữ các bộ hồ sơ, sắp xếp và phân phối thư từ hoặc lên lịch cho các cuộc họp và cuộc hẹn.
Lưu trữ hồ sơ nhân viên: Để đảm bảo hồ sơ nội bộ được chính xác, bạn có thể nhập thông tin chi tiết về công việc vào cơ sở dữ liệu hoặc theo dõi giờ làm việc của nhân viên thông qua ứng dụng quản lý bảng lương.
Hỗ trợ quá trình tuyển dụng: Để giúp công ty đạt được mục tiêu thu hút nhân tài mới, bạn có thể công bố hoặc cập nhật các danh sách việc làm lên mạng trực tuyến hoặc trong các ấn phẩm của ngành. Khi quá trình tuyển dụng có tiến triển, bạn có thể lên lịch phỏng vấn hoặc liên hệ với các ứng viên.
Hỗ trợ nhân viên mới: Để giúp nhân viên mới hòa nhập vào môi trường làm việc, bạn có thể sắp xếp các chương trình định hướng hoặc các buổi tập huấn. Bạn cũng có thể cung cấp cho nhân viên mới thông tin về quyền lợi hoặc quyền truy cập vào các tài nguyên trong nội bộ công ty.
Mức lương trung bình
Ở Mỹ, hầu hết các trợ lý nhân sự đều làm việc toàn thời gian. Tuy nhiên, cũng có vài vị trí trợ lý nhân sự là bán thời gian. Để có thông tin về mức lương mới nhất từ Indeed, hãy nhấp vào đường link bên trên.
Mức lương phổ biến ở Mỹ: 18,75 đô-la/giờ
Một số mức lương dao động từ 7,25 đô-la đến 29,95 đô-la/giờ.
Yêu cầu công việc trợ lý nhân sự
Trợ lý nhân sự cần có bằng cấp sau trung học, được đào tạo tại chỗ và trau dồi các kỹ năng mềm để hoàn thành tốt vai trò của mình. Một số người sẽ chọn học và lấy chứng chỉ trợ lý nhân sự chuyên nghiệp.
Học vấn
Để nộp đơn làm trợ lý nhân sự, thường thì bạn sẽ cần ít nhất một bằng cao đẳng. Bạn nên có một trong các loại bằng cấp sau đây khi nộp đơn xin việc:
Bằng cao đẳng quản trị kinh doanh: Bằng học hai năm này thường đáp ứng được yêu cầu học vấn cơ bản cho công việc trợ lý nhân sự. Khi đã hoàn thành chương trình này, bạn có thể hiểu được các nguyên tắc cơ bản trong kinh doanh và các khái niệm quản lý.
Bằng cử nhân quản trị kinh doanh: Bằng cử nhân này mang đến cho bạn một nền tảng toàn diện về kinh doanh và quản lý. Bạn sẽ được tìm hiểu về phát triển kinh doanh, các nguyên lý kinh tế và quản lý tổ chức.
Bằng thạc sĩ quản trị kinh doanh: Loại bằng này cung cấp chương trình học nâng cao cho các chuyên gia quản trị nhân sự đầy tham vọng. Hãy cân nhắc đến việc lấy bằng thạc sĩ quản trị kinh doanh tập trung vào nguồn nhân lực nếu bạn có ý định theo đuổi các vị trí cấp cao trong lĩnh vực này.
Đào tạo tập huấn
Nhiều công việc trợ lý nhân sự yêu cầu ứng viên phải có từ ba đến năm năm kinh nghiệm hành chính. Hãy cân nhắc chọn làm một trong những công việc sau trước khi ứng tuyển vào chức trợ lý nhân sự:
Trợ lý hành chính: Với vai trò này, bạn có thể tích lũy kinh nghiệm cơ bản về trách nhiệm của một thư ký và các công tác quản lý hồ sơ. Bạn thường lập và sắp xếp các hồ sơ, soạn và phân phối tài liệu, đặt lịch hẹn cho đồng nghiệp và lên lịch họp cho bộ phận của mình.
