Điều phối viên văn phòng làm gì?
Điều phối viên văn phòng là chuyên gia kinh doanh chịu trách nhiệm đảm bảo văn phòng hoạt động 1 cách suôn sẻ. Điều phối viên văn phòng làm việc trong hầu hết các ngành, bao gồm chăm sóc sức khỏe, dịch vụ xã hội, giáo dục và dịch vụ kỹ thuật. Họ hỗ trợ tất cả nhân viên văn phòng, từ cán bộ cấp cao cho đến nhân viên mới vào nghề. Nhiệm vụ của điều phối viên văn phòng sẽ phụ thuộc vào nơi làm việc của họ, nhưng thường bao gồm:
· Xây dựng các thủ tục văn phòng hiệu quả để nộp hồ sơ, theo dõi các khoản chi tiêu, thanh toán cho nhà cung cấp và các nhiệm vụ khác
· Giám sát lượng hàng tồn kho cho văn phòng và gửi đơn đặt hàng cho quản lý khi vật dụng gần hết
· Tiếp đón khách hàng đến thăm và gọi điện đến văn phòng, điều hướng thắc mắc của họ tới nhân viên thích hợp
· Quản lý lịch trình hội nghị và phòng họp cho nhân viên điều hành
· Chuẩn bị và phân phối thư từ trong toàn công ty dạng giấy in và trực tuyến
· Lên kế hoạch và điều phối các sự kiện xã hội và đi công tác
Lương trung bình
Tùy thuộc vào nhà tuyển dụng, trình độ học vấn, kinh nghiệm và vị trí mà mức lương cho các điều phối viên văn phòng sẽ khác nhau. Các doanh nghiệp lớn có thể trả mức lương cao hơn so với các doanh nghiệp nhỏ. Học lên cao là một cách rất tốt để có thể thỏa thuận mức lương cao hơn khi làm điều phối viên văn phòng. Tiền thưởng cho những nỗ lực và thời gian làm việc tại công ty cũng có thể tăng mức lương của điều phối viên văn phòng. Để được cập nhật thông tin về mức lương từ Indeed, hãy nhấp vào liên kết tiền lương.
· Mức lương phổ biến ở Mỹ: 16,22 đô la mỗi giờ
· Một số người có mức lương từ $ 13,84 đến $ 20,86 mỗi giờ.
Yêu cầu của điều phối viên văn phòng
Điều phối viên văn phòng cần có ít nhất bằng cao đẳng và hai năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản trị văn phòng. Các kỹ năng tổ chức và quản trị tốt sẽ giúp các điều phối viên văn phòng hoàn thành xuất sắc vai trò của mình.
Trình độ học vấn
Điều phối viên văn phòng phải có ít nhất bằng cao đẳng về kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan. Hầu hết các nhà tuyển dụng ưu tiên ứng viên có bằng cử nhân kinh doanh hoặc một ngành liên quan khác.
Trong quá trình học tập, các điều phối viên văn phòng sẽ học được nhiều kỹ năng khác nhau, bao gồm:
· Quản lý tài chính
· Quản lý dự án
· Trình độ tin học
Đào tạo
Những người ứng tuyển vị trí điều phối viên văn phòng với bằng cử nhân phải có ít nhất hai năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản trị văn phòng. Các ứng viên có bằng cao đẳng thường sẽ cần nhiều kinh nghiệm hơn để đảm bảo công việc của mình.
Đào tạo tại chỗ giúp những người muốn trở thành điều phối viên văn phòng vận dụng những gì mình đã được học cũng như thực hành các kỹ năng quản lý tài chính, máy tính và quản lý dự án. Điều này cũng giúp họ làm quen với một môi trường văn phòng cụ thể và các quy trình riêng của nó. Nhiều doanh nghiệp sẽ ưu tiên thăng chức cho nhân viên quản trị văn phòng của mình lên các vị trí điều phối viên, vì họ đã quen thuộc với hoạt động kinh doanh của mình.
Khi điều phối viên văn phòng làm việc cho các nhà tuyển dụng mới, họ thường được đào tạo thêm. Khóa đào tạo bổ sung này giúp những nhân viên mới tìm hiểu về các quy trình cụ thể của môi trường văn phòng.