Trợ lý điều hành: Là một trợ lý điều hành, bạn sẽ học hỏi được kinh nghiệm xử lý các công việc hành chính cho giám đốc điều hành. Bạn sẽ giải quyết các công việc giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói, giám sát việc lên lịch và trao đổi với những vị khách.
Các loại chứng chỉ
Mặc dù trợ lý nhân sự không bắt buộc phải có chứng chỉ chuyên môn, nhưng một số người vẫn lấy chứng chỉ bổ sung này để thể hiện năng lực của mình. Một số chứng chỉ phổ biến nhất bao gồm:
Chứng chỉ Chuyên viên Nguồn Nhân lực (PHR): Hiện có tại Viện Chứng nhận Nhân sự, chứng chỉ này yêu cầu bằng cử nhân và hai năm kinh nghiệm trong vị trí nhân sự cùng với việc hoàn thành bài thi lấy chứng nhận gồm 150 câu hỏi.
Chứng chỉ Nhân sự Quốc tế (SHRM-CP): Chứng chỉ này yêu cầu một bằng cao đẳng và ba năm kinh nghiệm liên quan hoặc một bằng cử nhân và một năm kinh nghiệm nhân sự, cùng với số điểm đạt chuẩn trong bài thi 160 câu hỏi.
Các kỹ năng cần thiết
Để thực hiện tốt vai trò của một trợ lý nhân sự, bạn cần có các kỹ năng máy tính cơ bản, quen thuộc với các loại bảng tính, cơ sở dữ liệu và phần mềm xử lý văn bản. Bạn cũng cần những kỹ năng mềm như khả năng tổ chức và biết chú ý đến từng chi tiết. Khi ứng tuyển vào vị trí trợ lý nhân sự, bạn cần biết các kỹ năng chuyên môn như sau:
Kỹ năng tin học
Là một trợ lý nhân sự, bạn cần nắm vững các kỹ năng máy tính, gồm các chương trình xử lý văn bản và bảng tính. Bạn nên biết cách soạn thư và cập nhật dữ liệu của nhân viên bằng phần mềm xử lý văn bản và hiểu cách dùng công thức cũng như bảng tính cơ bản. Ngoài ra, bạn cũng phải biết cách gửi email và cách hoàn thiện các trang trình chiếu của mình bằng các ứng dụng dùng cho thuyết trình.
Quản lý cơ sở dữ liệu
Vì một phần công việc của trợ lý nhân sự là duy trì hồ sơ của nhân viên hiện tại, các cộng sự trước đây và các ứng viên có tiềm năng cho công ty nên đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm trong việc sử dụng và cập nhật cơ sở dữ liệu.
Khả năng tổ chức
Trợ lý nhân sự phải lập danh mục tài liệu thật cẩn thận từ hồ sơ điện tử đến các thư mục giấy tờ và tham khảo chúng thường xuyên. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này, bạn phải có kiến thức cơ bản về hệ thống nộp hồ sơ và biết quan tâm đến việc duy trì trật tự.
Khả năng chú ý đến chi tiết
Vì trợ lý nhân sự thường xử lý việc nhập dữ liệu và quản lý một lượng lớn dữ liệu, nên việc chú ý đến từng chi tiết là điều rất cần thiết. Bạn nên có kinh nghiệm trong việc hiệu đính lại công việc của mình và phát triển một hệ thống đơn giản để rà soát những lỗi sai.
Kỹ năng giao tiếp
Trợ lý nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp mạnh để viết email, gọi điện thoại và thực hiện các cuộc họp. Để hoàn thành tốt vai trò này, hãy rèn luyện kỹ năng giao tiếp thật tốt kể cả bằng lời nói hay bằng văn bản và cả khả năng lắng nghe người khác nữa.
Quản lý thời gian
Vì trợ lý nhân sự thường quản lý nhiều nhiệm vụ và xử lý nhiều dự án cùng lúc, bạn nên có ý thức quản lý thời gian vững vàng. Khi bạn đã nắm được bí quyết quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể hoàn thành các dự án một cách thành công và kịp tiến độ.