Chứng chỉ
Chứng chỉ hành chính chuyên môn (CAP) từ Hiệp hội các chuyên gia hành chính quốc tế. (IAAP) là chứng chỉ phổ biến nhất mà các điều phối viên văn phòng có được. Chứng nhận không bắt buộc, nhưng nó có thể giúp các điều phối viên văn phòng kiếm được việc làm và mức lương cao hơn cũng như nâng cao hiểu biết của họ về quản trị. Trước tiên, ứng viên sẽ cần ít nhất hai năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí hành chính trước khi được cấp chứng chỉ. Tùy thuộc vào trình độ học vấn mà yêu cầu kinh nghiệm sẽ khác nhau. Ứng viên sẽ cần phải hoàn thành các bước sau:
· Hoàn thành đơn đăng ký trực tuyến trên trang web của IAAP.
· Nộp lệ phí thi.
· Nộp bằng chứng tốt nghiệp trung học phổ thông và bảng điểm đại học.
· Chọn địa điểm thi.
Ứng viên sẽ được phát một tập tài liệu ôn tập với các thông tin về công nghệ văn phòng, hệ thống văn phòng và quản trị, quản lý và quản lý tổ chức nâng cao. Họ phải vượt qua bài kiểm tra bốn phần với các câu hỏi về từng lĩnh vực này trước khi đạt được chứng chỉ. Trong vòng vài tuần, IAAP sẽ gửi cho các ứng viên bản báo cáo điểm chính thức của họ qua đường bưu điện, bao gồm tóm tắt kết quả hoạt động trên mọi phần.
Điều phối viên văn phòng được chứng nhận phải hoàn thành 30 giờ học tập liên tục và nộp đơn xin chứng nhận lại năm năm 1 lần. Tham gia vào các hoạt động lãnh đạo và kiếm các chứng chỉ khác có thể mang lại sự tín nhiệm đối với 30 giờ học tập của bạn.
Kỹ năng
Có đồng thời cả kỹ năng cứng và kỹ năng xã hội giỏi sẽ giúp điều phối viên văn phòng hoàn thành xuất sắc vai trò của mình. Nhiều công ty tìm kiếm những phẩm chất sau ở các ứng viên điều phối viên văn phòng.
Kỹ năng nói và viết tốt
Phát triển kỹ năng giao tiếp sẽ giúp điều phối viên văn phòng cung cấp dịch vụ tuyệt vời cho khách hàng và hỗ trợ nhân viên. Các điều phối viên văn phòng cũng dựa vào kỹ năng viết của mình khi viết báo cáo và giao tiếp trong công ty.
Tổ chức và quản lý thời gian
Các điều phối viên văn phòng sẽ cần quản lý tốt thời gian của mình để có thể làm việc hiệu quả trong nhiều dự án khác nhau và hỗ trợ các nhân viên khác nhau cùng một lúc. Cần có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt để tiến hành theo nhiều lịch trình, thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ hiệu quả, theo dõi vật tư văn phòng và lên kế hoạch du lịch. Những kỹ năng này cũng giúp họ sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tựu ưu tiên để đảm bảo tất cả các dự án được hoàn thành tốt nhất và đúng thời hạn.
Tỉ mỉ
Điều phối viên văn phòng phải chú ý đến từng chi tiết để đảm bảo họ sẽ không nộp dự án với 1 đống lỗi, ngay cả khi họ đang thực hiện nhiều nhiệm vụ trên một vài nhiệm vụ khác nhau.
Kỹ năng giao tiếp
Cần có các kỹ năng giao tiếp tốt để hỗ trợ nhân viên và khách hàng của văn phòng một cách hiệu quả. Điều phối viên văn phòng phải biết cách làm thế nào để hiểu được người khác 1 cách dễ dàng, thể hiện sự cảm thông, tính kiên nhẫn, đồng thời đưa ra những lời khuyên hữu ích.
Trình độ tin học
Các điều phối viên văn phòng ngày nay sẽ thực hiện hầu hết các nhiệm vụ của mình bằng máy tính. Thường ưu tiên người có kinh nghiệm sử dụng các chương trình văn phòng thông thường và phần mềm xử lý văn bản.
Môi trường làm việc của điều phối viên văn phòng
Điều phối viên văn phòng làm việc trong môi trường văn phòng. Họ có thể làm việc tại nhiều văn phòng khác nhau, bao gồm phòng khám chăm sóc sức khỏe, trường học, trường cao đẳng, công ty bảo hiểm và công ty pháp lý. Điều phối viên văn phòng sẽ làm hầu hết công việc ở bàn làm việc, nhưng cũng có thể thỏai mái đi lại khi tham gia các cuộc họp nhân viên, tổ chức các hoạt động văn phòng và liên lạc với nhân viên từ tất cả các phòng ban.
Các điều phối viên văn phòng thường làm việc theo lịch trình toàn thời gian trong giờ làm việc hành chính. Thông thường vị trí này sẽ làm việc 40 giờ 1 tuần. Mặc dù ít khi phải tăng ca và làm việc vào cuối tuần, nhưng nếu trong khoảng thời gian bận rộn thì có thể.
Làm thế nào để trở thành điều phối viên văn phòng
Các điều phối viên văn phòng thường hoàn thành các khóa học của mình và dành thời gian làm việc trong quản trị văn phòng trước khi được thăng chức. Bạn có thể thực hiện các bước sau để theo đuổi sự nghiệp điều phối viên văn phòng:
1. Kiếm được bằng cấp.
Bằng cao đẳng hai năm về kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan là điều kiện tiên quyết để trở thành điều phối viên văn phòng. Nhiều điều phối viên văn phòng cũng chọn kiếm bằng cử nhân bốn năm về kinh doanh, quản trị kinh doanh hoặc một chuyên ngành tương tự. Bằng cử nhân có thể giúp ứng viên đảm bảo công việc được trả lương cao hơn cho nhiều loại công ty hơn.
2. Tích lũy kinh nghiệm làm việc.
Hầu hết các điều phối viên văn phòng đều bắt đầu sự nghiệp chuyên môn của mình từ công việc quản trị văn phòng. Nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên phải có ít nhất hai năm kinh nghiệm. Các ứng viên có bằng cao đẳng có thể cần thêm kinh nghiệm.
3. Cập nhật sơ yếu lý lịch của bạn.
Hãy cập nhật sơ yếu lý lịch của mình khi bạn có thêm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Đảm bảo làm nổi bật các kỹ năng và thành tích gần đây của bạn.
4. Ứng tuyển các công việc điều phối viên văn phòng.
Gửi sơ yếu lý lịch của bạn và thư xin việc phù hợp cho các tổ chức tuyển dụng vị trí điều phối viên văn phòng. Nếu công ty của bạn đang tuyển một điều phối viên văn phòng, bạn có thể có lợi thế hơn vì bạn đã quen thuộc với các quy trình làm việc của công ty.
Ví dụ về mô tả công việc của điều phối viên văn phòng
Chúng tôi đang tìm kiếm một điều phối viên văn phòng để hỗ trợ phòng khám chăm sóc sức khỏe đang phát triển của chúng tôi. Bạn sẽ là đầu mối liên hệ đầu tiên cho bệnh nhân, các đối tác chuyên nghiệp và những người khách khác đến khám của chúng tôi. Bạn cũng sẽ hỗ trợ cho các nhân viên văn phòng khác. Bạn sẽ sử dụng các kỹ năng tổ chức của mình để quản lý hồ sơ bệnh nhân, lên lịch cuộc hẹn, đưa ra lời nhắc bệnh nhân và thực hiện các nhiệm vụ khác khi phát sinh. Nếu bạn thích làm việc trong môi trường có nhịp độ công việc cao, có bằng cử nhân và ít nhất một năm kinh nghiệm trong quản trị văn phòng, chúng tôi rất vui mừng khi chào đón bạn đến với team của chúng tôi.
————————-
Xin chân thành cảm ơn tác giả vì những chia sẻ vô cùng bổ ích.
· Theo: indeed.com
· Người dịch: Hoàng Thị Thanh Huyền.
· Khi chia sẻ cần phải trích dẫn nguồn là “Người dịch: Hoàng Thị Thanh Huyền – Nguồn IVolunteer Việt Nam”.
Shortlink: https://ivolunteer.vn/z/11355
Trong quá trình tổng hợp và chia sẻ thông tin, các tình nguyện viên/ cộng tác viên/ thành viên rất khó tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được độc giả cảm thông và góp ý tích cực để giúp iVolunteer Vietnam ngày một hoàn thiện & phát triển.