Tính thận trọng
Người trợ lý nhân sự thường xuyên phải xử lý các tài liệu mật và dữ liệu cá nhân. Để đạt được thành công, bạn phải cam kết duy trì sự an toàn và bảo mật của các thông tin cá nhân.
Môi trường làm việc của trợ lý nhân sự
Trợ lý nhân sự làm việc cho các công ty trong mọi ngành nghề, từ kinh doanh, tài chính đến tiếp thị và buôn bán lẻ. Họ thường làm việc trong môi trường văn phòng.
Làm thế nào để trở thành một trợ lý nhân sự
Để theo đuổi sự nghiệp trợ lý nhân sự, hãy làm theo bốn bước sau:
- Lấy bằng cấp.
Bạn có thể bắt đầu bằng việc lấy bằng cao đẳng, cử nhân hoặc thạc sĩ trong một lĩnh vực như quản trị kinh doanh. Hoàn thành chương trình cao đẳng sẽ giúp bạn đầu sự nghiệp của mình một cách nhanh chóng, trong khi đó, lấy được bằng cử nhân sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị chuyên sâu hơn và các kỹ năng chuyên môn cần có đối với nghề này. Bạn có thể cân nhắc chọn học chương trình thạc sĩ nếu có ý định theo đuổi công việc quản lý nhân sự trong tương lai.
- Nhận một công việc cấp thấp.
Hãy tìm kiếm các việc làm không yêu cầu phải có kinh nghiệm cao và bắt đầu sự nghiệp của bạn. Hãy xin việc với bằng cấp đã có và chứng tỏ rằng mình thông thạo các kỹ năng như xử lý văn bản hay duy trì bảng tính sẽ càng làm cho bạn nổi bật hơn.
- Tích lũy kinh nghiệm làm việc.
Vì nhiều vị trí trợ lý nhân sự yêu cầu ít nhất ba năm kinh nghiệm hành chính, hãy lên kế hoạch làm việc ở vị trí cấp thấp trong khoảng ba năm trở lên.
- Phát triển các kỹ năng liên quan.
Khi bạn đã tích lũy được kinh nghiệm làm việc, hãy tìm cơ hội để phát triển kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm. Ví dụ, bạn có thể đăng ký các buổi đào tạo kỹ năng về giao tiếp.
- Xem xét học thêm một chứng chỉ.
Để nâng cao kỹ năng, bạn hãy cân nhắc học thêm chứng chỉ chuyên môn từ Chứng chỉ Nhân sự Quốc tế (SHRM) hoặc Viện Chứng nhận Nhân sự (HRCI). Cả hai nơi đều yêu cầu bạn một số bằng cấp sau trung học, kinh nghiệm làm việc có liên quan và một kỳ thi lấy chứng chỉ.
Ví dụ mô tả về công việc trợ lý nhân sự
Công ty ABC đang tìm kiếm một trợ lý nhân sự có khả năng tổ chức cao và làm việc tích cực để trợ giúp cho bộ phận nhân sự đang trong giai đoạn phát triển. Ứng viên nộp hồ sơ thành công sẽ thực hiện hỗ trợ hành chính cho công ty, làm việc với các loại hồ sơ và cơ sở dữ liệu của nhân viên, cũng như hỗ trợ quá trình tuyển dụng và định hướng công việc cho các nhân viên mới. Nếu bạn là một người định hướng chuyên nghiệp với ít nhất ba năm kinh nghiệm trong nhập dữ liệu và trợ lý hành chính, chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm của bạn.
Các nghề nghiệp liên quan
Đối với nhiều người thì làm trợ lý nhân sự là bước đầu trong sự nghiệp của họ. Nếu bạn hiện đang là một trợ lý nhân sự, các công việc tiếp theo của bạn có thể sẽ là:
- Trưởng phòng nhân sự
- Nhà tuyển dụng
- Quản lý biên chế
- Giám đốc nhân sự
—————————————————————————————————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích.
- Theo: Indeed
- Người dịch: Lê Nguyễn Ka Thy
- Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Lê Nguyễn Ka Thy – Nguồn iVolunteer Vietnam”
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11449
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
